หมายเลขบุคลากรของพนักงานอาจเป็น ทำไมคุณถึงต้องมีหมายเลขบุคลากร? ลำดับการมอบหมายงาน. หมายเลขพนักงานดิจิทัลส่วนบุคคลคืออะไร

หมายเลขบุคลากรของพนักงาน - วิธีการมอบหมายและเหตุใดจึงจำเป็น? ลองดูคำถามเหล่านี้และคำถามอื่น ๆ ในบทความของเรา

การกำหนดหมายเลขบุคลากรให้กับพนักงานจำเป็นหรือไม่?

ผู้เชี่ยวชาญแต่ละคนที่ทำสัญญาระยะยาวหรือปลายเปิดกับนายจ้างจะได้รับหมายเลขบุคลากรซึ่งต่อมาจะถูกบันทึกไว้ในเอกสารทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับบันทึกบุคลากรและการคำนวณเงินเดือน (ข้อ 18 ของภาคผนวกของจดหมายของรัฐ คณะกรรมการแรงงานของสหภาพโซเวียต, กระทรวงการคลังของสหภาพโซเวียต, สำนักงานสถิติกลางของสหภาพโซเวียต ลงวันที่ 27/04/1973 ฉบับที่ 75-AB/89/10-80) นอกจากนี้ หากบุคคลยุติความสัมพันธ์ในการจ้างงานกับบริษัท ไม่แนะนำให้กำหนดหมายเลขบุคลากรของเขาให้กับพนักงานคนอื่นเป็นเวลา 1-2 ปี

หมายเลขบุคลากรสามารถปรากฏในเอกสารต่างๆ ขององค์กร เช่น

• ในบัญชีเงินเดือน (แบบฟอร์มหมายเลข T-53)
• สั่งซื้อรางวัลวัสดุสำหรับพนักงาน (แบบฟอร์มหมายเลข T-11)
• แบบฟอร์มบันทึกเวลาทำงาน (เลขที่ T-12, T-13)

การกระทำเชิงบรรทัดฐานดังกล่าวข้างต้นซึ่งนำมาใช้ในสมัยโซเวียตยังคงมีผลใช้บังคับเช่นเดียวกับแหล่งกฎหมายอื่น ๆ ของสหภาพโซเวียตจนถึงทุกวันนี้ ดังนั้นการกำหนดหมายเลขบุคลากรให้กับพนักงานจึงเป็นขั้นตอนบังคับสำหรับนายจ้างชาวรัสเซีย

ลองพิจารณาว่าสามารถนำไปใช้ในทางปฏิบัติได้อย่างไร รวมถึงความแตกต่างที่บ่งบอกถึงการใช้หมายเลขบุคลากรของผู้เชี่ยวชาญในบันทึกบุคลากร

ขั้นตอนการกำหนดหมายเลขบุคลากร

อัลกอริทึมทั่วไปในการกำหนดหมายเลขบุคลากรให้กับพนักงานอาจเป็นดังนี้:

1. ผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคล (หรือบุคคลอื่นที่จ้างพนักงาน) ขอหมายเลขบุคลากรฟรีจากเพื่อนร่วมงานที่รับผิดชอบ

ข้อมูลเกี่ยวกับหมายเลขบุคลากรที่ถูกครอบครองสามารถสะท้อนให้เห็นในสมุดรายวันการบัญชีพิเศษ รูปแบบของมันไม่ได้ถูกกำหนดโดยกฎหมาย ตามกฎแล้วจะให้คำแนะนำ:

• ชื่อเต็ม. ลูกจ้าง;
• วันที่จ้าง;
• ตำแหน่งผู้เชี่ยวชาญ
• จำนวนบุคลากร (ซึ่งกำหนดให้กับผู้เชี่ยวชาญเฉพาะตลอดระยะเวลาการทำงานและ 1-2 ปีหลังจากสิ้นสุดสัญญาจ้าง)

2. มีการออกคำสั่งการจ้างงาน (แบบฟอร์มหมายเลข T-1) เตรียมบัตรส่วนตัวของผู้เชี่ยวชาญ (แบบฟอร์มหมายเลข T-2)

เอกสารทั้งสองฉบับมีหมายเลขบุคลากร

คุณสามารถดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับขั้นตอนการจ้างพนักงานได้ในบทความ “ วิธีการร่างคำสั่งการจ้างงาน - ตัวอย่างปี 2560” .

3. ข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานที่ได้รับการว่าจ้างพร้อมการยืนยันการกำหนดหมายเลขบุคลากรให้กับเขาจะถูกโอนไปยังผู้เชี่ยวชาญที่เก็บบันทึกหมายเลขบุคลากร

ก่อนที่จะเข้าสู่เอกสารบุคลากรของบริษัท จะต้องสร้างหมายเลขบุคลากรไม่ทางใดก็ทางหนึ่ง ลองสำรวจวิธีการนี้สามารถทำได้

หลักการจัดทำเลขประจำตัวบุคลากร

กฎหมายไม่ได้กำหนดข้อกำหนดที่ชัดเจนสำหรับวิธีการจัดโครงสร้าง โครงสร้าง และลักษณะอื่นๆ ของจำนวนบุคลากร เช่น ความยาว นายจ้างมีสิทธิใช้ตัวเลขที่รวบรวมตามหลักการใดก็ได้ที่สะดวกสำหรับลูกจ้าง

แนวทางที่เป็นที่ยอมรับโดยทั่วไปในบริษัทรัสเซียคือการใช้หมายเลขบุคลากรที่มีเฉพาะเลขอารบิกและมีความยาวไม่เกิน 6 หลัก สามารถกำหนดหมายเลขบุคลากรให้กับพนักงานได้ตามลำดับการจัดทำสัญญาจ้างงาน

บริษัทอาจมีระบบเชื่อมโยงโครงสร้างจำนวนบุคลากรกับลักษณะเฉพาะของหน้าที่แรงงานของบุคคล ทางเลือกคือระบบที่ช่วยให้คุณกำหนดหมายเลขบุคลากรแผนกที่ผู้เชี่ยวชาญทำงานได้อย่างแม่นยำ (เช่น ตามตัวเลขตัวแรก)

น่าสนใจ! แนวปฏิบัติทางบัญชีที่สถานประกอบการของสหภาพโซเวียตมีไว้สำหรับการใช้หมายเลขบุคลากรพนักงานประกอบด้วย 4 หลัก (ข้อ 7, 8 ของภาคผนวก 1 ตามแนวทางที่ได้รับอนุมัติโดยจดหมายของกระทรวงการคลังของสหภาพโซเวียตและสำนักงานสถิติกลางของสหภาพโซเวียตลงวันที่ 20 กุมภาพันธ์ , 1981 เลขที่ 35/34-R/426)

คุณสมบัติการใช้หมายเลขบุคลากร

• ระบุพนักงาน
• กำหนดตำแหน่งของเขา

แนวทางนี้สามารถพิสูจน์ได้โดยการพิจารณาดังต่อไปนี้

ภาคผนวกในจดหมายเลขที่ 75-AB/89/10-80 ข้อ 18 กำหนดให้ต้องบันทึกจำนวนบุคลากรไว้ในเอกสารการบัญชีค่าจ้าง เนื่องจากเงินเดือนจะคำนวณแยกกันสำหรับแต่ละตำแหน่ง จึงควรใช้ตัวระบุที่แตกต่างกัน - ในกรณีนี้ จะอยู่ในรูปแบบของหมายเลขบุคลากร ดังนั้นในบัญชีเงินเดือน (แบบฟอร์มหมายเลข T-51) ตรงข้ามหมายเลขบุคลากรแต่ละตำแหน่งจะมีการระบุตำแหน่งของพนักงาน

คุณสามารถเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับข้อมูลเฉพาะของการใช้แบบฟอร์มหมายเลข T-51 ได้ในบทความ “แบบฟอร์มรวมหมายเลข T-51 - สลิปการชำระเงิน” .

ดังนั้น หากบุคคลหนึ่งทำงานสองตำแหน่งให้กับนายจ้างคนเดียว โดยปกติแล้วเขาจะได้รับมอบหมายให้มีจำนวนพนักงาน 2 ตำแหน่ง ในโครงสร้างของวารสารสำหรับการบันทึกตัวเลขเหล่านี้ อาจมีคอลัมน์แยกต่างหากสำหรับผู้เชี่ยวชาญที่ทำงานนอกเวลา - เพื่อความสะดวกในการบัญชี

ขั้นตอนการสร้างและใช้หมายเลขบุคลากรนั้นกำหนดโดยข้อบังคับท้องถิ่นของนายจ้าง โดยเฉพาะอาจกำหนดขั้นตอนการใช้หมายเลขบุคลากรของพนักงานเมื่อจ้างใหม่

ฉันจำเป็นต้องมีหมายเลขบุคลากรของพนักงานใหม่เมื่อทำการจ้างซ้ำหรือไม่?

เมื่อมอบหมายให้กับพนักงานแล้ว หมายเลขบุคลากรจะยังคงอยู่กับเขา (ตำแหน่งของเขา - หนึ่งตำแหน่งขึ้นไป) จนกว่าเขาจะถูกไล่ออกจากบริษัท (เลิกงานในตำแหน่ง) เมื่อเลิกจ้าง (หยุดงานในตำแหน่งนี้) ผู้เชี่ยวชาญสามารถรักษาหมายเลขบุคลากรไว้ตามระยะเวลาที่แนะนำโดยจดหมายหมายเลข 75-AB/89/10-80

ดังนั้นหากพนักงานกลับมาที่ บริษัท ภายใน 1-2 ปี ขอแนะนำให้ใช้หมายเลขบุคลากรก่อนหน้าเพื่อระบุตัวเขา (หรือตำแหน่งของเขา - หนึ่งตำแหน่งขึ้นไป)

หากบุคคลกลับมาหลังจากหมดระยะเวลาในการกำหนดหมายเลขบุคลากรให้กับเขา การใช้งานจะเป็นไปได้ก็ต่อเมื่อถึงเวลานั้นหมายเลขที่เกี่ยวข้องไม่ได้ถูกโอนไปยังพนักงานคนอื่น

นายจ้างสามารถสร้างกฎแยกต่างหากสำหรับการใช้หมายเลขบุคลากรที่เกี่ยวข้องกับการระบุตำแหน่งพนักงาน (ดังที่เราได้กล่าวไว้ข้างต้น สามารถกำหนดหมายเลขบุคลากรแยกต่างหากสำหรับแต่ละรายการได้)

ตัวอย่างเช่น หากพนักงานที่ลาออกกลับมาที่บริษัทอย่างรวดเร็วในตำแหน่งอื่น ก็อาจมีการกำหนดหมายเลขบุคลากรใหม่ให้เขา และหมายเลขเก่าอาจถูกโอนไปยังพนักงานคนแรกที่เข้ามาดำรงตำแหน่งเดิมของพนักงานที่ถูกไล่ออก วิธีการนี้จะช่วยให้นักบัญชีคำนวณเงินเดือนได้ง่ายขึ้น ซึ่งขึ้นอยู่กับลักษณะของตำแหน่งงาน ดังที่เราได้กล่าวไว้ข้างต้น ไม่ใช่ขึ้นอยู่กับบุคลิกภาพของพนักงาน

ผลลัพธ์

ต้องกำหนดหมายเลขบุคลากรให้กับพนักงานเมื่อสรุปสัญญา หากพนักงานดำรงตำแหน่งหลายตำแหน่งในบริษัทหนึ่ง เขาจะได้รับหมายเลขบุคลากรแยกกันสำหรับแต่ละตำแหน่ง หากบุคคลลาออกนายจ้างสามารถรักษาจำนวนบุคลากรไว้ได้ 1-2 ปี พนักงานที่รับผิดชอบจะเก็บตัวเลขไว้โดยใช้สมุดรายวันพิเศษ

คุณสามารถเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้เอกสารบุคลากรที่ระบุหมายเลขบุคลากรได้ในบทความ:

• “แบบฟอร์มรวมหมายเลข T-1 - ดาวน์โหลดแบบฟอร์มและตัวอย่าง” ;
• “แบบฟอร์มรวมหมายเลข T-11 - ดาวน์โหลดแบบฟอร์มและตัวอย่าง” .

หมายเลขบุคลากร

หมายเลขบุคลากร- จำนวนพนักงานขององค์กร สถาบัน องค์กร หรือหน่วยโครงสร้างขนาดใหญ่ที่ไม่ซ้ำกัน ซึ่งพนักงานปรากฏในเอกสารภายใน โดยหลักแล้วอยู่ในไฟล์ส่วนบุคคล บัตรรายงาน (ที่มาของชื่อ) และเอกสารสำหรับการจ่ายค่าจ้าง .

หมายเลขบุคลากรของพนักงานจะไม่ซ้ำกันภายในองค์กรหรือหน่วยโครงสร้างที่มีแผนกบุคคลและแผนกบัญชีเป็นของตัวเอง โดยจะมอบหมายให้ครั้งเดียวในการจ้างงานและไม่มีการเปลี่ยนแปลง ในบางองค์กร หลังจากการเลิกจ้างพนักงานแล้ว ไม่สามารถมอบหมายให้พนักงานคนอื่นที่เข้ามาทำงานในภายหลังได้อีกต่อไป ในขณะที่องค์กรอื่นๆ อนุญาตให้ทำได้ โดยทั่วไปแล้ว หมายเลขบุคลากรจะถูกกำหนดโดยเริ่มจากหนึ่ง (โดยปกติหมายเลข 1 จะรวมผู้จัดการคนแรกขององค์กรด้วย) แต่ละหมายเลขที่ตามมาจะมากกว่าหมายเลขก่อนหน้าหนึ่งหมายเลข

มูลนิธิวิกิมีเดีย 2010.

ดูว่า "หมายเลขบุคลากร" ในพจนานุกรมอื่น ๆ คืออะไร:

หมายเลขบุคลากร- สำหรับวัน (ไม่นับเวลาเดินทาง) ตั้งแต่ “ ” 20 ถึง “ ” 20 ใช้ได้เมื่อแสดงหนังสือเดินทาง ตำแหน่งผู้จัดการ สำเนาลายมือชื่อ บันทึกย่อในการออกเดินทางเพื่อธุรกิจ, มาถึง ... หนังสืออ้างอิงพจนานุกรมเกี่ยวกับเอกสารเชิงบรรทัดฐานและทางเทคนิค

หมายเลข บุคลากร- หมายเลขที่กำหนดให้กับพนักงานแต่ละคนเมื่อจ้างงาน โดยได้แนบเอกสารเกี่ยวกับพนักงานบัญชี การผลิต และค่าจ้างไว้ครบถ้วน กรณีเลิกจ้างหรือโอนไปทำงานอื่น จำนวนบุคลากร ตามกฎแล้วไม่สามารถ... ...

การบัญชีตามตารางเวลา สารานุกรมทางกฎหมาย

บันทึกเวลาทำงานของพนักงานแต่ละคน ดำเนินการในใบบันทึกเวลาซึ่งระบุหมายเลขบุคลากรของพนักงานแต่ละคน นามสกุล ชื่อ นามสกุล ข้อมูลเกี่ยวกับชั่วโมงทำงานในแต่ละวันของเดือน... พจนานุกรมสารานุกรมเศรษฐศาสตร์และกฎหมาย

ตัวเลข- ก; กรุณา ตัวเลข/; ม. (จากเลขละติน) ดูเพิ่มเติม หมายเลข 1) เลขลำดับของวัตถุในชุดของวัตถุเนื้อเดียวกันอื่น ๆ บ้านเลขที่. หมายเลขโทรศัพท์. หมายเลขเอกสาร. น... พจนานุกรมสำนวนมากมาย

ก; กรุณา ตัวเลข; ม. [จาก lat. เลขตัวเลข] 1. เลขลำดับของวัตถุในชุดของวัตถุเนื้อเดียวกันอื่นๆ น. ที่บ้าน. น. โทรศัพท์. เอ็น. เอกสาร. N. เที่ยวบิน, เส้นทาง. N. ตั๋ว. N. งาน รถราง แปด สี่สิบสอง ค้นหา, จดบันทึก, จำ, จำ, ... ... พจนานุกรมสารานุกรม

การบัญชี ตารางเวลา- การบันทึกโดยใช้เอกสารหลัก ใบบันทึกเวลาการเข้างาน และการใช้เวลาทำงาน ครอบคลุมพนักงานทุกคนในองค์กร พนักงานแต่ละคนจะได้รับหมายเลขบุคลากรเฉพาะซึ่งระบุไว้ในเอกสารทางบัญชีทั้งหมด... ... พจนานุกรมบัญชีที่ดี

การบัญชี ตารางเวลา- บันทึกการเข้างานและการใช้เวลาทำงานของพนักงานแต่ละคนในแต่ละวันทำงาน โดยดำเนินการโดยใช้เอกสารหลักของใบบันทึกเวลา ที่. ดำเนินการโดยการบันทึกการเบี่ยงเบน (การไม่ปรากฏตัว ความล่าช้า ฯลฯ) บัตรรายงานสะท้อนให้เห็นถึง... พจนานุกรมเศรษฐศาสตร์ขนาดใหญ่

ค่าจ้าง- (ค่าจ้าง) วิธีที่สำคัญที่สุดในการเพิ่มความสนใจของคนงาน การมีส่วนร่วมของคนงานในการแบ่งปันวัสดุที่สร้างขึ้นใหม่และผลประโยชน์ทางจิตวิญญาณ เนื้อหา เนื้อหา > ค่าจ้างเป็นหนทางที่สำคัญที่สุดในการเพิ่มดอกเบี้ย... ... สารานุกรมนักลงทุน

และ (ล้าสมัย) หมายเลข a พหูพจน์ ตัวเลข และตัวเลข (ล้าสมัย) ม. 1. เลขลำดับของวัตถุในชุดของวัตถุเนื้อเดียวกันอื่น ๆ บ้านเลขที่. หมายเลขโทรศัพท์. หมายเลขเอกสาร. □ [วอยนิทซิน] หยิบตั๋ว โชว์หมายเลข แล้วเดินไปนั่งข้างหน้าต่าง ในขณะที่บรรพบุรุษของเขา... ... พจนานุกรมวิชาการขนาดเล็ก

จำนวนบุคลากรของพนักงานจะเปลี่ยนแปลงเมื่อย้ายไปยังแผนกหรือตำแหน่งอื่นหรือไม่? รายละเอียดเพิ่มเติมในบทความ

จากบทความคุณจะได้เรียนรู้:

หมายเลขบุคลากรเป็นสิ่งจำเป็นที่ใช้กันอย่างแพร่หลายในบันทึกบุคลากร ด้วยความช่วยเหลือดังกล่าว พนักงาน - บุคคลใดบุคคลหนึ่งและไม่ใช่หน่วยพนักงานขององค์กร - ถูกกำหนดไว้ในเอกสารภายใน หมายเลขบุคลากรในปี 2560 ปรากฏพร้อมกับข้อมูลหนังสือเดินทางบุคลากรในไฟล์ส่วนตัวและบัตร , เงินเดือน.

ข้อสำคัญ: หากองค์กรใช้สำหรับบันทึกบุคลากรภายในและ รูปแบบรวมของคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐหมายเลขบุคลากรของพนักงานกลายเป็นรายละเอียดบังคับโดยที่ไม่สามารถกรอกแบบฟอร์มได้อย่างถูกต้อง.

ดาวน์โหลดเอกสารในหัวข้อ:

หมายเลขบุคลากรของพนักงานคืออะไร

หมายเลขบุคลากรคือรหัสดิจิทัลเฉพาะที่กำหนดให้กับพนักงานภายในองค์กรที่กำหนด รหัสควรเรียบง่ายเพียงพอและอนุญาตให้พนักงานแต่ละคนสามารถระบุได้โดยไม่ซ้ำกัน เพื่อไม่ให้เกิดความสับสนในการกรอกแบบฟอร์มทางบัญชี หากหน่วยโครงสร้างมีแผนกบุคคลและแผนกบัญชีเป็นของตัวเอง พนักงานจะได้รับรหัสภายในแผนก สามารถพบได้ในองค์กรขนาดใหญ่

หมายเลขบุคลากรที่กำหนดให้กับพนักงานหนึ่งครั้ง ยังคงไม่เปลี่ยนแปลงตลอดระยะเวลาในขณะที่ความสัมพันธ์ในการจ้างงานระหว่างลูกจ้างและนายจ้างยังคงอยู่ ตามกฎแล้ว หลังจากการเลิกจ้างพนักงาน หมายเลขบุคลากรของเขาจะยังคงว่าง และหากอดีตพนักงานตัดสินใจกลับมา เขาจะได้รับมอบหมายตัวระบุก่อนหน้า

ในอนาคตผู้มาใหม่แต่ละคนที่รับเข้าเป็นเจ้าหน้าที่จะได้รับรหัสของตัวเองตามลำดับจากน้อยไปมากตามลำดับเวลา เมื่อได้รับแล้วรหัสจะไม่เปลี่ยนแปลงเมื่อใด หรือกรณีมีการเปลี่ยนแปลงรายละเอียดหนังสือเดินทางของพนักงาน

หมายเลขประจำตัวพนักงานเหล่านี้ถูกกำหนดให้กับ:

• ผู้ที่ทำงานภายใต้สัญญาจ้างงานปลายเปิด
• ถูกจ้างโดย ;
• พนักงานพาร์ทไทม์ภายนอก
• คนงานตามฤดูกาล

หมายเลขบุคลากรมีไว้สำหรับใช้ภายใน ดังนั้นจึงแทบไม่เคยปรากฏในเอกสารขาออกของนายจ้าง แต่ใช้เพื่อบันทึกเวลาทำงานและคำนวณเงินเดือนอัตโนมัติเมื่อลงทะเบียน และอื่น ๆ

การใช้ตัวระบุดังกล่าวทำให้คุณสามารถ:

• ลดความซับซ้อนและอำนวยความสะดวกในการประมวลผลข้อมูลพนักงาน
• ติดตามความเคลื่อนไหวระหว่างแผนกต่างๆ ในระหว่างกระบวนการถ่ายโอน
• เมื่อกำหนดหมายเลขบุคลากรให้จดบันทึกพิเศษไว้ในนั้นเพื่ออำนวยความสะดวกในการบัญชีและสร้างตัวอย่างเช่นขั้นตอนการคงค้างพิเศษ ;
• สร้างคำขอสำหรับพนักงานแต่ละคนอย่างรวดเร็ว และรับข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับเงินเดือนค้างรับและชำระแล้ว , วันหยุด, ค่าล่วงเวลา, วันหยุดพักร้อน ฯลฯ

แต่ถึงกระนั้น เหตุผลหลักที่ทำให้การกำหนดหมายเลขบุคลากรให้กับพนักงานมีความเหมาะสมอย่างยิ่งก็คือชั่วโมงทำงานที่แต่ละคนทำงาน หมายเลขเฉพาะเหล่านี้ใช้สำหรับการบัญชี รวมถึงหมายเลขอัตโนมัติ และบันทึกเวลาที่เข้าและออกจากที่ทำงาน ช่วงพักกลางวัน และลางานสำหรับเรื่องส่วนตัว ด้วยการใช้งานนายจ้างจึงมีโอกาสที่จะได้รับข้อมูลที่เชื่อถือได้ว่าพนักงานใช้เวลาทำงานอย่างเต็มที่เพียงใด ควบคุมสิ่งนี้และนำมาพิจารณาในระบบค่าตอบแทน เช่น เมื่อคำนวณโบนัส

ดาวน์โหลดใน.doc

ดาวน์โหลดใน.doc

พนักงานทุกคนจะต้องได้รับรหัสเฉพาะของตนเอง แม้ว่าจะเป็นพนักงานนอกเวลาที่ทำงานในอัตราครึ่งหรือสี่ส่วนก็ตาม

หมายเลขบุคลากรของพนักงาน: วิธีกำหนดรหัสให้กับพนักงานนอกเวลาภายใน

- ปรากฏการณ์ทั่วไปซึ่งมีสาระสำคัญมาจากการปฏิบัติงานในหลายตำแหน่งภายในองค์กรเดียว พนักงานพาร์ทไทม์ภายในจะดำเนินการมอบหมายเพิ่มเติมจากนายจ้างเฉพาะในช่วงเวลาว่างจากการทำงานในตำแหน่งหลักเท่านั้น โดยยึดตามสัญญาจ้างงานแยกต่างหาก

ตั้งแต่เมื่อไร คู่สัญญาทั้งสองฝ่ายทำสัญญาจ้างงานไม่เพียงแค่ฉบับเดียว แต่มีสัญญาจ้างหลายฉบับ - ตามจำนวนตำแหน่งที่พนักงานดำรงตำแหน่ง - ขอแนะนำให้กำหนดหมายเลขบุคลากรสำหรับแต่ละคน ผู้เชี่ยวชาญที่ทำงานในสองตำแหน่งจะได้รับจำนวนบุคลากรที่แตกต่างกันสองตำแหน่ง ในสามตำแหน่ง - สามตำแหน่ง และอื่นๆ สิ่งนี้ช่วยลดความยุ่งยากในขั้นตอนการบันทึกเวลาทำงานของพนักงานพาร์ทไทม์ ชั่วโมงทำงานในตำแหน่งหลักจะนับแยกจากเวลาทำงาน ดาวน์โหลดตัวอย่างที่เสร็จสมบูรณ์
ดาวน์โหลดใน.doc

ในปี 2560 มีการกำหนดจำนวนบุคลากรให้กับพนักงานทุกคนที่นายจ้างจัดตั้งแรงงานสัมพันธ์ด้วย รวมทั้งคนทำการบ้านด้วย และผู้เชี่ยวชาญที่ทำงานนอกเวลาหรือรายสัปดาห์ หมายเลขบุคลากรปี 2560 ไม่ได้ถูกกำหนดให้กับบุคคลที่ได้รับความร่วมมือตามพื้นฐานเท่านั้น (สัญญาการให้บริการ)

หมายเลขบุคลากรคือรหัสดิจิทัลส่วนบุคคลที่กำหนดให้กับพนักงานเมื่อมีการจ้างงาน

เหตุใดจึงต้องมีหมายเลขบุคลากร?

จำนวนบุคลากรที่ได้รับมอบหมาย ณ เวลาที่จ้างงานเป็นหนึ่งในองค์ประกอบหลักของบุคลากรแต่ละรายและการบัญชีทางการเงินสำหรับพนักงานรายใดรายหนึ่ง และสะท้อนให้เห็น:

• ในบัตรบันทึกบุคลากรแบบฟอร์ม T-2;
• ในคำสั่งบุคลากรเกี่ยวกับการจ้าง การเลิกจ้าง การโอน โบนัส การลงโทษ และการให้กำลังใจลูกจ้าง
• ในโปรแกรมบัญชีอัตโนมัติสำหรับการคำนวณเงินเดือน (โดยที่การระบุพนักงานดำเนินการอย่างแม่นยำตามหมายเลขบุคคล)
• ในบันทึกเงินเดือน

หมายเลขพนักงานที่ไม่ซ้ำกันทำให้สามารถกำจัดข้อผิดพลาดในการบันทึกกิจกรรมการทำงาน เงินคงค้างทางการเงินสำหรับค่าจ้าง ผลประโยชน์ทางสังคม และการหักภาษีได้

หมายเลขบุคลากรของพนักงาน: วิธีการกำหนดรหัสและเอกสารใดบ้างที่ควบคุมขั้นตอน

กฎระเบียบของสหพันธรัฐรัสเซียที่ควบคุมบันทึกบุคลากรไม่ได้กำหนดขั้นตอนการกำหนดหมายเลขบุคลากร (TN) ในเรื่องนี้การบริการบุคลากรได้รับคำแนะนำโดยบทบัญญัติที่กำหนดไว้ในจดหมายของคณะกรรมการแห่งรัฐด้านแรงงานของสหภาพโซเวียตหมายเลข 75-AB กระทรวงการคลังของสหภาพโซเวียตหมายเลข 89 และสำนักงานสถิติกลางของสหภาพโซเวียตหมายเลข . 10-80 ลงวันที่ 27 เมษายน พ.ศ. 2516 ย่อหน้าที่ 18 ของจดหมายฉบับนี้กำหนดความจำเป็นในการมอบหมาย TN ให้กับบุคคลทุกคนที่ได้รับการว่าจ้างในงานประจำ ชั่วคราว หรือตามฤดูกาล แนะนำว่าอย่ากำหนดจำนวนบุคลากรของพนักงานที่ถูกไล่ออกให้กับบุคคลอื่นเป็นเวลา 1-2 ปี

เมื่อพิจารณาว่าขั้นตอนและความจำเป็นในการกำหนดหมายเลขบัญชีที่ไม่ซ้ำกันนั้นขึ้นอยู่กับดุลยพินิจของนายจ้างตามกฎหมาย หลักการในการระบุพนักงานจะต้องจัดทำขึ้นตามคำสั่งในกระแสเอกสารภายในขององค์กร กฎที่ควบคุมขั้นตอนการกำหนดหมายเลขบุคลากรให้กับพนักงานในองค์กรนั้น ๆ จะต้องสะท้อนถึงประเด็นต่อไปนี้:

• ความพร้อมใช้งานและการบำรุงรักษาทะเบียนหมายเลขบุคลากรในองค์กร
• วิธีการกำหนดหมายเลขบุคลากรให้กับพนักงานขององค์กรที่ทำงานครั้งแรกและซ้ำ ๆ
• ข้อกำหนดสำหรับการเรียงลำดับเวลาของจำนวนบุคลากร (เริ่มต้นด้วยหมายเลข 1 และการเพิ่มหมายเลขตามลำดับ)
• เนื้อหาของวารสารการลงทะเบียน TN

ระยะเวลาที่มีผลบังคับใช้ของ TN

ข้อกำหนดทางเทคนิคส่วนบุคคลไม่มีการเปลี่ยนแปลงและมีผลตลอดระยะเวลาการทำงานของพนักงานในองค์กรแห่งใดแห่งหนึ่ง หมายเลขบุคลากรที่พนักงานที่ออกจากองค์กรได้รับการลงทะเบียนสามารถอยู่กับผู้ที่ถูกไล่ออกหรือถูกกำหนดให้กับพนักงานใหม่หลังจากผ่านไประยะหนึ่ง

ในกรณีที่พนักงานขัดจังหวะกิจกรรมของเขาด้วยเหตุผลบางประการและหลังจากหยุดพักช่วงสั้น ๆ กลับมาอีกครั้งและพบงานในองค์กร จะเป็นการดีกว่าถ้ามอบหมายให้เขาไม่ใช่คนใหม่ แต่เป็นจำนวนพนักงานเดียวกันกับที่เขาลงทะเบียนไว้ก่อนหน้านี้ รัฐ (หากหมายเลขนี้ไม่ได้รับมอบหมายให้พนักงานคนอื่น) นั่นคือเหตุผลที่ก่อนที่จะกำหนดหมายเลขบุคลากรให้กับพนักงาน ข้อมูลของเขาจะถูกตรวจสอบกับฐานข้อมูลที่เก็บถาวรขององค์กรเพื่อตรวจสอบว่ามีรหัสเฉพาะที่กำหนดไว้ก่อนหน้านี้อยู่หรือไม่

บันทึกการบัญชี TN: เนื้อหาและข้อกำหนดสำหรับเอกสาร

การลงทะเบียนหมายเลขบุคลากรไม่มีมาตรฐานแบบรวม แต่มีแบบฟอร์มที่แนะนำซึ่งจะต้องมีคอลัมน์ที่จำเป็นอย่างน้อยหกคอลัมน์:

• หมายเลขบุคลากร
• ชื่อเต็มของพนักงาน
• วันที่จ้างงาน;
• พิเศษหรือตำแหน่งที่ลูกจ้างสมัคร
• การแบ่งส่วนโครงสร้าง
• ข้อมูลการลงทะเบียนสัญญาจ้างงาน (หมายเลข, วันที่)

ไม่ใช่พนักงานทุกคนที่จะเจอแนวคิดเช่น "หมายเลขบุคลากรของพนักงาน" บ่อยครั้งที่ผู้ที่ทำงานในองค์กรขนาดใหญ่หรือขนาดกลางรู้เรื่องนี้ แผนกบัญชีของ LLC ขนาดเล็กมักจะไม่แจ้งให้พนักงานทราบ โรงงานขนาดใหญ่จะบอกหมายเลขบุคลากรให้พนักงานทราบเสมอ ไม่ว่าพนักงานจะทราบหรือไม่ก็ตาม การกำหนดหมายเลขซีเรียลจะดำเนินการโดยแผนกบุคคลหรือแผนกบัญชี สิ่งนี้ได้รับการควบคุมโดยกฎหมายปัจจุบัน และการไม่มีข้อกำหนดนี้ถือเป็นการละเมิด

หมายเลขบุคลากร - คืออะไร?

โดยหลักการแล้ว จากชื่อจะชัดเจนว่าหมายเลขบุคลากรคืออะไร นี่คือค่าตัวเลขชนิดหนึ่งที่กำหนดให้กับพนักงานคนใดคนหนึ่ง นี่คือรหัสที่ระบุถึงพนักงาน

ลักษณะเฉพาะของจำนวนบุคลากรรวมถึงข้อเท็จจริงที่ว่าพวกเขาเป็นรายบุคคล นั่นคือไม่มีพนักงานคนใดที่รหัสจะตรงกันทั้งหมด ในขณะเดียวกัน หมายเลขบุคลากรจะยังคงอยู่สำหรับพนักงานที่ถูกไล่ออก หากต่อมาเขายังคงมีความสัมพันธ์ในการจ้างงานกับนายจ้างรายนี้ต่อไป เขาก็จะได้รับหมายเลขเดิม

นอกจากนี้ยังเป็นที่น่าสังเกตว่ามีการกำหนดหมายเลขบุคลากรของพนักงานให้กับเขาเมื่อมีการจ้างงานซึ่งจะไม่เปลี่ยนแปลงในภายหลัง นั่นคือการลงทะเบียนงานจะกำหนดรหัสบางอย่างซึ่งในอนาคตจะยังคงเหมือนเดิมไม่ว่าจะมีการเปลี่ยนตำแหน่งหรือขึ้นเงินเดือนก็ตาม

ความต้องการจำนวนบุคลากร พวกเขาต้องการอะไร?

อย่างไรก็ตาม ควรพิจารณาว่าเหตุใดนายจ้างจึงต้องการหมายเลขบุคลากร พนักงานไม่ได้อะไรเลยจากสิ่งนี้ ตามที่กล่าวไว้ข้างต้น พนักงานอาจไม่ทราบว่ามีรหัสดังกล่าวอยู่ แต่ทำไมถึงมีการแนะนำหมายเลขบุคลากรของพนักงานในตอนแรก? รหัสนี้ถูกกำหนดอย่างไรและหมายความว่าอย่างไร

หมายเลขบุคลากรช่วยแผนกบัญชีของ LLC หรือองค์กร ด้วยเหตุนี้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จึงง่ายขึ้น แม้ว่าจะเป็นที่น่าสังเกตว่าจำนวนบุคลากรในโรงงานขนาดใหญ่นั้นถูกใช้มาเป็นเวลานานแล้วก่อนที่จะมีโครงการ 1C ก็ตาม

อะไรคือประเด็นหลักที่ทำให้คุณสามารถใช้รหัสนี้ได้? ก่อนอื่นนี่คือ:

• อำนวยความสะดวกในการทำงานของผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคล เนื่องจากการติดตามหมายเลขบุคลากรช่วยไม่ "สูญเสีย" พนักงานเมื่อเขาเปลี่ยนตำแหน่ง
• ช่วยเหลือฝ่ายบัญชีในการทำงานในการคำนวณและออกค่าจ้าง หมายเลขบุคลากรใน 1C เกี่ยวข้องโดยตรงที่นี่ เป็นโปรแกรมนี้ที่ช่วยให้คุณเลือกพนักงานไม่ใช่ตามชื่อหรือตำแหน่ง แต่ตามจำนวนบุคลากร
• ติดตามการปรากฏตัวของพนักงานในที่ทำงาน เกี่ยวข้องกับองค์กรที่ติดตั้งระบบบัตรอิเล็กทรอนิกส์

ตัวอย่างที่เฉพาะเจาะจง ทำไมคุณถึงต้องมีหมายเลขบุคลากร?

เพื่อทำความเข้าใจว่าใครและอย่างไรในการกำหนดหมายเลขบุคลากรให้กับพนักงาน คุณต้องเข้าใจอย่างถ่องแท้ว่าเหตุใดจึงจำเป็นต้องใช้พารามิเตอร์นี้

ประการแรก ช่วยหลีกเลี่ยงการนินทาโดยไม่จำเป็น ดังนั้นหากเมื่อคำนวณค่าจ้างนักบัญชีหรือผู้เชี่ยวชาญด้านการกำหนดมาตรฐานและค่าตอบแทนจะเห็นเฉพาะจำนวนบุคลากรเท่านั้น เขาไม่สามารถเข้าใจได้อย่างแน่ชัดว่า Ivanov ได้รับจำนวนเท่าใดและ Petrov ได้รับจำนวนเท่าใด นั่นคือช่วยให้เราปรับปรุงความลับได้มากขึ้น

หมายเลขบุคลากรยังช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดได้ นี่เป็นอีกพารามิเตอร์หนึ่งที่ช่วยให้คุณสามารถตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีชื่อซ้ำหรือชื่อเต็ม แน่นอน คุณยังสามารถตรวจสอบพารามิเตอร์ตามตำแหน่งหรือวันที่จ้างได้ อย่างไรก็ตาม ไม่ควรลดราคาจำนวนบุคลากร

ใครสามารถเหมาะสม?

หมายเลขบุคลากรถูกกำหนดให้กับพนักงานโดยผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคล อย่างไรก็ตาม เป็นที่น่าสังเกตว่ากฎหมายไม่ได้ควบคุมตำแหน่งของพนักงานที่เกี่ยวข้องกับการกำหนดรหัส แต่เมื่อสมัครงานก็จะมีวิศวกรฝ่ายทรัพยากรบุคคลที่อยู่ตรงหน้า

สิ่งนี้สามารถทำได้โดยหัวหน้าแผนกโครงสร้างหรือแม้กระทั่งโดยหัวหน้าขององค์กร ในกรณีที่ไม่มีพนักงานพนักงานนักบัญชีอาจเข้ามาแทนที่ในเรื่องนี้

ใครบ้างที่สามารถกำหนดหมายเลขบุคลากรได้

พนักงานทุกคนสามารถกำหนดรหัสได้หรือไม่? โดยปกติหมายเลขบุคลากรจะถูกเก็บไว้สำหรับพนักงานทุกคนในองค์กร กล่าวคือ:

• สำหรับพนักงานที่ทำงานประจำ
• คนงานชั่วคราวหรือตามฤดูกาล
• พนักงานพาร์ทไทม์ภายนอก
• สำหรับผู้ที่ทำงานนอกเวลา

ในความเป็นจริง พนักงานแต่ละคนมีหมายเลขบุคลากรของตนเอง ไม่ว่าเขาจะทำงานมานานแค่ไหนก็ตาม เป็นที่น่าสังเกตว่าแม้แต่นักเรียนที่สมัครฝึกงานในแผนกใดก็ได้ก็ยังได้รับรหัสของตนเอง

เป็นที่น่าสังเกตว่าหากพนักงานมีงานหรือวิชาชีพรวมกันภายในองค์กรเดียว เขายังคงได้รับหมายเลขบุคลากรหนึ่งหมายเลข พนักงานที่ทำงานนอกเวลาในสองบริษัทจะมีรหัสส่วนตัวในแต่ละบริษัท

มีการกำหนดหมายเลขบุคลากรของพนักงานอย่างไร? กฎหมายบอกว่าอย่างไร?

เป็นที่น่าสังเกตว่ากฎหมายค่อนข้างคลุมเครือเกี่ยวกับการกำหนดหมายเลขบุคลากรในองค์กร ในความเป็นจริง ไม่มีบทความเฉพาะเจาะจงในประมวลกฎหมายแรงงานหรือกฎหมายของรัฐบาลกลางที่ควบคุมวิธีการกำหนดหมายเลขบุคลากรให้กับพนักงาน นายจ้างแต่ละคนพัฒนาระบบสำหรับตนเองที่ช่วยให้เขารักษาบันทึกรหัสเหล่านี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพและสะดวกสบาย ที่นี่เอกสารภายในขององค์กรมีบทบาทสำคัญ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถกำหนดตำแหน่งของพนักงานที่เกี่ยวข้องกับการกำหนดหมายเลขได้

เป็นที่ยอมรับกันโดยทั่วไปว่ามีการกำหนดหมายเลขบุคลากรให้กับพนักงานแต่ละคน และควรเริ่มต้นด้วยหมายเลขแรก ในความเป็นจริง มันเหมือนกับแนวคิดเรื่อง "เลขลำดับ"

การบัญชีดังกล่าวสามารถทำได้สองวิธี:

• การใช้โปรแกรมพิเศษ
• ด้วยตนเองโดยพนักงาน

วิธีหลังใช้น้อยลงเรื่อยๆ เนื่องจากโปรแกรม 1C ที่ได้รับความนิยมสูงสุดช่วยให้คุณสามารถกำหนดหมายเลขให้กับพนักงานใหม่ขององค์กรแต่ละคนได้โดยอัตโนมัติ

การกำหนดหมายเลขบุคลากรอาจดูเหมือนเป็นกระบวนการที่ใช้เวลานาน อย่างไรก็ตามมันไม่ใช่ เพียงปฏิบัติตามกฎง่ายๆ ไม่กี่ข้อแล้วการดำเนินการนี้จะดำเนินการโดยอัตโนมัติ

ก่อนอื่นเอกสารภายในขององค์กรจะต้องกำหนดภาระผูกพันนี้ให้กับพนักงานคนใดคนหนึ่ง ซึ่งจะช่วยหลีกเลี่ยงการโต้แย้งในอนาคต นอกจากนี้ยังจะขจัดสถานการณ์เมื่อไม่มีใครรับผิดชอบต่อการดำเนินการนี้

ประการที่สอง การกำหนดหมายเลขโดยตรงให้กับพนักงานควรดำเนินการในวันทำการแรกของพนักงาน และควรดำเนินการในเวลาที่สรุปสัญญาจ้างงาน ในกรณีนี้การกำหนดหมายเลขจะถูกต้องและไม่มีช่องว่าง

ต้องสื่อสารรหัสตัวเลขเฉพาะกับพนักงานเนื่องจากไม่เพียงเพิ่มความสำคัญในสายตาของพวกเขาเท่านั้น แต่ยังช่วยหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดในการคำนวณค่าจ้างอีกด้วย นี่เป็นเพราะความจริงที่ว่าเมื่อเขียนใบสมัครเพื่อขอความช่วยเหลือทางการเงินหรือการลางานพนักงานจะระบุหมายเลขบุคลากรของเขาเหนือสิ่งอื่นใด

ต้องระบุพารามิเตอร์นี้ในใบสั่งจ้างงานด้วย สามารถพิมพ์ลงในโปรแกรมหรือเขียนด้วยลายมือโดยตัวแทนฝ่ายทรัพยากรบุคคล

สมุดบันทึก การบันทึกหมายเลขบุคลากร

องค์กรที่ถูกบังคับให้ใช้หมายเลขบุคลากรสำหรับพนักงานมักจะใช้เอกสาร เช่น ทะเบียนหมายเลขบุคลากร

เอกสารภายในขององค์กรนี้อาจระบุพารามิเตอร์ต่อไปนี้:

• ข้อมูลหนังสือเดินทางของพนักงาน รวมถึงนามสกุล ชื่อจริง และนามสกุล ตลอดจนหมายเลขและชุดของเอกสาร
• วันที่พนักงานได้รับการว่าจ้างในที่ทำงานหลักของเขา
• หมายเลขสัญญาจ้างงานตลอดจนวันที่จัดทำสัญญา
• ตำแหน่งผู้เชี่ยวชาญ
• แผนกที่พนักงานจะทำงาน
• หมายเลขบุคลากรสายตรง

จำเป็นต้องมีหมายเลขบุคลากรสำหรับองค์กรขนาดใหญ่ อย่างไรก็ตาม บริษัทขนาดเล็กก็ใช้วิธีนี้เพื่อทำให้ชีวิตของพนักงานแผนกทรัพยากรบุคคลหรือแผนกบัญชีง่ายขึ้น โดยทั่วไป นี่คือจำนวนพนักงาน เนื่องจากแต่ละหมายเลขไม่ซ้ำกัน จึงช่วยให้แน่ใจว่าเงินทุนจะถูกโอนไปยังบุคคลที่ถูกต้อง โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อใช้คนชื่อซ้ำหรือคนชื่อซ้ำ การเก็บบันทึกจำนวนบุคลากรนั้นไม่ใช่ขั้นตอนที่ซับซ้อนหรือใช้เวลานาน โดยพื้นฐานแล้วจะได้รับความไว้วางใจจากผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคล อย่างไรก็ตาม กฎหมายอนุญาตให้คุณมอบหมายภารกิจนี้ให้กับพนักงานคนอื่นได้ ข้อเท็จจริงนี้ระบุไว้ในเอกสารขององค์กรเอง