Tindakan mentransfer buku kerja pada saat pemecatan. Penerimaan dan pemindahan buku kerja: contoh tindakan

27.09.2019 -

Perusahaan diatur dengan undang-undang. Majikan harus memastikan keamanan dokumen-dokumen ini. Oleh karena itu, pemeriksaan buku kerja secara berkala perlu dilakukan, terutama bila ada pergantian penanggung jawab pemeliharaannya.

Kapan tindakan pemindahan buku kerja dilakukan?

Pemindahan apa pun catatan kerja harus didokumentasikan agar pemberi kerja dapat memberikan informasi tentang perpindahan mereka setiap saat. Akta peralihan dibuat pada saat perpindahan sejumlah besar buku. Ini mungkin terjadi dalam kasus berikut:

Perubahan orang yang diberi tanggung jawab untuk memelihara dan mencatat dokumen-dokumen tersebut dalam organisasi;
Reorganisasi badan hukum, dalam hal suatu perusahaan baru dipisahkan, atau salah satu perusahaan menyerap perusahaan lain.
Pemindahan sebagian catatan pekerjaan ke pemisahan unit struktural dll.

Dengan kata lain, setiap pemindahtanganan buku, kecuali penyerahan sementara kepada pemiliknya, harus diformalkan dengan suatu akta.

Siapa yang membuat tindakan itu

Perbuatan itu harus dibuat oleh suatu komisi yang terdiri dari tiga orang atau lebih. Dia ditunjuk atas perintah organisasi.

Orang yang mengirimkan formulir dan orang yang menerimanya tidak boleh diikutsertakan dalam komisi.

Komisi menunjuk seorang ketua yang mengawasi pemindahan buku kerja.

Di akhir akta, seluruh anggota komisi harus membubuhkan tanda tangannya.

Tindakan tersebut disetujui oleh kepala perusahaan. Jika buku dipindahkan dari satu organisasi ke organisasi lain, maka pimpinan salah satu organisasi tersebut dapat menyetujui tindakan tersebut.

Tindakan penerimaan dan pemindahan buku kerja: contoh

Anda dapat mengunduh contoh tindakan yang telah selesai di bawah ini. Sekarang kami akan memberi tahu Anda tentang prosedur dan aturan pengisian dokumen ini.

Prosedur pengisian

Bentuk tindakan penerimaan dan pemindahan buku kerja belum disetujui di tingkat legislatif, sehingga organisasi dapat mengembangkannya secara mandiri. Dalam praktek pengelolaan pencatatan kepegawaian saat ini, tindakan pemeriksaan buku kerja memuat rincian dan informasi sebagai berikut:

Nama lengkap organisasi. Akta tersebut dapat dibuat pada kop surat resmi perusahaan.
Tanggal dan tempat penyiapan dokumen.
Stempel persetujuan ditempatkan di sudut kanan. Apabila suatu badan hukum mempunyai stempel, maka ditandatangani oleh pimpinan.
Susunan komisi dan alasan pemindahan catatan kerja.
Informasi tentang buku yang ditransfer. Ini adalah bagian terpenting dari tindakan tersebut. Untuk memudahkan persepsi informasi, disusun tabel yang memuat data berikut: nama lengkap pemilik buku, seri dan nomornya, tanda khusus (misalnya, buku yang belum diambil atau diserahkan kepada pemiliknya). Sisipan ditunjukkan secara terpisah.
Jumlah total buku.
Tanda tangan pejabat yang terlibat dalam pemindahan: anggota komisi dan pegawai yang menyerahkan dan menerima tenaga kerja.

Undang-undang tersebut juga dapat memuat informasi tentang karyawan yang bekerja paruh waktu, yang bukunya tidak disimpan, dan tentang adanya formulir kosong dan sisipan.

Akta itu dibuat dalam rangkap 2, yang disimpan oleh pihak yang mentransfer dan menerima.

Aturan kompilasi

Saat menyusun tindakan, aturan kantor berikut harus dipatuhi:

Akta itu dibuat secara tertulis, diisi dengan komputer atau ditulis dengan tangan;
Dokumen tidak boleh mengandung penghapusan atau koreksi. Konten tulisan tangan harus dapat dibaca sepenuhnya;
Semua tanda tangan harus dibubuhkan secara pribadi oleh pemiliknya;
Jika akta itu lebih dari satu lembar, maka semua halaman diberi nomor dan dijahit;

Jika suatu perbuatan dibuat dengan melanggar syarat-syarat, maka perbuatan itu tidak mempunyai kekuatan hukum.

Ketika pekerja berpindah dari satu majikan ke majikan lain, atau ketika mengganti orang yang bertanggung jawab atas pemeliharaannya, dibuatlah suatu tindakan pemindahan buku kerja. Anda dapat mendownload contohnya dari link di bawah ini, atau membuatnya sendiri. Namun pada saat yang sama, harus memuat informasi tentang buku yang dialihkan dan orang-orang yang terlibat dalam pengalihan tersebut.

Berdasarkan hukum Rusia, buku kerja termasuk dalam formulir pelaporan yang ketat. Pemeliharaan dokumen-dokumen ini dilakukan oleh seorang karyawan yang ditunjuk atas perintah manajer. Anda tidak bisa begitu saja mengambil pekerjaan Anda dan memberikannya begitu saja. Ada tindakan khusus penerimaan dan pemindahan buku kerja, contohnya akan dipertimbangkan.

Kerangka kerja legislatif

Prosedur untuk mendaftarkan catatan kerja dan menyimpannya ditentukan oleh norma-norma legislatif, khususnya oleh Resolusi Pemerintah Federasi Rusia 225. Formulir buku kerja telah disetujui di sini, serta instruksi untuk mengisinya.

Selain itu, dokumen tersebut menetapkan aturan untuk mengendalikan pergerakan tenaga kerja. Karyawan diharuskan menyimpan catatan seperti:

Buku akuntansi tenaga kerja dan sisipannya.
Formulir buku penerimaan dan pengeluaran.

Jurnal terakhir dibuat untuk mencatat formulir pembelian baru berdasarkan pesanan tunai. Dan buku akuntansi melacak pergerakan dokumentasi perekrutan dan pemberhentian karyawan.

Mengapa ini perlu?

Sebagaimana telah disebutkan, pegawai yang berwenang, ditunjuk atas perintah khusus untuk organisasi, bertanggung jawab untuk memelihara jurnal. Namun bisa saja karyawan tersebut jatuh sakit, pergi berlibur, atau perusahaan direorganisasi melalui merger. Konsekuensinya, pengelolaan tenaga kerja akan dipercayakan kepada pihak ketiga. Dan dalam hal ini, hanya menyusun perintah pelaksanaan tugas SDM sementara saja tidak akan cukup. Penting untuk membuat tindakan penerimaan dan transfer buku kerja dan sisipannya.

Dalam keadaan seperti ini, semua pihak berkepentingan dengan keandalan data yang dikirimkan. Menurut perintah organisasi, orang yang mengirim dan menerima bertanggung jawab atas keamanan dokumen, dan tanggung jawab administratif dikenakan atas penyimpanan dan pemeliharaan yang tidak tepat.

Oleh karena itu para pihak harus hati-hati memeriksa jumlah dokumen ketenagakerjaan dan sisipannya dengan entri yang dibuat di jurnal.

Dekorasi

Karena undang-undang tidak mengatur bentuk khusus pemindahan pekerjaan dari satu pekerja ke pekerja lainnya, maka tindakan penerimaan dan pemindahan buku kerja (contoh akan disajikan di bawah) dapat dibuat dalam bentuk apa pun, tetapi dengan indikasi rinci tentang semua data.

Jika perlu untuk mentransfer dokumen kepegawaian ke suatu organisasi melalui perintah, komisi khusus dibuat, yang akan mengambil alih kasus-kasus tersebut dan memeriksa semua data yang ditunjukkan dalam log.

Komisi terdiri dari karyawan berikut:

Kepala Departemen SDM.
Pengacara.
Wakil Direktur.
Karyawan HR menyerahkan kasus.
Karyawan HR yang menerima kasus.

Kompilasi

Tindakan penerimaan dan pemindahan tenaga kerja, meskipun tidak mempunyai bentuk yang ditetapkan, harus memperhatikan beberapa syarat yang wajib. Mari kita lihat lebih dekat isi dan bentuk dokumennya. Tindakan tersebut harus mencakup informasi berikut:

rincian organisasi dan judul dokumen;
tanggal pembuatan dokumen dan lokasi organisasi;
nomor seri catatan;
rincian setiap pegawai yang buku kerjanya disimpan di bagian personalia, juga harus dicantumkan jabatan masing-masing pegawai;
seri dan nomor buku kerja, serta sisipannya jika ada;
tanggal pekerja mulai bekerja atau menerbitkan buku kerja;
catatan mengenai informasi tentang dokumen (misalnya, kurangnya permintaan setelah pemutusan kontrak kerja).

Berikut ringkasan datanya: berapa banyak buku kerja dan sisipannya yang dicatat. Setelah itu, disusun tabel lain yang menampilkan informasi formulir ketenagakerjaan yang tidak terpakai, serta sisipan yang dibeli jika dokumen hilang atau rusak.

Kesimpulannya, fakta pemindahan buku kerja dan sisipan, serta jurnal itu sendiri dinyatakan: perpindahan dokumen-dokumen yang terdaftar dan akuntansinya.

Tanda tangan

Setelah akta atas dokumen yang diserahkan selesai dibuat, maka harus ditandatangani oleh seluruh perwakilan komisi yang hadir pada saat inventarisasi dokumen. Dengan demikian, para anggota komisi menegaskan persetujuannya atas kehadiran seluruh pekerja di perusahaan tersebut.

Selain itu, akta penerimaan dan pemindahan buku kerja (contoh telah disajikan sebelumnya) harus ditandatangani oleh pegawai yang memindahkan dan menerima dokumen tersebut. Tanda tangan mereka muncul di kolom “ditransfer-diterima”, dengan demikian menunjukkan penarikan dan pengalihan kekuasaan terkait.

Pegawai yang dokumennya sedang diinventarisasi tidak menandatangani.

Bentuk perbuatannya tentu saja hanya tertulis. Ini akan membantu menghindari kemungkinan pertanyaan lebih lanjut dan situasi ambigu. Yang terpenting, tindakan ini akan membebaskan karyawan dari kemungkinan tanggung jawab atas kesalahan pemeliharaan dokumen kepegawaian.

Pasal tersebut menjelaskan secara rinci tata cara pembuatan dan bentuk dokumen tersebut, keadaan-keadaan yang menunjukkan perlunya pelaksanaannya. Perhatian khusus diberikan pada pekerjaan komisi dan tanggung jawab orang-orang yang berwenang di perusahaan untuk mematuhi prosedur penerimaan dan pemindahan buku kerja dan penyimpanannya dalam organisasi untuk jangka waktu tertentu.

Salah satu dokumen kepegawaian yang terpenting adalah buku kerja. Sejak ini bentuk akuntabilitas yang ketat, kontrol atas pengisian dan keamanannya sangat tinggi. Untuk melaksanakan kegiatan ini, manajer menunjuk seorang karyawan tersendiri.

Apabila pegawai yang diserahi tugas kepegawaian ini tidak dapat melaksanakan tugasnya (karena pemecatan atau sakit), maka perlu diterbitkan surat keterangan penerimaan dokumen kepegawaian tersebut kepada pegawai baru.

Cara membuat dokumen

Untuk memberdayakan karyawan baru, suatu tindakan dibuat di perusahaan. Pembuatan dokumen ini memungkinkan Anda untuk mentransfer kasus secara legal ke karyawan baru, selain itu menilai kualitas pekerjaan petugas personalia sebelumnya. Tindakan tersebut sedang dipersiapkan oleh komisi khusus terdiri dari pegawai dengan kualifikasi yang dibutuhkan. Komposisi – setidaknya dua orang. Untuk persetujuan komisi, perintah yang sesuai dikeluarkan, yang disetujui oleh kepala secara pribadi.

Perintah tersebut mencatat informasi berikut:

aturan pembentukan komisi, komposisi jumlah dan pribadinya;
aturan pengumpulan informasi, yang mencerminkan hasil kerja komisi.

Komisi harus memeriksa kebenaran pengisian buku kerja, pemeliharaan jurnal dan buku akuntansi. Baru setelah pemeriksaan, kasus tersebut dialihkan ke karyawan baru.

Karena akta pemindahtanganan dan penerimaan tidak mempunyai bentuk kesatuan, organisasi memiliki hak untuk mengembangkannya sesuai kebijaksanaan mereka sendiri. Dianjurkan untuk mencatat formulir tersebut dalam kebijakan akuntansi Anda sehingga jika situasi serupa muncul, Anda tidak perlu membuat dokumen tersebut lagi.

Dokumen sebaiknya dibuat pada kop surat organisasi.

Persyaratan isi undang-undangnya sama untuk organisasi dari segala bentuk kepemilikan. Informasi berikut harus disertakan:

rincian organisasi;
tanggal dan tempat pembuatan akta;
NAMA LENGKAP. dan kedudukan orang-orang yang ikut serta dalam proses pemindahan dan penerimaan;
daftar anggota komisi;
informasi tentang hasil pemeriksaan.

Jika informasinya banyak, dimungkinkan untuk menyusun beberapa halaman. Semua lembaran dijahit dengan benang kasar. Di sisi belakang pengikat, stempel organisasi dan tanda tangan orang yang berwenang ditempel, dan tanggal saat ini serta jumlah lembar juga ditunjukkan.

Untuk memberikan kekuatan hukum pada dokumen tersebut, penting bagi setiap anggota komisi untuk membubuhkan tanda tangannya di atasnya. Setelah menyelesaikan pekerjaan komisi, tindakan yang telah selesai dikirim ke arsip organisasi sampai diperlukan.

Contoh penyusunan suatu undang-undang yang kompeten

Semua informasi tentang buku kerja biasanya dikumpulkan dalam sebuah tabel.

Kolom menunjukkan:

NAMA LENGKAP. pemilik.
Seri dan nomor dokumen.
Ketersediaan sisipan.
Catatan

Headernya berbunyi:

Detail organisasi.
Tanggal pembuatan.
Nomor seri.
Persetujuan visa direktur.

Tabel di bawah menunjukkan jumlah total dokumen yang termasuk di dalamnya.

Jika formulir kosong tambahan diserahkan, tabel kedua dikompilasi dengan daftar dan deskripsinya.

Tindakan tersebut diakhiri dengan tanda tangan konfirmasi dari anggota komisi. Di sebelahnya tertulis jabatan pegawai dan transkrip tanda tangannya.

Tugas dan tanggung jawab orang yang berwenang

Karena buku kerja berisi informasi tentang masa kerja karyawan, kontrol atas penyelesaiannya meningkat. Menurut undang-undang saat ini, pemberi kerja memikul tanggung jawab penuh atas hal tersebut.

Untuk akuntansi yang tepat, pemberi kerja dapat mempercayakan urusan tersebut kepada karyawan tertentu dengan kualifikasi yang diperlukan.

Tanggung jawabnya dinyatakan dalam uraian Tugas. Untuk memberdayakan karyawan ini perintah dikeluarkan.

Dokumen tersebut dibuat pada kop surat organisasi dan berisi informasi berikut:

tujuan penciptaan;
kedudukan pegawai yang diberi wewenang;
kedudukan pegawai yang akan melaksanakan tugas penanggung jawab tanpa kehadirannya.

Perintah tersebut membebankan daftar tanggung jawab pada orang tersebut:

menyimpan catatan kerja dengan benar (mempekerjakan, memberhentikan, tindakan disipliner, penghargaan, koreksi kesalahan);
melaksanakan pembukuan dalam buku pengeluaran dan penerimaan formulir akuntansi dan dalam buku akuntansi;
bertanggung jawab atas keamanan buku.

Bekerja dengan personel membebankan tanggung jawab tertentu. Majikan mempunyai hak untuk menunjuk tindakan disipliner jika terjadi kesalahan. Situasi ini diformalkan berdasarkan perintah. Tergantung pada tingkat kesalahan yang dilakukan, hukuman berikut diterapkan:

komentar lisan;
teguran yang dimasukkan ke dalam arsip pribadi;
pemecatan;
kompensasi atas kerusakan material.

Seorang karyawan berhak mengajukan banding atas sanksi disipliner jika ia mempunyai alasan untuk tidak menyetujuinya. Pengawasan ketenagakerjaan atau pengadilan menangani penyelesaian perselisihan di tingkat banding.

Dalam beberapa kasus, jika deskripsi pekerjaan tidak diikuti, karyawan tersebut mungkin menghadapi tanggung jawab keuangan:

dalam hal penyerahan buku kepada seorang karyawan sebelum waktunya (jika hal ini menjadi penghambat pekerjaan pekerjaan Baru, sehubungan dengan itu karyawan tersebut menderita kerugian finansial);
jika alasan pemecatan tidak diisi dengan benar, sehingga karyawan tersebut tidak dapat memperoleh pekerjaan baru - dalam hal ini karyawan yang diberhentikan berhak menuntut ganti rugi atas kerusakan moral di pengadilan.

Dalam kasus yang sangat jarang terjadi, hal ini mungkin terjadi pertanggungjawaban pidana:

jika majikan melanggar hak-hak karyawan dengan memberinya informasi palsu yang disengaja - dalam hal ini, pengadilan akan mewajibkan organisasi untuk membayar denda, atau mencabut kekuasaan pejabat tersebut untuk jangka waktu dua hingga lima tahun;
memasukkan data palsu ke dalam dokumen memerlukan tanggung jawab berupa denda, kerja pemasyarakatan, atau penjara;
kerusakan dokumen, pencurian untuk keuntungan pribadi - denda atau kerja pemasyarakatan.

Masalah keandalan informasi dalam buku catatan kerja dan pengendalian pemeliharaan dokumen kepegawaian tersebut dibahas dalam video informasi berikut.

Seperti yang Anda lihat, untuk menjalankan fungsi pemeliharaan catatan kerja, seorang karyawan dituntut untuk sangat berhati-hati. Oleh karena itu, pengembangan profesional yang berkelanjutan di bidangnya dan instruksi menyeluruh dari orang yang ditunjuk akan mencegah munculnya situasi kontroversial antara karyawan organisasi dan manajemen.