Табельный номер сотрудника может быть. Для чего нужен табельный номер. Порядок присвоения. Что такое индивидуальный цифровой номер сотрудника
Табельный номер сотрудника - как присваивается и зачем он нужен ? Рассмотрим эти и другие вопросы в нашей статье.
Присвоение табельного номера сотруднику — это обязательно?
Каждому специалисту, заключившему с работодателем срочный или бессрочный контракт, назначается табельный номер, который впоследствии фиксируется во всех документах, имеющих отношение к кадровому учету и расчету зарплаты (п. 18 Приложения к письму Госкомтруда СССР, Министерства финансов СССР, ЦСУ СССР от 27.04.1973 № 75-АБ/89/10-80). При этом если человек прекращает трудовые отношения с фирмой, то его табельный номер желательно не присваивать другому сотруднику в течение 1-2 лет.
Табельный номер может фигурировать в самых разных документах организации, например:
- в зарплатной ведомости (форма № Т-53);
- распоряжении о материальном награждении сотрудника (форма № Т-11);
- формах для отражения рабочего времени (№ Т-12, Т-13).
Указанный выше нормативный акт, принятый еще в советское время, действует, как и многие другие источники права СССР, до сих пор. Поэтому присвоение табельного номера работнику — обязательная процедура для российских работодателей.
Рассмотрим, как она может быть осуществлена на практике, а также какими нюансами характеризуется применение табельного номера специалиста в кадровом учете.
Процедура присвоения табельного номера
Общий алгоритм назначения табельного номера работнику может быть следующим:
1. Специалист кадровой службы (или иное лицо, принимающее сотрудника на работу) запрашивает у ответственного коллеги свободный табельный номер.
Сведения о занятых табельных номерах могут отражаться в специальном журнале учета. Его форма не установлена законом. Как правило, в ней предусматривается указание:
- Ф.И.О. принятого сотрудника;
- даты принятия на работу;
- должности специалиста;
- табельного номера (который закрепляется за конкретным специалистом на время работы и на 1-2 года после прекращения трудового договора).
2. Издается приказ о приеме на работу (форма № Т-1), подготавливается личная карточка специалиста (форма № Т-2).
В обоих документах фиксируется табельный номер.
Узнать больше о процедуре приема сотрудника на работу вы можете в статье «Как составить приказ о приеме на работу — образец-2017» .
3. Сведения о принятом на работу сотруднике с подтверждением присвоения ему табельного номера передаются специалисту, который ведет журнал табельных номеров.
Прежде чем попасть в кадровые документы фирмы, табельный номер должен быть тем или иным образом сформирован. Изучим, как это может быть осуществлено.
Принципы формирования табельного номера
Законодательство не устанавливает четких требований к способу формирования, структуре и прочим характеристикам табельного номера, например длине. Работодатель вправе использовать номера, составленные по любому удобному для сотрудников принципу.
Общепринятым в российских компаниях можно считать подход, когда используется табельный номер, имеющий в своем составе только арабские цифры, длиной, не превышающей 6 цифр. Табельные номера могут присваиваться сотрудникам соотносительно с очередностью оформления их трудовых договоров.
В фирме может быть предусмотрена система соотнесения структуры табельного номера с теми или иными характеристиками трудовой функции человека. Как вариант — система, позволяющая по табельному номеру точно определить отдел, в котором работает специалист (например, по первым цифрам).
ИНТЕРЕСНО! В практике бухгалтерского учета на советских предприятиях предусматривалось применение табельных номеров работников из 4 цифр (п. 7, 8 приложения 1 к методическим указаниям, утвержденным письмом Министерства финансов СССР и ЦСУ СССР от 20.02.1981 № 35/34-Р/426).
Особенности применения табельного номера
- идентифицирует работника;
- определяет его должность.
Данный подход правомерно обосновать следующими соображениями.
В п. 18 приложения к письму № 75-АБ/89/10-80 говорится о том, что табельный номер должен фиксироваться в документах по учету заработной платы. Поскольку зарплата начисляется отдельно по каждой должности, по ним следует применять разные идентификаторы — в данном случае в виде табельного номера. Так, в расчетной ведомости (форма № Т-51) напротив каждого табельного номера указывается должность работника.
Узнать больше о специфике применения формы № Т-51 вы можете в статье «Унифицированная форма № Т-51 - расчетный лист» .
Таким образом, если человек работает на двух должностях у одного работодателя, ему, как правило, присваивается 2 табельных номера. В структуре журнала учета данных номеров могут быть предусмотрены отдельные графы для специалистов, работающих по совмещению — для удобства учета.
Порядок формирования и применения табельных номеров устанавливается локальным нормативом работодателя. В частности, в нем может быть регламентирован порядок применения табельного номера работника при повторном приеме.
Нужен ли новый табельный номер сотрудника при повторном приеме?
Однажды присвоенный сотруднику табельный номер сохраняется за ним (его должностью — одной или несколькими) до момента увольнения из компании (прекращения работы на должности). По факту увольнения (прекращения работы на этой должности) табельный номер может сохраняться за специалистом в течение рекомендованных письмом № 75-АБ/89/10-80 сроков.
Таким образом, если работник вернулся в компанию в течение 1-2 лет, для его идентификации (либо его должности — одной или нескольких) целесообразно применить прежний табельный номер.
Если человек вернулся позднее истечения срока закрепления за ним табельного номера, его применение будет возможным, только если к тому моменту соответствующий номер не был передан другому работнику.
Отдельные правила применения табельного номера работодатель может установить и в отношении идентификации должностей работников (как мы отметили выше, для каждой из них может быть определен отдельный табельный номер).
Например, если уволившийся работник очень быстро вернется в компанию на другую должность, то и табельный номер ему могут назначить новый, а прежний — передать первому работнику, пришедшему на прежнюю должность уволенного сотрудника. Данный подход облегчит бухгалтерам порядок расчета зарплаты, который зависит, как мы отметили выше, от характеристик должности, а не от личности работника.
Итоги
Табельный номер обязательно назначается работнику при заключении договора. Если сотрудник занимает несколько должностей в фирме, ему выделяется отдельный табельный номер для каждой должности. Если человек увольняется, в течение 1-2 лет работодатель может сохранять за ним табельный номер. Учет номеров ведет ответственный работник с применением специального журнала.
Узнать больше о применении кадровых документов, в которых указывается табельный номер, вы можете в статьях:
- «Унифицированная форма № Т-1 — скачать бланк и образец» ;
- «Унифицированная форма № Т-11 — скачать бланк и образец» .
Табельный номер
Та́бельный но́мер - уникальный номер работника предприятия, учреждения, организации или её крупного структурного подразделения, под которым работник фигурирует во внутренних документах, прежде всего в личном деле, табеле (от которого происходит название) и документах на выплату заработной платы .
Табельный номер работника является уникальным в пределах организации или структурного подразделения, имеющего собственный отдел кадров и бухгалтерию , он присваивается однократно при поступлении на работу, никогда не изменяется. В одних организациях после увольнения работника он уже не может присваиваться другим работникам, поступающим на работу позже, а в других это разрешено. Обычно табельные номера присваиваются, начиная с единицы (под номером 1 обычно фигурирует первый руководитель предприятия), каждый следующий номер на единицу больше предыдущего.
Wikimedia Foundation . 2010 .
Смотреть что такое "Табельный номер" в других словарях:
Табельный номер - на дней (не считая времени нахождения в пути) с « » 20 года по « » 20 года Действительно по предъявлении паспорта Руководитель должность подпись расшифровка подписи Отметки о выбытии в командировку, прибытии … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
НОМЕР, ТАБЕЛЬНЫЙ - номер, присваиваемый каждому работнику при приеме на работу. Он проставляется на всех документах по учету личного состава, выработки и заработной платы. В случае увольнения или перевода на другую работу табельный номер, как правило, не может… …
ТАБЕЛЬНЫЙ УЧЕТ Юридическая энциклопедия
Учет рабочего времени каждого работника. Осуществляется в табеле, в котором указываются табельный номер каждого работника, его фамилия, имя, отчество, сведения о рабочем времени за каждое число месяца … Энциклопедический словарь экономики и права
номер - а; мн. номера/; м. (от лат. numerus число) см. тж. номерок 1) Порядковое число предмета в ряду других однородных. Но/мер дома. Но/мер телефона. Но/мер документа. Н … Словарь многих выражений
А; мн. номера; м. [от лат. numerus число] 1. Порядковое число предмета в ряду других однородных. Н. дома. Н. телефона. Н. документа. Н. рейса, маршрута. Н. билета. Н. задачи. Трамвай н. восемь, сорок два. Узнать, записать, запомнить, вспомнить,… … Энциклопедический словарь
УЧЕТ, ТАБЕЛЬНЫЙ - учет при помощи первичного документа табеля явок на работу и использования рабочего времени охватывающий всех работников организации. Каждому работнику присваивается определенный табельный номер, который указывается во всех документах по учету… … Большой бухгалтерский словарь
УЧЕТ, ТАБЕЛЬНЫЙ - учет явок на работу и использование рабочего времени каждого работника за каждый рабочий день, осуществляемый при помощи первичного документа табеля. Т.у. производится методом регистрации отклонений (неявок, опозданий и т.д.). В табеле отражаются … Большой экономический словарь
Заработная плата - (Wages) Важнейшее средство повышения заинтересованности работников Участие трудящихся в доле вновь созданных материальных и духовных благ Содержание Содержание. > заработная плата - это важнейшее средство повышения заинтересованности… … Энциклопедия инвестора
И (устар.) нумер, а, мн. номера и (устар.) нумера, м. 1. Порядковое число предмета в ряду других однородных. Номер дома. Номер телефона. Номер документа. □ [Войницын] брал билет, показывал нумер и шел садиться к окну, пока предшественник его… … Малый академический словарь
Изменится ли табельный номер сотрудника при переводе в другой отдел или на другую должность? Подробнее - в материале статьи.
Из статьи вы узнаете:
Табельный номер - реквизит, широко используемый в кадровом учете. С его помощью сотрудника - конкретного человека, а не штатную единицу предприятия - обозначают во внутренних документах. Табельные номера в 2017 году фигурируют наряду с паспортными данными персонала в личных делах и карточках, , зарплатных ведомостях.
Важно: если организация использует для внутреннего учета кадров и унифицированные формы Госкомстата, табельный номер сотрудника становится обязательным реквизитом, без которого невозможно корректное заполнение бланков .
Скачайте документы по теме:
Что такое табельный номер работника
Табельный номер представляет собой уникальный в рамках данного предприятия цифровой код, присваиваемый работнику. Код должен быть достаточно простым и позволять однозначно идентифицировать каждого работника, чтобы не возникало путаницы при заполнении учетных бланков. Если структурное подразделение имеет собственную кадровую службу и бухгалтерию, его сотрудникам присваиваются коды в рамках отдела. Такое можно встретить на крупных предприятиях.
Табельный номер, присвоенный сотруднику единожды при , остается неизменным в течение всего периода, пока продолжаются трудовые взаимоотношения работника и работодателя. Как правило, после увольнения работника, его табельный номер остается незанятым и, если бывший сотрудник надумает вернуться обратно, ему будет присвоен прежний идентификатор.
В дальнейшем каждому новичку, принимаемому в штат, присваивается свой код - по возрастающей, в хронологическом порядке. Единожды полученный код не меняется при или в случае изменения паспортных данных сотрудника.
Эти идентифицирующие сотрудников номера присваиваются:
- работающим по бессрочным трудовым договорам;
- трудоустроенным по ;
- внешним совместителям;
- сезонным работникам.
Табельные номера предназначены для внутреннего применения. Поэтому они практически никогда не фигурируют в исходящей документации работодателя, зато используются для учета отработанного времени и автоматизации расчета зарплаты, при оформлении и так далее.
Использование таких идентификаторов позволяет:
- упростить и облегчить обработку данных по сотрудникам;
- отслеживать их перемещение между подразделениями в процессе переводов;
- при присвоении табельного номера вносить в него особые отметки, облегчающие бухгалтерский учет и устанавливающие, например, особый порядок начисления ;
- оперативно формировать запросы по каждому сотруднику и получать в полном объеме сведения о начисленной и выплаченной зарплате, , отгулах, сверхурочных часах, отпусках и пр.
Но все-же основная причина, делающая особенно целесообразным присвоение табельных номеров работникам, это - отработанных каждым из них рабочих часов. Эти уникальные номера используются для учета, в том числе автоматизированного, и фиксации времени прихода на работу и ухода с нее, обеденных перерывов, отлучек по личным делам. Благодаря их применению у работодателя есть возможность получать достоверную информацию о том, насколько полноценно использует сотрудник свое рабочее время, контролировать это и учитывать в системе оплаты труда, например, при начислении премий.
Скачать в.doc
Скачать в.doc
Получить свой уникальный код должен каждый сотрудник, даже если речь идет о внешнем совместителе, работающем на половину или четверть ставки.
Табельный номер сотрудника: как присваивается код внутреннему совместителю
- распространенное явление, суть которого сводится к выполнению работ по нескольким должностям в рамках одной организации. Внутренний совместитель выполняет дополнительные поручения работодателя только в свободное от работ по основной должности время, на основании отдельного трудового договора.
Поскольку при
стороны заключают не один, а несколько трудовых договоров - по количеству занимаемых сотрудником должностей - целесообразно присваивать табельный номер по каждой из них. Специалист, который трудится на двух должностях, получает два разных табельных номера, на трех - три и так далее. Таким образом упрощается процедура учета отработанного совместителем времени. Часы, отработанные по основной должности, учитываются отдельно от времени, отработанного по Скачать заполненный образец
Скачать в.doc
В 2017 году табельные номера присваиваются всем работникам, с которыми работодатель устанавливает трудовые отношения. В том числе - надомникам, и специалистам, занятым на условиях неполного рабочего дня или недели. Не присваиваются табельные номера-2017 только лицам, сотрудничество с которыми осуществляется на основании (подряда, оказания услуг).
Табельный номер – индивидуальный цифровой код, присваиваемый работнику при трудоустройстве.
Для чего необходим табельный номер
Присвоенный в момент принятия на работу, табельный номер является одним из основных элементов индивидуального кадрового и финансового учета по конкретному сотруднику, и отражается:
- в карточке кадрового учета формы Т-2 ;
- в кадровых приказах о приеме, увольнении, перемещениях, премировании, наказаниях и поощрения сотрудника;
- в автоматизированных бухгалтерских программах по расчету заработной платы (где идентификация сотрудника производится именно по индивидуальному номеру);
- в ведомостях по выдаче заработной платы.
Уникальный номер сотрудника дает возможность исключить ошибки в учете его трудовой деятельности, финансовых начислений по заработной плате, социальным выплатам, налоговым отчислениям.
Табельный номер сотрудника: как присваивается код и какие документы регламентируют процедуру
Нормативными актами РФ, регулирующими кадровый учет, порядок присвоения табельных номеров (ТН) не установлен. В связи с чем, кадровые службы руководствуются положениями, изложенными в Письме Госкомтруда СССР № 75-АБ, Минфина СССР № 89 и ЦСУ СССР № 10-80 от 27.04.73 г. Пункт 18 данного Письма устанавливает необходимость присвоения ТН всем лицам, трудоустраивающимся на постоянную, временную или сезонную работу. Табельные номера уволенных сотрудников рекомендуется не присваивать другим лицам в течение 1-2 лет.
Учитывая, что порядок и необходимость присвоения уникальных учетных номеров законодательством оставлены на усмотрение работодателя, принципы идентификации сотрудников необходимо устанавливать распоряжением о внутреннем документообороте предприятия. В Правилах, регламентирующих порядок того, как присваивается табельный номер работнику на конкретном предприятии, должны быть отражены следующие аспекты:
- наличие и ведение на предприятии Журнала регистрации табельных номеров;
- каким образом присваивается табельный номер сотрудникам организации, трудоустраивающимся впервые и повторно;
- требования к хронологизации табельных номеров (начало с № 1 и последовательное возрастание нумерации);
- содержание Журнала регистрации ТН.
Период действия ТН
Индивидуальный ТН является неизменным, и действует на протяжении всего периода работы сотрудника на конкретном предприятии. Табельные номера, под которыми числились сотрудники, уволившиеся с предприятия, могут как остаться за уволенными, так и быть присвоенными новым работникам спустя некоторое время.
В случаях, когда работник по каким-либо причинам прервал свою деятельность, и после некоторого перерыва снова вернулся и трудоустроился на предприятие, ему лучше присвоить не новый, а тот же табельный номер, под которым он числился в штате ранее (если этот номер не присвоен другому сотруднику). Именно поэтому, перед тем, как присвоить табельный номер работнику, его данные сверяются с архивной базой предприятия на предмет наличия ранее присвоенного уникального кода.
Журнал учета ТН: содержание и требования к документу
Журнал регистрации табельных номеров унифицированного стандарта не имеет, однако имеет рекомендованную форму, согласно которой в нем должно содержаться минимум шесть обязательных граф:
- табельный номер;
- ФИО работника;
- дата приема на работу;
- специальность или должность, на которую устраивается сотрудник;
- структурное подразделение;
- регистрационные данные трудового договора (номер, дата).
С таким понятием, как «табельный номер сотрудника», сталкивается далеко не каждый работник. Часто об этом знают те, кто ведет свою трудовую деятельность на крупном или среднем по своему размеру предприятии. Бухгалтерия ООО небольшого масштаба обычно не оповещает сотрудников. Крупные же заводы всегда говорят сотрудникам их табельные номера. Знают или нет работники об этом, но присвоение порядкового номера осуществляется отделом кадров или бухгалтерией. Это регламентировано действующим законодательством, и отсутствие данного пункта является нарушением.
Табельный номер - что это такое?
В принципе, из самого названия становится ясно, что такое табельный номер. Это своего рода числовое значение, которое закрепляется за конкретным сотрудником. Это такой шифр, который обозначает работника.
К особенностям табельных номеров можно отнести то, что они индивидуальны. То есть нет работников, чей шифр бы полностью совпадал. При этом табельный номер сохраняется и за уволенным работником. Если он в дальнейшем продолжает трудовые отношения с данным работодателем, то ему присваивают его старый номер.
Также стоит отметить, что табельный номер сотрудника присваивается ему при трудоустройстве, в дальнейшем он не изменяется. То есть оформление на работу закрепляет определенный шифр, который в дальнейшем остается таким же, вне зависимости от смены должности или повышения оклада.
Необходимость в табельных номерах. Для чего они нужны?
Все-таки лучше разобраться, для чего нужны табельные номера работодателю. Сотрудник от этого не получает ничего. Как говорилось выше, работник может и не знать о наличии такого шифра. Однако для чего тогда был первоначально введен табельный номер сотрудника? Как присваивается этот шифр и что он несет?
Табельные номера помогают бухгалтерии ООО или предприятия. Благодаря им становится легче осуществление электронного документооборота. Хотя стоит отметить, что табельные номера на крупных заводах использовались уже достаточно давно, еще до возникновения программы 1С.
В чем основные моменты, позволяющие использовать данный шифр? Это, прежде всего:
- Облегчение работы специалистов отдела кадров. Это связано с тем, что отслеживание табельного номера помогает не "потерять" сотрудника при смене им должности.
- Помощь бухгалтерии в работе с начислением и выдачей заработной платы. Здесь напрямую связаны табельные номера в 1С. Именно эта программа помогает выбирать сотрудника не по имени или должности, а по табельному номеру.
- Отслеживание нахождения сотрудника на рабочем месте. Актуально для предприятий, которые оснащены электронной системой пропусков.
Конкретные примеры. Зачем нужен табельный номер?
Чтобы понять, кем и как присваивается табельный номер сотруднику, необходимо до конца осознать, для чего же необходим данный параметр.
В первую очередь, это помогает избежать ненужных сплетен. Так, если при начислении заработной платы бухгалтер или специалист по нормированию и оплате труда видит только табельные номера. Он не может понять, какую именно сумму получил Иванов, а какую - Петров. То есть это позволяет дополнительно усиливать секретность.
Также табельный номер помогает не ошибиться. Это еще один параметр, который позволяет проверить правильность оформления документа. Особенно актуально, когда имеются однофамильцы или полные тезки. Разумеется, можно также сверять и параметры по должности или дате приема на работу. Однако табельные номера не стоит сбрасывать со счетов.
Кто может присвоить?
Табельные номера сотрудникам присваивает специалист отдела кадров. Однако стоит отметить, что законодательство не регламентирует должность работника, занимающегося присваиванием шифров. Однако при оформлении на работу непосредственно присутствуют именно инженеры по кадровому учету.
Заниматься этим могут также руководители структурных подразделений или и вовсе руководитель предприятия. В случае отсутствия кадрового работника его место в данном вопросе может занять бухгалтер.
Кому можно присвоить табельный номер
Всем ли работникам можно присвоить шифр? Учет табельных номеров обычно ведется по всем сотрудникам предприятия. А именно:
- Сотрудникам, работающим на постоянной основе.
- Временным или сезонным работникам.
- Внешним совместителям.
- Тем, кто трудится неполный рабочий день.
По факту каждый работник имеет свой табельный номер, вне зависимости от того, на какой срок он трудоустроен. Примечательно, что даже студенты, которые оформляются на практику в какой-либо отдел, получают свой код.
Стоит отметить, что если работник имеет какое-либо совмещение работ или профессий в рамках одного предприятия, он все равно получает один табельный номер. Работник же, который подрабатывает в двух фирмах, имеет в каждой из них свой, индивидуальный шифр.
Как присваивается табельный номер сотрудника. Что говорит закон?
Сразу стоит отметить, что законодательство достаточно расплывчато говорит о присвоении табельного номера на предприятии. По факту, никаких определенных статей в Трудовом кодексе или же федеральных законов, регламентирующих то, как присваивается табельный номер сотрудникам, нет. Каждый работодатель для себя вырабатывает ту систему, которая помогает именно ему вести грамотный и удобный учет данных шифров. Здесь немаловажную роль играют внутренние документы организации. В них, к примеру, можно определить должность сотрудника, занимающегося присвоением номеров.
Общепринято, что табельный номер присваивается каждому сотруднику, причем начинать следует с первого номера. По сути, он становится тождественным понятию «порядковый номер».
Вестись такой учет может в двух вариантах:
- С использованием специальных программ.
- Вручную сотрудником.
Последний способ применяется все реже. Это обусловлено тем, что наиболее популярная программа 1С позволяет автоматически присваивать номера каждому вновь устроенному работнику предприятия.
Присвоение табельного номера может показаться трудоемким процессом. Однако это не так. Стоит придерживаться нескольких простых правил, и это действие будет осуществляться автоматически.
В первую очередь внутренними документами организации должно быть закреплено данное обязательство за конкретным работником. Это поможет избежать пререканий в дальнейшем. Также это исключит ситуацию, когда никто не отвечает за данную операцию.
Во-вторых, непосредственное закрепление за работником номера должно осуществляться в первый рабочий день сотрудника, а в идеале - в момент заключения трудового договора. В этом случае нумерация будет верной и без пропусков.
Конкретный числовой код необходимо доносить до сотрудников, так как это не только повышает их значимость в своих глазах, но и помогает избежать ошибок при начислении заработной платы. Это связано с тем, что при написании каких-либо заявлений на материальную помощь или же для оформления отпуска работник будет указывать, кроме всего прочего, и свой табельный номер.
Также данный параметр должен быть в обязательном порядке указан и в приказе о приеме на работу. Он может быть напечатан в программе или же написан от руки представителем отдела кадров.
Журнал учета. Фиксирование табельных номеров
Предприятия, которые вынуждены использовать табельные номера для своих работников, зачастую используют и такой документ, как журнал учета табельных номеров.
В этом внутреннем документе предприятия могут указываться следующие параметры:
- Паспортные данные работника, включая его фамилию, имя и отчество, а также номер и серию документа.
- Дата приема сотрудника на его основное рабочее место.
- Номер трудового договора, а также дата его составления.
- Должность специалиста.
- Подразделение, в котором сотрудник будет осуществлять трудовую деятельность.
- Непосредственно табельный номер.
Табельный номер является обязательным для крупных предприятий. Однако и мелкие компании используют данный способ облегчить жизнь работникам отдела кадров или же бухгалтерии. В общем понимании это нумерация работников. Так как каждый номер уникален, он помогает проследить за тем, чтобы денежные средства были начислены нужному человеку. В особенности это актуально при трудоустройстве тезок или однофамильцев. Само ведение учета табельных номеров не является сложной или трудоемкой процедурой. В основном ее возлагают на специалиста отдела кадров. Однако законодательство позволяет возложить данную миссию на другого сотрудника. Данный факт прописывают в документах непосредственно организации.