Основи на деловодството и документооборот накратко. Теоретични основи на документооборота и офис управлението на организацията. Какво е офис работа накратко?
Поддръжка на документооборот или документация- това е движението на документи от тяхното създаване или получаване до изпълнение или изпращане до друга институция. Различни източници определят връзката между документооборота и работата в офиса и са описани по различни начини. Някои източници казват, че документооборотът е част от документооборота, докато други, напротив, документооборотът е част от документооборота. Изобщо офис работа- Това е управлението на деловодството в една институция. И ако разгледаме документооборота и офис работата, можем да заключим, че в някои случаи някои процеси на документооборот в една организация може да не отговарят на изискванията на организацията на офис работата (например електронна кореспонденция между служители на предприятие). В работата авторите предлагат да се разглежда работата в офиса като регулаторна рамка за управление на документи с възможно прилагане на децентрализиран процес на отчитане на документи.
Документацията в институцията е основна дейност. Целта на документооборота е да управлява информацията при вземане на управленски решения. Информацията може да бъде различна, може да се състои от имейл съобщения, документи, дошли от друго структурно звено, заповеди на ръководството и др. Такава информация може да включва заповеди, инструкции, уведомления за определени промени в институцията. Информацията, която идва в институцията, се обработва и след това се формализира в съответствие с изискванията на стандартите, които могат да бъдат заложени в инструкции или разпоредби за документация.
Изобщо документ- това е информация, която е записана на материален носител с детайли, позволяващи да бъде разпозната. Съществува многомерна класификация на документите. Всички документи са разделени на следните документни потоци:
· Входящи документи;
· Изходящи документи;
· Вътрешни документи.
Входящи документи- това са документите, които идват от висши държавни органи, от подчинени организации, от други подразделения, от други организации и, разбира се, от граждани. Такива документи могат да включват заповеди, инструкции, писма, жалби на граждани и други. Входящите документи обикновено се записват и записват в дневника за входящи документи.
Изходящи документи- това са документите, които се изпращат от институцията. Такива документи могат да включват заповеди, инструкции към подчинени организации, доклади, например до висши органи, писма и други. Изходящите съобщения, както и входящите, се регистрират и записват в дневника на изходящите документи.
Вътрешни документи- това са документите, които не напускат институцията. Такива документи могат да включват заповед, заповед от началник към подчинен, обяснителни бележки, доклади и други.
Тази статия разглежда класификацията на документите в зависимост от документните потоци. Разновидностите на всеки поток ще бъдат анализирани по-долу.
Първо ще бъде разгледана следната класификация на входящите документи:
· документи, които не изискват отговор;
· документи, изискващи отговор;
· документи, които идват от подчинени институции и организации;
· лична кореспонденция;
· обръщения на граждани.
Сега трябва да анализирате изходящите документи. Класификацията на изходящите документи включва следните компоненти:
· отговори на заявки на граждани;
· отговори на входящи документи, изпратени от други институции.
Последният поток документи, който все още не е класифициран, са вътрешни документи. Следните видове вътрешни документи включват:
· поръчки;
· поръчки;
· служебни бележки;
· инструкции.
Въз основа на формата на представяне може да се разгледа следната класификация:
· на електронни носители, по-специално писма, изпратени по електронна поща;
· на хартия;
· документи, изпратени с електронен цифров подпис. Електронният цифров подпис ви позволява да проверите дали подписът принадлежи на собственика на сертификата за ключ.
Според времето на разглеждане и изпълнение документите могат да бъдат класифицирани в следните части:
· регулаторни;
· нерегулирани.
Нормативните документи са документи, които трябва да бъдат изпълнени в рамките на определен период.
Ненормативни документи са документи, които нямат срокове за разглеждане и изпълнение.
Следваща класификациядокументи в обхвата на изпълнение:
· организационно-разпорядителен документ;
· референтен документ;
· научно-техническа документация;
· финансов документ;
· отчетно-статистически документ.
В зависимост от структурата има следните документи:
· сложно структуриран документ;
· прост документ.
Според степента на достъп до документи има следните документи:
· отворени документи;
· документи с печат за ограничаване на достъпа.
В зависимост от произхода са налични следните документи:
· официални или официални документи;
· лични документи.
Официални или официални документи са документи, които се съставят от физическо или юридическо лице по определен ред, отразяващ интересите на институцията.
Лични документи - документи, отразяващи интереси определено лице. Те се наричат още персонализирани документи.
Следните документи имат юридическа сила:
· оригинални документи;
· ваканция;
· заверени копия;
· дубликати;
· екстракти.
Оригинални документи са документи, които са създадени първи или са направени в един екземпляр, подписан от автора.
Копие от документи са документи, които съдържат пълна информацияоригинален документ и неговия външен вид, но този виддокументите нямат правна сила.
Освобождаването на документ е копие на документ, което се прави като копие при издаването на оригиналния документ и което остава в институцията.
Заверените копия са копия, които имат юридическа сила.
Дубликатите са повторени копия на оригиналния документ, които имат същата юридическа сила като оригиналния документ.
Извлеченията са част от документ, заверена от длъжностно лице и печат, който посочва документа, от който е извлечен.
Форматът на презентацията включва следните документи:
· индивидуален;
· шаблон;
· типични;
· приблизителни;
· унифицирани.
Индивидуалните документи са документи, които са представени в произволна форма.
Шаблонните документи са документи, в които структурата и част от съдържанието са предварително подготвени, а други части се попълват по време на подготовката.
Стандартните документи са документи, които описват определени явления и процеси. Те включват стандартни инструкции.
Примерни документи са документи, които се използват при изготвяне на документи въз основа на подобни документи.
Унифицираните документи са документи, които са част от всяка единна система.
Сроковете за изпълнение са следните:
· без посочване на краен срок;
· спешно.
Следните документи са класифицирани според сроковете на съхранение:
· документи за временно съхранение (до 10 години);
· документи на постоянно съхранение;
· документи за дългосрочно съхранение (над 10 години).
Пълната класификация на документите е разгледана по-горе.
Разгледаните по-горе документи и тяхното движение се наричат документооборот.
В технологичната верига на обработка и движение на документи се разграничават следните етапи:
рецепция и първична обработкадокументи, получени от организацията;
· предварителен преглед и раздаване на документи;
· регистрация на документи;
· контрол на изпълнението;
· информационно-справочна дейност;
· оформяне на документи, тяхната подготовка, съгласуване, изпълнение;
· изпращане или насочване към дело.
Сега е препоръчително да разгледаме всеки етап по-подробно.
Приемането и първоначалната обработка на документите, получени от организацията, се извършва от служители на офиса. Имейлите обикновено отиват до всеки служител, така че обработката се извършва не само от чиновническия персонал, но и от отделни служители.
Етап на предварителен преглед и разпределение на документите. Този етап включва разпределяне на документи между отделни служители, които отговарят за конкретен въпрос или до които е адресиран документът.
Регистрация на документи играе важна роля. Този етап е необходим, за да се гарантира, че документът не е загубен и за да се следи изпълнението на този документ.
Контролът на изпълнението е следващият етап. Това включва наблюдение на навременността и качественото изпълнение на документите.
Информационната и справочна работа предполага местоположението на документа, кой има този документ и в кои документи има информация по всеки въпрос.
Изпълнението на документи, тяхната подготовка, съгласуване и изпълнение е предпоследният етап от обработката на документи.
Изпращането или насочването към случай е последната стъпка. След като документът бъде изпълнен, те гледат датата на изтичане на документа и го изпращат с подадените документи по този въпрос във файла.
Класификацията на документите беше разгледана по-горе. В тази връзка се разграничават следните видове документооборот:
· външен;
· вътрешни.
Външен документооборот е документооборот, в който идват документи от други институции.
Вътрешен документооборот е документооборот, при който движението на документи става само в рамките на дадена институция.
В зависимост от вида на организацията се разграничават следните документопотоци:
· централизиран - това е документооборот, в който има единна система за регистрация и отчитане на документи;
· децентрализиран е документооборот, при който няма единна система за регистрация и отчитане на документи;
· смесен е документооборот, при който има както децентрализиран, така и централизиран документооборот. Този тип документооборот се използва в големи предприятия, в които се обработва голям обем документи.
Понастоящем документооборотът не е идеален, въпреки че много се говори за него и много е писано в литературата. В много организации има нерешени проблеми, които възпрепятстват подобряването на институционалното управление. Следователно движението на документи в една институция не е обмислено достатъчно ефективно, някои документи пътуват дълъг път до адресата, операциите с този документ се дублират. Често пътят, който изминава един документ, е много по-дълъг от времето, прекарано в работа по него.
Подготовката на документи в съответствие със стандартите е основна част от кореспонденцията с други организации, институции и предприятия. Просто офисната работа е предназначена за правилното писане на документи различни видове V различни местарецепция. Съществуват следните държавни стандарти за подготовка на документи:
· GOST R 7.0.8 - 2013. Управление на записи и архивиране. Термини и дефиниции;
· GOST R ISO 15489-1-2007. Система от стандарти по информация, библиотечно дело и издателска дейност. Управление на документи. Общи изисквания;
· GOST R 6.30-2003. Единна система за организационна и разпоредителна документация. Изисквания към документацията;
· GOST 7.70-2003. Система от стандарти по информация, библиотечно дело и издателска дейност. Описание на бази данни и машинночетими информационни масиви. Състав и обозначение на характеристиките.
Стандарт GOST R 7.0.8 - 2013. Управление на записи и архивиране. Термини и дефинициидава термини и определения в областта на архивистиката и деловодството. Термините и определенията, записани в този държавен стандарт, трябва да бъдат отразени във всички видове документация и литература по деловодство и архивиране.
GOST R ISO 15489-1-2007. Система от стандарти по информация, библиотечно дело и издателска дейност. Управление на документи. Общите изисквания се прилагат за управление на документи във всички организации. Той разширява влиянието си върху всички формати на документи и медии. Стандартът съдържа разпоредби относно процеси, които са свързани с институционални документи, разпоредби относно отговорности, процедури, политики и съдържа насоки за внедряване и проектиране на системи за управление на документи.
Държавен стандарт на Руската федерация GOST 6.30-2003 „Единни системи за документация.Единна система за организационна и разпоредителна документация. Изисквания за подготовка на документи" (приет и въведен в сила с Указ на Държавния стандарт на Руската федерация от 3 март 2003 г. N 65-ви). Единната система за организационна и административна документация включва заповеди, инструкции, писма, актове , протоколи, решения.Държавният стандарт предвижда: изисквания за формулярите на документи, състава на документите и изискванията за тяхното изпълнение, правилното местоположение на детайлите.Изискванията на този държавен стандарт са препоръчителни, но в същото време задължителни, тъй като неправилно изпълнен документ може да доведе до забавяне на работата на организация или държавна агенция, тъй като неправилно изпълнен документ може да бъде разбран погрешно и изпратен за преразглеждане на структурното звено, от което идва.Правилното изпълнение на документи е важен компонент от работата на организация или институция с други структурни звена, особено когато става дума за правителствени агенциис когото работите или възнамерявате да работите.
ГОСТ 7.70-2003. Система от стандарти по информация, библиотечно дело и издателска дейност. Описание на бази данни и машинночетими информационни масиви. Съставът и обозначаването на характеристиките е междудържавен. Държави, които са приели този стандарт: Азербайджан, Армения, Беларус, Грузия, Казахстан, Киргизстан, Молдова, Руска Федерация, Таджикистан, Туркменистан, Узбекистан и Украйна. Този стандарт установява подробностите, тоест тяхното съдържание, представяне, състав на електронните ресурси, които са база данни.
Воденето на записи в организация или институция е поток от информация, който трябва да бъде надлежно документиран, записан и регулиран.
Всяка дейност има както предимства, така и недостатъци.
Предимствата на работата в офиса включват на първо място бързия достъп до необходимите документи. Онлайн достъпкъм необходимите документи определя организацията като добре организирана, структурирана организация, с която лесно се сътрудничи. Офисната работа има следните предимства:
· ефективност на управление на движението на документи;
· съхранение на документи за един вид дейност на едно място;
· формиране на архив от документи.
Офис управлението има както предимства, така и недостатъци. Сега е препоръчително да се разгледа следните недостатъциофис работа:
· остаряла база от нормативни документи, регламентиращи дейностите по документационно осигуряване и деловодство;
· слаба систематизация в подходите за прилагане на стандартните процедури, което не позволява бързо изпълнение или създаване на документи;
· недостатъчно оборудване модерни средствакомпютърно оборудване на отдели, които са свързани с организационна и кадрова работа;
· недостатъчна или липса на единна комуникационна и транспортна мрежа, която да обединява хранилищата на документи на различни отдели на организация или институция;
· използването на недостатъчно съвместими електронни технологии, което води до използване на некоректни решения при различни документни операции (създаване, обработка, съхранение и контрол на изпълнението);
· слаба ефективност на системата за контрол и бърза реакция на променящата се нормативна уредба за документационно осигуряване.
Класификацията на документите е разнообразна и се счита за голяма по обем. Връзката между документооборота е уникална и много източници я определят по различни начини. Документооборотът, както и деловодството са независими части в една институция. Документооборотът е движението на документи в една институция, а деловодството е създаването или изпълнението на документи в съответствие с изискванията или с други думи стандарти. Всяка дейност има както предимства, така и недостатъци. Що се отнася до документооборота, няма идеал, но има някои подобрения за бързо преминаване по пътя до получателя. Разглеждат се предимствата и недостатъците на работата в офис.
Изпратете добрата си работа в базата знания е лесно. Използвайте формата по-долу
Студенти, докторанти, млади учени, които използват базата от знания в обучението и работата си, ще ви бъдат много благодарни.
публикувано на http://www.allbest.ru/
Държавна автономна образователна институция Волгоградски медико-екологичен колеж
Волжски клон
Резюме на документален филмосигуряванеуправление
Тема: „Документооборот“
Изпълнил: студент 2-ра година
Копац А.В.
Въведение
1. Понятието документооборот
2. Обща структура на документационната поддръжка на управлението
3. Класификация на документите
4. Нормативна базаофис работа
5. Автоматизация на документооборота.
6. Характеристики на организацията на документооборота в счетоводството на Ryazan Tea Factory LLC
Заключение
Списък на използваната литература
Въведение
Документите са основните информационни ресурсипредприятия, чиято работа изисква правилна организация. Документите осигуряват информационна подкрепа за вземане на управленски решения на всички нива и съпътстват протичането на всички бизнес процеси. Във връзка със счетоводството можем да кажем, че документът е информационно съобщение (сертификат), кодирано по определен начин и записано на специален носител, удостоверяващо, че даден факт от икономическия живот или съществува, е завършен или трябва да бъде извършен. е начин за регистриране на бизнес транзакции с помощта на документи в момента на тяхното завършване.Документооборотът е непрекъснат процес на движение на документи, обективно отразяващ дейността на предприятието и позволяващ бързото му управление. Дълго търсене необходимия документ, загуби, дублирани документи, закъснения при изпращане и получаване, грешки на персонала могат значително да забавят или дори парализират работата на предприятието, особено ако има географски отдалечени подразделения - организирайте потока от документи от край до край и следователно централизирано оперативно управление в в такъв случайизключително трудно.
Ефективният документооборот е основен компонент на ефективното управление на предприятието. Документооборотът е изключително важен за правилната организация на финансовото и управленското счетоводство, той не може да се разглежда изолирано от конкретните бизнес процеси на дадено предприятие. Ето защо тази темае много важно да се изучава. IN тестова работаЩе разгледаме концепцията за документооборот, регистъра на документите, използвани в предприятието, модела на тяхното движение, подходите за оптимизиране на документооборота, премахване на дублирани документи и операции и ускоряване на работата с документи.
документооборот офис работа счетоводство
1. Концепция за документооборот
Документооборотът е движението на документите от момента на тяхното получаване или създаване до завършване на изпълнението или изпращането. Документооборотът е важно звено в деловодството, той определя авторитетите и скоростта на това движение. Основното правило на документооборота е бързото движение на документите по най-обещаващия път с минимално време и труд. Основата за документооборота се осигурява от организационни документи: Устав, правилник за структурни подразделения, правилник за обслужване на предучилищни образователни институции, заповеди за разпределение на отговорностите, инструкции за работа с документи, инструкции за работа в офиса, диаграми на документооборота, поток пътеки отделни видоведокументи. Документопотокът като технологичен процес се разделя на няколко части – потоци. Те осигуряват пряк контрол и контрол с обратна връзка. Различават се по посока и спрямо обекта на управление.
Към:
Хоризонтално - свързва организации от едно ниво
Вертикално - отгоре надолу, отдолу нагоре - свържете организации различни нива(нагоре по веригата - вход, идващ до по-високи организации от подчинени организации. Надолу по веригата - изпратен от по-висши органи до подчинени организации).
По отношение на обекта на управление документният поток се формира от потоци от входящи (идващи от други организации), изходящи (изпратени до други организации) и вътрешни (създадени и работещи в организацията) документи.
Основните задачи пред счетоводната служба на всяка организация са:
генериране на пълна и надеждна информация за бизнес процесите и финансовите резултати от дейността на организацията, необходима за оперативно управление, както и за нейното използване от инвеститори, кредитори, данъчни и финансови власти, банки и други заинтересовани страни;
осигуряване на контрол върху наличността и движението на имуществото, използването на материални, трудови и финансови ресурси в съответствие с утвърдените норми, стандарти и оценки;
своевременно предотвратяване на негативни явления във финансово-икономическата дейност, идентифициране и мобилизиране на вътрешностопанските резерви.
Изпълнението на тези задачи пряко зависи от пълнотата и навременността на отразяването в счетоводните сметки на стопански операции, извършени от организацията в хода на нейната дейност, което от своя страна е следствие документациязавършени сделки. Точността на счетоводната информация, предоставена от счетоводния отдел на организацията на нейните потребители, зависи от правилността на нейното прилагане.
При изчисляване на обема на документооборота се вземат предвид само оригинални документи или техните заверени копия.
2. Обща структура на управленската документация
Управлението на всяко предприятие е информационен процес, при който се получава информация, обработва се, разработва се решение и решението се съобщава на изпълнителите, чиито действия се контролират (фиг. 1).
Фиг. 1. Схема за управленска документация
Потокът от документи е основният организационен проблем на службата за работа в офиса и проблемът на технологията на документационните процеси, поради което заема мястото на ключовата връзка на всяка система за работа в офиса Процесът на организиране на работа с документи, включително тяхното създаване, регистрация , контрол, насърчаване, систематизиране и съхранение, се нарича деловодство.
Всеки документ, доставен на организацията, трябва да бъде регистриран и обработен. Обработката на входящи документи трябва да включва запис в дневника. След преглед от управителя и регистрация, документите се предават на изпълнителите. Документът се съхранява от изпълнителя до окончателното разрешаване на проблема. След изпълнението документът трябва да бъде заведен с досието. Файлът е колекция от документи, свързани с конкретен проблем (папка или картотека, в която документите са подредени в определен ред.
След изтичане на установения срок делата се предават в архива за съхранение.
Документооборотът е движението на документите от момента на тяхното създаване до момента на приключване на работата с тях.
Ориз. 2. Документооборот в предприятието
Организацията на документооборота има много общо с организацията на механичен конвейер (фиг. 2). По едно време въвеждането на монтаж на поточна линия, заедно с типизацията на продукта и стандартизацията на частите, доведе до значително повишаване на производителността на труда, намаляване на себестойността на производствения процес и бележи началото на масовото производство. Вярно е, че ритъмът, зададен от конвейера, доведе до увеличаване на интензивността на работа и нервното напрежение на работниците.
Организацията на документооборота се основава на същите принципи като механичния конвейер: движението на документи трябва да има минимално връщане към предишни етапи, документите трябва да се изпращат на изпълнителите в съответствие с техните отговорности, за да се избегне дублиране на операции.
Различават се външни и вътрешни контури на документооборота (фиг.3) Външният контур започва с входящи (външни) документи, които пристигат в предприятието отвън. Това могат да бъдат заповеди от висши органи, заповеди, резолюции, писма от партньори и клиенти и др. Получените документи се регистрират от секретари и след това се изпращат за изпълнение.
Входяща документация е документация, получена от предприятието от други организации. Изходящите документи са документи, които едно предприятие (организация) изпраща на други предприятия. Изходящата документация е документи, които съдържат информация, генерирана в предприятието с цел предаването й на други организации: писма, сертификати, доклади, заповеди, телеграми, телефонни съобщения и др.
Ориз. 3. Диаграма на документооборота
Ако документът е създаден в самата организация, тогава възниква вътрешна верига на преминаване на документа (иницииране - изпълнение - одобрение - одобрение - регистрация). Именно във вътрешния контур на документа често възниква неговата версия (тоест документът съществува в различни версии). Например на етапа на одобрение, когато се появяват коментари от различни лица. Важна задача на офис работата е проследяването, натрупването и управлението на версии на документи, както и наблюдението на промените в документите.
Всеки документ в процеса на движение трябва да премине през три операции: регистрация, контрол, препращане във файл. За да избегнете объркване с документи, всяка операция трябва да се извърши веднъж.
3. Класификация на документи
Има редица опции за класифициране на документи.
По произход - Служебни, лични
По спешност - Спешни, неспешни
По публичност - Секретно, съветско секретно, за служебно ползване, некласифициран
Според формата - Стандартни, индивидуални
По срок на годност - Временно съхранение, дългосрочно, постоянно
По характер на информационните връзки Входящи, изходящи и вътрешни
По вид носител - Хартиен, електронен
Особено внимание заслужава класът управленски документи, който включва:
организационни документи (харта на предприятието, щатно разписание, длъжностни характеристики на служителите);
· административни (указания, заповеди, решения);
· информация и справка (писма, факсове, бележки, телефонни съобщения);
· документи за персонала (трудови книжки, договори със служители, лични досиета на служители).
4. Нормативна уредба на деловодството
Нормативната рамка за деловодство са закони и други правни актове, които регулират създаването и популяризирането на документи и описват структурата и функциите на офис услугите. Компонентите на регулаторната рамка за деловодството са показани на фиг. 4. Към законодателната и правни актовев областта на информацията и документацията включват закони на Руската федерация, укази и заповеди на президента на Руската федерация, постановления на правителството и различни изпълнителни органи.
Фиг.4. Нормативна уредба на деловодството
Законодателните и правни актове в областта на информацията и документацията включват закони на Руската федерация, укази и заповеди на президента на Руската федерация, постановления на правителството и различни изпълнителни органи.
Например Гражданският кодекс на Руската федерация установява видовете документи, създадени за записване на актове на граждански отношения, потвърждаване на правоотношения и т.н. Законът на Руската федерация „За архивния фонд и архивите“ регламентира правилата за съхранение на документи, записването им, използването на архивни фондове и стопанисването им. Законът на Руската федерация „За стандартизацията“ установява процедурата за стандартизация, осъществяването на държавен контрол за спазване на стандартите и определя отговорността за тяхното нарушаване.
За записване, съхраняване и придаване на правна сила на документи, създадени от различни организации, е необходимо да се спазват определени изисквания не само за съдържанието на документа, но и за неговия дизайн. Изготвянето на официални документи се регламентира от стандарти.
Единните изисквания за подготовка на документи са фиксирани в Държавния стандарт (GOST). По-специално GOST R 6.30-2003 формулира основните изисквания за подготовка на документи (материалите на GOST могат да бъдат намерени на приложението CD-ROM) Пример за график на документооборота е даден в Препоръките за формиране на счетоводна политика за териториални органи за управление на околната среда и бюджетни организации на Държавния комитет по екология на Русия (Приложение към писмото на Държавния комитет по екология на Русия от 26 юли 1999 г. N 04-14/24-204).
5. Автоматизация на документооборота
В процеса на автоматизация на документооборота могат грубо да се разграничат четири етапа (фиг. 5): хартиен документооборот, хартиен документооборот с използване на автономни компютри, смесен и безхартиен документооборот.
Ориз. 5. Еволюция на формите на документооборота
Хартиеният документооборот означава, че всички етапи на документа се извършват на хартиен носител. Само преди десетилетие и половина този тип документооборот беше доминиращ. За регистриране на хартиени документи се използват големи дневници или листове с голям формат, в които се записват новорегистрирани документи. След известно време списанията и листовете бяха предадени в архива.
Когато се появиха компютрите, те замениха дневниците и листовете, което доведе до хартиено управление на документи с помощта на самостоятелни компютри.
Управлението на документи на хартиен носител с помощта на самостоятелни компютри означава, че компютърът се използва за подготовка и запис на документи. Всъщност на този етап възниква понятието електронен документ, т.е. такъв документ, който се съхранява изключително на компютър или, както се казва, „на компютърен носител“. Въпреки това, предимствата на електронния документ при липса на локална мрежа могат да бъдат реализирани само в малка степен. Прехвърлянето, съгласуването и одобряването на документи на този етап се извършва на хартиен носител.
Ориз. 6. Смесен документооборот
Смесеният документооборот (фиг. 6) предполага, че свързаните в локална мрежа компютри служат за подготовка, предаване и съхраняване на документи, но документът има правна сила само на хартиен носител. Съгласуването и одобряването на финансови и правни документи се извършва на хартиен носител. Проектодокументът се изготвя по електронен път (точка 1), след което документът се изпраща на секретаря, който го регистрира, разпечатва и предава на управителя за одобрение (точка 2). Мениджърът прави промени и изпраща документа на изпълнителя за ревизия (точка 3). След одобрение документът се изпраща по локалната мрежа до всички изпълнители (точка 4).
Безхартиеният документооборот означава, че всички транзакции с документи се извършват по електронен път.
6. Характеристики на организацията на документооборота в счетоводството на Ryazan Tea Factory LLC
Документооборотът в счетоводството на Ryazan Tea Factory LLC може да се опише като смесен. Тъй като фабриката е предприятие с малък персонал, не е необходимо внедряване на сложна автоматизирана система за електронен документооборот. Програмата Microsoft Outlook се използва тук като носител за разпространение на документи, с помощта на който се изпращат файлове с документи, и същата програма се използва за изпращане на изображения на документи, получени чрез сканиране на първични хартиени оригинали. Както се вижда от фиг. 6, имейлът гарантира, че всеки има контакт с всеки.
Ориз. 6. Организация на документооборота на принципа „всеки с всеки“ в счетоводството на Ryazan Tea Factory LLC
При този подход няма унифицирани автоматизирани справочници за цялото предприятие и всяко подразделение, вкл. и счетоводство, формира собствени системи от класификатори и стандарти. В този случай обикновено се използват същите адресни книги, съдържащи имейл адреси на служители.
Регистрацията на документи по тази схема се извършва ръчно, информацията за документите се въвежда в таблици, които не се обработват от автоматизирани системи. Всеки документ се изпраща по маршрут, избран от следващия изпълнител. Така фабриката организира работа на базата на обмен на електронна поща и съхранение на документи на файлов сървър, където всеки има своя клетка. Тази схема за управление е удобна за съхранение на документи. Например в папка "Счетоводство" има папка "финансов отдел", в нея има папка " финансово планиране", още по-дълбоко - "минимизиране на данъци". Такава йерархия е интуитивна за потребителите - всеки знае своята клетка, знае къде да постави определени документи.
Движението на първичните документи в счетоводството се регулира от графика на документооборота. Графикът на документооборота е график или диаграма, която описва движението на първичните документи в предприятието от момента на тяхното създаване до момента на предаване за съхранение.Няма унифицирана форма на график на документооборота. Всяко предприятие изготвя график независимо, въз основа на характеристиките на дейността си.
Във фабриката за чай Ryazan се разработва график за документооборот Главен счетоводител, и се утвърждава от ръководителя на предприятието.
Графикът установява рационален работен процес, т.е. осигурява оптимален брой отдели и изпълнители за обработка на всеки първичен документ, определя минималния период на присъствието му в отдела Правилното съставяне на график на документооборота и неговото спазване допринасят за оптималното разпространение служебни задължениямежду служителите, засилване на контролната функция на счетоводството и осигуряване на навременност на отчитането.
За всеки документ, включително в счетоводството, има свой собствен път на движение, пет основни етапа:
1) съставяне на документ по време на търговска сделка, а ако това не е възможно - веднага след нейното приключване в съответствие с изискванията за нейното изпълнение;
2) прехвърляне на документа в счетоводния отдел, където се контролира навременността и пълнотата на подаването му за счетоводна обработка;
3) проверка на приетите документи от счетоводител по форма (проверка на пълнотата и правилността на изпълнение, попълване на задължителни реквизити), съдържание (законосъобразност на документираните операции, логическо свързване на отделни показатели) и аритметична проверка;
4) обработка на документи в счетоводството, която се извършва на три етапа:
* данъчно облагане (цена) - предвижда прехвърляне на натуралните и трудовите мерки в обобщена парична мярка. Например, представен е лист за работно време, въз основа на който се изчисляват заплатите на служителите;
* групиране - подбор на еднородни по икономическо съдържание документи. Например, получаването и потреблението на стоково-материални запаси;
* контировка - посочване в първичния документ на кореспонденцията на сметките за конкретна стопанска операция, произтичаща от съдържанието на документа;
5) предаване на документи в архива за съхранение след съставяне на счетоводни регистри за тях.
Счетоводните правила предвиждат период на съхранение на първичните документи от пет години. Архивното законодателство установява различни срокове за съхранение на стандартните документи за управление (списъкът е одобрен от Федералния архив на 6 декември 2000 г.). Например списъкът изисква водене на лични сметки на служителите в продължение на 75 години. Срокът за съхранение на документа се изчислява от 1 януари на годината, следваща годината на издаване на документа.
В съответствие с клауза 5 от Правилника за счетоводство „Счетоводна политика на организацията“ (PBU 1/98) (одобрен със заповед на Министерството на финансите на Русия от 9 декември 1998 г. N 60n), счетоводната политика на завода също включва правила за документооборот и технология за обработка на счетоводна информация. Различни документи, включително Наредбите за счетоводство и финансова отчетност в Руската федерация (одобрени със заповед на Министерството на финансите на Русия от 29 юли 1998 г. N 34n), многократно споменават графика на документооборота и необходимостта от спазването му. Как обаче се съставя такъв график и какви са изискванията за неговото изпълнение, не е обяснено в тези документи.
Правилникът за документите и документооборота в счетоводството, одобрен от Министерството на финансите на СССР на 29 юли 1983 г. N 105 в съгласие с Централната статистическа служба на СССР, определя процедурата за организиране на документооборота, според която движението на първични документи в счетоводството (създаване или получаване от други предприятия, институции, приемане за счетоводство, обработка, прехвърляне в архива - документопоток) се регулира от графика.
Работата по изготвяне на график за документооборот се организира от главния счетоводител. Графикът на документооборота се утвърждава със заповед на ръководителя на завода.
Графикът на документооборота се съставя под формата на списък на работите по създаването, проверката и обработката на документи, извършвани от всяко подразделение на предприятието, институцията, както и от всички изпълнители, като се посочва тяхната връзка и срокове за завършване на работата. .
Фабрични работници (ръководители на цехове, бригадири, часовници, служители на планово-икономическите, финансовите отдели, отделите по труда и заплати, снабдители, склададжии, отговорни лица, счетоводни служители и др.) създават и подават документи, свързани с предмета на тяхната дейност, съгласно графика за документооборот. За целта на всеки изпълнител се дава извлечение от графика. В него са посочени документите, свързани с предмета на дейност на изпълнителя, сроковете за тяхното представяне и поделенията на предприятието, към които се подават тези документи.
Отговорността за спазването на графика на документооборота, както и отговорността за навременното и качествено създаване на документи, своевременното им предаване за отразяване в счетоводството и отчетността, за верността на данните, съдържащи се в документите, носят лицата, създали и подписа тези документи.
Главният счетоводител следи за спазването от работниците на графика на документооборота на завода.
Изходни документи, счетоводните регистри, счетоводните отчети и балансите подлежат на задължително предаване в архива, като преди това се съхраняват в счетоводния отдел в заключени шкафове под отговорността на заместник-главния счетоводител. Бланките за строга отчетност се съхраняват в сейфове.
Ръчно обработените първични документи за текущия месец, свързани с конкретен счетоводен регистър, се съставят в хронологичен ред и се подвързват. Работните поръчки, отчетите за смени и други документи се съхраняват неподвързани, а подредени в папки, за да се предотврати тяхната загуба или злоупотреба.
В съответствие с член 17 от Федералния закон от 21 ноември 1996 г. N 129-FZ „За счетоводството“ (с измененията на 23 юли 1998 г.), първичните счетоводни документи, счетоводните регистри и финансовите отчети се съхраняват за периоди, установени в съответствие с правилата за организация на държавното архивно дело, но не по-малко от пет години. Работният сметкоплан, други документи за счетоводна политика, процедури за кодиране, програми за компютърна обработка на данни (с посочване на условията за тяхното използване) се съхраняват най-малко пет години след годината, в която последно са били използвани за изготвяне на финансови отчети.
Ръководителят на организацията отговаря за организирането на съхранението на счетоводни документи, счетоводни регистри и финансови отчети.
Безопасността на първичните документи, счетоводните регистри, счетоводните отчети и балансите, тяхното изпълнение и прехвърляне в архива се осигурява от главния счетоводител.
Издаването на първични документи, счетоводни регистри, счетоводни отчети и баланси от счетоводния отдел и от фабричните архиви на служители от други структурни подразделения не е разрешено, а в някои случаи може да се извършва само със заповед на главния счетоводител.
В случай на загуба или унищожаване на първични документи ръководителят на предприятие или институция назначава със заповед комисия за разследване на причините за загубата или смъртта. При необходимост за участие в работата на комисията се канят представители на следствените органи, охраната и държавния противопожарен надзор. Резултатите от работата на комисията се оформят в акт, който се утвърждава от ръководителя на предприятието или учреждението. Копие от акта се изпраща на по-горестояща организация.
Счетоводният работен процес в Ryazan Tea Factory LLC като цяло е добре организиран. Въпреки това служителите понякога прекарват доста време в търсене на необходимите данни. Типична ситуация е, когато оригиналните текстове на договорите се съхраняват от адвокати в електронен вид (често без история на промените); в счетоводната система се извършват счетоводни записвания за документи, съпътстващи изпълнението на договорите; записите на договорите и придружаващите ги документи се водят в електронна таблица; фактурите и актовете се съхраняват на хартиен носител във финансовия отдел, а текущата кореспонденция по договорна работа се съхранява в електронните пощенски кутии на служителите. С такива „разпръснати“ данни и документи е трудно да се гарантира тяхната цялост, последователност и сигурност. Електронна система за управление на документи би позволила да се организира всяко взаимодействие между служителите на предприятието въз основа на документи, осигуряване на създаването и движението на документи в цялата организация, наблюдение на изпълнението на документи и процеси, които са описани с тяхна помощ, както и съхранение .
В същото време графикът на документооборота в Ryazan Tea Factory LLC е ясен; служителите се стремят да го изпълняват точно, което спомага за подобряване на цялата счетоводна работа в предприятието, повишаване на нивото на автоматизация на счетоводната работа, оптимално разпределение на работните отговорности между служителите , засилване на контролната функция на счетоводството и осигуряване на навременна отчетност.
Заключение
Документацията е начин за регистриране на стопанските транзакции с помощта на документи в момента на тяхното приключване.Документирането на стопанските транзакции е една от отличителните черти на счетоводството, тъй като позволява непрекъснато наблюдение на бизнес процесите.Основата за отразяване на информацията за завършените стопанските операции в счетоводните регистри са първична документация. Първичните документи регистрират факта на стопанска сделка.
Под документопоток трябва да се разбира създаването или получаването на първични документи от други организации, тяхното приемане за счетоводство, обработка и прехвърляне в архива.Потокът на документи в предприятието се регулира от график. Графикът на документооборота се съставя от главния счетоводител и се подписва от ръководителя.
За всеки документ в счетоводството на Ryazan Tea Factory LLC има свой собствен път на движение, т.е. вашия документооборот.
Недостатъкът на организирането на документооборота в Ryazan Tea Factory LLC е, че служителите на компанията прекарват много време в търсене на необходимите данни или пресъздаване на документи, които вече съществуват, предимството е стриктното прилагане на графика на документооборота, желанието да се спазват научни основидокументооборот, управление на нормативни документи при изпълнението му.
Списък на използваната литература
1. Бархатнова А. Срокове на съхранение на документи и последиците от тяхната загуба // Финансов вестник. - 2004. - № 44.
2. Бертяков А., Сумин А. Автоматизация на документооборота // Финансов директор. - 2004. - № 7-8.
3. Счетоводна (финансова) отчетност: Учеб. надбавка / Изд. проф. В.Д. Новодворски. - М.: INFRA-M, 2003. - 254 с.
4. Козлова Е.П., Бабченко Т.Н., Галанина Е.Н. Счетоводство в организациите. - М., 2005. - 720 с.
5. Елгина Е.Б. Изходни документи. - М .: Статус Куо, 2004. - 452 с.
6. Кондраков Н.П. Счетоводство: Урок. - М.: ИНФРА - М, 2004. - стр. 645.
7. Кузнецова Т.В. Поддържането на контрол върху сроковете е най-важната задача на секретаря // Секретарски въпроси 2000. № 1. 3-5.
8. Кузнецова Т. В. „Управление на офис (документационна поддръжка за управление)” - М .: ЗАО „Бизнес училище „Интел-Синтез”, 2003 г.
9. Кузнецова Т.В. Секретарска работа. М .: АД „Бизнес училище - „Интел Синтез“ 2001 г. - 324 с.
10. Храмцовская Н.А. Какво е "документ"? /Канцелария и документооборот в предприятието/ N7, юли 2004г
11. Тумасян Р.З. Счетоводство: Учебник. 2-ро издание - М.: LLC "NITARALIANS", 2003.- 895 с.
13. федералният законот 20 февруари 1995 г. № 24-FZ „За информацията, информатизацията и защитата на информацията“
14. Правила за счетоводство „Счетоводна политика на организацията“ PBU 1/98. Одобрен със заповед на Министерството на финансите на Руската федерация от 9 декември 1998 г. № 60n.
15. Правила за счетоводство „Счетоводни отчети на организация“ PBU 4/99. Одобрен със заповед на Министерството на финансите на Руската федерация от 6 юли 1999 г. № 43n.
16. Стандартни инструкции за деловодство във федералните изпълнителни органи, одобрени със заповед на Федералната архивна служба на Русия от 27 ноември 2000 г. / № 68
17. ГОСТ Р 51141-98 Деловодство и архивиране Термини и определения (одобрен с Указ на Държавния стандарт на Русия от 27 февруари 1998 г. № 28)
Публикувано на Allbest.ru
...Подобни документи
Теоретични аспекти на организацията на документацията за управление на здравно заведение. Разлики между офис работа и документооборот. западни системиофис автоматизация в Русия. Анализ на документооборота на болницата.
дисертация, добавена на 06.01.2013 г
Анализ на съвременните системи за автоматизация на офиса в организациите и управление на електронни документи, характеристики на тяхната класификация. Проблеми на автоматизацията на електронния документооборот. Предимства от внедряване на система за електронен документооборот.
курсова работа, добавена на 15.01.2013 г
Документален състав, регулиращ дейността на Ветеринарната администрация на Тюменска област. Модерна системаофис работа. Цели и задачи на автоматизацията на офис делото и документооборота. Избор на системи за електронен документооборот.
дисертация, добавена на 27.11.2013 г
Организационна структураЗАО "Атоменерго" Основни принципи на автоматизация на документационната поддръжка за управление. Функции на системите за офис автоматизация и документооборот. Архитектура на системата AtomDoc и структура на електронния документ.
дисертация, добавена на 29.01.2013 г
Автоматизация на деловодството и документооборота в предприятието. Предимства на системите за електронен документооборот. Предназначение, видове и основни функции на софтуера за управление на електронни документи. Специфика и философия на стандартите ITIL и COBIT.
курсова работа, добавена на 02/05/2016
Анализ на нормативни документи, регламентиращи организацията на деловодството. Оценка на управленската документационна служба в предприятието. Разработване на предложения за автоматизация на офис работата на отдел "Човешки ресурси" в среда "HR SB" LLC "ADSK".
теза, добавена на 12/12/2011
Концепцията и значението на деловодството в дейността на предприятието, принципите и ролята на автоматизацията. Задачи на службата за поддръжка на управленска документация. Технологии за внедряване на системи за електронен документооборот, използван софтуер.
курсова работа, добавена на 10.01.2015 г
Система за управленска документация, нейното място в системата за управление на персонала. Анализ на документооборота на OJSC TsTD "Diascan". План за организационна и управленска ефективност за подобряване на системата за управленска документация.
дисертация, добавена на 13.02.2015 г
Значението на документацията в управленската дейност. Унификация и стандартизация на документи като основа на електронния документооборот. Влиянието на системата за управление на документи върху ефективността на лечебното заведение.
дисертация, добавена на 19.12.2013 г
Изучаване на видовете и функциите на документооборота. Организационни и икономически характеристики на организацията Raizhivsoyuz LLC. Анализ на съществуващата система за документооборот. Процесът на въвеждане на електронно управление на документи в управленската структура на дадена организация.
Отговорността за воденето на документация обикновено се носи от секретаря. Тази позиция не изисква специално образование, и често приема кандидати с минимален трудов опит. Но управлението на документи е отговорен и важен въпрос, успешната работа на предприятието до голяма степен зависи от неговата точност и коректност.
Офисната работа може да бъде:
- общи - свързани с основните дейности на дружеството,
- личен състав - за документация по личен състав, вод отдел Човешки ресурси,
- тайна - намира се в някои държавни агенции и има стандарти на поведение,
- електронен - когато част от информацията се предава в цифров формат.
Не е трудно да овладеете сами основите на работата в офиса. По-добре е да започнете с най-важния и основен документ - списъка на делата.
Номенклатура на делата
Това е документ със списък на всички „задачи“ в организацията. В този случай „бизнес“ означава колекция от бизнес документи от същия тип или фокус.
Номенклатурата е система, която ви позволява да анализирате документалните дейности на предприятието. За да го съставите, трябва да определите списък с всички налични видове документи. След това ги комбинирайте според указанията.На всеки тип се присвоява номер - код, той може да се състои от няколко цифри или букви, например номер, година или дори месец на публикуване, ако обемът на документите е значителен.
Например: 01/BU/2017, където 01 е поредният номер, BU е счетоводството, 2017 е годината. Посочва се и срокът на съхранение и мястото в архива, когато файлът ще бъде предаден там. Номенклатурата може да бъде утвърдена за определен период - за година, 3 години или 5 години, ако не се очакват промени. Преди утвърждаване съдържанието на номенклатурата трябва да бъде проверено от ръководителите на отдели, доколкото е свързано с тяхната работа.
Съставена е номенклатура с цел удобно архивиране на книжата, както и за привеждане на делата в системата. Той помага да се очертаят накратко основите на офис работата, отразява основните видове бизнес документи, като се вземат предвид характеристиките на предприятието. Обикновено се съставя под формата на таблица - наименование на делото, код (номер), място в архива, срок на съхранение. По-добре е случаите да се групират по вид и отдел на публикуването им.
Видове документи в една организация
Броят на делата и видовете документи е пряко свързан със спецификата на дейността на фирмата. Често документооборотът е разделен на блокове, които се извършват от специалисти в областите на работа. Но има списък, който е типичен за всяка компания, независимо дали е търговска или държавна:
Входящи - всичко, което влиза в организацията отвън - всичко, което идва по пощата, с куриери, лично доставено от представители на други организации.
Изходящи - изпратени от организацията - всичко адресирано до други юридически лица, както и до физически лица (отговори, писма, решения).
Вътрешни - не извън границите на организацията, регулиращи работата на предприятието (заповеди, инструкции, наредби, разпоредби и др.).
По правило за всеки вид се води отделен регистрационен дневник, в който се записват пореден номер, дата, име, откъде е документът или къде е изпратен, както и името на отговорното лице.
Ако документите, предадени на служителите, се записват в дневника, се оставя поле за подпис при получаване. Също така в дневника може да се направи бележка в кой файл, според номенклатурата, е заведен екземпляр за съхранение.
Организацията може също така да поддържа дневници на вътрешни командировки, записи на доставката на ключове, час на пристигане работно мястои дори телефонни обаждания. Понякога броят на счетоводните книги води до създаването на дневник на счетоводните книги. Всичко зависи от нуждата и текущата практика в предприятието.
Списанията трябва да бъдат номерирани, зашити и запечатани; това се прави, за да се елиминира възможността за подмяна на лист.
Воденето на записи е основата на офис работата и документооборота. Броят на дневниците и файловете зависи от нуждите и желанието на компанията да записва всички налични документи.
Наредби за документооборота
След разработване на номенклатура на случаите и списък на необходимите дневници е разумно да се изготви Регламент за документооборота на организацията. Това е наредба, която обяснява правилата за съставяне, предаване, архивиране на всички съществуващи книжа. Той описва процедурата за всеки поток от документи и определя крайния срок за прехвърлянето им от един отдел в друг.
Примерен правилник
Разпоредбата ще помогне да се избегне объркване, прехвърляне на отговорност и загуба на важни бизнес документи. За всеки поток е предписан маршрут - например: публикуване, одобрение, регистрация, изпращане до получателя, архивиране.
Печати и щемпели
Често новодошлите, а и не само те, не могат да разберат в кои случаи печатът на организацията е необходим и в кои не. Отговорът е много прост: изходящите формуляри се заверяват с печат, т.к наличието на печат удостоверява произхода на писмото. Вътрешните документи не изискват печат, т.к Подписът на ръководството в случая е напълно достатъчен.
Входящите документи след регистрацията им се предават на управителя за вземане на решение и назначаване на отговорник за изпълнение или отговор. Те също не се нуждаят от печат. Печатът и щемпела не трябва да се бъркат. Печатите могат да бъдат много различни, от „Входящ номер...“ до „Копието е правилно“ и нямат юридическа сила. Това е само помощен инструмент за работата на секретаря.
При организирането се използват основите на офис работата юридическо лицевсеки тип. Това е доста трудоемък процес, в който участват абсолютно всички служители на управленския апарат. В края на краищата един отдел отговаря за попълването и обработката на документацията, друг е отговорен за своевременното движение на тези документи през органите, а за трети отдели тази информация е визуално ръководство в рутинната работа.
Основите на деловодството имат законодателна основа и като такава основа можем да отделим единна държавна система за деловодство, която ясно отразява основните правила, препоръки и насоки. Освен това се контролира целият път, който документът изминава от момента на създаването му до предаването му в архива. Вероятно всеки работещ човек знае такова нещо като държавен стандарт от един или друг тип. Тези стандарти са ясен пример за основните разпоредби на системата.
Разбира се, преди да създадат единна система, специалистите трябваше да извършат усърдна работа, за да проучат най-важните принципи на работа с документи. За дълго времеизучаваха се основите на деловодството, разделени на етапи на регистрация, движение в отдели, кандидатстване и архивиране. В резултат на обработката на получената информация беше възможно да се идентифицират общи тенденции, съответстващи на производствените дейности на предприятия от всякакви организационни и правни форми.
Основите на деловодството са насочени към унифициране на системата за попълване на подобни документи, за да се осигури съпоставимост на данните в рамките на една държава и дори на международно ниво. Освен това стандартизацията и унификацията спестяват време на докладващите потребители, тъй като ускоряват процеса на запознаване с документа. Пример за това е формуляр, тоест документ с предварително отпечатани подробности върху него. Те могат да бъдат разработени и използвани в рамките на отделно предприятие, в национален мащаб или да имат международен характер. Освен това си струва да се разбере, че формулярът е не само удобен работен документ, който улеснява производствените дейности, но също така отразява репутацията на компанията и степента на нейната отговорност. Преди да го изпратите на масовия пазар, трябва внимателно да проверите правописа на всеки детайл и правилността на цялостния дизайн.
Основите на документооборота отбелязват необходимостта от регистриране на всеки документ, преминаващ през определена зона по време на производствени дейности. Компетентността на специалиста се състои в целесъобразното разпределение на всички документи, навременното им регистриране, както и рационалното групиране на информацията според разработената схема.
В момента се провеждат много семинари, които разкриват основните техники и тайни на тази дейност. Основите на управлението на досиета на персонала са особено популярни, тъй като областта на счетоводството на служителите и кандидатите за длъжности се характеризира с голям обем документи. В този аспект специалистите извършват мащабна работа, за да прогнозират броя на свободните работни места за предстоящото, като вземат предвид повишаването на нивото на квалификация на служителите, сертификационни събития и други неща. В допълнение, цялата аналитична работа, свързана с персонала на предприятието, също е елемент от управлението на досиетата на персонала.
Служителите на отдела за счетоводство на персонала трябва да съставят ежегодно, допълвайки и изяснявайки съществуващия материал. В същото време е необходимо да се гарантира, че документите отговарят на действащите правни стандарти. Специалистите са длъжни своевременно да изпращат остарялата документация в архива, където тя ще се съхранява за определен период, обикновено най-малко пет години. Най-важните задачи на този отдел включват съставянето на използвани специализирани въпросници, както и изготвянето на списък с въпроси, които да помогнат по време на интервюто.
Всяка организация създава документи, отразяващи различни аспекти на нейната дейност: управление (планиране, регулиране, контрол и др.), осигуряване на необходимите ресурси (човешки, финансови, суровини, оборудване и др.), основна или производствена дейност (търговия, транспортни услуги). , застраховки, банкови услуги и др.). Всяка организация осъществява обмен на информация с други организации, като получава различни документи (бизнес писма, договори, протоколи, актове и др.). За да бъде дейността на организацията ефективна, а работата с документи - подредена и организирана, в организацията се създава система за управление на офиса.
Нека дефинираме термините
Под система за управление на офиса разбираме набор от организационни, информационни, технически, технологични мерки, които осигуряват документиране на дейността на организацията (създаване на документи), получаване или изпращане на документи, тяхната обработка, съхранение и използване.
Офисната работа е сложна система, така че за ефективна организацияНе е достатъчно да поставяте документи в папки и да ги съхранявате в шкафове или бюра. Документите трябва да се систематизират, регистрират, да се следи за тяхното изпълнение, да се определят сроковете им за съхранение, да се оформят във файлове, да се съхраняват в архив или да се унищожават след като са загубили своята стойност и е изтекъл срокът за съхранение, установен с нормативни актове. И всичко това трябва да се прави, ръководейки се от определени принципи, по определени правила, така че във всеки един момент да може да се намери необходимия документ и този документ да може да се използва като правна основа за вземане на управленски решения, като доказателство в съда или за друга цел.
Съгласно определението, посочено в точка 2.1 от GOST R 51141-98 „Офис управление и архивиране. Термини и определения, деловодството (документационна поддръжка на управлението) е клон на дейност, който осигурява документация и организация на работа с официални документи. Почти подобно определение е залегнало в GOST R ISO 15489-1-2007 „Система от стандарти за информация, библиотека и издателство. Управление на документи. Общи изисквания": управление на записи - набор от систематични и ефективни действия за създаване, използване, съхранение и унищожаване на документи в организациите, за да се докаже извършването на бизнес (управленски) операции" (клауза 3.20).
Документирането на дейността на една организация (създаване на документи) е дейност, в която са ангажирани в една или друга степен почти всички служители на организацията. Организацията на работата с документи (обработка на документи, тяхното съхранение, използване) са видове дейности, които се извършват от специализирано звено на организацията или, ако организацията е малка, от служител (специалист по документи, служител), изпълняващ функциите на организатор на работа с документи или мениджър на документи.
ЗабележкаСпоред нас можем да кажем, че една организация има система за управление на офиса, ако:
|
Организация на деловодството
Ако говорим за организацията на офис работата като последователност от действия, които трябва да се извършат в една организация, тогава първата стъпка е създаването на отделно звено (да го наречем отдел за офис работа) или, ако обемът на документооборота е малък, назначаването на служител, чиито отговорности ще включват организиране на работа с документи. В малка организация това може да бъде секретар на мениджъра, на който освен функциите на информация, документация и организационно-техническо обслужване на мениджъра, са поверени функциите за организиране на работа с документи.
Създаването на специализирано деловодно звено - отдел "Деловодство" е съпроводено с редица последователни действия.
Стъпка 1: разработване и одобрение на правила за отдела за управление на офиса и длъжностни характеристики на служителите на отдела.
Наредбите за отдела за управление на офиса определят статута на това звено (правния му статут), задачите, функциите, правата, отговорностите, както и естеството на взаимоотношенията с други звена.
Длъжностните характеристики установяват разпределението на целия обем работа, извършвана от отдела, между служителите, като се вземат предвид тяхната квалификация, технологията за извършване на офис работа и техният обем.
Стъпка 2: назначаване на служители, отговорни за воденето на документация в структурните подразделения на организацията.
Предпоставка за успешна работа с документи е назначаването на служители, чиито отговорности включват водене на деловодство в структурните подразделения.
Не всяка структурна единица на организация може да претендира, че има служител, който ще се занимава само с офис работа (секретар или чиновник). Ако броят на отдела е малък, обемът на документите също е малък, воденето на документация на структурното звено може да бъде поверено на един от служителите на отдела, обикновено заемащ най-ниската позиция на специалист, който ще изпълнява задълженията по водене на документация заедно с изпълнение на задълженията по длъжността си. Назначаването на служители, отговорни за воденето на документация в структурните подразделения, се извършва със заповед на ръководителя на организацията.
Стъпка 3: разработване и одобрение на инструкции за документация (документация) на организацията (наричани по-долу Инструкции за предучилищно образование).
Инструкцията за предучилищните образователни институции е основният нормативен документ, който регулира процедурата и технологията за работа с документи от момента на тяхното създаване или получаване от организацията до изпращането им на кореспонденти или прехвърлянето им за съхранение. Инструкциите за предучилищно образование трябва да определят процесите и процедурите за обработка на документи на всички етапи от тяхното жизнен цикъл. Инструкцията е регулаторен документ на организацията, одобрен от ръководителя на организацията и е задължителен за всички служители.
В момента единственият методически документ, определящ процедурата за разработване на Инструкции за предучилищни образователни институции, са Методическите препоръки за разработване на инструкции за деловодство във федералните изпълнителни органи (одобрени със Заповед на Федералния архив от 23 декември 2009 г. № 76). Методическите препоръки са предназначени за федералните органи на изпълнителната власт, но този документ може да се използва от други органи, държавни и недържавни организации, но със съответните корекции.
Въпреки присъствието Методически препоръки, разработчикът на инструкциите трябва да извърши много предварителна работа, за да избере конкретна конфигурация на системата за управление на офиса, отразяваща характеристиките на работата с документи в дадена организация.
Разработването на Инструкции за предучилищни образователни институции е задача на отдела за управление на офиса (служителя, отговорен за работата с документи). Целта на разработването на Инструкциите за предучилищно образование е да се установи технологията за работа с документи в организацията.
- Правила за документиране на управленската дейност на организация(изготвяне и изпълнение на основни набори от управленски документи, включително изисквания за формуляри, състав на реквизитите и техния дизайн);
- Правила за организиране на документооборота на организацията(движение на документи в процеса на тяхното създаване и изпълнение, получаване и изпращане на документи, включително регистрация на документи, контрол на изпълнението на документи, провеждане на справочна работа по документи);
- Правила за организиране на съхранението на документи(систематизиране на изпълнените документи по номенклатурата на делата, образуване на дела, съхранение на дела, предаване на документи за архивно съхранение, унищожаване на документи с изтекъл срок на съхранение).
При разработването на Инструкциите за предучилищно образование е необходимо да се основават на разпоредбите на законодателни и други нормативни правни актове, уреждащи документацията и архивирането, на разпоредбите на учредителните документи на организацията, по-специално на устава или правилника (в тези документи, които определят компетентността на управлението и правото на ръководителя да издава определени документи е осигурено) , идентифицирайте и анализирайте набор от нормативни правни актове, административни документи, посветени на различни въпроси на управленските дейности и организацията на работата с документи (например , заповед на организацията за разпределяне на отговорностите между ръководството или за делегиране на правото на подпис, заповед относно реда за записване, съхраняване и унищожаване на формуляри, печати и печати на организацията и др.). Идентифицирането на този набор от документи е необходимо не само за анализ на онези норми и правила за работа с документи, които вече са установени в организацията, но и за да може след одобрение на инструкциите (и някои от разпоредбите на тези документи да бъдат включени в Инструкциите за предучилищните образователни институции) може да бъде издадена заповед за обявяване на някои от тези документи за невалидни.
Стъпка 4: разработване на номенклатура на делата, която служи като основа за систематизиране на документи в дела, формиране на дела и извършване на информационно-издирвателна работа по документи.
Номенклатурата на делата е систематизиран списък на заглавията на делата, генерирани в организацията, с посочване на сроковете им на съхранение. Номенклатурата на делата е необходима за качественото формиране на документалния фонд на организацията. Документалният фонд на организацията се състои от документи, генерирани в нейната дейност, както създадени в организацията, така и получени от други организации. Номенклатурата на файловете ви позволява да организирате документи във файлове по такъв начин, че в бъдеще да можете ефективно да търсите документи, ако има нужда да ги използвате. Освен това номенклатурата на файловете изпълнява още една важна функция - определя срока на съхранение на документите.
Освен отдела за деловодство, в разработването на номенклатурата на делата участват всички структурни звена на организацията. По-точно, първо структурните подразделения на организацията разработват номенклатурите на делата на отделите, след това отделът за управление на офиса формира така наречената консолидирана номенклатура на делата, т.е. списък на делата на организацията. По-добре е да се въведе номенклатурата на делата от 1 януари следващата година, тъй като офисната работа в организациите се извършва по години.
Номенклатурата на файловете е основата за систематизиране на документи и организиране на тяхното последващо съхранение преди прехвърляне в архива на организацията или унищожаване след установените срокове на съхранение.
Тъй като разработването на Инструкции за предучилищни образователни институции е доста сложна задача и за първи път може да не получите задоволителна версия на Инструкциите от всички гледни точки, може да се препоръча първо да се разработи и одобри временна Инструкция за предучилищно образование институции. Работата с временната инструкция ще ви позволи да проверите нейните разпоредби и да идентифицирате слаби места, и след подходящо изменение Инструкциите за предучилищните образователни институции могат да бъдат одобрени като постоянни.