Nomor personel karyawan mungkin Mengapa Anda memerlukan nomor personel? Urutan tugas. Berapa nomor digital individu karyawan?

16.05.2023 -

Nomor personel karyawan - bagaimana penugasannya dan mengapa diperlukan? Mari kita lihat pertanyaan ini dan pertanyaan lainnya di artikel kami.

Apakah pemberian nomor personel kepada seorang karyawan adalah suatu keharusan?

Setiap spesialis yang telah menandatangani kontrak jangka tetap atau terbuka dengan pemberi kerja diberi nomor personel, yang selanjutnya dicatat dalam semua dokumen yang berkaitan dengan catatan personel dan perhitungan penggajian (klausul 18 Lampiran Surat Negara Komite Perburuhan Uni Soviet, Kementerian Keuangan Uni Soviet, Kantor Pusat Statistik Uni Soviet tertanggal 27/04/1973 No. 75-AB/89/10-80). Apalagi jika seseorang memutuskan hubungan kerja dengan perusahaan, maka disarankan untuk tidak memberikan nomor personelnya kepada karyawan lain selama 1-2 tahun.

Nomor personel dapat muncul di berbagai dokumen organisasi, misalnya:

dalam daftar gaji (formulir No. T-53);
perintah imbalan materi bagi seorang karyawan (formulir No. T-11);
formulir pencatatan waktu kerja (No. T-12, T-13).

Tindakan normatif tersebut di atas, yang diadopsi pada masa Soviet, masih berlaku, seperti banyak sumber hukum Uni Soviet lainnya, hingga hari ini. Oleh karena itu, pemberian nomor personel kepada seorang karyawan adalah prosedur wajib bagi pengusaha Rusia.

Mari kita pertimbangkan bagaimana hal ini dapat diterapkan dalam praktik, serta nuansa apa yang menjadi ciri penggunaan nomor personel spesialis dalam catatan personel.

Tata cara pemberian nomor personel

Algoritma umum untuk menetapkan nomor personel kepada seorang karyawan mungkin sebagai berikut:

1. Seorang spesialis SDM (atau orang lain yang mempekerjakan seorang karyawan) meminta nomor personel gratis dari rekan yang bertanggung jawab.

Informasi tentang jumlah personel yang dipekerjakan dapat tercermin dalam jurnal akuntansi khusus. Bentuknya tidak ditentukan oleh undang-undang. Sebagai aturan, ini memberikan instruksi:

NAMA LENGKAP. karyawan yang direkrut;
tanggal sewa;
posisi spesialis;
nomor personel (yang diberikan kepada spesialis tertentu selama masa kerja dan selama 1-2 tahun setelah pemutusan kontrak kerja).

2. Surat perintah kerja dikeluarkan (Formulir No. T-1), kartu pribadi spesialis disiapkan (Formulir No. T-2).

Kedua dokumen tersebut berisi nomor personel.

Anda dapat mengetahui lebih lanjut tentang prosedur perekrutan karyawan di artikel “Cara membuat surat perintah kerja - contoh 2017” .

3. Informasi tentang karyawan yang direkrut dengan konfirmasi penugasan nomor personel kepadanya ditransfer ke spesialis yang menyimpan catatan nomor personel.

Sebelum masuk ke dokumen kepegawaian perusahaan, nomor personel harus dibuat dengan satu atau lain cara. Mari kita jelajahi bagaimana hal ini dapat dilakukan.

Prinsip pembentukan nomor personel

Peraturan perundang-undangan tidak menetapkan persyaratan yang jelas mengenai cara pembentukan, struktur dan ciri-ciri lain dari jumlah personel, seperti panjangnya. Majikan berhak menggunakan nomor yang disusun menurut prinsip apa pun yang nyaman bagi karyawan.

Pendekatan yang diterima secara umum di perusahaan-perusahaan Rusia adalah dengan menggunakan nomor personel yang hanya berisi angka Arab dan panjangnya tidak melebihi 6 digit. Nomor personel dapat diberikan kepada karyawan sesuai dengan urutan pembuatan kontrak kerja mereka.

Perusahaan mungkin mempunyai sistem untuk mengkorelasikan struktur jumlah personel dengan karakteristik tertentu dari fungsi ketenagakerjaan seseorang. Sebagai pilihan, sistem yang memungkinkan Anda menentukan secara akurat berdasarkan nomor personel departemen tempat seorang spesialis bekerja (misalnya, dengan digit pertama).

MENARIK! Praktik akuntansi di perusahaan Soviet mengatur penggunaan nomor personel karyawan yang terdiri dari 4 digit (klausul 7, 8 Lampiran 1 pedoman yang disetujui melalui surat Kementerian Keuangan Uni Soviet dan Kantor Pusat Statistik Uni Soviet tertanggal 20 Februari , 1981 Nomor 35/34-R/426).

Fitur penggunaan nomor personel

mengidentifikasi karyawan tersebut;
menentukan posisinya.

Pendekatan ini dapat dibenarkan dengan pertimbangan berikut.

Pasal 18 lampiran surat No. 75-AB/89/10-80 menyatakan bahwa nomor personel harus dicatat dalam dokumen akuntansi pengupahan. Karena gaji dihitung secara terpisah untuk setiap posisi, pengidentifikasi yang berbeda harus digunakan untuk posisi tersebut - dalam hal ini, dalam bentuk nomor personel. Jadi, dalam daftar gaji (formulir No. T-51), di seberang setiap nomor personel, posisi karyawan ditunjukkan.

Anda dapat mempelajari lebih lanjut tentang spesifik penggunaan formulir No. T-51 di artikel “Formulir terpadu No. T-51 - slip gaji” .

Jadi, jika seseorang bekerja pada dua jabatan pada satu pemberi kerja, biasanya ia diberi 2 nomor personel. Dalam struktur jurnal untuk mencatat angka-angka ini, kolom terpisah dapat disediakan untuk spesialis yang bekerja paruh waktu - untuk kemudahan akuntansi.

Prosedur untuk menghasilkan dan menggunakan nomor personel ditetapkan oleh peraturan setempat yang berlaku di perusahaan. Secara khusus, peraturan ini dapat mengatur tata cara penggunaan nomor personel karyawan saat merekrut kembali.

Apakah saya memerlukan nomor personel karyawan baru saat merekrut kembali?

Setelah ditugaskan kepada seorang karyawan, nomor personel tetap bersamanya (posisinya - satu atau lebih) sampai dia diberhentikan dari perusahaan (pemutusan hubungan kerja pada posisi tersebut). Setelah pemecatan (penghentian pekerjaan pada posisi ini), nomor personel dapat dipertahankan oleh spesialis untuk jangka waktu yang direkomendasikan oleh surat No. 75-AB/89/10-80.

Jadi, jika seorang karyawan kembali ke perusahaan dalam waktu 1-2 tahun, disarankan untuk menggunakan nomor personel sebelumnya untuk mengidentifikasi dia (atau posisinya - satu atau lebih).

Jika seseorang kembali setelah berakhirnya jangka waktu pemberian nomor personel kepadanya, penggunaannya hanya dapat dilakukan jika pada saat itu nomor yang bersangkutan belum ditransfer ke karyawan lain.

Majikan dapat menetapkan aturan terpisah untuk penggunaan nomor personel sehubungan dengan identifikasi posisi karyawan (seperti yang kami sebutkan di atas, nomor personel terpisah dapat ditentukan untuk masing-masing posisi).

Misalnya, jika seorang karyawan yang mengundurkan diri dengan cepat kembali ke perusahaan untuk posisi lain, maka nomor personel baru dapat diberikan kepadanya, dan nomor personel lama dapat dipindahkan ke karyawan pertama yang menduduki posisi sebelumnya dari karyawan yang diberhentikan tersebut. Pendekatan ini akan memudahkan akuntan dalam menghitung gaji, yang seperti kami sebutkan di atas, bergantung pada karakteristik jabatannya, dan bukan pada kepribadian karyawannya.

Hasil

Nomor personel harus diberikan kepada seorang karyawan setelah menyelesaikan kontrak. Jika seorang karyawan menduduki beberapa posisi dalam suatu perusahaan, ia diberi nomor personel tersendiri untuk setiap posisi. Jika seseorang mengundurkan diri, pemberi kerja dapat mempertahankan nomor personelnya selama 1-2 tahun. Angka-angka tersebut disimpan oleh pegawai yang bertanggung jawab dengan menggunakan jurnal khusus.

Anda dapat mempelajari lebih lanjut tentang penggunaan dokumen kepegawaian yang menunjukkan nomor personel di artikel:

“Formulir terpadu No. T-1 - unduh formulir dan contoh” ;
“Formulir terpadu No. T-11 - unduh formulir dan contoh” .

Nomor Personil

Nomor Personil- nomor unik seorang karyawan suatu perusahaan, lembaga, organisasi atau unit struktural besarnya, di mana karyawan tersebut muncul dalam dokumen internal, terutama dalam arsip pribadi, rapor (dari mana namanya berasal) dan dokumen pembayaran gaji .

Nomor personel karyawan bersifat unik dalam suatu organisasi atau unit struktural yang memiliki departemen personalia dan departemen akuntansi sendiri; nomor ini ditetapkan satu kali saat bekerja dan tidak pernah berubah. Di beberapa organisasi, setelah seorang karyawan diberhentikan, hal itu tidak dapat lagi ditugaskan kepada karyawan lain yang masuk kerja kemudian, sementara di organisasi lain hal ini diperbolehkan. Biasanya, nomor personel ditetapkan mulai dari satu (nomor 1 biasanya mencakup manajer pertama perusahaan), setiap nomor berikutnya satu lebih banyak dari yang sebelumnya.

Yayasan Wikimedia. 2010.

Lihat apa itu "nomor personel" di kamus lain:

Nomor Personil- selama berhari-hari (tidak termasuk waktu perjalanan) dari “ ” 20 hingga “ ” 20 Berlaku setelah menunjukkan paspor, transkrip tanda tangan posisi manajer, Catatan keberangkatan dalam perjalanan bisnis, kedatangan ... Buku referensi kamus istilah dokumentasi normatif dan teknis

NOMOR, PERSONIL- nomor yang diberikan untuk setiap karyawan saat dipekerjakan. Itu ditempelkan pada semua dokumen untuk akuntansi personel, produksi dan upah. Dalam hal terjadi pemecatan atau pemindahan ke pekerjaan lain, nomor personel biasanya tidak dapat... ...

AKUNTANSI JADWAL Ensiklopedia hukum

Mencatat waktu kerja setiap karyawan. Hal ini dilakukan dalam lembar waktu, yang menunjukkan nomor personel setiap karyawan, nama belakangnya, nama depannya, patronimiknya, informasi tentang jam kerja setiap hari dalam sebulan... Kamus Ensiklopedis Ekonomi dan Hukum

nomor- A; hal. angka/; m.(dari angka Latin numerus) lihat juga. bilangan 1) Bilangan urut suatu benda dalam rangkaian benda homogen lainnya. Nomor rumah. Nomor telepon. Nomor dokumen. N... Kamus banyak ekspresi

A; hal. angka; m.[dari lat. bilangan numerus] 1. Bilangan urut suatu benda dalam rangkaian benda homogen lainnya. N.di rumah. N.telepon. N.dokumen. N. penerbangan, rute. N.tiket. N.tugas. Trem n. delapan, empat puluh dua. Cari tahu, tulis, ingat, ingat, ... ... kamus ensiklopedis

AKUNTANSI, JADWAL- pencatatan, dengan menggunakan dokumen utama, lembar waktu kehadiran di tempat kerja dan penggunaan waktu kerja, yang mencakup seluruh karyawan organisasi. Setiap karyawan diberi nomor personel tertentu, yang ditunjukkan di semua dokumen akuntansi... ... Kamus Akuntansi Hebat

AKUNTANSI, JADWAL- pencatatan kehadiran kerja dan penggunaan waktu kerja setiap pegawai untuk setiap hari kerja, dilakukan dengan menggunakan dokumen utama lembar waktu. Itu. dilakukan dengan mencatat penyimpangan (tidak hadir, terlambat, dan lain-lain). Rapor mencerminkan... Kamus ekonomi besar

Gaji- (Upah) Sarana paling penting untuk meningkatkan minat pekerja Partisipasi pekerja dalam pembagian keuntungan material dan spiritual yang baru diciptakan Daftar Isi. > upah adalah cara terpenting untuk meningkatkan minat... ... Ensiklopedia Investor

Dan angka (usang), a, jamak. bilangan dan bilangan (usang), m.1.Bilangan urut suatu benda dalam rangkaian benda homogen lainnya. Nomor rumah. Nomor telepon. Nomor dokumen. □ [Voynitsyn] mengambil tiket, menunjukkan nomornya dan duduk di dekat jendela, sementara pendahulunya... ... Kamus akademis kecil

Apakah nomor personel seorang karyawan akan berubah ketika dipindahkan ke departemen atau posisi lain? Lebih detailnya ada di artikel.

Dari artikel tersebut Anda akan belajar:

Nomor personel merupakan syarat yang banyak digunakan dalam catatan personel. Dengan bantuannya, seorang karyawan - orang tertentu, dan bukan unit staf perusahaan - ditunjuk dalam dokumen internal. Nomor personel tahun 2017 muncul bersama data paspor personel di arsip dan kartu pribadi, , gaji.

Penting: jika suatu organisasi menggunakan catatan personel internal dan formulir terpadu Komite Statistik Negara, nomor personel karyawan menjadi rincian wajib, yang tanpanya tidak mungkin mengisi formulir dengan benar.

Unduh dokumen dengan topik:

Berapa nomor personel karyawan

Nomor personel adalah kode digital unik yang diberikan kepada seorang karyawan dalam perusahaan tertentu. Kode tersebut harus cukup sederhana dan memungkinkan setiap karyawan diidentifikasi secara unik, sehingga tidak terjadi kebingungan saat mengisi formulir akuntansi. Jika unit struktural memiliki departemen personalia dan departemen akuntansi sendiri, karyawannya diberi kode di dalam departemen tersebut. Hal ini dapat ditemukan di perusahaan-perusahaan besar.

Nomor personel diberikan kepada seorang karyawan satu kali , tetap tidak berubah sepanjang periode selama hubungan kerja antara pekerja dan pemberi kerja terus berlanjut. Biasanya, setelah seorang karyawan diberhentikan, nomor personelnya tetap kosong dan, jika mantan karyawan tersebut memutuskan untuk kembali, ia akan diberi pengenal sebelumnya.

Di masa depan, setiap pendatang baru yang diterima di staf diberi kodenya sendiri - dalam urutan menaik, dalam urutan kronologis. Setelah diterima, kode tidak berubah kapan atau jika ada perubahan pada rincian paspor karyawan.

Nomor identifikasi karyawan ini ditugaskan ke:

mereka yang bekerja berdasarkan kontrak kerja terbuka;
dipekerjakan oleh ;
pekerja paruh waktu eksternal;
pekerja musiman.

Nomor personel ditujukan untuk penggunaan internal. Oleh karena itu, mereka hampir tidak pernah muncul dalam dokumentasi keluar pemberi kerja, tetapi digunakan untuk mencatat jam kerja dan mengotomatiskan penghitungan gaji saat mendaftar. dan seterusnya.

Menggunakan pengidentifikasi tersebut memungkinkan Anda untuk:

menyederhanakan dan memudahkan pengolahan data pegawai;
melacak pergerakan mereka antar departemen selama proses transfer;
ketika menetapkan nomor personel, buatlah catatan khusus di dalamnya untuk memudahkan akuntansi dan menetapkan, misalnya, prosedur akrual khusus ;
dengan cepat menghasilkan permintaan untuk setiap karyawan dan menerima informasi lengkap tentang gaji yang masih harus dibayar dan dibayar, , waktu istirahat, lembur, liburan, dll.

Namun tetap saja, alasan utama yang membuatnya tepat untuk menetapkan nomor personel kepada karyawan adalah jam kerja masing-masing karyawan. Nomor-nomor unik ini digunakan untuk akuntansi, termasuk yang otomatis, dan mencatat waktu kedatangan dan keberangkatan kerja, istirahat makan siang, dan absensi untuk urusan pribadi. Berkat penggunaannya, pemberi kerja memiliki kesempatan untuk memperoleh informasi yang dapat dipercaya tentang seberapa penuh karyawan menggunakan waktu kerjanya, mengontrolnya dan memperhitungkannya dalam sistem remunerasi, misalnya saat menghitung bonus.

Unduh di.doc

Setiap karyawan harus menerima kode unik mereka sendiri, meskipun itu adalah pekerja paruh waktu eksternal yang bekerja dengan upah setengah atau seperempat.

Nomor personel karyawan: bagaimana kode diberikan kepada pekerja paruh waktu internal

- fenomena umum, yang intinya adalah melakukan pekerjaan di beberapa posisi dalam satu organisasi. Pekerja paruh waktu internal melaksanakan tugas tambahan dari pemberi kerja hanya pada waktu senggangnya dari pekerjaan pada jabatan utamanya, berdasarkan kontrak kerja tersendiri.

sejak kapan para pihak mengadakan bukan hanya satu, tetapi beberapa kontrak kerja - sesuai dengan jumlah posisi yang dipegang oleh karyawan - disarankan untuk menetapkan nomor personel untuk masing-masing posisi. Seorang spesialis yang bekerja di dua posisi menerima dua nomor personel yang berbeda, di tiga posisi - tiga, dan seterusnya. Hal ini menyederhanakan prosedur pencatatan waktu kerja pekerja paruh waktu. Jam kerja pada posisi utama dihitung terpisah dari jam kerja Unduh sampel yang sudah selesai
Unduh di.doc

Pada tahun 2017, nomor personel ditetapkan kepada seluruh pekerja yang menjalin hubungan kerja dengan pemberi kerja. Termasuk pekerja rumahan, dan spesialis yang dipekerjakan paruh waktu atau mingguan. Nomor personel tahun 2017 tidak hanya diberikan kepada orang-orang yang melakukan kerjasama atas dasar tersebut (kontrak, penyediaan layanan).

Nomor personel adalah kode digital individu yang diberikan kepada seorang karyawan pada saat bekerja.

Mengapa diperlukan nomor personel?

Nomor personel yang ditetapkan pada saat perekrutan adalah salah satu elemen utama personel individu dan akuntansi keuangan untuk karyawan tertentu, dan tercermin:

dalam formulir kartu catatan kepegawaian T-2;
dalam perintah personel tentang perekrutan, pemecatan, mutasi, bonus, hukuman dan dorongan seorang karyawan;
dalam program akuntansi otomatis untuk perhitungan penggajian (di mana identifikasi karyawan dilakukan secara tepat berdasarkan nomor individu);
dalam catatan penggajian.

Nomor karyawan yang unik memungkinkan untuk menghilangkan kesalahan dalam pencatatan aktivitas kerjanya, akrual keuangan untuk upah, tunjangan sosial, dan pemotongan pajak.

Nomor personel karyawan: bagaimana kode tersebut ditetapkan dan dokumen apa yang mengatur prosedurnya

Peraturan Federasi Rusia yang mengatur pencatatan personel tidak menetapkan prosedur untuk menetapkan nomor personel (TN). Dalam hal ini, dinas kepegawaian berpedoman pada ketentuan yang diatur dalam Surat Komite Negara Perburuhan Uni Soviet No. 75-AB, Kementerian Keuangan Uni Soviet No. 89 dan Kantor Pusat Statistik Uni Soviet No. 10-80 tanggal 27 April 1973. Ayat 18 Surat ini menetapkan perlunya penugasan TN kepada semua orang yang dipekerjakan dalam pekerjaan tetap, sementara atau musiman. Disarankan untuk tidak mempercayakan nomor personel karyawan yang diberhentikan kepada orang lain selama 1-2 tahun.

Mengingat bahwa prosedur dan kebutuhan untuk menetapkan nomor rekening unik diserahkan kepada kebijaksanaan pemberi kerja oleh undang-undang, prinsip-prinsip untuk mengidentifikasi karyawan harus ditetapkan berdasarkan perintah pada aliran dokumen internal perusahaan. Peraturan yang mengatur tata cara pemberian nomor personalia kepada pegawai pada suatu perusahaan tertentu harus mencerminkan aspek-aspek sebagai berikut:

ketersediaan dan pemeliharaan daftar nomor personel di perusahaan;
bagaimana nomor personel diberikan kepada karyawan suatu organisasi yang dipekerjakan untuk pertama kali dan berulang kali;
persyaratan kronologisasi nomor personel (dimulai dari No. 1 dan berurutan bertambah penomorannya);
Isi Jurnal Registrasi TN.

Masa berlaku TN

Spesifikasi teknis individu tidak berubah dan berlaku sepanjang masa kerja seorang karyawan di perusahaan tertentu. Nomor personel yang digunakan untuk mendaftarkan karyawan yang meninggalkan perusahaan dapat tetap menjadi milik mereka yang diberhentikan atau diberikan kepada karyawan baru setelah beberapa waktu.

Dalam kasus di mana seorang karyawan, karena alasan tertentu, mengganggu aktivitasnya, dan setelah istirahat sejenak kembali lagi dan mendapatkan pekerjaan di suatu perusahaan, lebih baik memberinya bukan nomor personel baru, tetapi nomor personel yang sama dengan yang sebelumnya ia daftarkan di negara bagian (jika nomor ini tidak diberikan kepada karyawan lain). Oleh karena itu, sebelum memberikan nomor personel kepada seorang karyawan, datanya diperiksa berdasarkan database arsip perusahaan untuk menentukan keberadaan kode unik yang ditetapkan sebelumnya.

Log akuntansi TN: isi dan persyaratan dokumen

Daftar nomor personel tidak memiliki standar terpadu, tetapi memiliki formulir yang direkomendasikan, yang menurutnya harus memuat setidaknya enam kolom wajib:

Nomor Personil;
Nama lengkap pegawai;
tanggal kerja;
spesialisasi atau posisi yang dilamar oleh karyawan;
subdivisi struktural;
data pendaftaran kontrak kerja (nomor, tanggal).

Tidak setiap karyawan menemukan konsep seperti “nomor personel karyawan”. Seringkali mereka yang bekerja di perusahaan besar atau menengah mengetahui hal ini. Departemen akuntansi LLC skala kecil biasanya tidak memberi tahu karyawan. Pabrik-pabrik besar selalu memberi tahu karyawannya nomor personel mereka. Disadari atau tidak oleh karyawan, pemberian nomor seri dilakukan oleh bagian personalia atau bagian akuntansi. Hal ini diatur oleh undang-undang yang berlaku saat ini, dan ketiadaan klausul ini merupakan pelanggaran.

Nomor personel - apa itu?

Prinsipnya dari namanya sendiri sudah jelas apa itu nomor personel. Ini adalah semacam nilai numerik yang diberikan kepada karyawan tertentu. Ini adalah kode yang mengidentifikasi seorang karyawan.

Kekhasan jumlah personel termasuk fakta bahwa mereka bersifat individual. Artinya, tidak ada pekerja yang kodenya benar-benar cocok. Pada saat yang sama, nomor personel dipertahankan untuk karyawan yang diberhentikan. Jika dia kemudian melanjutkan hubungan kerja dengan majikan ini, maka dia akan diberi nomor lamanya.

Perlu juga dicatat bahwa nomor personel karyawan diberikan kepadanya pada saat bekerja; nomor tersebut tidak berubah di kemudian hari. Artinya, pendaftaran suatu pekerjaan memberikan kode tertentu, yang di kemudian hari tetap sama, terlepas dari perubahan posisi atau kenaikan gaji.

Kebutuhan akan jumlah personel. Untuk apa mereka dibutuhkan?

Namun, lebih baik mencari tahu mengapa perusahaan membutuhkan nomor personel. Karyawan tersebut tidak mendapat apa pun dari ini. Seperti disebutkan di atas, karyawan mungkin tidak menyadari keberadaan kode tersebut. Namun, mengapa nomor personel karyawan tersebut pertama kali diperkenalkan? Bagaimana sandi ini ditetapkan dan apa artinya?

Nomor personel membantu departemen akuntansi LLC atau perusahaan. Berkat mereka, pengelolaan dokumen elektronik menjadi lebih mudah. Meskipun perlu dicatat bahwa jumlah personel di pabrik-pabrik besar telah digunakan cukup lama, bahkan sebelum munculnya program 1C.

Apa poin utama yang memungkinkan Anda menggunakan sandi ini? Ini adalah, pertama-tama:

Memfasilitasi pekerjaan spesialis SDM. Hal ini disebabkan pelacakan nomor personel membantu untuk tidak “kehilangan” seorang karyawan ketika ia berpindah posisi.
Membantu bagian akuntansi dalam mengerjakan perhitungan dan pengeluaran upah. Nomor personel di 1C berhubungan langsung di sini. Program inilah yang membantu Anda memilih karyawan bukan berdasarkan nama atau posisi, tetapi berdasarkan nomor personel.
Melacak kehadiran karyawan di tempat kerja. Relevan untuk perusahaan yang dilengkapi dengan sistem pass elektronik.

Contoh spesifik. Mengapa Anda memerlukan nomor personel?

Untuk memahami siapa dan bagaimana memberikan nomor personel kepada seorang karyawan, Anda perlu memahami sepenuhnya mengapa parameter ini diperlukan.

Pertama-tama, ada baiknya menghindari gosip yang tidak perlu. Jadi, jika ketika menghitung gaji, seorang akuntan atau ahli standardisasi dan remunerasi hanya melihat nomor personel. Dia tidak dapat memahami secara pasti berapa jumlah yang diterima Ivanov dan berapa jumlah yang diterima Petrov. Artinya, hal ini memungkinkan kami untuk lebih meningkatkan kerahasiaan.

Nomor personel juga membantu Anda menghindari kesalahan. Ini adalah parameter lain yang memungkinkan Anda memeriksa kebenaran dokumen. Hal ini terutama berlaku bila ada senama atau senama lengkap. Tentu saja, Anda juga dapat memeriksa parameter berdasarkan posisi atau tanggal perekrutan. Namun, jumlah personel tidak boleh diabaikan.

Siapa yang dapat mengambil alih?

Nomor personel diberikan kepada karyawan oleh spesialis SDM. Namun, perlu dicatat bahwa undang-undang tersebut tidak mengatur posisi karyawan yang terlibat dalam penugasan sandi. Namun saat melamar pekerjaan, yang hadir langsung adalah HR Engineer.

Hal ini juga dapat dilakukan oleh para kepala divisi struktural atau bahkan oleh pimpinan perusahaan. Jika tidak ada pegawai personalia, seorang akuntan dapat menggantikannya dalam hal ini.

Siapa yang dapat diberi nomor personel

Bisakah semua karyawan diberi kode? Nomor personel biasanya disimpan untuk semua karyawan suatu perusahaan. Yaitu:

Bagi karyawan yang bekerja secara tetap.
Pekerja sementara atau musiman.
Pekerja paruh waktu eksternal.
Bagi mereka yang bekerja paruh waktu.

Faktanya, setiap karyawan memiliki nomor personelnya masing-masing, berapapun lamanya ia bekerja. Patut dicatat bahwa bahkan siswa yang melamar magang di departemen mana pun menerima kode mereka sendiri.

Perlu dicatat bahwa jika seorang karyawan memiliki kombinasi pekerjaan atau profesi dalam satu perusahaan, ia tetap menerima satu nomor personel. Seorang karyawan yang bekerja paruh waktu di dua perusahaan memiliki kode tersendiri di masing-masing perusahaan.

Bagaimana cara menetapkan nomor personel seorang karyawan? Apa isi undang-undang?

Perlu segera dicatat bahwa undang-undang tersebut cukup kabur mengenai penetapan nomor personel di suatu perusahaan. Faktanya, tidak ada pasal khusus dalam Kode Ketenagakerjaan atau undang-undang federal yang mengatur bagaimana jumlah personel ditetapkan kepada karyawan. Setiap pemberi kerja mengembangkan sendiri suatu sistem yang membantunya memelihara catatan yang kompeten dan nyaman dari sandi-sandi ini. Di sini, dokumen internal organisasi memegang peranan penting. Di dalamnya, misalnya, Anda dapat menentukan posisi karyawan yang terlibat dalam pemberian nomor.

Secara umum diterima bahwa nomor personel diberikan kepada setiap karyawan, dan nomor tersebut harus dimulai dengan nomor pertama. Bahkan menjadi identik dengan konsep “bilangan urut”.

Akuntansi tersebut dapat dilakukan dengan dua cara:

Menggunakan program khusus.
Secara manual oleh seorang karyawan.

Metode terakhir ini semakin jarang digunakan. Hal ini disebabkan oleh fakta bahwa program 1C paling populer memungkinkan Anda untuk secara otomatis menetapkan nomor untuk setiap karyawan baru di suatu perusahaan.

Menetapkan nomor personel mungkin tampak seperti proses yang memakan waktu. Namun ternyata tidak. Cukup ikuti beberapa aturan sederhana dan tindakan ini akan dilakukan secara otomatis.

Pertama-tama, dokumen internal organisasi harus membebankan kewajiban ini kepada karyawan tertentu. Ini akan membantu menghindari pertengkaran di kemudian hari. Ini juga akan menghilangkan situasi ketika tidak ada orang yang bertanggung jawab atas operasi ini.

Kedua, pemberian nomor secara langsung kepada seorang karyawan hendaknya dilakukan pada hari kerja pertama karyawan tersebut, dan idealnya pada saat berakhirnya kontrak kerja. Dalam hal ini, penomorannya akan benar dan tanpa celah.

Kode numerik tertentu harus dikomunikasikan kepada karyawan, karena hal ini tidak hanya meningkatkan kepentingan mereka di mata mereka, tetapi juga membantu menghindari kesalahan saat menghitung upah. Pasalnya, ketika menulis permohonan bantuan keuangan atau cuti, karyawan tersebut antara lain akan mencantumkan nomor personelnya.

Parameter ini juga harus dicantumkan dalam perintah kerja. Dapat diketik di program atau ditulis tangan oleh perwakilan HR.

Buku harian kapal. Mencatat nomor personel

Perusahaan yang terpaksa menggunakan nomor kepegawaian untuk karyawannya seringkali menggunakan dokumen seperti daftar nomor kepegawaian.

Dokumen internal perusahaan ini dapat menunjukkan parameter berikut:

Data paspor karyawan, termasuk nama belakangnya, nama depannya dan patronimiknya, serta nomor dan seri dokumennya.
Tanggal karyawan tersebut dipekerjakan di tempat kerja utamanya.
Nomor kontrak kerja, serta tanggal pembuatannya.
Posisi spesialis.
Departemen tempat karyawan tersebut akan bekerja.
Nomor personel langsung.

Nomor personel adalah wajib bagi perusahaan besar. Namun, perusahaan kecil juga menggunakan metode ini untuk membuat hidup lebih mudah bagi karyawan di departemen SDM atau akuntansi. Secara umum, ini adalah penomoran karyawan. Karena setiap nomor bersifat unik, hal ini membantu memastikan bahwa dana dikreditkan ke orang yang tepat. Hal ini terutama berlaku ketika menggunakan senama atau senama. Mencatat jumlah personel itu sendiri bukanlah prosedur yang rumit dan memakan waktu. Pada dasarnya dipercayakan kepada spesialis HR. Namun, undang-undang mengizinkan Anda untuk menugaskan misi ini kepada karyawan lain. Fakta ini dinyatakan dalam dokumen organisasi itu sendiri.