พื้นฐานการทำงานในสำนักงานและการไหลของเอกสารโดยสังเขป รากฐานทางทฤษฎีของการไหลของเอกสารและการจัดการสำนักงานขององค์กร งานในสำนักงานโดยย่อคืออะไร?

การไหลของเอกสารหรือการสนับสนุนเอกสาร- นี่คือการเคลื่อนย้ายเอกสารตั้งแต่การสร้างหรือการรับไปจนถึงการดำเนินการหรือส่งไปยังสถาบันอื่น แหล่งข้อมูลต่างๆ กำหนดความสัมพันธ์ระหว่างการไหลของเอกสารกับงานในสำนักงาน และมีการอธิบายในรูปแบบที่แตกต่างกัน แหล่งข้อมูลบางแห่งกล่าวว่าการรับส่งเอกสารเป็นส่วนหนึ่งของงานเอกสาร ในขณะที่แหล่งอื่นๆ ในทางกลับกัน เอกสารก็เป็นส่วนหนึ่งของงานเอกสาร เลย งานสำนักงาน- เป็นการบริหารงานธุรการในสถาบัน และถ้าเราพิจารณาการไหลของเอกสารและงานในสำนักงาน เราสามารถสรุปได้ว่าในบางกรณี กระบวนการไหลของเอกสารบางอย่างในองค์กรอาจไม่อยู่ภายใต้ข้อกำหนดขององค์กรของงานในสำนักงาน (เช่น การติดต่อทางอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างพนักงานขององค์กร) ในงานผู้เขียนเสนอให้พิจารณางานในสำนักงานเป็นกรอบการกำกับดูแลสำหรับการจัดการเอกสารด้วยการดำเนินการตามกระบวนการบัญชีเอกสารแบบกระจายอำนาจที่เป็นไปได้

การสนับสนุนด้านเอกสารในสถาบันถือเป็นกิจกรรมหลัก วัตถุประสงค์ของการไหลของเอกสารคือเพื่อจัดการข้อมูลเมื่อทำการตัดสินใจด้านการจัดการ ข้อมูลอาจแตกต่างกัน โดยอาจประกอบด้วยข้อความอีเมล เอกสารที่มาจากหน่วยโครงสร้างอื่น คำสั่งการจัดการ ฯลฯ ข้อมูลดังกล่าวอาจรวมถึงคำสั่ง คำแนะนำ การแจ้งเตือนเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงบางอย่างในสถาบัน ข้อมูลที่มาถึงสถาบันจะได้รับการประมวลผลและจัดทำอย่างเป็นทางการตามข้อกำหนดของมาตรฐาน ซึ่งสามารถบรรจุไว้ในคำแนะนำหรือข้อบังคับด้านเอกสาร

เลย เอกสาร- เป็นข้อมูลที่บันทึกไว้ในสื่อที่จับต้องได้พร้อมรายละเอียดที่ทำให้สามารถรับรู้ได้ มีการจำแนกเอกสารหลายมิติ เอกสารทั้งหมดแบ่งออกเป็นขั้นตอนเอกสารดังต่อไปนี้:

·เอกสารขาเข้า

· เอกสารขาออก

· เอกสารภายใน

เอกสารเข้า- เอกสารเหล่านี้เป็นเอกสารที่มาจากหน่วยงานของรัฐระดับสูง จากองค์กรรอง จากแผนกอื่น จากองค์กรอื่น และแน่นอน จากพลเมือง เอกสารดังกล่าวอาจรวมถึงคำสั่ง คำแนะนำ จดหมาย คำร้องเรียนของพลเมือง และอื่นๆ เอกสารขาเข้ามักจะถูกบันทึกและบันทึกไว้ในสมุดรายวันเอกสารขาเข้า

เอกสารขาออก- เป็นเอกสารที่ส่งมาจากสถาบัน เอกสารดังกล่าวอาจรวมถึงคำสั่ง คำแนะนำสำหรับองค์กรรอง รายงาน เช่น ถึงหน่วยงานระดับสูง จดหมาย และอื่นๆ ข้อความที่ส่งออก เช่นเดียวกับข้อความขาเข้า จะถูกลงทะเบียนและบันทึกไว้ในบันทึกประจำวันของเอกสารที่ส่งออก

เอกสารภายใน- เป็นเอกสารที่ไม่ออกจากสถาบัน เอกสารดังกล่าวอาจรวมถึงคำสั่ง คำสั่งจากผู้บังคับบัญชาถึงผู้ใต้บังคับบัญชา ข้อความอธิบาย รายงาน และอื่นๆ

เอกสารนี้จะตรวจสอบการจำแนกประเภทของเอกสารตามการไหลของเอกสาร ประเภทของกระแสแต่ละสายจะมีการวิเคราะห์ด้านล่าง

ขั้นแรก จะพิจารณาการจำแนกประเภทของเอกสารขาเข้าดังต่อไปนี้:

· เอกสารที่ไม่ต้องการคำตอบ

· เอกสารที่ต้องการคำตอบ

· เอกสารที่มาจากสถาบันและองค์กรรอง

· จดหมายส่วนตัว;

· การอุทธรณ์จากประชาชน

ตอนนี้คุณต้องวิเคราะห์เอกสารขาออก การจำแนกประเภทของเอกสารขาออกประกอบด้วยองค์ประกอบดังต่อไปนี้:

· การตอบสนองต่อคำร้องขอของพลเมือง

· ตอบรับเอกสารขาเข้าที่ส่งมาจากสถาบันอื่น

เอกสารล่าสุดที่ยังไม่ได้จัดประเภทคือเอกสารภายใน เอกสารภายในประเภทต่อไปนี้ได้แก่:

· คำสั่ง;

· คำสั่ง;

·บันทึกย่อของสำนักงาน

· คำแนะนำ.

จากแบบฟอร์มการนำเสนอสามารถพิจารณาการจำแนกประเภทต่อไปนี้:

· บนสื่ออิเล็กทรอนิกส์ โดยเฉพาะจดหมายที่ส่งทางอีเมล

· บนกระดาษ;

· เอกสารที่ส่งพร้อมลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์ ลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์ช่วยให้คุณตรวจสอบว่าลายเซ็นเป็นของเจ้าของใบรับรองคีย์หรือไม่

ตามเวลาในการพิจารณาและดำเนินการ เอกสารสามารถแบ่งออกเป็นส่วนต่างๆ ได้ดังต่อไปนี้

· กฎระเบียบ;

· ไม่ได้รับการควบคุม

เอกสารกำกับดูแลคือเอกสารที่ต้องดำเนินการภายในระยะเวลาที่กำหนด

เอกสารที่ไม่ใช่ข้อบังคับคือเอกสารที่ไม่มีกำหนดเวลาในการพิจารณาและดำเนินการ

การจำแนกประเภทต่อไปเอกสารที่อยู่ในขอบเขตการดำเนินการ:

· เอกสารองค์กรและการบริหาร

· เอกสารอ้างอิง;

· เอกสารทางวิทยาศาสตร์และทางเทคนิค

· เอกสารทางการเงิน

· รายงานและเอกสารทางสถิติ

มีเอกสารดังต่อไปนี้ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับโครงสร้าง:

· เอกสารที่มีโครงสร้างซับซ้อน

· เอกสารง่ายๆ

ตามระดับการเข้าถึงเอกสารมีเอกสารดังต่อไปนี้:

· เอกสารที่เปิดอยู่

· เอกสารที่มีตราประทับจำกัดการเข้าถึง

มีเอกสารดังต่อไปนี้ขึ้นอยู่กับแหล่งที่มา:

· เอกสารทางราชการหรือทางราชการ

· เอกสารส่วนตัว

เอกสารทางการหรือราชการคือเอกสารที่บุคคลหรือนิติบุคคลจัดทำขึ้นตามลำดับที่แน่นอนซึ่งสะท้อนถึงผลประโยชน์ของสถาบัน

เอกสารส่วนบุคคล - เอกสารที่สะท้อนความสนใจ บุคคลบางคน. เรียกอีกอย่างว่าเอกสารส่วนบุคคล

เอกสารต่อไปนี้มีผลทางกฎหมาย:

· เอกสารต้นฉบับ

· วันหยุด;

· สำเนารับรอง;

· ทำซ้ำ;

· สารสกัด

เอกสารต้นฉบับคือเอกสารที่สร้างขึ้นก่อนหรือจัดทำเป็นสำเนาเดียวซึ่งลงนามโดยผู้เขียน

สำเนาเอกสารเป็นเอกสารที่ประกอบด้วย ข้อมูลครบถ้วนเอกสารต้นฉบับและรูปลักษณ์ของมันแต่ ประเภทนี้เอกสารไม่มีอำนาจทางกฎหมาย

การปล่อยเอกสารคือสำเนาเอกสารที่ทำขึ้นเป็นสำเนาคาร์บอนเมื่อมีการออกเอกสารต้นฉบับและยังคงอยู่ในสถาบัน

สำเนาที่ผ่านการรับรองคือสำเนาที่มีผลบังคับทางกฎหมาย

การทำซ้ำคือสำเนาซ้ำของเอกสารต้นฉบับที่มีผลทางกฎหมายเช่นเดียวกับเอกสารต้นฉบับ

สารสกัดเป็นส่วนหนึ่งของเอกสารที่ได้รับการรับรองโดยเจ้าหน้าที่และประทับตราซึ่งระบุถึงเอกสารที่ดึงออกมา

รูปแบบการนำเสนอประกอบด้วยเอกสารดังต่อไปนี้:

· รายบุคคล;

·ลายฉลุ;

· ทั่วไป;

· โดยประมาณ;

· ปึกแผ่น.

เอกสารส่วนบุคคลคือเอกสารที่นำเสนอในรูปแบบใดก็ได้

เอกสารลายฉลุเป็นเอกสารที่เตรียมโครงสร้างและส่วนหนึ่งของเนื้อหาไว้ล่วงหน้าและส่วนอื่น ๆ จะถูกกรอกในระหว่างการเตรียมการ

เอกสารมาตรฐานคือเอกสารที่อธิบายปรากฏการณ์และกระบวนการบางอย่าง ซึ่งรวมถึงคำแนะนำมาตรฐานด้วย

เอกสารตัวอย่างคือเอกสารที่ใช้ในการร่างเอกสารตามเอกสารที่คล้ายคลึงกัน

เอกสารแบบครบวงจรคือเอกสารที่เป็นส่วนหนึ่งของระบบแบบครบวงจร

กำหนดเวลาในการดำเนินการมีดังต่อไปนี้:

· โดยไม่ระบุกำหนดเวลา

· ด่วน.

เอกสารต่อไปนี้จัดประเภทตามระยะเวลาการเก็บรักษา:

·เอกสารการจัดเก็บชั่วคราว (สูงสุด 10 ปี)

· เอกสารการจัดเก็บถาวร

· เอกสารการจัดเก็บระยะยาว (มากกว่า 10 ปี)

การจำแนกประเภทเอกสารทั้งหมดมีการกล่าวถึงข้างต้น

เอกสารที่กล่าวถึงข้างต้นและความเคลื่อนไหวเรียกว่าการไหลของเอกสาร

ในห่วงโซ่เทคโนโลยีของการประมวลผลและการเคลื่อนย้ายเอกสารขั้นตอนต่อไปนี้มีความโดดเด่น:

แผนกต้อนรับและ การประมวลผลหลักเอกสารที่องค์กรได้รับ

· การตรวจสอบเบื้องต้นและการแจกจ่ายเอกสาร

·การลงทะเบียนเอกสาร

· การควบคุมการดำเนินการ

· ข้อมูลและงานอ้างอิง

· การดำเนินการของเอกสาร การจัดเตรียม การประสานงาน การดำเนินการ

· จัดส่งหรือส่งต่อไปยังคดี

ตอนนี้ขอแนะนำให้พิจารณารายละเอียดเพิ่มเติมแต่ละขั้นตอน

การรับและการประมวลผลเอกสารเบื้องต้นที่องค์กรได้รับนั้นดำเนินการโดยเจ้าหน้าที่สำนักงาน โดยทั่วไปแล้ว อีเมลจะส่งถึงพนักงานทุกคน ดังนั้นการประมวลผลจึงไม่เพียงดำเนินการโดยเจ้าหน้าที่เสมียนเท่านั้น แต่ยังรวมถึงพนักงานแต่ละคนด้วย

ขั้นตอนการตรวจสอบเบื้องต้นและแจกจ่ายเอกสาร ขั้นตอนนี้เกี่ยวข้องกับการแจกจ่ายเอกสารระหว่างพนักงานแต่ละคนที่รับผิดชอบในเรื่องใดเรื่องหนึ่งหรือผู้ที่เอกสารนั้นได้รับการจัดการ

การลงทะเบียนเอกสารการเล่น บทบาทสำคัญ. ขั้นตอนนี้จำเป็นเพื่อให้แน่ใจว่าเอกสารใดๆ จะไม่สูญหาย และเพื่อติดตามการดำเนินการของเอกสารนี้

การควบคุมการดำเนินการเป็นขั้นตอนต่อไป โดยเกี่ยวข้องกับการตรวจสอบความตรงเวลาและการดำเนินการเอกสารคุณภาพสูง

งานข้อมูลและอ้างอิงหมายถึงตำแหน่งของเอกสารใครมีเอกสารนี้และเอกสารใดที่มีข้อมูลเกี่ยวกับประเด็นใด ๆ

การดำเนินการเอกสารการเตรียมการการประสานงานและการดำเนินการเป็นขั้นตอนสุดท้ายของการประมวลผลเอกสาร

การจัดส่งหรือการอ้างอิงถึงเคสถือเป็นขั้นตอนสุดท้าย หลังจากดำเนินการเอกสารแล้ว พวกเขาจะดูวันหมดอายุของเอกสารและส่งพร้อมกับเอกสารที่ยื่นเกี่ยวกับปัญหานี้ไปยังไฟล์

การจำแนกประเภทของเอกสารถูกกล่าวถึงข้างต้น ในเรื่องนี้การไหลของเอกสารประเภทต่อไปนี้มีความโดดเด่น:

· ภายนอก;

· ภายใน

การรับส่งเอกสารภายนอกคือการรับส่งเอกสารที่เอกสารมาจากสถาบันอื่น

โฟลว์เอกสารภายในคือโฟลว์เอกสารที่การเคลื่อนย้ายเอกสารเกิดขึ้นภายในสถาบันที่กำหนดเท่านั้น

ขึ้นอยู่กับประเภทองค์กร โฟลว์เอกสารต่อไปนี้มีความโดดเด่น:

·รวมศูนย์ - นี่คือการไหลของเอกสารซึ่งมีระบบการลงทะเบียนและการบัญชีเอกสารแบบครบวงจร

· การกระจายอำนาจคือการไหลของเอกสารที่ไม่มีระบบการลงทะเบียนและการบัญชีเอกสารแบบครบวงจร

· แบบผสมคือการไหลของเอกสารซึ่งมีทั้งการกระจายเอกสารแบบกระจายอำนาจและแบบรวมศูนย์เกิดขึ้น การไหลของเอกสารประเภทนี้ใช้ในองค์กรขนาดใหญ่ซึ่งมีการประมวลผลเอกสารจำนวนมาก

กระแสเอกสารยังไม่เหมาะในปัจจุบัน แม้ว่าจะมีการพูดคุยกันมากมายเกี่ยวกับเรื่องนี้และมีการเขียนลงในวรรณกรรมมากมายก็ตาม ในหลายองค์กรมีปัญหาที่ยังไม่ได้รับการแก้ไขซึ่งเป็นอุปสรรคต่อการปรับปรุงการบริหารจัดการสถาบัน ดังนั้นการเคลื่อนย้ายเอกสารในสถาบันจึงไม่ได้ถูกคิดอย่างมีประสิทธิผลเพียงพอเอกสารบางฉบับเดินทางไปไกลถึงผู้รับการดำเนินการกับเอกสารนี้ซ้ำกัน บ่อยครั้งที่เส้นทางที่เอกสารใช้ใช้เวลานานกว่าเวลาที่ใช้ในการทำงานนั้นมาก

การเตรียมเอกสารตามมาตรฐานเป็นส่วนพื้นฐานในการติดต่อกับองค์กร สถาบัน และรัฐวิสาหกิจอื่นๆ งานในสำนักงานมีจุดประสงค์เพื่อการเขียนเอกสารที่ถูกต้อง หลากหลายชนิดวี สถานที่ที่แตกต่างกันแผนกต้อนรับ. มีมาตรฐานของรัฐต่อไปนี้ในการเตรียมเอกสาร:

· GOST R 7.0.8 - 2013 การจัดการบันทึกและการเก็บถาวร ข้อกำหนดและคำจำกัดความ;

· GOST R ISO 15489-1-2007 ระบบมาตรฐานสารสนเทศ บรรณารักษ์ และสิ่งพิมพ์ การจัดการเอกสาร. ข้อกำหนดทั่วไป

· GOST R 6.30-2003 ระบบเอกสารองค์กรและการบริหารแบบครบวงจร ข้อกำหนดด้านเอกสาร

· GOST 7.70-2003 ระบบมาตรฐานสารสนเทศ บรรณารักษ์ และสิ่งพิมพ์ คำอธิบายของฐานข้อมูลและอาร์เรย์ข้อมูลที่เครื่องอ่านได้ องค์ประกอบและการกำหนดลักษณะ

มาตรฐาน GOST R 7.0.8 - 2013 การจัดการบันทึกและการเก็บถาวร ข้อกำหนดและคำจำกัดความให้ข้อกำหนดและคำจำกัดความในด้านการเก็บถาวรและการเก็บบันทึก ข้อกำหนดและคำจำกัดความที่เขียนในมาตรฐานของรัฐนี้จะต้องสะท้อนให้เห็นในเอกสารและวรรณกรรมทุกประเภทเกี่ยวกับงานในสำนักงานและการเก็บถาวร

GOST R ISO 15489-1-2007 ระบบมาตรฐานสารสนเทศ บรรณารักษ์ และสิ่งพิมพ์ การจัดการเอกสาร. ข้อกำหนดทั่วไปใช้กับการจัดการเอกสารในทุกองค์กร มันขยายอิทธิพลไปยังรูปแบบเอกสารและสื่อทั้งหมด มาตรฐานประกอบด้วยข้อกำหนดเกี่ยวกับกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับเอกสารของสถาบัน ข้อกำหนดเกี่ยวกับความรับผิดชอบ ขั้นตอนปฏิบัติ นโยบาย และประกอบด้วยแนวทางสำหรับการดำเนินการและการออกแบบระบบการจัดการเอกสาร

มาตรฐานแห่งรัฐของสหพันธรัฐรัสเซีย GOST 6.30-2003 “ ระบบเอกสารแบบครบวงจรระบบเอกสารองค์กรและการบริหารแบบครบวงจร ข้อกำหนดสำหรับการจัดทำเอกสาร" (นำมาใช้และบังคับใช้โดยพระราชกฤษฎีกามาตรฐานแห่งรัฐของสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 3 มีนาคม 2546 N 65-st) ระบบเอกสารองค์กรและการบริหารแบบครบวงจรประกอบด้วยคำสั่งคำแนะนำจดหมายการกระทำ , โปรโตคอล, การตัดสินใจ มาตรฐานของรัฐกำหนดไว้สำหรับ: ข้อกำหนดสำหรับแบบฟอร์มเอกสารองค์ประกอบของรายละเอียดเอกสารและข้อกำหนดสำหรับการดำเนินการตำแหน่งที่ถูกต้องของรายละเอียด แนะนำให้ใช้ข้อกำหนดของมาตรฐานของรัฐนี้ แต่ในขณะเดียวกันก็บังคับเนื่องจาก เอกสารที่ดำเนินการไม่ถูกต้องอาจทำให้เกิดความล่าช้าในการทำงานขององค์กรหรือหน่วยงานของรัฐเนื่องจากเอกสารที่ดำเนินการไม่ถูกต้องอาจถูกเข้าใจผิดและส่งไปแก้ไขในหน่วยโครงสร้างที่ได้มา การดำเนินการเอกสารที่ถูกต้องเป็นองค์ประกอบสำคัญของงานของ องค์กรหรือสถาบันร่วมกับผู้อื่น หน่วยโครงสร้างโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมันมาถึง เจ้าหน้าที่รัฐบาลคนที่คุณทำงานด้วยหรือตั้งใจจะทำงานด้วย

GOST 7.70-2546 ระบบมาตรฐานสารสนเทศ บรรณารักษ์ และสิ่งพิมพ์ คำอธิบายของฐานข้อมูลและอาร์เรย์ข้อมูลที่เครื่องอ่านได้ องค์ประกอบและการกำหนดคุณลักษณะเป็นแบบรัฐ ประเทศที่นำมาตรฐานนี้ไปใช้: อาเซอร์ไบจาน อาร์เมเนีย เบลารุส จอร์เจีย คาซัคสถาน คีร์กีซสถาน มอลโดวา สหพันธรัฐรัสเซีย ทาจิกิสถาน เติร์กเมนิสถาน อุซเบกิสถาน และยูเครน มาตรฐานนี้กำหนดรายละเอียด ได้แก่ เนื้อหา การนำเสนอ องค์ประกอบของทรัพยากรอิเล็กทรอนิกส์ซึ่งเป็นฐานข้อมูล

การเก็บบันทึกในองค์กรหรือสถาบันเป็นการไหลของข้อมูลที่ต้องจัดทำเป็นเอกสาร บันทึก และควบคุมอย่างเหมาะสม

แต่ละกิจกรรมมีทั้งข้อดีและข้อเสีย

ข้อดีของงานในสำนักงานคือการเข้าถึงเอกสารที่จำเป็นเป็นอันดับแรก การเข้าถึงออนไลน์ตามเอกสารที่จำเป็น กำหนดองค์กรว่าเป็นองค์กรที่มีการจัดระเบียบอย่างดี มีโครงสร้างที่ง่ายต่อการร่วมมือ งานในสำนักงานมีข้อดีดังต่อไปนี้:

· ประสิทธิภาพของการจัดการการเคลื่อนย้ายเอกสาร

· การจัดเก็บเอกสารสำหรับกิจกรรมประเภทหนึ่งไว้ในที่เดียว

·การสร้างที่เก็บถาวรของเอกสาร

การจัดการสำนักงานมีทั้งข้อดีและข้อเสีย ตอนนี้ขอแนะนำให้พิจารณา ข้อเสียดังต่อไปนี้งานสำนักงาน:

· ฐานที่ล้าสมัยของเอกสารเชิงบรรทัดฐานที่ควบคุมกิจกรรมการสนับสนุนเอกสารและการเก็บบันทึก

· การจัดระบบที่อ่อนแอในแนวทางการดำเนินการตามขั้นตอนมาตรฐานซึ่งไม่อนุญาตให้ดำเนินการหรือสร้างเอกสารอย่างรวดเร็ว

· อุปกรณ์ไม่เพียงพอ วิธีการที่ทันสมัยอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ของหน่วยงานที่เกี่ยวข้องกับงานองค์กรและบุคลากร

· ไม่เพียงพอหรือไม่มีเครือข่ายการสื่อสารและการขนส่งแบบครบวงจรที่รวมคลังเอกสารของแผนกต่างๆ ขององค์กรหรือสถาบัน

· การใช้เทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกส์ที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนดซึ่งนำไปสู่การใช้โซลูชันที่ไม่ถูกต้องในการดำเนินการกับเอกสารต่างๆ (การสร้าง การประมวลผล การจัดเก็บ และการควบคุมการดำเนินการ)

· ประสิทธิภาพที่อ่อนแอของระบบควบคุมและการตอบสนองต่อกรอบการกำกับดูแลที่เปลี่ยนแปลงสำหรับการสนับสนุนด้านเอกสาร

การจำแนกประเภทของเอกสารมีความหลากหลายและถือว่ามีปริมาณมาก ความสัมพันธ์ระหว่างการไหลของเอกสารนั้นไม่ซ้ำกัน และหลายแหล่งระบุด้วยวิธีที่ต่างกัน การไหลของเอกสารและงานในสำนักงานเป็นส่วนที่เป็นอิสระในสถาบัน การไหลของเอกสารคือการเคลื่อนย้ายเอกสารในสถาบัน และงานในสำนักงานคือการสร้างหรือการดำเนินการของเอกสารตามข้อกำหนดหรืออีกนัยหนึ่งคือมาตรฐาน ทุกกิจกรรมมีทั้งข้อดีและข้อเสีย สำหรับการไหลของเอกสารนั้น ไม่มีอุดมคติ แต่มีการปรับปรุงบางอย่างเพื่อให้สามารถเดินทางไปยังผู้รับได้อย่างรวดเร็ว ข้อดีและข้อเสียของงานในสำนักงานได้รับการพิจารณา

ส่งผลงานดีๆ ของคุณในฐานความรู้ได้ง่ายๆ ใช้แบบฟอร์มด้านล่าง

นักศึกษา นักศึกษาระดับบัณฑิตศึกษา นักวิทยาศาสตร์รุ่นเยาว์ ที่ใช้ฐานความรู้ในการศึกษาและการทำงาน จะรู้สึกขอบคุณเป็นอย่างยิ่ง

โพสต์เมื่อ http://www.allbest.ru/

สถาบันการศึกษาอิสระของรัฐ วิทยาลัยการแพทย์และนิเวศวิทยาโวลโกกราด

สาขาโวลซกี้

บทคัดย่อเกี่ยวกับสารคดีมั่นใจการจัดการ

หัวข้อ: “การไหลของเอกสาร”

เสร็จสิ้นโดย: นักศึกษาชั้นปีที่ 2

โคปัตส์ เอ.วี.

การแนะนำ

1. แนวคิดเรื่องการไหลของเอกสาร

2. โครงสร้างทั่วไปของเอกสารสนับสนุนการจัดการ

3. การจำแนกประเภทของเอกสาร

4. ฐานบรรทัดฐานงานสำนักงาน

5. ระบบอัตโนมัติของการไหลของเอกสาร

6. คุณสมบัติขององค์กรการไหลของเอกสารในการบัญชีของ Ryazan Tea Factory LLC

บทสรุป

รายชื่อวรรณกรรมที่ใช้แล้ว

การแนะนำ

เอกสารเป็นหลัก แหล่งข้อมูลสถานประกอบการที่ต้องการงาน องค์กรที่เหมาะสม. เอกสารให้การสนับสนุนข้อมูลสำหรับการตัดสินใจของฝ่ายบริหารในทุกระดับและประกอบกับการดำเนินกระบวนการทางธุรกิจทั้งหมด ในการบัญชีเราสามารถพูดได้ว่าเอกสารเป็นข้อความข้อมูล (ใบรับรอง) ที่เข้ารหัสด้วยวิธีใดวิธีหนึ่งและบันทึกไว้ในสื่อพิเศษเพื่อรับรองว่าข้อเท็จจริงของชีวิตทางเศรษฐกิจมีอยู่จริงเสร็จสมบูรณ์หรือควรกระทำ เป็นวิธีหนึ่งในการลงทะเบียนธุรกรรมทางธุรกิจด้วยความช่วยเหลือของเอกสาร ณ เวลาที่เสร็จสิ้น Document Flow เป็นกระบวนการเคลื่อนย้ายเอกสารอย่างต่อเนื่องซึ่งสะท้อนถึงกิจกรรมขององค์กรอย่างเป็นกลางและช่วยให้สามารถจัดการได้อย่างรวดเร็ว การค้นหาที่ยาวนาน เอกสารที่จำเป็นการสูญเสีย เอกสารที่ซ้ำกัน ความล่าช้าในการส่งและรับ ข้อผิดพลาดของบุคลากรอาจทำให้งานขององค์กรช้าลงอย่างมากหรือถึงขั้นเป็นอัมพาต โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากมีแผนกที่อยู่ห่างไกลทางภูมิศาสตร์ - จัดระเบียบการไหลของเอกสารแบบ end-to-end และด้วยเหตุนี้การจัดการการปฏิบัติงานแบบรวมศูนย์ใน ในกรณีนี้ยากมาก

การไหลของเอกสารที่มีประสิทธิภาพเป็นองค์ประกอบสำคัญของการจัดการองค์กรที่มีประสิทธิภาพ การไหลของเอกสารมีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับองค์กรที่เหมาะสมของการบัญชีการเงินและการจัดการ ไม่สามารถพิจารณาแยกจากกระบวนการทางธุรกิจเฉพาะขององค์กรใดองค์กรหนึ่งได้ นั่นเป็นเหตุผล หัวข้อนี้เป็นสิ่งสำคัญมากในการศึกษา ใน ทดสอบงานเราจะดูแนวคิดของการไหลของเอกสาร การลงทะเบียนของเอกสารที่ใช้ในองค์กร รูปแบบของการเคลื่อนไหว แนวทางที่ช่วยให้การไหลเวียนของเอกสารมีประสิทธิภาพสูงสุด กำจัดเอกสารและการดำเนินงานที่ซ้ำกัน และเร่งการทำงานกับเอกสาร

เอกสารไหล สำนักงาน งานบัญชี

1. แนวคิดการไหลของเอกสาร

โฟลว์เอกสารคือการเคลื่อนย้ายเอกสารตั้งแต่วินาทีแรกที่ได้รับหรือสร้างจนกระทั่งเสร็จสิ้นการดำเนินการหรือจัดส่ง การไหลของเอกสารเป็นส่วนเชื่อมโยงที่สำคัญในการทำงานในสำนักงาน โดยจะกำหนดอำนาจหน้าที่และความเร็วของการเคลื่อนย้ายนี้ กฎหลักของการไหลของเอกสารคือการเคลื่อนย้ายเอกสารอย่างรวดเร็วไปตามเส้นทางที่มีแนวโน้มมากที่สุดโดยใช้เวลาและแรงงานน้อยที่สุด พื้นฐานสำหรับการไหลของเอกสารนั้นจัดทำโดยเอกสารขององค์กร: กฎบัตร, ข้อบังคับเกี่ยวกับแผนกโครงสร้าง, ข้อบังคับเกี่ยวกับการบริการของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน, คำสั่งเกี่ยวกับการกระจายความรับผิดชอบ, คำแนะนำในการทำงานกับเอกสาร, คำแนะนำสำหรับงานในสำนักงาน, ไดอะแกรมการไหลของเอกสาร, โฟลว์ เส้นทาง แต่ละสายพันธุ์เอกสาร การไหลของเอกสารเป็นกระบวนการทางเทคโนโลยีแบ่งออกเป็นหลายส่วน - สตรีม พวกเขาให้การควบคุมโดยตรงและข้อเสนอแนะ ต่างกันในทิศทางและสัมพันธ์กับวัตถุการจัดการ

ต่อ:

แนวนอน - เชื่อมโยงองค์กรในระดับเดียวกัน

แนวตั้ง - จากบนลงล่าง - จากล่างขึ้นบน - เชื่อมโยงองค์กร ระดับที่แตกต่างกัน(ต้นน้ำ - อินพุตมาถึงองค์กรระดับสูงจากองค์กรรอง ปลายน้ำ - ส่งโดยหน่วยงานระดับสูงไปยังองค์กรรอง)

ในส่วนที่เกี่ยวข้องกับออบเจ็กต์การจัดการ โฟลว์เอกสารถูกสร้างขึ้นโดยโฟลว์ของเอกสารขาเข้า (มาจากองค์กรอื่น) ขาออก (ส่งไปยังองค์กรอื่น) และเอกสารภายใน (สร้างและดำเนินการภายในองค์กร)

งานหลักที่ต้องเผชิญกับบริการบัญชีขององค์กรใด ๆ คือ:

การสร้างข้อมูลที่ครบถ้วนและเชื่อถือได้เกี่ยวกับกระบวนการทางธุรกิจและผลลัพธ์ทางการเงินของกิจกรรมขององค์กร ที่จำเป็นสำหรับการจัดการการปฏิบัติงาน เช่นเดียวกับการใช้งานโดยนักลงทุน เจ้าหนี้ หน่วยงานด้านภาษีและการเงิน ธนาคาร และผู้มีส่วนได้เสียอื่น ๆ

สร้างความมั่นใจในการควบคุมความพร้อมและการเคลื่อนย้ายทรัพย์สิน การใช้วัสดุ แรงงาน และทรัพยากรทางการเงินให้เป็นไปตามบรรทัดฐาน มาตรฐาน และการประมาณการที่ได้รับอนุมัติ

การป้องกันปรากฏการณ์เชิงลบอย่างทันท่วงทีในกิจกรรมทางการเงินและเศรษฐกิจ การระบุและการระดมเงินทุนสำรองในฟาร์ม

การปฏิบัติตามภารกิจเหล่านี้โดยตรงขึ้นอยู่กับความสมบูรณ์และทันเวลาของการสะท้อนในบัญชีการบัญชีของธุรกรรมทางธุรกิจที่ดำเนินการโดยองค์กรในระหว่างการดำเนินกิจกรรมซึ่งในทางกลับกันก็เป็นผลตามมา เอกสารประกอบธุรกรรมที่เสร็จสมบูรณ์ ความถูกต้องของข้อมูลการบัญชีที่ฝ่ายบัญชีขององค์กรมอบให้กับผู้ใช้นั้นขึ้นอยู่กับความถูกต้องของการดำเนินการ

เมื่อคำนวณปริมาณการรับส่งเอกสาร จะพิจารณาเฉพาะเอกสารต้นฉบับหรือสำเนาที่ผ่านการรับรองแล้วเท่านั้น

2. โครงสร้างทั่วไปของเอกสารการจัดการ

การจัดการขององค์กรใด ๆ เป็นกระบวนการข้อมูลที่รับประมวลผลข้อมูลการตัดสินใจได้รับการพัฒนาและการสื่อสารการตัดสินใจไปยังนักแสดงซึ่งมีการควบคุมการกระทำ (รูปที่ 1)

รูปที่ 1. โครงร่างเอกสารการจัดการ

การไหลของเอกสารเป็นปัญหาหลักขององค์กรในการให้บริการงานในสำนักงานและปัญหาของเทคโนโลยีกระบวนการเอกสารดังนั้นจึงเป็นจุดเชื่อมโยงที่สำคัญของระบบงานในสำนักงานใด ๆ กระบวนการจัดระเบียบงานกับเอกสารรวมถึงการสร้างการลงทะเบียน การควบคุม การส่งเสริม การจัดระบบและการจัดเก็บ เรียกว่า งานในสำนักงาน

เอกสารใด ๆ ที่ส่งถึงองค์กรจะต้องได้รับการลงทะเบียนและดำเนินการ การประมวลผลเอกสารขาเข้าจะต้องมีรายการบันทึกประจำวันด้วย หลังจากการตรวจสอบโดยผู้จัดการและการลงทะเบียน เอกสารจะถูกโอนไปยังนักแสดง ผู้รับเหมาจะเก็บเอกสารไว้จนกว่าปัญหาจะได้รับการแก้ไขในที่สุด หลังจากดำเนินการแล้วจะต้องยื่นเอกสารพร้อมกับไฟล์ ไฟล์คือชุดของเอกสารที่เกี่ยวข้องกับปัญหาเฉพาะ (โฟลเดอร์หรือตู้เก็บเอกสารที่เอกสารจัดเรียงตามลำดับที่แน่นอน

หลังจากสิ้นสุดระยะเวลาที่กำหนด เคสต่างๆ จะถูกโอนไปยังที่เก็บถาวรเพื่อจัดเก็บ

โฟลว์เอกสารคือการเคลื่อนย้ายเอกสารตั้งแต่วินาทีแรกที่ถูกสร้างขึ้นจนถึงเวลาที่ทำงานกับเอกสารเหล่านั้นเสร็จสิ้น

ข้าว. 2. การไหลของเอกสารในองค์กร

การจัดระเบียบการไหลของเอกสารมีความเหมือนกันมากกับการจัดระเบียบของสายพานลำเลียงแบบกลไก (รูปที่ 2) ครั้งหนึ่ง การแนะนำการประกอบสายการประกอบ ควบคู่ไปกับการกำหนดประเภทผลิตภัณฑ์และการกำหนดมาตรฐานของชิ้นส่วน ส่งผลให้ผลิตภาพแรงงานเพิ่มขึ้นอย่างมีนัยสำคัญ การลดต้นทุนในกระบวนการผลิต และเป็นจุดเริ่มต้นของการผลิตจำนวนมาก จริงอยู่ที่จังหวะที่กำหนดโดยสายพานลำเลียงทำให้ความเข้มข้นของงานเพิ่มขึ้นและความตึงเครียดทางประสาทของคนงาน

การจัดระเบียบการไหลของเอกสารขึ้นอยู่กับหลักการเดียวกันกับสายพานลำเลียงแบบกลไก: การเคลื่อนย้ายเอกสารจะต้องมีการย้อนกลับไปยังขั้นตอนก่อนหน้าน้อยที่สุด เอกสารจะต้องถูกส่งไปยังผู้ปฏิบัติงานตามความรับผิดชอบเพื่อหลีกเลี่ยงความซ้ำซ้อนในการปฏิบัติงาน

มีโครงร่างการไหลของเอกสารทั้งภายนอกและภายใน (รูปที่ 3) โครงร่างภายนอกเริ่มต้นด้วยเอกสารขาเข้า (ภายนอก) ที่มาถึงองค์กรจากภายนอก สิ่งเหล่านี้อาจเป็นคำสั่งจากหน่วยงานระดับสูง คำสั่ง มติ จดหมายจากคู่ค้าและลูกค้า เป็นต้น เอกสารที่ได้รับจะถูกลงทะเบียนโดยเลขานุการแล้วส่งไปดำเนินการ

เอกสารขาเข้าคือเอกสารที่องค์กรได้รับจากองค์กรอื่น เอกสารขาออกคือเอกสารที่องค์กร (องค์กร) ส่งไปยังองค์กรอื่น เอกสารขาออกคือเอกสารที่มีข้อมูลที่สร้างขึ้นในองค์กรเพื่อวัตถุประสงค์ในการถ่ายโอนไปยังองค์กรอื่น: จดหมาย ใบรับรอง รายงาน คำสั่ง โทรเลข ข้อความโทรศัพท์ ฯลฯ

ข้าว. 3. แผนภาพการไหลของเอกสาร

หากมีการสร้างเอกสารในองค์กร วงจรภายในของการส่งเอกสารจะเกิดขึ้น (การเริ่มต้น - การดำเนินการ - การอนุมัติ - การอนุมัติ - การลงทะเบียน) การกำหนดเวอร์ชันมักเกิดขึ้นบนโครงร่างภายในของเอกสาร (นั่นคือเอกสารมีอยู่ในเวอร์ชันที่แตกต่างกัน) เช่น ในขั้นตอนการอนุมัติเมื่อความคิดเห็นปรากฏขึ้นจาก บุคคลที่แตกต่างกัน. งานที่สำคัญของงานในสำนักงานคือการติดตาม สะสม และจัดการเวอร์ชันของเอกสาร ตลอดจนติดตามการเปลี่ยนแปลงของเอกสาร

เอกสารแต่ละฉบับในกระบวนการเคลื่อนย้ายจะต้องผ่านการดำเนินการสามประการ: การลงทะเบียน การควบคุม การส่งต่อไปยังไฟล์ เพื่อหลีกเลี่ยงความสับสนกับเอกสาร การดำเนินการแต่ละครั้งจะต้องดำเนินการเพียงครั้งเดียว

3. การจำแนกประเภทเอกสาร

มีตัวเลือกมากมายในการจำแนกเอกสาร

โดยกำเนิด - เป็นทางการ, ส่วนตัว

By urgency - เร่งด่วน, ไม่เร่งด่วน

โดยการประชาสัมพันธ์ - ความลับ, ความลับของสหภาพโซเวียต, สำหรับ การใช้งานอย่างเป็นทางการ, ไม่จำแนกประเภท

ตามแบบฟอร์ม - มาตรฐานรายบุคคล

ตามอายุการเก็บรักษา - การจัดเก็บชั่วคราว ระยะยาว ถาวร

โดยธรรมชาติของการเชื่อมต่อข้อมูลทั้งขาเข้า ขาออก และภายใน

ตามประเภทของสื่อ - กระดาษ, อิเล็กทรอนิกส์

สิ่งที่น่าสังเกตเป็นพิเศษคือคลาสของเอกสารการจัดการซึ่งรวมถึง:

เอกสารองค์กร (กฎบัตรองค์กร โต๊ะพนักงาน, รายละเอียดงานของพนักงาน);

· การบริหาร (คำสั่ง คำสั่ง การตัดสินใจ);

· ข้อมูลและการอ้างอิง (จดหมาย แฟกซ์ บันทึก ข้อความโทรศัพท์)

· เอกสารเกี่ยวกับบุคลากร (สมุดงาน สัญญากับพนักงาน ไฟล์ส่วนตัวของพนักงาน)

4. กรอบการกำกับดูแลการทำงานในสำนักงาน

กรอบการกำกับดูแลสำหรับงานในสำนักงานคือกฎหมายและกฎหมายอื่น ๆ ที่ควบคุมการสร้างและส่งเสริมเอกสารและอธิบายโครงสร้างและหน้าที่ของบริการงานในสำนักงาน องค์ประกอบของกรอบการกำกับดูแลสำหรับงานในสำนักงานแสดงไว้ในรูปที่ 4 ถึงฝ่ายนิติบัญญัติและ การกระทำทางกฎหมายในด้านข้อมูลและเอกสารประกอบด้วยกฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซีย กฤษฎีกาและคำสั่งของประธานาธิบดีแห่งสหพันธรัฐรัสเซีย กฤษฎีกาของรัฐบาล และหน่วยงานบริหารต่างๆ

รูปที่ 4. กรอบการกำกับดูแลการทำงานในสำนักงาน

การดำเนินการด้านกฎหมายและกฎหมายในด้านข้อมูลและเอกสารรวมถึงกฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซีย กฤษฎีกาและคำสั่งของประธานาธิบดีแห่งสหพันธรัฐรัสเซีย กฤษฎีกาของรัฐบาล และหน่วยงานบริหารต่างๆ

ตัวอย่างเช่นประมวลกฎหมายแพ่งของสหพันธรัฐรัสเซียกำหนดประเภทของเอกสารที่สร้างขึ้นเพื่อบันทึกการกระทำของความสัมพันธ์ทางแพ่งยืนยันความสัมพันธ์ทางกฎหมาย ฯลฯ กฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซีย "ในกองทุนเอกสารสำคัญและเอกสารสำคัญ" ควบคุมกฎในการจัดเก็บเอกสาร บันทึกโดยใช้เงินทุนเก็บถาวรและจัดการ กฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซีย "เรื่องมาตรฐาน" กำหนดขั้นตอนสำหรับมาตรฐานการดำเนินการควบคุมของรัฐในการปฏิบัติตามมาตรฐานและกำหนดความรับผิดชอบสำหรับการละเมิด

ในการบันทึกจัดเก็บและให้อำนาจทางกฎหมายกับเอกสารที่สร้างโดยองค์กรต่าง ๆ จำเป็นต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดบางประการไม่เพียง แต่สำหรับเนื้อหาของเอกสารเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการออกแบบด้วย การจัดทำเอกสารราชการได้รับการควบคุมตามมาตรฐาน

ข้อกำหนดที่เหมือนกันสำหรับการจัดทำเอกสารได้รับการแก้ไขในมาตรฐานของรัฐ (GOST) โดยเฉพาะอย่างยิ่ง GOST R 6.30-2003 กำหนดข้อกำหนดพื้นฐานสำหรับการจัดทำเอกสาร (สามารถดูวัสดุ GOST ได้ในแอปพลิเคชันซีดีรอม) ตัวอย่างของตารางการไหลของเอกสารมีอยู่ในคำแนะนำสำหรับการกำหนดนโยบายการบัญชีสำหรับ หน่วยงานจัดการสิ่งแวดล้อมในอาณาเขตและองค์กรงบประมาณของคณะกรรมการแห่งรัฐเพื่อนิเวศวิทยาของรัสเซีย ( ภาคผนวกในจดหมายของคณะกรรมการแห่งรัฐเพื่อนิเวศวิทยาของรัสเซีย ลงวันที่ 26 กรกฎาคม 2542 N 04-14/24-204)

5. ระบบอัตโนมัติของการไหลของเอกสาร

ในกระบวนการของโฟลว์เอกสารอัตโนมัติ สามารถแบ่งขั้นตอนคร่าวๆ ได้สี่ขั้นตอน (รูปที่ 5): โฟลว์เอกสารแบบกระดาษ โฟลว์เอกสารแบบกระดาษโดยใช้พีซีอัตโนมัติ โฟลว์เอกสารแบบผสมและแบบไร้กระดาษ

ข้าว. 5. วิวัฒนาการของรูปแบบการไหลของเอกสาร

การไหลของเอกสารบนกระดาษหมายความว่าทุกขั้นตอนของเอกสารจะเกิดขึ้นในรูปแบบกระดาษ เพียงทศวรรษครึ่งที่แล้ว กระแสเอกสารประเภทนี้มีความโดดเด่น ในการลงทะเบียนเอกสารกระดาษ มีการใช้วารสารขนาดใหญ่หรือกระดาษรูปแบบขนาดใหญ่เพื่อเขียนเอกสารที่ลงทะเบียนใหม่ หลังจากช่วงระยะเวลาหนึ่ง นิตยสารและแผ่นงานก็ถูกส่งมอบให้กับหอจดหมายเหตุ

เมื่อคอมพิวเตอร์ปรากฏขึ้น พวกมันเข้ามาแทนที่วารสารและชีต ทำให้เกิดการจัดการเอกสารแบบกระดาษโดยใช้พีซีแบบสแตนด์อโลน

การจัดการเอกสารแบบกระดาษโดยใช้พีซีแบบสแตนด์อโลนหมายความว่าพีซีนั้นใช้ในการจัดเตรียมและบันทึกเอกสาร จริงๆ แล้ว ในขั้นตอนนี้ แนวคิดของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เกิดขึ้น เช่น เอกสารดังกล่าวซึ่งจัดเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์โดยเฉพาะหรือตามที่พวกเขาพูดว่า "บนสื่อคอมพิวเตอร์" อย่างไรก็ตาม ข้อดีของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในกรณีที่ไม่มีเครือข่ายท้องถิ่นสามารถรับรู้ได้เพียงเล็กน้อยเท่านั้น การโอน ประสานงาน และอนุมัติเอกสารในขั้นตอนนี้จะดำเนินการในรูปแบบกระดาษ

ข้าว. 6. การไหลของเอกสารแบบผสม

การไหลของเอกสารแบบผสม (รูปที่ 6) ถือว่าคอมพิวเตอร์ที่เชื่อมต่อกับเครือข่ายท้องถิ่นทำหน้าที่ในการเตรียม ส่ง และจัดเก็บเอกสาร แต่เอกสารมีผลทางกฎหมายในรูปแบบกระดาษเท่านั้น การประสานงานและการอนุมัติเอกสารทางการเงินและกฎหมายดำเนินการในรูปแบบกระดาษ ร่างเอกสารจัดทำขึ้นทางอิเล็กทรอนิกส์ (จุดที่ 1) จากนั้นเอกสารจะถูกส่งไปยังเลขานุการผู้ลงทะเบียน พิมพ์ออกมา และส่งให้ผู้จัดการเพื่ออนุมัติ (จุดที่ 2) ผู้จัดการทำการเปลี่ยนแปลงและส่งเอกสารไปยังผู้รับเหมาเพื่อทำการแก้ไข (จุดที่ 3) หลังจากเอกสารได้รับการอนุมัติแล้ว เอกสารจะถูกส่งผ่านเครือข่ายท้องถิ่นไปยังนักแสดงทุกคน (จุดที่ 4)

การไหลของเอกสารแบบไร้กระดาษหมายความว่าการทำธุรกรรมกับเอกสารทั้งหมดจะดำเนินการทางอิเล็กทรอนิกส์

6. คุณสมบัติขององค์กรของการไหลของเอกสารในการบัญชีของ Ryazan Tea Factory LLC

การไหลของเอกสารในการบัญชีของ Ryazan Tea Factory LLC สามารถอธิบายได้ว่าเป็นแบบผสม เนื่องจากโรงงานเป็นองค์กรที่มีพนักงานจำนวนไม่มาก จึงไม่จำเป็นต้องใช้ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์อัตโนมัติที่ซับซ้อน ที่นี่ใช้โปรแกรม Microsoft Outlook เป็นสื่อการกระจายเอกสารโดยช่วยในการส่งไฟล์พร้อมเอกสาร และใช้โปรแกรมเดียวกันนี้เพื่อส่งรูปภาพของเอกสารที่ได้รับจากการสแกนต้นฉบับกระดาษหลัก ดังที่เห็นได้จากรูป 6 อีเมลทำให้ทุกคนสามารถติดต่อกับทุกคนได้

ข้าว. 6. จัดระเบียบการไหลของเอกสารตามหลักการ "ทุกคนกับทุกคน" ในการบัญชีของ Ryazan Tea Factory LLC

ด้วยแนวทางนี้ จะไม่มีไดเร็กทอรีอัตโนมัติที่รวมเป็นหนึ่งสำหรับทั้งองค์กรและแต่ละแผนก รวมถึง และการบัญชี ก่อให้เกิดระบบตัวแยกประเภทและมาตรฐานของตนเอง ในกรณีนี้ โดยปกติจะใช้สมุดที่อยู่เดียวกันซึ่งมีที่อยู่อีเมลของพนักงาน

การลงทะเบียนเอกสารภายใต้โครงการนี้ดำเนินการด้วยตนเองข้อมูลเกี่ยวกับเอกสารจะถูกป้อนลงในตารางที่ไม่ได้ประมวลผลโดยระบบอัตโนมัติ เอกสารแต่ละฉบับจะถูกส่งไปตามเส้นทางที่เลือกโดยผู้ดำเนินการคนถัดไป ดังนั้นโรงงานจึงจัดระเบียบงานโดยอาศัยการแลกเปลี่ยนอีเมลและการจัดเก็บเอกสารบนไฟล์เซิร์ฟเวอร์ ซึ่งทุกคนจะมีเซลล์เป็นของตัวเอง รูปแบบการควบคุมนี้สะดวกในการจัดเก็บเอกสาร ตัวอย่างเช่นในโฟลเดอร์ "การบัญชี" มีโฟลเดอร์ "แผนกการเงิน" ในนั้นมีโฟลเดอร์ " การวางแผนทางการเงิน" ลึกลงไปอีก - "การลดหย่อนภาษี" ลำดับชั้นดังกล่าวใช้งานง่ายสำหรับผู้ใช้ - ทุกคนรู้จักเซลล์ของตนและรู้ว่าจะวางเอกสารบางอย่างไว้ที่ไหน

การเคลื่อนย้ายเอกสารหลักในการบัญชีได้รับการควบคุมโดยกำหนดการไหลของเอกสาร กำหนดการไหลของเอกสารคือกำหนดการหรือไดอะแกรมที่อธิบายการเคลื่อนไหวของเอกสารหลักในองค์กรตั้งแต่ช่วงเวลาที่สร้างจนถึงช่วงเวลาของการถ่ายโอนเพื่อจัดเก็บ กำหนดการไหลของเอกสารไม่มีรูปแบบที่รวมเป็นหนึ่งเดียว แต่ละองค์กรจัดทำตารางเวลาอย่างอิสระตามลักษณะของกิจกรรม

ที่โรงงานชา Ryazan กำลังพัฒนาตารางการไหลของเอกสาร หัวหน้าแผนกบัญชีและได้รับการอนุมัติจากหัวหน้าองค์กร

กำหนดการสร้างขั้นตอนการทำงานที่มีเหตุผล เช่น จัดเตรียมจำนวนแผนกและผู้ดำเนินการที่เหมาะสมที่สุดสำหรับการประมวลผลเอกสารหลักแต่ละฉบับกำหนดระยะเวลาขั้นต่ำของการปรากฏตัวในแผนก การจัดทำตารางการไหลของเอกสารที่ถูกต้องและการปฏิบัติตามนั้นมีส่วนช่วยในการกระจายที่เหมาะสมที่สุด ความรับผิดชอบต่อหน้าที่ระหว่างพนักงาน เสริมสร้างฟังก์ชันการควบคุมการบัญชีและรับรองความทันเวลาของการรายงาน

สำหรับแต่ละเอกสารรวมถึงการบัญชีมีเส้นทางการเคลื่อนไหวของตัวเอง ห้าขั้นตอนหลัก:

1) จัดทำเอกสาร ณ เวลาที่ทำธุรกรรมและหากเป็นไปไม่ได้ - ทันทีหลังจากเสร็จสิ้นตามข้อกำหนดในการดำเนินการ

2) การโอนเอกสารไปยังแผนกบัญชีซึ่งควบคุมความทันเวลาและความสมบูรณ์ของการยื่นเพื่อการประมวลผลทางบัญชี

3) การตรวจสอบเอกสารที่ยอมรับโดยนักบัญชีในรูปแบบของแบบฟอร์ม (การตรวจสอบความสมบูรณ์และความถูกต้องของการดำเนินการการกรอกรายละเอียดที่จำเป็น) เนื้อหา (ความถูกต้องตามกฎหมายของธุรกรรมที่จัดทำเป็นเอกสารการเชื่อมโยงเชิงตรรกะของตัวบ่งชี้แต่ละรายการ) และการตรวจสอบทางคณิตศาสตร์

4) การประมวลผลเอกสารในการบัญชีซึ่งดำเนินการในสามขั้นตอน:

* ภาษี (ราคา) - จัดให้มีการโอนมาตรการทางธรรมชาติและแรงงานไปเป็นมาตรการทางการเงินทั่วไป ตัวอย่างเช่น มีการส่งใบบันทึกเวลาการทำงานตามการคำนวณค่าจ้างของพนักงาน

* การจัดกลุ่ม - การเลือกเอกสารที่เป็นเนื้อเดียวกันในเนื้อหาทางเศรษฐกิจ ตัวอย่างเช่น การรับและปริมาณการใช้สินค้าคงคลัง

* การกำหนดบัญชี - การบ่งชี้ในเอกสารหลักของการติดต่อทางบัญชีสำหรับธุรกรรมทางธุรกิจเฉพาะที่เกิดขึ้นจากเนื้อหาของเอกสาร

5) การจัดส่งเอกสารไปยังที่เก็บถาวรเพื่อจัดเก็บหลังจากรวบรวมทะเบียนการบัญชีสำหรับพวกเขา

กฎการบัญชีกำหนดให้มีระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารหลักห้าปี กฎหมายเก็บถาวรกำหนดระยะเวลาการจัดเก็บที่แตกต่างกันสำหรับเอกสารการจัดการมาตรฐาน (รายการได้รับการอนุมัติโดย Federal Archive เมื่อวันที่ 6 ธันวาคม 2543) ตัวอย่างเช่น รายการกำหนดให้ต้องเก็บบัญชีส่วนตัวของพนักงานไว้เป็นเวลา 75 ปี ระยะเวลาจัดเก็บเอกสารให้คำนวณตั้งแต่วันที่ 1 มกราคมของปีถัดจากปีที่ออกเอกสาร

ตามข้อ 5 ของข้อบังคับการบัญชี "นโยบายการบัญชีขององค์กร" (PBU 1/98) (อนุมัติโดยคำสั่งของกระทรวงการคลังของรัสเซียลงวันที่ 9 ธันวาคม 2541 N 60n) นโยบายการบัญชีของโรงงานยังรวมถึง กฎการไหลของเอกสารและข้อมูลบัญชีเทคโนโลยีการประมวลผล เอกสารต่าง ๆ รวมถึงข้อบังคับเกี่ยวกับการบัญชีและการรายงานทางการเงินในสหพันธรัฐรัสเซีย (อนุมัติโดยคำสั่งของกระทรวงการคลังของรัสเซียลงวันที่ 29 กรกฎาคม 2541 N 34n) กล่าวถึงตารางการไหลของเอกสารซ้ำแล้วซ้ำอีกและความจำเป็นในการปฏิบัติตาม อย่างไรก็ตาม วิธีการร่างกำหนดการดังกล่าวและข้อกำหนดใดบ้างที่ใช้กับการดำเนินการไม่ได้อธิบายไว้ในเอกสารเหล่านี้

ข้อบังคับเกี่ยวกับเอกสารและการไหลของเอกสารในการบัญชีซึ่งได้รับอนุมัติจากกระทรวงการคลังของสหภาพโซเวียตเมื่อวันที่ 29 กรกฎาคม 2526 N 105 ในข้อตกลงกับสำนักงานสถิติกลางของสหภาพโซเวียตได้กำหนดขั้นตอนในการจัดการการไหลของเอกสารตามที่การเคลื่อนไหวของ เอกสารหลักในการบัญชี (การสร้างหรือการรับจากองค์กรอื่น สถาบัน การยอมรับการบัญชี การประมวลผล การโอนไปยังไฟล์เก็บถาวร - การไหลของเอกสาร) ได้รับการควบคุมโดยกำหนดการ

งานจัดทำตารางการไหลของเอกสารจัดโดยหัวหน้าฝ่ายบัญชี ตารางการไหลของเอกสารได้รับการอนุมัติตามคำสั่งของผู้จัดการโรงงาน

ตารางการไหลของเอกสารถูกจัดทำขึ้นในรูปแบบของรายการงานเกี่ยวกับการสร้างการตรวจสอบและการประมวลผลเอกสารที่ดำเนินการโดยแต่ละแผนกขององค์กรสถาบันรวมถึงนักแสดงทุกคนโดยระบุความสัมพันธ์และกำหนดเวลาในการดำเนินการให้เสร็จสิ้น .

คนงานในโรงงาน (หัวหน้าโรงงาน หัวหน้าคนงาน พนักงานจับเวลา พนักงานฝ่ายวางแผนและเศรษฐกิจ ฝ่ายการเงิน ฝ่ายแรงงาน และ ค่าจ้าง, พัสดุ, พนักงานจัดเก็บ, ผู้รับผิดชอบ, พนักงานบัญชี ฯลฯ ) สร้างและส่งเอกสารที่เกี่ยวข้องกับขอบเขตของกิจกรรมตามตารางการไหลของเอกสาร เพื่อจุดประสงค์นี้ นักแสดงแต่ละคนจะได้รับสารสกัดจากกำหนดการ โดยแสดงรายการเอกสารที่เกี่ยวข้องกับสาขากิจกรรมของผู้รับเหมา กำหนดเวลาในการยื่นและแผนกขององค์กรที่ส่งเอกสารเหล่านี้

ความรับผิดชอบในการปฏิบัติตามตารางการไหลของเอกสารรวมถึงความรับผิดชอบในการสร้างเอกสารที่ตรงเวลาและมีคุณภาพสูงการถ่ายโอนในเวลาที่เหมาะสมเพื่อการสะท้อนในการบัญชีและการรายงานเพื่อความถูกต้องของข้อมูลที่มีอยู่ในเอกสารนั้นอยู่กับบุคคลที่สร้าง และลงนามในเอกสารเหล่านี้

หัวหน้าฝ่ายบัญชีจะติดตามการปฏิบัติตามตารางการไหลของเอกสารของโรงงาน

เอกสารที่มาทะเบียนการบัญชีรายงานทางบัญชีและงบดุลอาจมีการโอนบังคับไปยังที่เก็บถาวรและก่อนหน้านั้นจะถูกเก็บไว้ในแผนกบัญชีในตู้ที่ล็อคไว้ภายใต้ความรับผิดชอบของรองหัวหน้านักบัญชี แบบฟอร์มการรายงานที่เข้มงวดจะถูกเก็บไว้ในตู้นิรภัย

เอกสารหลักที่ประมวลผลด้วยตนเองของเดือนปัจจุบันที่เกี่ยวข้องกับการลงทะเบียนการบัญชีเฉพาะจะถูกรวบรวมตามลำดับเวลาและผูกมัด คำสั่งงาน รายงานกะ และเอกสารอื่นๆ จะไม่ถูกจัดเก็บแบบผูกมัด แต่จัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์เพื่อป้องกันการสูญหายหรือนำไปใช้ในทางที่ผิด

ตามมาตรา 17 ของกฎหมายของรัฐบาลกลางวันที่ 21 พฤศจิกายน 2539 N 129-FZ "เกี่ยวกับการบัญชี" (ซึ่งแก้ไขเพิ่มเติมเมื่อวันที่ 23 กรกฎาคม 2541) เอกสารการบัญชีหลัก ทะเบียนการบัญชี และงบการเงินจะถูกจัดเก็บตามระยะเวลาที่กำหนดตาม หลักเกณฑ์การจัดงานจดหมายเหตุของรัฐแต่ต้องไม่น้อยกว่าห้าปี ผังบัญชีเอกสารนโยบายการบัญชีอื่น ๆ ขั้นตอนการเข้ารหัสโปรแกรมประมวลผลข้อมูลคอมพิวเตอร์ (ระบุเงื่อนไขการใช้งาน) จะถูกเก็บไว้อย่างน้อยห้าปีหลังจากปีที่คุณใช้ครั้งสุดท้ายเพื่อจัดทำงบการเงิน

หัวหน้าองค์กรมีหน้าที่จัดเก็บเอกสารทางบัญชี ทะเบียนบัญชี และงบการเงิน

ความปลอดภัยของเอกสารหลัก ทะเบียนการบัญชี รายงานทางบัญชี และงบดุล การดำเนินการและการโอนไปยังที่เก็บถาวรนั้นได้รับการรับรองโดยหัวหน้าฝ่ายบัญชี

ไม่อนุญาตให้ออกเอกสารหลัก ทะเบียนการบัญชี รายงานการบัญชี และยอดคงเหลือจากแผนกบัญชีและจากคลังข้อมูลโรงงานให้กับพนักงานของแผนกโครงสร้างอื่น ๆ และในบางกรณีสามารถทำได้ตามคำสั่งของหัวหน้าฝ่ายบัญชีเท่านั้น

ในกรณีที่เอกสารหลักสูญหายหรือถูกทำลาย หัวหน้าวิสาหกิจหรือสถาบันจะแต่งตั้งโดยคำสั่งให้คณะกรรมการสอบสวนสาเหตุการสูญหายหรือเสียชีวิต หากจำเป็น ตัวแทนของหน่วยงานสืบสวน การรักษาความปลอดภัย และการกำกับดูแลอัคคีภัยของรัฐจะได้รับเชิญให้เข้าร่วมในการทำงานของคณะกรรมาธิการ ผลงานของคณะกรรมาธิการได้รับการบันทึกไว้ในการกระทำซึ่งได้รับอนุมัติจากหัวหน้าองค์กรหรือสถาบัน สำเนาพระราชบัญญัติจะถูกส่งไปยังองค์กรระดับสูง

ขั้นตอนการทำงานทางบัญชีที่ Ryazan Tea Factory LLC โดยทั่วไปมีการจัดการที่ดี อย่างไรก็ตาม บางครั้งพนักงานใช้เวลาค่อนข้างมากในการค้นหาข้อมูลที่จำเป็น สถานการณ์ทั่วไปคือเมื่อทนายความจัดเก็บข้อความต้นฉบับของสัญญาในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ (มักไม่มีประวัติการเปลี่ยนแปลง) รายการบัญชีสำหรับเอกสารประกอบการทำสัญญาจะดำเนินการในระบบบัญชี บันทึกสัญญาและเอกสารประกอบจะถูกเก็บไว้ในสเปรดชีต ใบแจ้งหนี้และการกระทำจะถูกเก็บไว้ในแบบฟอร์มกระดาษในแผนกการเงิน และจดหมายโต้ตอบปัจจุบันเกี่ยวกับงานตามสัญญาจะถูกเก็บไว้ในกล่องจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ของพนักงาน เนื่องจากข้อมูลและเอกสารที่ “กระจัดกระจาย” ดังกล่าว จึงเป็นเรื่องยากที่จะรับประกันความสมบูรณ์ ความสม่ำเสมอ และความปลอดภัย ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะช่วยให้สามารถจัดระเบียบปฏิสัมพันธ์ระหว่างพนักงานขององค์กรบนพื้นฐานของเอกสาร สร้างความมั่นใจในการสร้างและการเคลื่อนย้ายเอกสารทั่วทั้งองค์กร ตรวจสอบการดำเนินการของเอกสารและกระบวนการที่อธิบายด้วยความช่วยเหลือตลอดจนการจัดเก็บ .

ในเวลาเดียวกันกำหนดการไหลของเอกสารที่ Ryazan Tea Factory LLC มีความชัดเจน พนักงานมุ่งมั่นที่จะนำไปใช้อย่างถูกต้องซึ่งจะช่วยปรับปรุงงานบัญชีทั้งหมดในองค์กรเพิ่มระดับการทำงานอัตโนมัติของงานบัญชีกระจายความรับผิดชอบงานระหว่างพนักงานอย่างเหมาะสมที่สุด เสริมสร้างฟังก์ชั่นการควบคุมการบัญชีและสร้างความมั่นใจในการรายงานทันเวลา

บทสรุป

การจัดทำเอกสารเป็นวิธีหนึ่งในการลงทะเบียนธุรกรรมทางธุรกิจโดยใช้เอกสาร ณ เวลาที่เสร็จสิ้นการจัดทำเอกสารธุรกรรมทางธุรกิจเป็นหนึ่งในคุณสมบัติที่โดดเด่นของการบัญชีเนื่องจากช่วยให้สามารถติดตามกระบวนการทางธุรกิจได้อย่างต่อเนื่อง พื้นฐานในการสะท้อนข้อมูลที่เสร็จสมบูรณ์ ธุรกรรมทางธุรกิจในทะเบียนการบัญชีเป็นเอกสารหลัก เอกสารหลักบันทึกข้อเท็จจริงของธุรกรรมทางธุรกิจ

ควรเข้าใจการไหลของเอกสารว่าเป็นการสร้างหรือการรับเอกสารหลักจากองค์กรอื่น ๆ การยอมรับสำหรับการบัญชีการประมวลผลและการถ่ายโอนไปยังที่เก็บถาวร การไหลของเอกสารในองค์กรได้รับการควบคุมโดยกำหนดเวลา กำหนดการไหลของเอกสารจัดทำขึ้นโดยหัวหน้าฝ่ายบัญชีและลงนามโดยผู้จัดการ

สำหรับแต่ละเอกสารในการบัญชีของ Ryazan Tea Factory LLC มีเส้นทางการเคลื่อนไหวของตัวเองเช่น การไหลของเอกสารของคุณ

ข้อเสียของการจัดผังเอกสารใน Ryazan Tea Factory LLC คือพนักงานของ บริษัท ใช้เวลามากในการค้นหาข้อมูลที่จำเป็นหรือสร้างเอกสารที่มีอยู่แล้วใหม่ข้อดีคือการดำเนินการตามตารางการไหลของเอกสารอย่างเข้มงวดความปรารถนาที่จะปฏิบัติตาม รากฐานทางวิทยาศาสตร์การไหลของเอกสารการจัดการเอกสารกำกับดูแลระหว่างการดำเนินการ

รายชื่อวรรณกรรมที่ใช้แล้ว

1. Barkhatnova A. ระยะเวลาในการจัดเก็บเอกสารและผลที่ตามมาของการสูญหาย // หนังสือพิมพ์การเงิน - 2547. - ลำดับที่ 44.

2. Bertyakov A., Sumin A. ระบบอัตโนมัติของการไหลของเอกสาร // ผู้อำนวยการฝ่ายการเงิน - พ.ศ. 2547 - ฉบับที่ 7-8.

3. การรายงานทางบัญชี (การเงิน): ตำราเรียน เบี้ยเลี้ยง / เอ็ด ศาสตราจารย์ วี.ดี. โนโวดวอร์สกี้ - อ.: INFRA-M, 2546. - 254 หน้า

4. Kozlova E.P., Babchenko T.N., Galanina E.N. การบัญชีในองค์กร - ม., 2548. - 720 น.

5. เอลจิน่า อี.บี. เอกสารที่มา. - อ.: สถานะเดิม, 2547. - 452 น.

6. คอนดราคอฟ เอ็น.พี. การบัญชี: บทช่วยสอน. - อ.: INFRA - ม., 2547. - หน้า. 645.

7. Kuznetsova T.V. การควบคุมกำหนดเวลาเป็นงานที่สำคัญที่สุดของเลขานุการ // ฝ่ายกิจการเลขานุการ พ.ศ. 2543 ลำดับที่ 1 3-5.

8. Kuznetsova T.V. “ การจัดการสำนักงาน (การสนับสนุนเอกสารสำหรับการจัดการ)” - M .: CJSC“ Business School“ Intel-Sintez”, 2003

9. Kuznetsova T.V. งานเลขา. อ.: JSC “โรงเรียนธุรกิจ - “Intel-sintez” 2544 - 324 หน้า

10. ครามซอฟสกายา เอ็น.เอ. “เอกสาร” คืออะไร? /การจัดการสำนักงานและการไหลของเอกสารในองค์กร/ N7, กรกฎาคม 2004

11. ทูมายาน อาร์.ซี. การบัญชี: ตำราเรียน. ฉบับที่ 2 - M.: LLC "NITARALIANS", 2546.- 895 หน้า

13. กฎหมายของรัฐบาลกลางลงวันที่ 20 กุมภาพันธ์ 2538 เลขที่ 24-FZ “เกี่ยวกับข้อมูล สารสนเทศ และการคุ้มครองข้อมูล”

14. ข้อบังคับการบัญชี “นโยบายการบัญชีขององค์กร” PBU 1/98 ได้รับการอนุมัติตามคำสั่งของกระทรวงการคลังของสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 9 ธันวาคม 2541 ฉบับที่ 60n

15. ข้อบังคับการบัญชี "ใบแจ้งยอดการบัญชีขององค์กร" PBU 4/99 ได้รับการอนุมัติตามคำสั่งของกระทรวงการคลังของสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 6 กรกฎาคม 2542 ฉบับที่ 43n

16. คำแนะนำมาตรฐานสำหรับงานสำนักงานในหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางซึ่งได้รับอนุมัติตามคำสั่งของ Federal Archive Service of Russia ลงวันที่ 27 พฤศจิกายน 2543 / ฉบับที่ 68

17. GOST R 51141-98 การเก็บบันทึกและการเก็บถาวร ข้อกำหนดและคำจำกัดความ (อนุมัติโดยพระราชกฤษฎีกามาตรฐานแห่งรัฐรัสเซียลงวันที่ 27 กุมภาพันธ์ 2541 ฉบับที่ 28)

โพสต์บน Allbest.ru

...

เอกสารที่คล้ายกัน

แง่มุมทางทฤษฎีของการจัดเอกสารสนับสนุนการจัดการในสถาบันการดูแลสุขภาพ ความแตกต่างระหว่างงานในสำนักงานและการไหลของเอกสาร ระบบตะวันตกระบบสำนักงานอัตโนมัติในรัสเซีย การวิเคราะห์ขั้นตอนเอกสารของโรงพยาบาล

วิทยานิพนธ์เพิ่มเมื่อ 01/06/2013


การวิเคราะห์ระบบสำนักงานอัตโนมัติสมัยใหม่ในองค์กรและการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ คุณลักษณะของการจำแนกประเภท ปัญหาระบบอัตโนมัติของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ข้อดีของการนำระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไปใช้

งานหลักสูตรเพิ่มเมื่อ 15/01/2556


องค์ประกอบสารคดีที่ควบคุมกิจกรรมของการบริหารสัตวแพทย์ของภูมิภาค Tyumen ระบบที่ทันสมัยงานสำนักงาน เป้าหมายและวัตถุประสงค์ของระบบอัตโนมัติของงานในสำนักงานและกระบวนการไหลเอกสาร การเลือกใช้ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

วิทยานิพนธ์เพิ่มเมื่อ 27/11/2556


โครงสร้างองค์กร CJSC "อะโตเมเนโก" หลักการพื้นฐานของระบบอัตโนมัติในการสนับสนุนเอกสารสำหรับการจัดการ ฟังก์ชั่นของระบบสำนักงานอัตโนมัติและระบบการไหลของเอกสาร สถาปัตยกรรมของระบบ AtomDoc และโครงสร้างของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

วิทยานิพนธ์เพิ่มเมื่อ 29/01/2556


ระบบอัตโนมัติของงานสำนักงานและการไหลของเอกสารในองค์กร ข้อดีของระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ วัตถุประสงค์ ประเภท และหน้าที่หลักของซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ข้อมูลเฉพาะและปรัชญาของมาตรฐาน ITIL และ COBIT

งานหลักสูตรเพิ่มเมื่อ 02/05/2016


การวิเคราะห์เอกสารเชิงบรรทัดฐานที่ควบคุมการจัดองค์กรของงานสำนักงาน ประเมินบริการเอกสารการจัดการในองค์กร การพัฒนาข้อเสนอสำหรับการทำงานอัตโนมัติในสำนักงานของแผนกทรัพยากรบุคคลในสภาพแวดล้อม "HR SB" LLC "ADSK"

วิทยานิพนธ์เพิ่มเมื่อ 12/12/2554


แนวคิดและความสำคัญของงานสำนักงานในกิจกรรมขององค์กร หลักการและบทบาทของระบบอัตโนมัติ งานบริการสนับสนุนเอกสารการจัดการ เทคโนโลยีการนำระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไปใช้ ซอฟต์แวร์ที่ใช้

งานหลักสูตรเพิ่มเมื่อวันที่ 10/01/2558


ระบบเอกสารการจัดการสถานที่ในระบบการบริหารงานบุคคล การวิเคราะห์การไหลของเอกสารของ OJSC TsTD "Diascan" แผนประสิทธิผลขององค์กรและการจัดการเพื่อปรับปรุงระบบเอกสารการจัดการ

วิทยานิพนธ์เพิ่มเมื่อ 13/02/2558


ความสำคัญของการสนับสนุนเอกสารในกิจกรรมการจัดการ การรวมและมาตรฐานของเอกสารเป็นพื้นฐานของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ อิทธิพลของระบบการจัดการเอกสารที่มีต่อประสิทธิภาพของสถาบันการแพทย์

วิทยานิพนธ์เพิ่มเมื่อ 12/19/2013


ศึกษาประเภทและหน้าที่ของการไหลของเอกสาร ลักษณะองค์กรและเศรษฐกิจขององค์กร Raizhivsoyuz LLC การวิเคราะห์ระบบการไหลของเอกสารในปัจจุบัน กระบวนการแนะนำการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในโครงสร้างการจัดการขององค์กรที่กำหนด

ความรับผิดชอบในการจดบันทึกมักตกเป็นของเลขานุการ ตำแหน่งนี้ไม่ต้องการ การศึกษาพิเศษและมักรับผู้สมัครที่มีประสบการณ์การทำงานน้อย แต่การจัดการเอกสารเป็นเรื่องที่รับผิดชอบและสำคัญการดำเนินธุรกิจที่ประสบความสำเร็จขององค์กรส่วนใหญ่ขึ้นอยู่กับความถูกต้องและถูกต้อง

งานในสำนักงานอาจเป็น:

• ทั่วไป - เกี่ยวข้องกับกิจกรรมหลักของบริษัท
• บุคลากร - สำหรับเอกสารเกี่ยวกับบุคลากร, บำรุงรักษา ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์,
• ความลับ - พบได้ในหน่วยงานของรัฐบางแห่งและมีมาตรฐานการปฏิบัติ
• อิเล็กทรอนิกส์ - เมื่อส่วนหนึ่งของข้อมูลถูกส่งในรูปแบบดิจิทัล

การเรียนรู้พื้นฐานของงานในสำนักงานด้วยตนเองไม่ใช่เรื่องยาก เริ่มต้นด้วยเอกสารที่สำคัญที่สุดและพื้นฐานที่สุด - รายชื่อคดี

ศัพท์เฉพาะของคดี

นี่คือเอกสารที่มีรายการ "สิ่งที่ต้องทำ" ทั้งหมดในองค์กร ในกรณีนี้ “ธุรกิจ” หมายถึง การรวบรวมเอกสารทางธุรกิจประเภทเดียวกันหรือมุ่งเน้นเดียวกัน

ระบบการตั้งชื่อเป็นระบบที่ช่วยให้คุณวิเคราะห์กิจกรรมสารคดีขององค์กร ในการคอมไพล์คุณจะต้องกำหนดรายการเอกสารประเภทที่มีอยู่ทั้งหมด จากนั้นรวมเข้าด้วยกันตามทิศทาง แต่ละประเภทจะมีการกำหนดตัวเลข - รหัสซึ่งอาจประกอบด้วยตัวเลขหรือตัวอักษรหลายตัวเช่นหมายเลขปีหรือเดือนที่ตีพิมพ์หากปริมาณเอกสารมีความสำคัญ

ตัวอย่างเช่น: 01/BU/2017 โดยที่ 01 คือหมายเลขลำดับ BU คือบัญชี 2017 คือปี นอกจากนี้ยังมีการระบุระยะเวลาการจัดเก็บและสถานที่ในไฟล์เก็บถาวรเมื่อไฟล์จะถูกส่งด้วย ระบบการตั้งชื่อสามารถอนุมัติได้ในช่วงระยะเวลาหนึ่ง - เป็นเวลาหนึ่งปี, 3 ปีหรือ 5 ปีหากคาดว่าจะไม่มีการเปลี่ยนแปลง ก่อนที่จะอนุมัติเนื้อหาของระบบการตั้งชื่อจะต้องได้รับการตรวจสอบโดยหัวหน้าแผนกที่เกี่ยวข้องกับงานของพวกเขา

ระบบการตั้งชื่อถูกรวบรวมเพื่อวัตถุประสงค์ในการเก็บถาวรเอกสารที่สะดวกตลอดจนการนำคดีเข้าสู่ระบบ ช่วยสรุปพื้นฐานของงานในสำนักงานโดยย่อสะท้อนถึงเอกสารทางธุรกิจประเภทหลักโดยคำนึงถึงลักษณะขององค์กร โดยปกติแล้วจะรวบรวมในรูปแบบของตาราง - ชื่อของเคส, รหัส (หมายเลข), สถานที่ในไฟล์เก็บถาวร, ระยะเวลาการจัดเก็บ ควรจัดกลุ่มกรณีตามประเภทและแผนกของสิ่งพิมพ์

ประเภทของเอกสารในองค์กร

จำนวนกรณีและประเภทของเอกสารเกี่ยวข้องโดยตรงกับกิจกรรมเฉพาะของบริษัท บ่อยครั้งที่การไหลของเอกสารถูกแบ่งออกเป็นบล็อคซึ่งดำเนินการโดยผู้เชี่ยวชาญในสาขางาน แต่มีรายชื่อของบริษัทต่างๆ ที่เป็นลักษณะทั่วไป ไม่ว่าจะเป็นเชิงพาณิชย์หรือเป็นของรัฐ:

ขาเข้า - ทุกสิ่งที่เข้าองค์กรจากภายนอก - ทุกสิ่งที่มาทางไปรษณีย์, มีบริการจัดส่ง, จัดส่งด้วยตนเองโดยตัวแทนขององค์กรอื่น ๆ

ขาออก - ส่งจากองค์กร - ทุกอย่างจ่าหน้าถึงนิติบุคคลอื่น ๆ รวมถึงบุคคล (คำตอบ จดหมาย การตัดสินใจ)

ภายใน - ไม่เกินขอบเขตขององค์กรที่ควบคุมการทำงานขององค์กร (คำสั่ง คำแนะนำ ข้อบังคับ ข้อบังคับ ฯลฯ )

ตามกฎแล้ว แต่ละประเภทจะมีสมุดรายวันการลงทะเบียนแยกต่างหาก ซึ่งจะบันทึกหมายเลขประจำเครื่อง วันที่ ชื่อ แหล่งที่มาของเอกสารหรือที่ที่ส่ง และชื่อของบุคคลที่รับผิดชอบ

หากมีการบันทึกเอกสารที่แจกให้กับพนักงานในสมุดรายวัน จะมีช่องเหลือให้ลงนามเมื่อได้รับ นอกจากนี้ ยังสามารถจดบันทึกลงในบันทึกประจำวันซึ่งมีไฟล์ตามระบบการตั้งชื่อ สำเนาจะถูกจัดเก็บเพื่อจัดเก็บ

องค์กรยังสามารถเก็บบันทึกการเดินทางเพื่อธุรกิจภายใน บันทึกการส่งมอบกุญแจ เวลาที่มาถึง ที่ทำงานและแม้กระทั่งการโทร บางครั้งจำนวนบัญชีแยกประเภทจะนำไปสู่การสร้างบันทึกรายวันบัญชีแยกประเภท ทุกอย่างขึ้นอยู่กับความต้องการและแนวทางปฏิบัติในปัจจุบันขององค์กร

นิตยสารต้องมีหมายเลข เย็บ และปิดผนึก ซึ่งทำเพื่อลดความเป็นไปได้ในการเปลี่ยนแผ่น

การเก็บบันทึกเป็นพื้นฐานของงานในสำนักงานและการไหลของเอกสาร จำนวนวารสารและไฟล์ขึ้นอยู่กับความต้องการและความปรารถนาของบริษัทในการบันทึกเอกสารที่มีอยู่ทั้งหมด

กฎระเบียบเกี่ยวกับการไหลของเอกสาร

หลังจากพัฒนาระบบการตั้งชื่อกรณีและรายชื่อวารสารที่จำเป็นแล้ว ก็สมเหตุสมผลที่จะจัดทำกฎระเบียบเกี่ยวกับการไหลของเอกสารขององค์กร นี่เป็นกฎระเบียบที่อธิบายกฎเกณฑ์ในการรวบรวม การส่ง และการเก็บถาวรเอกสารที่มีอยู่ทั้งหมด โดยจะอธิบายขั้นตอนสำหรับการไหลของเอกสารแต่ละรายการและกำหนดกำหนดเวลาในการโอนจากแผนกหนึ่งไปยังอีกแผนกหนึ่ง

กฎระเบียบตัวอย่าง

ข้อกำหนดนี้จะช่วยหลีกเลี่ยงความสับสน การเปลี่ยนความรับผิดชอบ และการสูญเสียเอกสารทางธุรกิจที่สำคัญ สำหรับแต่ละสตรีมจะมีการกำหนดเส้นทาง - ตัวอย่างเช่น: การตีพิมพ์, การอนุมัติ, การลงทะเบียน, การส่งไปยังผู้รับ, การยื่นในที่เก็บถาวร

ซีลและแสตมป์

บ่อยครั้งที่ผู้มาใหม่ ไม่เพียงแต่พวกเขาเท่านั้น ไม่สามารถทราบได้ว่าในกรณีใดที่จำเป็นต้องประทับตราขององค์กร และในกรณีใดไม่จำเป็น คำตอบนั้นง่ายมาก: แบบฟอร์มขาออกได้รับการรับรองพร้อมตราประทับเพราะว่า การมีตราประทับรับรองที่มาของจดหมาย เอกสารภายในไม่จำเป็นต้องพิมพ์เพราะว่า ลายเซ็นของฝ่ายบริหารในกรณีนี้ก็เพียงพอแล้ว

เอกสารขาเข้าหลังจากการลงทะเบียนจะถูกโอนไปยังผู้จัดการเพื่อทำการตัดสินใจและแต่งตั้งผู้รับผิดชอบในการดำเนินการหรือตอบสนอง พวกเขาไม่จำเป็นต้องประทับตราด้วย ไม่ควรสับสนระหว่างตราประทับและตราประทับ แสตมป์อาจแตกต่างกันมาก ตั้งแต่ "หมายเลขขาเข้า..." ไปจนถึง "สำเนาถูกต้อง" และไม่มีผลทางกฎหมาย นี่เป็นเพียงเครื่องมือเสริมสำหรับงานเลขานุการ

มีพื้นฐานการทำงานในสำนักงานมาใช้ในการจัด นิติบุคคลประเภทใด ๆ. เป็นกระบวนการที่ค่อนข้างใช้แรงงานเข้มข้นซึ่งพนักงานทุกคนในเครื่องมือการจัดการมีส่วนร่วมอย่างแน่นอน ท้ายที่สุดแล้วแผนกหนึ่งมีหน้าที่รับผิดชอบในการกรอกและประมวลผลเอกสารส่วนอีกแผนกมีหน้าที่รับผิดชอบในการเคลื่อนย้ายเอกสารเหล่านี้ผ่านหน่วยงานในเวลาที่เหมาะสมและสำหรับแผนกที่สามข้อมูลนี้เป็นแนวทางภาพในการทำงานตามปกติ

พื้นฐานของงานในสำนักงานมีพื้นฐานด้านกฎหมายและด้วยเหตุนี้เราจึงสามารถเลือกระบบงานสำนักงานแบบครบวงจรซึ่งสะท้อนถึงกฎพื้นฐานคำแนะนำและแนวทางปฏิบัติอย่างชัดเจน นอกจากนี้ เส้นทางทั้งหมดที่เอกสารใช้ตั้งแต่การสร้างจนถึงการส่งมอบไปยังไฟล์เก็บถาวรจะถูกควบคุม คนทำงานทุกคนอาจรู้สิ่งนี้ว่าเป็นมาตรฐานของรัฐประเภทใดประเภทหนึ่ง มาตรฐานเหล่านี้เป็นตัวอย่างที่ชัดเจนของข้อกำหนดหลักของระบบ

แน่นอนว่า ก่อนที่จะสร้างระบบที่เป็นหนึ่งเดียว ผู้เชี่ยวชาญต้องทำงานหนักเพื่อศึกษาหลักการที่สำคัญที่สุดในการทำงานกับเอกสาร เป็นเวลานานศึกษาพื้นฐานงานสำนักงาน แบ่งเป็น ขั้นตอนการลงทะเบียน การย้ายแผนก การสมัคร และการยื่นเอกสาร จากการประมวลผลข้อมูลที่ได้รับทำให้สามารถระบุแนวโน้มทั่วไปที่สอดคล้องกับกิจกรรมการผลิตขององค์กรในรูปแบบองค์กรและกฎหมายใด ๆ

พื้นฐานของงานในสำนักงานมีวัตถุประสงค์เพื่อรวมระบบการกรอกเอกสารที่คล้ายกันเพื่อให้มั่นใจในการเปรียบเทียบข้อมูลภายในประเทศเดียวและแม้แต่ในระดับสากล นอกจากนี้ การกำหนดมาตรฐานและการรวมเข้าด้วยกันจะช่วยประหยัดเวลาในการรายงานผู้ใช้ เนื่องจากจะช่วยเร่งกระบวนการทำความคุ้นเคยกับเอกสารให้เร็วขึ้น ตัวอย่างจะเป็นแบบฟอร์ม นั่นคือ เอกสารที่มีรายละเอียดที่พิมพ์ไว้ล่วงหน้า สิ่งเหล่านี้สามารถพัฒนาและใช้งานภายในองค์กรแต่ละแห่ง ในระดับชาติ หรือในลักษณะสากลก็ได้ ยิ่งไปกว่านั้น ควรทำความเข้าใจว่าแบบฟอร์มนี้ไม่เพียงแต่เป็นเอกสารการทำงานที่สะดวกซึ่งเอื้อต่อกิจกรรมการผลิตเท่านั้น แต่ยังสะท้อนถึงชื่อเสียงของบริษัทและระดับความรับผิดชอบด้วย ก่อนที่จะส่งไปยังตลาดมวลชน คุณควรตรวจสอบการสะกดของแต่ละรายละเอียดและความถูกต้องของการออกแบบโดยรวมอย่างรอบคอบ

พื้นฐานของโฟลว์เอกสารระบุถึงความจำเป็นในการลงทะเบียนเอกสารทุกฉบับที่ผ่านพื้นที่เฉพาะในระหว่างกิจกรรมการผลิต ความสามารถของผู้เชี่ยวชาญอยู่ที่การแจกจ่ายเอกสารทั้งหมดอย่างรวดเร็ว การลงทะเบียนอย่างทันท่วงที รวมถึงการจัดกลุ่มข้อมูลอย่างมีเหตุผลตามโครงการที่พัฒนาขึ้น

ปัจจุบันมีการจัดสัมมนามากมายเพื่อเปิดเผยเทคนิคหลักและเคล็ดลับของกิจกรรมนี้ พื้นฐานของการจัดการบันทึกบุคลากรได้รับความนิยมเป็นพิเศษเนื่องจากพื้นที่การบัญชีสำหรับพนักงานและผู้สมัครตำแหน่งนั้นมีเอกสารจำนวนมาก ในด้านนี้ ผู้เชี่ยวชาญดำเนินงานขนาดใหญ่เพื่อคาดการณ์จำนวนตำแหน่งงานว่างสำหรับตำแหน่งงานที่กำลังจะมาถึง โดยคำนึงถึงการเพิ่มระดับคุณสมบัติของพนักงาน กิจกรรมการรับรอง และอื่นๆ นอกจากนี้งานวิเคราะห์ทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับบุคลากรขององค์กรยังเป็นองค์ประกอบของการจัดการบันทึกบุคลากรอีกด้วย

พนักงานฝ่ายบัญชีบุคลากรจะต้องรวบรวมเป็นประจำทุกปีเพื่อเสริมและชี้แจงเนื้อหาที่มีอยู่ ในขณะเดียวกันก็จำเป็นต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารเป็นไปตามมาตรฐานทางกฎหมายในปัจจุบัน ผู้เชี่ยวชาญจะต้องส่งเอกสารที่ล้าสมัยไปยังหน่วยเก็บถาวรอย่างทันท่วงที โดยจะจัดเก็บไว้ตามระยะเวลาที่กำหนด โดยปกติจะใช้เวลาอย่างน้อยห้าปี งานที่สำคัญที่สุดของแผนกนี้ได้แก่ การรวบรวมแบบสอบถามเฉพาะทางที่ใช้ ตลอดจนการจัดทำรายการคำถามเพื่อช่วยในการสัมภาษณ์

แต่ละองค์กรสร้างเอกสารที่สะท้อนถึงแง่มุมต่างๆ ของกิจกรรม: การจัดการ (การวางแผน กฎระเบียบ การควบคุม ฯลฯ) การจัดหาทรัพยากรที่จำเป็น (มนุษย์ การเงิน วัตถุดิบ อุปกรณ์ ฯลฯ) กิจกรรมหลักหรือการผลิต (การค้า บริการการขนส่ง , ประกันภัย, บริการธนาคาร ฯลฯ) แต่ละองค์กรดำเนินการแลกเปลี่ยนข้อมูลกับองค์กรอื่น รับเอกสารต่างๆ (จดหมายธุรกิจ สัญญา ระเบียบปฏิบัติ การกระทำ ฯลฯ) เพื่อให้กิจกรรมขององค์กรมีประสิทธิผลและทำงานกับเอกสารได้อย่างเป็นระเบียบจึงได้มีการสร้างระบบการจัดการสำนักงานในองค์กร

มากำหนดเงื่อนไขกัน

ในระบบการจัดการสำนักงาน เราหมายถึงชุดของมาตรการขององค์กร ข้อมูล เทคนิค เทคโนโลยีที่รับรองการจัดทำเอกสารกิจกรรมขององค์กร (การสร้างเอกสาร) การรับหรือการส่งเอกสาร การประมวลผล การจัดเก็บ และการใช้งาน

งานในสำนักงานเป็นระบบที่ซับซ้อนดังนั้นสำหรับ องค์กรที่มีประสิทธิภาพการวางเอกสารลงในโฟลเดอร์และจัดเก็บไว้ในตู้หรือโต๊ะนั้นไม่เพียงพอ เอกสารจำเป็นต้องได้รับการจัดระบบ ลงทะเบียน ติดตามการดำเนินการ กำหนดระยะเวลาการจัดเก็บ จัดรูปแบบเป็นไฟล์ ฝากไว้ในไฟล์เก็บถาวร หรือทำลายเอกสารหลังจากที่สูญเสียคุณค่าไป และระยะเวลาการจัดเก็บที่กำหนดโดยกฎระเบียบได้หมดอายุลง และทั้งหมดนี้ต้องทำตามหลักการบางประการตามกฎเกณฑ์บางประการเพื่อให้สามารถค้นหาเอกสารที่จำเป็นได้ตลอดเวลาและเพื่อให้เอกสารนี้สามารถใช้เป็นพื้นฐานทางกฎหมายในการตัดสินใจของฝ่ายบริหารเป็นหลักฐานในศาลหรือ เพื่อจุดประสงค์อื่น

ตามคำจำกัดความที่กำหนดไว้ในข้อ 2.1 ของ GOST R 51141-98 “การจัดการและการเก็บถาวรสำนักงาน ข้อกำหนดและคำจำกัดความ” งานในสำนักงาน (สนับสนุนเอกสารเพื่อการจัดการ) เป็นสาขาหนึ่งของกิจกรรมที่ให้บริการจัดทำเอกสารและการจัดระเบียบการทำงานด้วยเอกสารราชการ คำจำกัดความที่คล้ายกันเกือบจะประดิษฐานอยู่ใน GOST R ISO 15489-1-2007 “ระบบมาตรฐานสำหรับข้อมูล ห้องสมุด และการเผยแพร่ การจัดการเอกสาร. ข้อกำหนดทั่วไป": การจัดการบันทึก - ชุดของการดำเนินการที่เป็นระบบและมีประสิทธิภาพสำหรับการสร้างการใช้การจัดเก็บและการทำลายเอกสารในองค์กรเพื่อพิสูจน์การดำเนินธุรกิจ (การจัดการ)" (ข้อ 3.20)

การจัดทำเอกสารกิจกรรมขององค์กร (การสร้างเอกสาร) เป็นกิจกรรมที่พนักงานเกือบทั้งหมดขององค์กรมีส่วนร่วมในระดับหนึ่งหรืออย่างอื่น การจัดระเบียบงานด้วยเอกสาร (การประมวลผลเอกสารการจัดเก็บการใช้) เป็นประเภทของกิจกรรมที่ดำเนินการโดยแผนกเฉพาะขององค์กรหรือหากองค์กรมีขนาดเล็กโดยพนักงาน (ผู้เชี่ยวชาญด้านเอกสารเสมียน) ที่ปฏิบัติหน้าที่ของ ผู้จัดงานเอกสารหรือผู้จัดการเอกสาร

บันทึก ในความเห็นของเรา เราสามารถพูดได้ว่าองค์กรมีระบบการจัดการสำนักงาน หาก: ฟังก์ชันการจัดการเอกสาร (การสร้าง การประมวลผล การจัดเก็บ และการใช้เอกสาร) ได้รับการแจกจ่ายให้กับพนักงานขององค์กร และกำหนดความรับผิดชอบสำหรับการไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนด มีการจัดการการไหลของเอกสารเช่น การเคลื่อนย้ายเอกสารตั้งแต่ช่วงเวลาที่องค์กรสร้างหรือรับจนกระทั่งเสร็จสิ้นการดำเนินการ การส่งเอกสารและ/หรือถ่ายโอนไปยังไฟล์เพื่อจัดเก็บ จัดทำระบบการลงทะเบียน (การบัญชี) เอกสาร (ขาเข้า, ภายใน, ขาออก) และจัดให้มีการค้นหาเอกสาร เอกสารที่ดำเนินการจะถูกจัดวางเพื่อจัดเก็บเป็นไฟล์ตามระบบการตั้งชื่อไฟล์

องค์กรของงานสำนักงาน

หากเราพูดถึงการจัดองค์กรของงานสำนักงานเป็นลำดับของการกระทำที่ต้องดำเนินการในองค์กรขั้นตอนแรกคือการสร้างหน่วยแยกต่างหาก (เรียกว่าแผนกงานในสำนักงาน) หรือหากปริมาณการไหลของเอกสาร มีขนาดเล็ก การแต่งตั้งพนักงานซึ่งมีหน้าที่รับผิดชอบได้แก่ จัดการงานด้านเอกสาร ในองค์กรขนาดเล็กนี่อาจเป็นเลขานุการของผู้จัดการซึ่งนอกเหนือจากหน้าที่ของข้อมูลเอกสารและบริการด้านองค์กรและด้านเทคนิคสำหรับผู้จัดการแล้วยังได้รับความไว้วางใจให้ทำหน้าที่จัดระเบียบงานเกี่ยวกับเอกสารอีกด้วย

การสร้างหน่วยงานสำนักงานเฉพาะทาง - แผนกงานสำนักงาน - มาพร้อมกับการดำเนินการตามลำดับหลายประการ

ขั้นตอนที่ 1: การพัฒนาและการอนุมัติกฎระเบียบของฝ่ายบริหารสำนักงานและลักษณะงานของพนักงานแผนก

กฎระเบียบของฝ่ายบริหารสำนักงานจะกำหนดสถานะของหน่วยงานนี้ (สถานะทางกฎหมาย) งาน หน้าที่ สิทธิ ความรับผิดชอบ ตลอดจนลักษณะของความสัมพันธ์กับหน่วยงานอื่นๆ

รายละเอียดงานกำหนดการกระจายปริมาณงานทั้งหมดที่ดำเนินการโดยแผนกระหว่างพนักงานโดยคำนึงถึงคุณสมบัติเทคโนโลยีในการทำงานในสำนักงานและปริมาณของพวกเขา

ขั้นตอนที่ 2: การแต่งตั้งพนักงานที่รับผิดชอบการเก็บบันทึกในแผนกโครงสร้างขององค์กร

ข้อกำหนดเบื้องต้นสำหรับการทำงานกับเอกสารให้ประสบความสำเร็จคือการแต่งตั้งพนักงานที่มีหน้าที่รับผิดชอบรวมถึงการเก็บบันทึกในแผนกโครงสร้าง

ไม่ใช่ทุกหน่วยโครงสร้างขององค์กรสามารถอ้างได้ว่ามีพนักงานที่จะมีส่วนร่วมในงานในสำนักงานเท่านั้น (เลขานุการหรือเสมียน) หากแผนกมีจำนวนน้อย ปริมาณเอกสารก็น้อย การเก็บบันทึกของหน่วยโครงสร้างสามารถมอบหมายให้พนักงานของแผนกคนใดคนหนึ่งได้ ซึ่งมักจะดำรงตำแหน่งระดับรองที่สุดของผู้เชี่ยวชาญซึ่งจะทำหน้าที่เก็บบันทึกตามไปด้วย กับการปฏิบัติหน้าที่ตามตำแหน่งของตน การแต่งตั้งพนักงานที่รับผิดชอบในการจัดทำบันทึกในแผนกโครงสร้างจะดำเนินการตามคำสั่งของหัวหน้าองค์กร

ขั้นตอนที่ 3: การพัฒนาและการอนุมัติคำแนะนำในการสนับสนุนเอกสาร (เอกสาร) ขององค์กร (ต่อไปนี้จะเรียกว่าคำแนะนำสำหรับการศึกษาก่อนวัยเรียน)

คำแนะนำสำหรับสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนเป็นเอกสารกำกับดูแลหลักที่ควบคุมขั้นตอนและเทคโนโลยีในการทำงานกับเอกสารตั้งแต่ช่วงเวลาที่องค์กรสร้างหรือรับจนกว่าจะถูกส่งไปยังผู้สื่อข่าวหรือโอนไปจัดเก็บ คำแนะนำสำหรับการศึกษาก่อนวัยเรียนควรกำหนดกระบวนการและขั้นตอนในการประมวลผลเอกสารในทุกขั้นตอน วงจรชีวิต. คำแนะนำนี้เป็นเอกสารกำกับดูแลขององค์กรซึ่งได้รับการอนุมัติจากหัวหน้าองค์กรและเป็นข้อบังคับสำหรับพนักงานทุกคน

ปัจจุบันเอกสารระเบียบวิธีเดียวที่กำหนดขั้นตอนในการพัฒนาคำแนะนำสำหรับสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนคือคำแนะนำด้านระเบียบวิธีสำหรับการพัฒนาคำแนะนำสำหรับงานสำนักงานในหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลาง (อนุมัติโดยคำสั่งของเอกสารสำคัญของรัฐบาลกลางเมื่อวันที่ 23 ธันวาคม 2552 ฉบับที่ 76) คำแนะนำด้านระเบียบวิธีมีไว้สำหรับหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลาง อย่างไรก็ตาม เอกสารนี้สามารถนำไปใช้โดยหน่วยงานอื่น องค์กรของรัฐและที่ไม่ใช่ของรัฐ แต่มีการปรับเปลี่ยนที่เหมาะสม

แม้ว่าจะมีอยู่ก็ตาม คำแนะนำด้านระเบียบวิธีผู้พัฒนาคำแนะนำจำเป็นต้องทำงานเบื้องต้นมากมายเพื่อเลือกการกำหนดค่าเฉพาะของระบบการจัดการสำนักงาน ซึ่งสะท้อนถึงคุณสมบัติการทำงานกับเอกสารในองค์กรที่กำหนด

การพัฒนาคำแนะนำสำหรับสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนเป็นงานของฝ่ายบริหารสำนักงาน (พนักงานที่รับผิดชอบในการทำงานกับเอกสาร) วัตถุประสงค์ของการพัฒนาคำแนะนำสำหรับการศึกษาก่อนวัยเรียนคือเพื่อสร้างเทคโนโลยีสำหรับการทำงานกับเอกสารในองค์กร

• กฎเกณฑ์ในการบันทึกกิจกรรมการจัดการขององค์กร(การร่างและการดำเนินการชุดเอกสารการจัดการขั้นพื้นฐาน รวมถึงข้อกำหนดสำหรับแบบฟอร์ม องค์ประกอบของรายละเอียด และการออกแบบ)
• กฎเกณฑ์ในการจัดการการไหลของเอกสารขององค์กร(การเคลื่อนย้ายเอกสารในกระบวนการสร้างและดำเนินการ การรับและส่งเอกสาร รวมถึงการลงทะเบียนเอกสาร การควบคุมการดำเนินการของเอกสาร การทำงานอ้างอิงกับเอกสาร)
• กฎเกณฑ์ในการจัดจัดเก็บเอกสาร(การจัดระบบเอกสารที่ดำเนินการตามระบบการตั้งชื่อคดี, การจัดทำคดี, การจัดเก็บคดี, การโอนเอกสารเพื่อจัดเก็บเอกสารสำคัญ, การทำลายเอกสารที่มีระยะเวลาการจัดเก็บหมดอายุ)

เมื่อพัฒนาคำแนะนำสำหรับการศึกษาก่อนวัยเรียนจำเป็นต้องเป็นไปตามบทบัญญัติของกฎหมายและกฎหมายเชิงบรรทัดฐานอื่น ๆ ที่ควบคุมการสนับสนุนและการเก็บถาวรเอกสารตามบทบัญญัติของเอกสารที่เป็นส่วนประกอบขององค์กรโดยเฉพาะกฎบัตรหรือข้อบังคับ (อยู่ในสิ่งเหล่านี้ เอกสารที่กำหนดความสามารถของการจัดการและสิทธิของผู้จัดการในการออกเอกสารบางอย่าง) ระบุและวิเคราะห์ชุดของการดำเนินการทางกฎหมายเชิงบรรทัดฐานเอกสารการบริหารที่เกี่ยวข้องกับประเด็นต่าง ๆ ของกิจกรรมการจัดการและการจัดระเบียบการทำงานกับเอกสาร (เช่น คำสั่งขององค์กรเกี่ยวกับการแบ่งความรับผิดชอบระหว่างฝ่ายบริหารหรือการมอบหมายสิทธิในการลงนามคำสั่งขั้นตอนการบันทึกจัดเก็บและทำลายแบบฟอร์มตราประทับและตราประทับขององค์กร ฯลฯ ) การระบุเอกสารชุดนี้จำเป็นไม่เพียง แต่เพื่อวิเคราะห์บรรทัดฐานและกฎเกณฑ์สำหรับการทำงานกับเอกสารที่กำหนดไว้แล้วในองค์กรเท่านั้น แต่ยังเพื่อหลังจากอนุมัติคำแนะนำแล้ว (และข้อกำหนดบางส่วนจากเอกสารเหล่านี้อาจรวมอยู่ใน คำแนะนำสำหรับสถานศึกษาก่อนวัยเรียน) สามารถออกคำสั่งประกาศเอกสารเหล่านี้บางส่วนไม่ถูกต้องได้

ขั้นตอนที่ 4: การพัฒนาระบบการตั้งชื่อคดี ซึ่งทำหน้าที่เป็นพื้นฐานสำหรับการจัดระบบเอกสารเป็นคดี การจัดทำคดี และการดำเนินการสืบค้นข้อมูลในเอกสาร

ระบบการตั้งชื่อของกรณีและปัญหาคือรายการชื่อกรณีและปัญหาที่จัดระบบซึ่งสร้างขึ้นในองค์กร โดยระบุระยะเวลาการจัดเก็บ การตั้งชื่อคดีเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการจัดตั้งกองทุนสารคดีขององค์กรที่มีคุณภาพสูง กองทุนสารคดีขององค์กรประกอบด้วยเอกสารที่สร้างขึ้นในกิจกรรมขององค์กร ทั้งที่สร้างขึ้นในองค์กรและได้รับจากองค์กรอื่น ระบบการตั้งชื่อไฟล์ช่วยให้คุณสามารถจัดระเบียบเอกสารเป็นไฟล์ในลักษณะที่ในอนาคตคุณสามารถค้นหาเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพหากจำเป็นต้องใช้เอกสารเหล่านั้น นอกจากนี้ระบบการตั้งชื่อไฟล์ยังทำหน้าที่สำคัญอีกประการหนึ่ง - กำหนดระยะเวลาการจัดเก็บสำหรับเอกสาร

นอกจากแผนกการจัดการสำนักงานแล้ว แผนกโครงสร้างทั้งหมดขององค์กรยังมีส่วนร่วมในการพัฒนาระบบการตั้งชื่อคดีอีกด้วย อย่างแม่นยำยิ่งขึ้นก่อนอื่นแผนกโครงสร้างขององค์กรจะพัฒนาระบบการตั้งชื่อของกิจการของแผนกจากนั้นแผนกการจัดการสำนักงานจะจัดตั้งระบบการตั้งชื่อแบบรวมกิจการที่เรียกว่าเช่น รายการกิจการขององค์กร เป็นการดีกว่าที่จะบังคับใช้ระบบการตั้งชื่อคดีตั้งแต่วันที่ 1 มกราคมของปีถัดไปเนื่องจากงานสำนักงานในองค์กรจะดำเนินการตามปี

ระบบการตั้งชื่อไฟล์เป็นพื้นฐานสำหรับการจัดระบบเอกสารและการจัดระเบียบที่เก็บข้อมูลในภายหลังก่อนที่จะถ่ายโอนไปยังที่เก็บถาวรขององค์กรหรือทำลายหลังจากระยะเวลาการจัดเก็บที่กำหนด

เนื่องจากการพัฒนาคำแนะนำสำหรับสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนเป็นงานที่ค่อนข้างซับซ้อน และในครั้งแรกที่คุณอาจไม่ได้รับคำแนะนำในเวอร์ชันที่น่าพอใจจากทุกมุมมอง จึงสามารถแนะนำให้พัฒนาและอนุมัติคำสั่งชั่วคราวสำหรับการศึกษาก่อนวัยเรียนก่อนได้ สถาบัน การทำงานกับคำสั่งชั่วคราวจะทำให้คุณสามารถตรวจสอบข้อกำหนดและระบุได้ จุดอ่อนและหลังจากแก้ไขอย่างเหมาะสมแล้ว คำแนะนำสำหรับสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนสามารถได้รับการอนุมัติเป็นแบบถาวรได้