स्टाफिंग फॉर्म टी 3 भरने का एक उदाहरण। स्टाफिंग। पंजीकरण की बारीकियां और स्टाफिंग टेबल में बदलाव

स्टाफ- यह एक दस्तावेज है जिसमें संगठन के संरचनात्मक प्रभागों के विभिन्न भत्तों को ध्यान में रखते हुए पदों, स्टाफ इकाइयों की संख्या और टैरिफ दरों के बारे में जानकारी शामिल है।

स्टाफिंग टेबल कैसे बनाएं

स्टाफिंग फॉर्म के रूप में, एक एकीकृत फॉर्म नंबर टी -3 का उपयोग किया जाता है, जिसे रूसी संघ की राज्य सांख्यिकी समिति के दिनांक 05.01.2004 नंबर 1 के डिक्री द्वारा अनुमोदित किया जाता है।

कर्मचारियों की अधीनता के क्रम में संगठन के संरचनात्मक प्रभागों के अनुसार स्टाफिंग तालिका संकलित की जाती है। स्टाफिंग फॉर्म एक कार्मिक अधिकारी, एक श्रम अर्थशास्त्री या एक लेखाकार द्वारा भरा जाता है। स्टाफिंग टेबल को संगठन के प्रमुख के आदेश से अनुमोदित किया जाता है।

संगठन स्टाफिंग: टी-3 फॉर्म भरने के निर्देश

हम संगठन के घटक दस्तावेजों में डेटा के अनुसार "कंपनी का नाम" फ़ील्ड भरते हैं।

हमने संगठन का OKPO कोड नीचे रखा है।

हम नंबर, स्टाफिंग टेबल की तारीख (दिन, महीने, साल के प्रारूप में) और इसकी वैधता की अवधि डालते हैं।

कॉलम "स्वीकृत" में हम स्टाफिंग टेबल के अनुमोदन पर संगठन के प्रमुख के आदेश की तारीख और संख्या, स्टाफ इकाइयों की कुल संख्या का संकेत देते हैं।

आइए तालिका भरना शुरू करें।

पहले और दूसरे कॉलम में क्रमशः संगठन की संरचनात्मक इकाई का नाम और कोड इंगित करें।

तीसरे कॉलम में, हम अधीनता के क्रम में प्रत्येक संरचनात्मक इकाई के लिए व्यवसायों के वर्गीकरण के अनुसार स्थिति को इंगित करते हैं।

चौथे कॉलम में, हम प्रत्येक पद के लिए स्टाफ इकाइयों की संख्या दर्शाते हैं।

पांचवें कॉलम में हम प्रत्येक स्थिति के लिए रूबल में टैरिफ दर (वेतन) डालते हैं।

छठे-आठवें कॉलम "अधिभार" भरे जाते हैं यदि विशेष कार्य परिस्थितियों, काम के घंटों, विशेष ज्ञान या प्रोत्साहन बोनस के लिए कुछ पदों के कर्मचारियों को अतिरिक्त भुगतान (रूबल में) होते हैं।

नौवें कॉलम में मानों की गणना कॉलम 5-8 में संख्याओं को जोड़कर और प्रत्येक स्थिति के लिए चौथे कॉलम में पदों की संख्या से गुणा करके की जाती है।

हम स्टाफ इकाइयों की कुल संख्या (चौथे कॉलम में मूल्यों का योग) और कुल मासिक पेरोल फंड (नौवें कॉलम में मूल्यों का योग) को बाहर निकालते हैं।

हम कार्मिक विभाग के प्रमुख, मुख्य लेखाकार के हस्ताक्षर लगाते हैं।

एक नई स्थिति की शुरूआत, इसका नाम बदलने, दूसरे विभाग में स्थानांतरण, टैरिफ दर में परिवर्तन आदि के संबंध में स्टाफिंग टेबल में परिवर्तन किया जा सकता है। संगठन के प्रमुख के आदेश के आधार पर।

कानूनों के अलावा, रूसी उद्यमों की गतिविधियों को उनके आंतरिक दस्तावेजों द्वारा नियंत्रित किया जाता है। उनमें से कुछ को कड़ाई से स्थापित रूपों के अनुसार बिना असफलता के किया जाना चाहिए। दूसरों को संगठनों द्वारा स्वतंत्र रूप से विकसित किया जाता है क्योंकि उनकी आवश्यकता होती है।

स्थानीय दस्तावेजों में सभी प्रकार के निर्देश, विनियम, नियम, अनुबंध आदि शामिल होते हैं।

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वे अन्य कृत्यों से भिन्न हैं:

• अनुमोदन उद्यम के प्रबंधन द्वारा किया जाता है;
• केवल एक संगठन के भीतर काम करते हैं;
• सामग्री कानूनों का खंडन नहीं करती है, कर्मचारियों की स्थिति को खराब नहीं करती है;
• वैधता की एक निश्चित अवधि है।

इस तरह के प्रलेखन में स्टाफिंग टेबल शामिल है, जो कि अधिकांश आधुनिक संगठनों में बनाई गई है। यह एक साथ कई कार्य करता है।

स्टाफिंग टेबल क्या है?

स्टाफिंग और उद्यम के कर्मियों की कुल संख्या बनाने के लिए, एक स्टाफिंग टेबल तैयार की जाती है। यह एक स्थानीय दस्तावेज है जो कंपनी की संरचना को दर्शाता है और इसमें पदों, कर्मचारियों की इकाइयों और कर्मचारियों की कुल संख्या की सूची शामिल है। स्टाफिंग टेबल वेतन, मजदूरी और वर्तमान भत्तों की जानकारी भी दर्शाती है।

संगठन को स्टाफिंग टेबल बनाए रखना चाहिए या नहीं, इस पर कोई सहमति नहीं है। यह स्थिति द्वारा निर्धारित किया जाता है।

मानक आधार

"स्टाफिंग" की परिभाषा का विधायी समेकन केवल रूसी संघ के आपराधिक संहिता में पाया जाता है। अनुच्छेद 57 के भाग 2 में, इसे एक संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज के रूप में व्याख्या किया गया है जो उद्यम की संख्यात्मक और आधिकारिक संरचना को ठीक करता है और पेरोल को दर्शाता है।

स्टाफिंग फॉर्म (T-3 फॉर्म) राज्य सांख्यिकी समिति द्वारा स्थापित किया गया है। इसके भरने की शुद्धता 01/05/2004 के संकल्प संख्या 1 द्वारा तय की जाती है। यह प्रकृति में सलाहकार है, इसलिए इसे संगठन में जरूरतों के अनुसार बदला जा सकता है। आप मूल फॉर्म को किसी भी कानूनी प्रणाली से मुफ्त में डाउनलोड कर सकते हैं।

कानून स्थापित करता है कि जब रोजगार अनुबंध में केवल कर्मचारी की विशेषता या स्थिति का उल्लेख किया जाता है, तो आचरण अनिवार्य है। इसे सभी स्थापित नियमों के अनुसार तैयार किया जाना चाहिए।

उद्यम के एक कर्मचारी के साथ अनुबंध में श्रम कर्तव्यों के विस्तृत विवरण के मामले में, अनुसूची की आवश्यकता नहीं है।

इसके अलावा, कानून व्यक्तिगत उद्यमियों को इसके गठन से छूट देता है, अर्थात। यह केवल कानूनी संस्थाओं के लिए प्रदान किया जाता है। हालांकि, वास्तव में, निरीक्षक श्रम संहिता के उल्लंघन के लिए नियोक्ताओं पर 50,000 रूबल की राशि का जुर्माना लगाते हैं।

दस्तावेज़ क्यों लिखें?

स्टाफिंग का उद्यम पर महत्वपूर्ण प्रभाव पड़ता है। सबसे पहले, यह कर्मियों की संरचना के विश्लेषण की सुविधा प्रदान करता है। दूसरे, यह कर्मचारियों के पारिश्रमिक की पूरी तस्वीर दिखाता है।

अनुसूची के आधार पर, निम्नलिखित मुद्दों का समाधान किया जाता है:

• श्रमिकों को काम पर रखना और निकालना;
• न्यायिक श्रम विवाद;
• संकलन।

सामाजिक बीमा कोष और कर कार्यालय द्वारा निरीक्षण करते समय भी इस दस्तावेज़ की आवश्यकता होती है। इस तथ्य के बावजूद कि इसका रखरखाव आवश्यक नहीं है, लेखा परीक्षकों के लिए यह आवश्यक है कि वे उद्यम के कर्मचारियों के लिए किए गए नकद उपार्जन के लिए गणना का मिलान करें।

यदि कर्मचारियों की सूची से तीसरे पक्ष को सीमित मात्रा में जानकारी प्रदान करना आवश्यक है, तो इसका एक उद्धरण बनाया जाता है। इसके डिजाइन के लिए कोई आवश्यकता नहीं है।

संकलन के लिए कौन जिम्मेदार है

कानून यह स्थापित नहीं करता है कि कर्मचारियों की सूची किसे बनानी चाहिए। व्यवहार में, इसे कार्मिक विभाग के विशेषज्ञ या लेखाकार द्वारा संकलित किया जाता है। हालाँकि, आप इस मामले को किसी अन्य विशेषज्ञ को सौंप सकते हैं: कंपनी का प्रमुख, एक विशेष रूप से संगठित समूह, कानूनी या आर्थिक विभाग के कर्मचारी।

एक योग्य नौकरी निर्देशिका इंगित करती है कि शेड्यूलिंग एक श्रम अर्थशास्त्री की क्षमता के भीतर है। इसलिए, अर्थशास्त्र के क्षेत्र में कम से कम एक विशेषज्ञ को इसे भरने में भाग लेना चाहिए।

भरने के नियम और एकीकृत फॉर्म T-3 . का एक नमूना

स्थापित नियमों के अनुसार संकलित चरण-दर-चरण भरने वाला एल्गोरिथ्म इस प्रकार है:

कंपनी का नाम	यह घटक प्रलेखन के अनुसार पूर्ण रूप से इंगित किया गया है। यदि कोई पूर्ण और संक्षिप्त नाम है, तो आप उनमें से किसी को भी पंजीकृत कर सकते हैं। विवादित स्थितियों को रोकने के लिए, उद्यम के विवरण भरने के निर्देशों में एक विकल्प को मंजूरी देना बेहतर है।
संख्या और तारीख	यह विचार करना महत्वपूर्ण है कि दस्तावेज़ तुरंत प्रभावी नहीं हो सकता है, लेकिन भविष्य में। इसके आधार पर उपयुक्त तिथि निर्धारित की जाए। इसलिए, यदि अनुसूची को 1 जनवरी, 2019 से लागू करने की योजना है, तो इस तिथि का संकेत दिया जाना चाहिए।
संरचनात्मक इकाई का नाम	यदि उद्यम राज्य के स्वामित्व वाला नहीं है, तो इसका प्रतिनिधित्व किसी भी विभाग द्वारा किया जा सकता है। मुख्य नियम घरेलू मूल है, अर्थात। रूसी में। राज्य और नगरपालिका उद्यमों को नियमों का पालन करना चाहिए। चूंकि व्यक्तिगत इकाइयों का उपयोग पेंशन की गणना के लिए संकेतक के रूप में किया जाता है (खतरनाक उत्पादन में श्रमिक, शैक्षिक विशेषज्ञ, चिकित्सा कर्मचारी)।
विभाग कोड	यह संगठन की पदानुक्रमित संरचना के अनुरूप होना चाहिए।
स्थान	इस कॉलम को रोजगार अनुबंधों और पुस्तकों का कड़ाई से पालन करना चाहिए। कर्मियों की श्रेणी, विशेषता और श्रेणियों को ओकेपी और योग्यता गाइड के अनुसार दर्शाया गया है। पदों की सूची पदानुक्रम के अनुसार संकलित की जाती है: सबसे पहले, प्रबंधन, फिर उसके प्रतिनिधि, विशेषज्ञ और सामान्य कार्यकर्ता।
स्टाफ इकाइयों की संख्या	यह किसी निश्चित समय पर कर्मियों की वास्तविक संख्या को नहीं, बल्कि कर्मचारियों की आवश्यक संख्या को दर्शाता है। इस संबंध में, इस कॉलम में जानकारी सापेक्ष शब्दों में दर्ज की जा सकती है: शेयर। इस मामले में, 1 कदम के लिए 0.25 के बराबर एक संकेतक लिया जाता है। वाणिज्यिक उद्यम स्वतंत्र रूप से अपनी आवश्यकताओं के आधार पर प्रत्येक मूल्य का निर्धारण करते हैं। बजटीय संगठनों में, स्टाफ इकाइयों की संख्या की गणना एक विशेष तरीके से की जाती है।
टैरिफ़ दर	न्यूनतम वेतन से अधिक होना चाहिए। उदाहरण के लिए, 25 - 30,000 रूबल लिखना असंभव है। आपको एक निश्चित वेतन दिखाना होगा। यदि इसे किसी भी शर्त के प्रभाव में बदला जाता है, तो दस्तावेज़ के निम्नलिखित कॉलम आवश्यक हैं।
भत्तों के लिए तीन कॉलम	वे विधायी रूप से स्थापित मानदंडों, स्वतंत्र रूप से संगठन द्वारा निर्धारित बोनस सिस्टम, काम के घंटे और हानिकारक परिस्थितियों की उपस्थिति के आधार पर भरे जाते हैं। राशियों को निरपेक्ष इकाइयों (रूबल) और सापेक्ष इकाइयों (प्रतिशत) दोनों में दर्शाया जा सकता है।
सामान्य वेतन	कॉलम 5-8 में दिखाई गई राशियों को जोड़कर परिकलित किया जाता है।
टिप्पणियाँ	उपलब्ध होने पर पूर्ण किया जाना है।
संपूर्ण	ऊर्ध्वाधर के साथ स्तंभों के संकेतकों का योग परिलक्षित होता है: उद्यम में कितने कर्मचारी इकाइयाँ हैं, वेतन, भत्ते और पेरोल की कुल राशि।

उपरोक्त उदाहरण से, यह देखा जा सकता है कि 24 दिसंबर, 2017 के आदेश संख्या 74 द्वारा अलीसा एलएलसी के कर्मचारियों को 2019 के लिए 9 इकाइयों की राशि में अनुमोदित किया गया था। टैरिफ दर 306,000 रूबल है, मासिक पेरोल 340,850 रूबल है।

स्वीकृति आदेश

उद्यम के कर्मचारियों की स्वीकृति एक विशेष आदेश द्वारा की जाती है, जो इसके पाठ में उल्लिखित है।

उपरोक्त मॉडल के अनुसार एक आदेश के पाठ का एक उदाहरण: "24 दिसंबर, 2019 नंबर 74 की स्टाफिंग टेबल को 9 स्टाफ इकाइयों की ताकत के साथ 4,090,200 रूबल के मासिक पेरोल के साथ अनुमोदित करें।"

इस उदाहरण में, पेरोल की गणना निम्नानुसार की जाती है: 340850 * 12 = 4090200 (रूबल)।

अनुसूची पर उद्यम के प्रमुख और उनके मुख्य लेखाकार द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं। जब इसमें कई शीट शामिल हों, तो आप प्रत्येक शीट पर हस्ताक्षर कर सकते हैं। इस प्रयोजन के लिए, दस्तावेज़ में विशेष फ़ील्ड प्रदान किए गए हैं। उन कंपनियों में ऐसा प्रमाणीकरण आवश्यक है जो शुरू में शाखाओं में और फिर केंद्रीय कार्यालय में शेड्यूल को मंजूरी देते हैं।

अनुमोदित स्टाफिंग टेबल पर मुहर लगाने की अनुमति है, हालांकि अनिवार्य नहीं है। यह, एक नियम के रूप में, एक वर्ष की अवधि के लिए तैयार किया जाता है।

नमूना भरने का फॉर्म टी -3:

परिवर्तन

स्टाफिंग टेबल के संचालन के दौरान, निम्नलिखित मामलों में इसमें बदलाव करना आवश्यक हो सकता है:

• कर्मचारियों की संरचना में परिवर्तन;
• नए विभाजन बनाए गए हैं;
• पुराने पदों को समाप्त कर दिया जाता है या नए पदों को पेश किया जाता है।

आप दो तरीकों में से एक में परिवर्तन कर सकते हैं: दस्तावेज़ को पूरी तरह से बदलें या एक अलग क्रम से समायोजन करें।

यदि एक अतिरिक्त आदेश दिया जाता है, तो कारण दिया जाना चाहिए:

• कंपनी की गतिविधियों का विस्तार या संकुचन;
• दोहराव वाले कार्यों का उन्मूलन;
• इस तरह के बदलाव की आवश्यकता वाले विधायी नवीनता;
• प्रबंधन दक्षता में सुधार;
• उद्यम पुनर्गठन।

स्टाफिंग टेबल बदलते समय, कंपनी के कर्मचारियों के व्यक्तिगत दस्तावेज़ीकरण में भी समायोजन किया जाना चाहिए: व्यक्तिगत कार्ड, कार्यपुस्तिका।

कर्मचारी को इस घटना के पूरा होने से 2 महीने पहले वेतन (बोनस, भत्ते) में बदलाव के बारे में लिखित रूप में सूचित किया जाता है। इस तरह के समायोजन न केवल अनुसूची में किए जाने चाहिए, बल्कि एक अतिरिक्त समझौते के समापन पर कर्मचारी के साथ मुख्य अनुबंध में भी किए जाने चाहिए।

निर्देश संख्या 69 के अनुसार, पहले कर्मचारियों को स्टाफिंग टेबल में किए गए परिवर्तनों के बारे में सूचित किया जाता है, और उसके बाद, रोजगार अनुबंधों को एक आदेश, आदेश या अन्य निर्णय के आधार पर समायोजित किया जाता है।

शेल्फ जीवन और संभावित दंड

स्टाफिंग टेबल को इसकी समाप्ति की तारीख से तीन साल के लिए संगठन के संग्रह में संग्रहीत किया जाना चाहिए।

रूसी संघ के प्रशासनिक अपराधों की संहिता स्टाफिंग टेबल में उल्लंघन के लिए दंड का प्रावधान करती है। अनुच्छेद 5.27 के अनुसार, एक आधिकारिक और एक व्यक्तिगत उद्यमी पर 2-5 हजार रूबल की राशि और उद्यमों पर 50-80 हजार रूबल का जुर्माना लगाया जाता है।

स्टाफिंग टेबल एक नियामक दस्तावेज है जो संरचनात्मक संरचना, रिक्तियों की संख्या, पदों की सूची, कर्मचारियों की आवश्यक योग्यता, वेतन की राशि, विशेष कार्य परिस्थितियों के लिए बोनस और संगठन के कर्मचारियों के बारे में अन्य जानकारी पर डेटा इंगित करता है। .

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कर्मचारियों के सामान्य गठन और कंपनी के आकार के लिए यह आवश्यक है।

यह दस्तावेज़ क्या है?

यह एक मानक पाठ है, जिसके आधार पर संरचना, विभाजन बनते हैं, कंपनी के आकार को मंजूरी दी जाती है, और मजदूरी की दर धारित स्थिति पर निर्भर करती है।

आप कंपनी की जरूरतों के आधार पर खुद को संकलित करने के लिए एक टेबल विकसित कर सकते हैं, या एक मानक फॉर्म के एक्सेल में तैयार फॉर्म को मुफ्त में डाउनलोड कर सकते हैं।

मानक आधार

राज्य सांख्यिकी समिति के दिनांक 5 जनवरी 2004 के संकल्प नंबर 1 ने "श्रम और उसके भुगतान के लिए लेखांकन के लिए प्राथमिक लेखा दस्तावेज के एकीकृत रूप" को मंजूरी दी, नंबर टी -3, जिसका उद्देश्य स्टाफिंग टेबल को संकलित करना है।

रूसी संघ का श्रम संहिता कहीं भी यह नहीं बताता है कि संगठनों को एक दस्तावेज तैयार करने की आवश्यकता होती है, लेकिन यह निर्धारित किया जाता है कि कर्मचारी के श्रम कार्यों को स्टाफिंग टेबल के अनुसार स्थिति से निर्धारित किया जाता है।

क्या ज़रूरत है?

कई महत्वपूर्ण कार्य करता है जो आपको उद्यम के काम को अनुकूलित करने की अनुमति देता है, पूरे संगठन और उसके व्यक्तिगत डिवीजनों के काम की संरचना करता है।

यदि कोई शेड्यूल है, तो यह हमेशा स्पष्ट होता है कि क्या सभी रिक्तियों को भरा गया है, भर्ती को सरल बनाया गया है।

एक काफी सुविधाजनक प्रारूप जो एक ही समय में कई कार्य करता है, जिसके लिए आप यह कर सकते हैं:

• कंपनी की संरचना को ट्रैक करना आसान;
• हमेशा एक टेबल होती है जहां रिक्तियों की कुल संख्या होती है, साथ ही विभागों और कार्यशालाओं द्वारा ब्रेकडाउन भी होता है;
• भौतिक पुरस्कारों की प्रणाली का पता लगाएं;
• वित्तीय प्रोत्साहन की राशि निर्धारित करें;
• खुली रिक्तियों को जल्दी से ट्रैक करें।

अनिवार्य है या नहीं?

किसी भी रोजगार अनुबंध में, जिसमें कर्मचारी को काम पर रखना शामिल है, यह संकेत दिया जाता है कि उसे स्टाफिंग टेबल के अनुसार स्वीकार किया गया था।

इसके अलावा, साइट पर निरीक्षण के दौरान, सामाजिक बीमा और कर कर्मचारी हमेशा एक दस्तावेज का अनुरोध करते हैं। इस तरह की अनुपस्थिति को अक्सर रूसी संघ के श्रम संहिता का उल्लंघन माना जाता है, जिसके लिए उद्यम पर जुर्माना लगाया जा सकता है।

किसी भी मामले में, समस्याओं से बचने के लिए, स्टाफिंग टेबल तैयार करना बेहतर है।

संकलन के कारण

स्टाफिंग टेबल को संकलित करने के आधार हैं:

• एक नए संगठन का निर्माण;
• उत्पादन के विस्तार या कमी के संबंध में उद्यम का पुनर्गठन।

प्रमुख एक स्टाफिंग टेबल बनाने का आदेश जारी करता है, मुख्य लेखाकार और कार्मिक विभाग के प्रमुख उससे परिचित होते हैं, आदेश के आधार पर एक नया एसआर बनाया और हस्ताक्षरित किया जाता है।

मानक व्यवस्था से अंतर

कई उद्यमों में, मुख्य अनुसूची के साथ, तथाकथित कार्य प्रपत्र का उपयोग किया जाता है - स्टाफिंग।

यह एक सरलीकृत रूप है, जिसमें भरे जाने वाले व्यवसायों और पदों की सूची दर्शाई गई है।

टी -3 फॉर्म के विपरीत, यह प्रकृति में परिचालन है, यह संख्यात्मक या गुणात्मक परिवर्तनों के आधार पर गतिशील रूप से बदलता है और इसे बदलने या अनुमोदित करने के लिए एक अलग आदेश की आवश्यकता नहीं होती है।

आमतौर पर, नौकरी की सूची मुख्य एक के विपरीत किसी विशेष पद या रिक्ति की स्थिति (नियोजित या मुक्त) रखने वाले विशिष्ट कर्मचारियों के बारे में जानकारी को इंगित करती है, जो केवल रिक्तियों की संख्या को दर्शाती है।

एसआर यह समझना संभव नहीं बनाता है कि कौन सा कर्मचारी किस पद को भरता है और एक निश्चित रिक्ति पर कब्जा है या नहीं।

दस्तावेज़ अनिवार्य नहीं है, लेकिन यह परिचालन कर्मियों के काम के लिए काफी सुविधाजनक है, खासकर बड़ी कंपनियों में; इसका उपयोग अक्सर रिक्तियों को भरने के लिए जल्दी से नियंत्रित करने के लिए किया जाता है।

2019 में स्टाफिंग

इसे कब और किस अवधि के लिए संकलित और अनुमोदित किया जाता है?

दस्तावेज़ स्वाभाविक रूप से योजनाबद्ध है, जिसका अर्थ है कि इसे सालाना अद्यतन किया जाना चाहिए।

कानून वैधता की कोई विशिष्ट अवधि, परिवर्तन की अवधि या संख्या स्थापित नहीं करता है, प्रत्येक संगठन में ऐसे मुद्दों को स्वतंत्र रूप से, आवश्यकतानुसार विनियमित किया जाता है।

यह एक विशिष्ट तिथि पर तैयार किया जाता है, स्वीकृत और प्रमाणित होता है, आमतौर पर हर साल 1 जनवरी को, बाद में इसे वर्ष के दौरान संपादित किया जा सकता है।

यदि वर्ष के दौरान अनुसूची बार-बार और महत्वपूर्ण रूप से बदल गई है, तो अगले कैलेंडर वर्ष की शुरुआत में एक नया, अद्यतन दस्तावेज़ तैयार किया जाता है।

प्रपत्र, अनुभाग और सामग्री

राज्य सांख्यिकी समिति द्वारा विकसित टी -3 फॉर्म को अक्सर आधार के रूप में लिया जाता है, लेकिन यदि आवश्यक हो तो कंपनियों को अपने स्वयं के कॉलम और लाइन जोड़ने का अधिकार है।

इसमें तीन खंड होते हैं, जिनमें से प्रत्येक का अपना सूचना भार होता है:

• संरचनात्मक प्रभागों की सूची;
• कंपनी में कार्यरत पदों, व्यवसायों, विशिष्टताओं के नाम;
• प्रत्येक विशेषता या पद के लिए पारिश्रमिक की राशि और रूप।

नियम और चरण-दर-चरण भरने वाला एल्गोरिदम

किसी राज्य संगठन या वाणिज्यिक फर्म के लिए SHR को सक्षम रूप से तैयार करने के लिए, आपको T-3 फॉर्म का उपयोग करना चाहिए:

• सबसे पहले, एक एकीकृत रूप का तथाकथित "टोपी" भरा जाता है, जहां नाम, OKPO कोड और अन्य डेटा निश्चित होते हैं। संकलन की तिथि और संख्या अवश्य नोट कर लें।
• इसके बाद सामग्री आती है, जो 10 क्रमांकित स्तंभों वाली एक तालिका है। सब भरना होगा।
• नाम।यहां कंपनी की सभी संरचनात्मक इकाइयों के नाम पदानुक्रमित संरचना के अनुसार दर्ज किए जाते हैं।
• कोड।उद्यम का प्रमुख प्रत्येक संरचनात्मक इकाई को एक अद्वितीय कोड प्रदान करता है, जो इस अनुच्छेद में प्रदर्शित होता है।
• व्यवसायों के वर्गीकरणकर्ता के आंकड़ों के अनुसार, स्थिति कोड लिखा जाता हैउद्यम का प्रत्येक कर्मचारी, उसकी श्रेणी, योग्यता श्रेणी। यह याद रखना चाहिए कि अनुसूची, अनुबंध और कार्य पुस्तिका में स्थिति का सटीक शीर्षक मेल खाना चाहिए।
• उपलब्ध पदों में से प्रत्येक के लिए इकाइयों की कुल संख्या दर्ज की गई है।जब आधी दर या अन्य अंशकालिक रिक्तियों के लिए इकाइयाँ हों, तो उन्हें पूर्ण दर के अंश के रूप में भिन्नात्मक संख्याओं में लिखा जाना चाहिए। परिचय के लिए नियोजित रिक्तियों और पदों को भी यहां नोट किया गया है।
• स्वीकृत पारिश्रमिक योजना के आधार पर, वेतन यहाँ दर्ज किया गया है, कर्मचारी के राजस्व का एक प्रतिशत, लाभ का एक सहमत हिस्सा, यानी कोई भी मासिक राशि जो रूबल में किसी विशेष रिक्ति के लिए आवश्यक है। यह याद रखना चाहिए कि मासिक नकद लाभ की राशि क्षेत्र में अपनाई गई न्यूनतम मजदूरी से कम नहीं हो सकती है।
• कॉलम 6, 7 और 8 में प्रतिपूरक भत्ते दर्ज किए गए हैंकुछ स्थितियों के लिए प्रोत्साहन और बोनस भुगतान प्रदान किया गया। वे या तो निश्चित हैं या दर या वेतन के प्रतिशत के रूप में।
• आइटम 9 कॉलम पांच से आठ में दर्ज संकेतकों को संक्षेप में प्रस्तुत करता है।निश्चित भत्तों के साथ, सभी राशियों को बस जोड़ दिया जाता है और रूबल में कुल राशि दर्ज की जाती है, प्रतिशत के संदर्भ में, वेतन या दर के प्रतिशत के रूप में सभी भत्तों के कुल अनुपात की गणना की जाती है।
• अंतिम कॉलम विशेष नोट्स के लिए है।, टिप्पणियाँ और नोट्स।

सभी बिंदुओं को भरने के बाद, आपको उद्यम के सभी संरचनात्मक प्रभागों के लिए और संगठन के लिए अलग से कुल राशि प्राप्त करने की आवश्यकता है। ऐसा करने के लिए, प्रत्येक कॉलम के संकेतक अंतिम पंक्ति में जोड़े जाते हैं।

कर्मचारियों की सूची को कार्मिक विभाग के प्रमुख और मुख्य लेखाकार द्वारा अनुमोदित और हस्ताक्षरित किया जाता है। मुहर लगाना आवश्यक नहीं है।

अनुमोदन प्रक्रिया

इस पर उद्यम के सभी संरचनात्मक प्रभागों के प्रमुखों द्वारा चर्चा और अनुमोदन किया जाता है, जिसके बाद कार्मिक अधिकारी और मुख्य लेखाकार द्वारा इसका सावधानीपूर्वक अध्ययन किया जाता है।

इन दो व्यक्तियों द्वारा कागज को देखना स्वीकृति के लिए निर्णायक कारक है।

देखे जाने के बाद, संगठन का प्रमुख उद्यम के नए SHR को मंजूरी देने का आदेश जारी करता है, और उसके बाद ही तारीख डाल दी जाती है, एक नंबर सौंपा जाता है।

आदेश पर मुखिया या उसकी जगह लेने वाले व्यक्ति द्वारा व्यक्तिगत रूप से हस्ताक्षर किए जाते हैं, जिसे संबंधित कागजात पर हस्ताक्षर करने का अधिकार होता है।

सभी महत्वपूर्ण कागजातों को देखने के अधिकार, और यह विशेष रूप से, घटक और वैधानिक दस्तावेजों में निर्धारित हैं।

स्वीकृति आदेश (भरा नमूना):

कौन हस्ताक्षर कर रहा है?

टी -3 फॉर्म भरने के नियमों के अनुसार, इसे कार्मिक विभाग के प्रमुख और संगठन के मुख्य लेखाकार द्वारा अंतिम शीट पर प्रमाणित किया जाना चाहिए।

इन दो पदों के अलावा, अन्य कर्मचारियों के हस्ताक्षर की अनुमति है, लेकिन यदि यह प्रदान किया जाता है, तो फॉर्म में एक अतिरिक्त किया जाना चाहिए।

टी -3 फॉर्म अक्सर एक से अधिक शीट पर कब्जा कर लेता है, इसलिए इसे संकलित करने के बाद, इसे सिला जाता है, और पृष्ठों को क्रमांकित किया जाता है। यदि प्रत्येक शीट पर हस्ताक्षर करना आवश्यक है, तो प्रत्येक पृष्ठ के नीचे एक हस्ताक्षर लाइन जोड़ी जाती है।

क्या कोई मुहर है?

दस्तावेज़ पर मुहर लगाने की आवश्यकता नहीं है।

नमूना दस्तावेज़

संकलित स्टाफिंग टेबल का एक उदाहरण:

कंपनी की स्टाफिंग टेबल एक मानक टी -3 फॉर्म पर भरी जाती है, जिसे हमारी वेबसाइट पर मुफ्त में डाउनलोड किया जा सकता है:

फॉर्म भरते समय, आपको पंजीकरण के लिए निर्देशों और नियमों का पालन करना चाहिए, अर्थात्:

1. सभी संरचनात्मक प्रभागों के नाम अनुमोदित लोगों के अनुसार सख्ती से दर्ज किए जाते हैं।साथ ही, कोई भी वाणिज्यिक संगठन अपने विवेक से अपने डिवीजनों का नाम दे सकता है, और सरकारी एजेंसियों को क्लासिफायर, निर्देशिका और अन्य नियामक दस्तावेजों द्वारा निर्देशित किया जाना चाहिए।
2. स्ट्रक्चरल डिवीजनों को संगठन द्वारा स्वतंत्र रूप से कोडित किया जाता है, कोड केवल दस्तावेज़ प्रबंधन और संगठन में इकाई के स्थान के पदनाम के लिए अभिप्रेत हैं और विशेष भूमिका नहीं निभाते हैं।
3. पदों के नाम निर्धारित करने के लिए, क्लासिफायर द्वारा निर्देशित होने की सिफारिश की जाती हैपेशे और पद, जिनमें स्वयं नामों के अलावा, उनके कोड पदनाम भी होते हैं। रिक्तियों को या तो नोट्स में चिह्नित किया जाता है या पृष्ठ के निचले भाग में ले जाया जाता है।
4. कंपनी की जरूरतों के अनुसार कर्मचारियों के पदों की संख्या को मंजूरी दी जाती हैऔर आर्थिक व्यवहार्यता पर आधारित है।
5. दस्तावेज़ प्रबंधन के नियमों के अनुसार लागत संकेतक दशमलव बिंदु के बाद दो दशमलव स्थानों के साथ रूबल में इंगित किए जाते हैं। साथ ही, अनुमोदित दस्तावेज़ में, वेतन को एक निश्चित राशि में नहीं, बल्कि कुछ सीमाओं के भीतर इंगित करने की अनुमति है, उदाहरण के लिए: 5,000 - 7,000 रूबल। यह कर्मचारियों को सभी को समान किए बिना भुगतान करने की अनुमति देता है, लेकिन प्रत्येक के योगदान या योग्यता के अनुसार।
6. सभी भत्ते, बोनस, प्रोत्साहन भुगतान एक उपखंड में संयुक्त हैं, जहां एक नोट बनाया जाता है कि वास्तव में अधिभार किस लिए निर्धारित किया गया है।

आईपी ​​के लिए

श्रम कानून के मानदंडों के अनुसार, किसी भी प्रकार के स्वामित्व वाले संगठन के लिए एक स्टाफिंग टेबल होना आवश्यक है। लेकिन आईपी के लिए इसकी आवश्यकता का कोई प्रत्यक्ष संकेत नहीं है।

व्यवहार में, सभी व्यक्तिगत उद्यमियों के पास एक दस्तावेज नहीं होता है। कर्मचारियों की संख्या तीन से अधिक होने पर अक्सर इसे संकलित किया जाता है।

कई आईपी इसके डिजाइन को पूरी तरह से नजरअंदाज कर देते हैं। हालांकि, कई कर्मचारियों की उपस्थिति में एक दस्तावेज तैयार करना वांछनीय है।

बजटीय संस्थानों के लिए

राज्य के वित्त पोषण के अलावा, बजटीय संगठन अन्य स्रोतों से धन जुटा सकते हैं, उदाहरण के लिए, भुगतान सेवाओं के प्रावधान के लिए या नगरपालिका या राज्य कार्य के कार्यान्वयन के लिए विभिन्न सब्सिडी।

इस मामले में, व्यक्तिगत कर्मचारियों का पारिश्रमिक विभिन्न स्रोतों से आ सकता है। इसलिए, कुछ संगठन दो के गठन का अभ्यास करते हैं, और कुछ मामलों में, तीन स्टाफिंग टेबल।

हालांकि, कानून मानव संसाधन के ऐसे विभाजन को भागों में प्रदान नहीं करता है; यह सभी कर्मचारियों के लिए एक एकल दस्तावेज़ बनाने के लिए निर्धारित है।

संगठन प्रतिधारण समय

इस मामले में, दंड हैं:

• एक अधिकारी के लिए एक से पांच हजार रूबल तक;
• व्यक्तिगत उद्यमी एक से पांच हजार रूबल तक;
• कानूनी इकाई के लिए तीस से पचास हजार रूबल तक।

परिवर्तन

बदलने के दो तरीके हैं:

• दस्तावेज़ को स्वयं बदलना, दूसरे शब्दों में, अगले सीरियल नंबर के साथ एक नया बनाना;
• प्रविष्टि को सही करके, एक नया जोड़कर या एक कर्मचारी इकाई को हटाकर वर्तमान को बदलना जो अब मान्य नहीं है।

आदेश जारी होने और स्टाफिंग तालिका में संशोधन के लिए हस्ताक्षर किए जाने के बाद ही आदेशों द्वारा सभी परिवर्तनों की पुष्टि की जाती है। फिर आप सुधार या समायोजन कर सकते हैं।

आदेश में बदलाव का कारण बताना होगा।

दस्तावेज़ अनिवार्य संकेत के साथ मुक्त रूप में प्रकाशित होता है:

• कंपनी का नाम;
• दस्तावेज़ का प्रकार;
• दिनांक और पंजीकरण संख्या।

प्रमुख द्वारा अनुमोदन अनिवार्य है, इसके अलावा, मुख्य लेखाकार और कार्मिक विभाग के प्रमुख के साथ आदेश पर सहमति है।

आदेश उदाहरण:

कारण और आधार

परिवर्तन के कई कारण हो सकते हैं, जिनमें शामिल हैं:

• कर्मचारियों की संरचना में परिवर्तन;
• नए विभागों का गठन;
• पुराने पदों का बहिष्करण;
• नए पदों की शुरूआत।

इसके अतिरिक्त, परिवर्तन आदेश में निम्नलिखित कारण शामिल हो सकते हैं:

• कंपनी का पुनर्गठन या गतिविधियों का अनुकूलन;
• कर्मचारियों में कमी या वृद्धि।

नौकरी का नाम बदलें

संगठन के किसी भी कर्मचारी के पद का नाम बदलते समय, आपको यह करना होगा:

• कॉलम 10 "नोट्स" में उपयुक्त पंक्ति में एक प्रविष्टि करें;
• अनावश्यक पदों को हटा दें और नए पदों का परिचय दें और संकेत दें कि किस आधार पर स्थिति का नाम बदला जा रहा है, किस तारीख से और इसे नए संस्करण में कैसे बुलाया जाएगा।

शेष कॉलम में कुछ भी मिटाना या जोड़ना आवश्यक नहीं है, दसवें कॉलम में एक प्रविष्टि पर्याप्त है।

वेतन परिवर्तन

कंपनी के कर्मचारियों के वेतन में बदलाव के कई कारण हैं: यह एक कर्मचारी की योग्यता में वृद्धि और व्यक्तिगत वेतन की नियुक्ति हो सकती है।

किसी भी मामले में, इस तरह के बदलाव को स्टाफिंग टेबल में उसी तरह से दर्शाया जाना चाहिए जैसे किसी पद का नाम बदलते समय।

अनुकूलन के संबंध में

एक सक्रिय कंपनी में, राज्य की अनुसूची में किसी भी बदलाव के लिए यह असामान्य नहीं है।

कारण विभिन्न हैं:

• कर्मचारियों के बीच कर्तव्यों का पुनर्वितरण;
• आंतरिक संयोजन की शुरूआत;
• नई उत्पादन सुविधाओं को खोलना या पुराने की पुन: रूपरेखा बनाना;
• उत्पादन अनुकूलन से संबंधित अन्य मामले।

सभी परिवर्तनों के लिए संरचनात्मक डिवीजनों और स्टाफ इकाइयों पर दस्तावेज़ में उचित आदेश और समेकन जारी करने की आवश्यकता होती है।

एक नई स्थिति का परिचय

कई वर्षों के काम के बाद, अधिकांश कंपनियों का विस्तार होता है, नई शाखाएँ खुलती हैं।

स्वाभाविक रूप से, इसके लिए कर्मचारियों की संख्या में वृद्धि, नई रिक्तियों को जोड़ने की आवश्यकता है।

एक नई स्थिति पेश करने के लिए, आपको यह करना होगा:

• राज्य में परिवर्तन पर आदेश जारी करना;
• अभिलेखों में परिवर्तन करना;
• नौकरी का विवरण तैयार करें।

दर का उन्मूलन (कमी)

दर में कमी का तात्पर्य पदों के बहिष्करण से है, जबकि जिन कर्मचारियों के पदों को कम किया गया है वे बर्खास्तगी के अधीन हैं।

लेकिन चूंकि कमी के लिए एक शर्त दो महीने पहले की चेतावनी है, इसलिए इस अवधि की समाप्ति के बाद ही नया शेड्यूल काम करना शुरू कर देता है।

एक नया तैयार करना अग्रिम में किया जा सकता है, खासकर जब से एक नई, स्वीकृत स्टाफिंग टेबल की उपस्थिति कर्मचारियों की बर्खास्तगी की वैधता की पुष्टि के रूप में काम कर सकती है।

न्यूनतम वेतन में बदलाव

यदि SHR में आधिकारिक वेतन न्यूनतम वेतन के अनुसार निर्धारित किया जाता है, तो न्यूनतम वेतन में किसी भी बदलाव के साथ, स्टाफिंग टेबल को भी बदलना होगा।

एक आदेश मनमाना रूप में जारी किया जाता है, जहां यह निर्धारित किया जाता है कि किस आधार पर और किस कर्मचारी के वेतन में परिवर्तन होता है, फिर SHR में ही परिवर्तन किए जाते हैं। परिवर्तन प्रक्रिया ऊपर वर्णित है।

संशोधन कैसे करें?

शेड्यूल में कोई भी बदलाव करते समय, कंपनी को निर्देशित किया जाना चाहिए और, जहां यह संकेत दिया गया है कि रोजगार अनुबंध में कोई भी संशोधन पार्टियों की सहमति से ही संभव है।

उसी समय, संगठन को कर्मचारियों को सूचित करना चाहिए कि परिवर्तनों की योजना दो महीने पहले नहीं है।

परिवर्तन करने के लिए एक निश्चित प्रक्रिया है जिसका सभी नियोक्ताओं को पालन करना आवश्यक है, पहला कदम एक मेमो जारी करना होना चाहिए जिसमें परिवर्तन करने के कारण हों। फिर नियोक्ता को उन सभी कर्मचारियों को लिखित रूप में सूचित करना आवश्यक है जो परिवर्तनों से प्रभावित हैं।

कर्मचारियों को नोटिस पर हस्ताक्षर करके या तो प्रस्तावित नवाचारों से सहमत होने या मना करने का अधिकार है।

यदि बदले जाने वाले पद रिक्त हैं, तो दो महीने की समय सीमा की आवश्यकता नहीं है। ऐसे पदों को कभी भी कम किया जा सकता है।

एक नए दस्तावेज़ की आवश्यकता कब होती है?

संकलन की आवृत्ति के लिए कोई मानक नहीं हैं; इसे एक बार अनुमोदित किया जा सकता है और संगठन की संरचना में कोई बड़ा बदलाव नहीं होने पर लंबी अवधि के लिए वैध हो सकता है।

मामूली बदलावों के साथ, वर्तमान अनुसूची में एक आदेश और नोट पर्याप्त हैं।

दस्तावेज़ से निकालें

प्रत्येक कर्मचारी अनुसूची से एक उद्धरण प्राप्त कर सकता है, जो इस कर्मचारी से संबंधित जानकारी के हिस्से को प्रतिबिंबित करेगा, किसी भी अन्य डेटा (अन्य कर्मचारियों, विभागों के बारे में) को निकालने में दर्ज करने की अनुमति नहीं है।

इसकी आवश्यकता किसे है और किन मामलों में?

नीलामी में भाग लेने के लिए संगठन के एक कर्मचारी के लिए और साथ ही प्रस्तुत करने के लिए एक उद्धरण की आवश्यकता हो सकती है:

• पेंशन निधि;
• कर या श्रम निरीक्षणालय को;
• सामाजिक सुरक्षा कोष के लिए।

एक उद्धरण प्राप्त करने के लिए, आपको एक अनुरोध के साथ एक आवेदन जमा करना होगा, जहां यह इंगित करना है कि किस उद्देश्य के लिए निकालने की आवश्यकता है।

कैसे रचना करें?

एक अर्क को संकलित करने के लिए एल्गोरिथ्म इस प्रकार है:

• संगठन का पूरा और संक्षिप्त नाम।
• शीर्षक, जो संकलन की तारीख और उस आदेश के विवरण को इंगित करता है जिसने अनुसूची को मंजूरी दी थी।
• वैधता की अवधि आमतौर पर निम्नानुसार इंगित की जाती है: "से लागू हुआ ..."।
• सामग्री भाग, जहां कर्मचारियों की कुल संख्या इंगित की जाती है, फिर टी -3 फॉर्म में एक तालिका, जिसमें केवल आवेदक का डेटा दर्ज किया जाता है।
• हस्ताक्षर। ठेकेदार और कार्मिक विभाग के प्रमुख द्वारा हस्ताक्षरित।

नमूना:

बारीकियों

क्या गोलाई की अनुमति है?

सभी स्टाफ पदों को दर के अनुसार भरा जाता है, यदि अनुसूची इंगित करती है कि स्थिति आधी दर पर निर्धारित की जाती है, तो पूर्ण संख्या में पूर्णांकन की अनुमति नहीं है।

अगर यह खो गया या क्षतिग्रस्त हो गया तो इसे कैसे बहाल किया जाए?

बहाली के लिए कई कदम उठाने की आवश्यकता होगी, अर्थात्:

• उद्यम में उपलब्ध सभी दस्तावेजों की जांच करें।
• कार्मिक दस्तावेजों की उपलब्धता, उनकी पूर्णता की जाँच करें।
• कार्मिक विभाग को उपलब्ध सभी रोजगार अनुबंधों की सामग्री का विश्लेषण करें।
• कर्मियों में सभी कार्य पुस्तकों की जाँच और विश्लेषण करें।
• विश्लेषण के आधार पर, एक वर्कशीट तैयार करें, जहां उद्यम के सभी कर्मचारियों, उनके पदों और अन्य उपलब्ध डेटा को दर्ज किया जाए।
• वर्कशीट को व्यवस्थित करें और उसके आधार पर एक नई स्टाफिंग टेबल बनाएं, इसे नियमों के अनुसार अनुमोदित करें।

आप कितनी बार बदल सकते हैं?

कितनी बार और किस अवधि के लिए, कानून का नाम नहीं है, लेकिन यह देखते हुए कि दस्तावेज़ स्वाभाविक रूप से योजनाबद्ध है, यह माना जाता है कि इसे अन्य लेखांकन दस्तावेजों के साथ सालाना अद्यतन किया जाना चाहिए।

हालाँकि, यदि संगठन की कार्मिक नीति में कोई बड़ा बदलाव नहीं है, तो, एक बार जारी किया गया, यह एक वर्ष से अधिक के लिए वैध हो सकता है, यह परिवर्तनों की सूची जारी करने के लिए पर्याप्त होगा।

प्रति घंटा वेतन कैसे प्रदर्शित करें?

स्टाफिंग टेबल के कॉलम 5 में, प्रति घंटे पारिश्रमिक का मानक दर्शाया गया है, फिर कॉलम 10 में एक नोट बनाया गया है: "प्रति घंटा भुगतान" और उस प्रावधान का संदर्भ दिया जाता है जो पारिश्रमिक के ऐसे आदेश को नियंत्रित करता है।

दस्तावेज़ में आधी दर कैसे दर्शाएं?

यह अपने कर्मचारियों के साथ नागरिक और श्रम अनुबंध दोनों को समाप्त कर सकता है। रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 57 में "स्टाफिंग टेबल के अनुसार स्थिति के अनुसार काम" के संकेत को रोजगार अनुबंध की अनिवार्य शर्त कहा गया है। व्यक्तिगत उद्यमियों के लिए स्टाफिंग टेबल को सरलीकृत आधार पर संकलित करते समय, जिसका एक उदाहरण हम नीचे विचार करेंगे, हम रूस की राज्य सांख्यिकी समिति के दिनांक 05.01.2004 के डिक्री द्वारा अनुमोदित एकीकृत फॉर्म नंबर टी -3 का उपयोग करने की सलाह देते हैं। 1.

स्टाफिंग टेबल क्या है और इसकी आवश्यकता क्यों है?

स्टाफिंग टेबल एक आंतरिक दस्तावेज है जिसके द्वारा एक व्यक्तिगत उद्यमी संरचना, अपने पूर्णकालिक कर्मचारियों की संख्या और उनकी स्थिति के अनुसार उनके वेतन को मंजूरी देता है।

उद्यमी स्वयं दस्तावेज़ के रूप को विकसित कर सकता है, लेकिन एकीकृत फॉर्म नंबर टी -3 का उपयोग करना आसान है। इसके मुख्य वर्गों में शामिल हैं:

• संरचनात्मक इकाई का नाम (विभाग, दुकान, आदि),
• कर्मचारी की स्थिति (रोजगार अनुबंध में निर्दिष्ट स्थिति कर्मचारी सूची में स्थिति के अनुरूप होनी चाहिए),
• प्रत्येक पद के लिए अपेक्षित स्टाफ पदों की संख्या,
• वेतन या टैरिफ दर (पारिश्रमिक के स्वीकृत रूप पर निर्भर करता है),
• अनुसूची की प्रभावी तिथि।

पदों को भरने वाले कर्मचारियों के नाम अनुसूची में इंगित नहीं हैं, उन्हें कर्मचारियों के अनुमोदन के बाद आदेश द्वारा नियुक्त किया जाता है। व्यक्तिगत उद्यमी को स्वयं को कर्मचारियों की सूची में शामिल नहीं करना चाहिए, क्योंकि श्रम संहिता के अनुसार वह कर्मचारी नहीं है। उद्यमी द्वारा हस्ताक्षरित एक आदेश द्वारा अनुसूची को अनुमोदित और प्रभावी किया जाता है।

कानून में सभी नियोक्ताओं के लिए एक स्टाफिंग टेबल तैयार करने की प्रत्यक्ष आवश्यकता नहीं है, लेकिन व्यवहार में इस महत्वपूर्ण कार्मिक दस्तावेज़ की उपेक्षा नहीं करना बेहतर है। और यही कारण है:

• एक अनुमोदित स्टाफिंग टेबल के बिना, कला के पैरा 2 के तहत कर्मचारियों की कमी और कर्मचारियों की बर्खास्तगी को अंजाम देना असंभव है। रूसी संघ के श्रम संहिता के 81;
• कर अधिकारियों और अतिरिक्त बजटीय निधि, श्रम निरीक्षणालय द्वारा लेखा परीक्षा के दौरान कर्मचारियों की सूची या उसके अंशों का अक्सर अनुरोध किया जाता है;
• स्टाफिंग टेबल की अनुपस्थिति उद्यमी को चेतावनी या जुर्माने की धमकी देती है।

नमूना स्टाफिंग टेबल 2018

आइए विचार करें कि व्यक्तिगत उद्यमियों के लिए स्टाफिंग टेबल को सरलीकृत आधार पर कैसे भरें। 2018 में अपनाई गई और मान्य समय सारिणी का एक उदाहरण नीचे दिखाया गया है।

यह पता लगाने के लिए कि कौन से पेशे मौजूद हैं और उनमें कार्यरत कर्मचारियों को कितना मिलता है, आपको स्टाफिंग टेबल को देखना होगा। यह दस्तावेज़ उद्यम में मुख्य में से एक है, यह न केवल वेतन, बल्कि गतिविधि के लिए आवश्यक कर्मचारियों की संख्या को भी ठीक करता है। दस्तावेज़ के महत्व के कारण, हम सभी नियमों के अनुसार 2019 के लिए स्टाफिंग टेबल तैयार करते हैं।

टी -3 फॉर्म में स्टाफिंग टेबल एक स्थानीय नियामक अधिनियम है जो उद्यम में इसकी संगठनात्मक संरचना को ठीक करता है।

साथ ही कंपनी में मौजूद व्यवसायों की एक सूची, गतिविधि के लिए आवश्यक लोगों की संख्या को दर्शाती है। वास्तव में, दस्तावेज़ में पूरी तरह से एक तालिका होती है जहाँ डेटा को विभाग द्वारा समूहीकृत किया जाता है।

इसमें वेतन कैलेंडर माह के लिए, इसके घटक भागों के डिकोडिंग के साथ परिलक्षित होता है। इन संकेतकों के आधार पर, काम पर रखे गए श्रमिकों को आकर्षित करने के लिए कंपनी के खर्च निर्धारित किए जाते हैं, विभिन्न योजनाएं तैयार की जाती हैं, और कंपनी प्रबंधन के क्षेत्र में सबसे महत्वपूर्ण निर्णय किए जाते हैं।

कर्मचारियों में डेटा दर्ज करते समय स्टाफिंग टेबल को निर्देशित किया जाता है - इस समझौते में कर्मचारी के पेशे का नाम होना चाहिए, जो कड़ाई से स्वीकृत स्टाफिंग टेबल के साथ-साथ एक निश्चित वेतन भी हो।

इस दस्तावेज़ के आधार पर, एक कार्मिक विशेषज्ञ भी रिक्तियों की उपलब्धता का निर्धारण कर सकता है। ऐसा करने के लिए, उन्हें स्टाफिंग टेबल की जानकारी की तुलना कर्मचारियों की वास्तविक संख्या से करनी होगी। यदि उद्यम में आवश्यकता होती है, तो मानव संसाधन निरीक्षक रोजगार सेवा के लिए एक आवेदन प्रस्तुत करता है।

ध्यान!कानून इस स्थानीय अधिनियम को अनिवार्य मानकों के हिस्से के रूप में तय नहीं करता है जो हर कंपनी में होना चाहिए। हालांकि, यदि उद्यम राज्य द्वारा स्थापित प्रक्रियाओं को पूरा करने का निर्णय लेता है (उदाहरण के लिए, कर्मचारियों की कमी के कारण बर्खास्तगी), तो स्टाफिंग टेबल मौजूद होना चाहिए।

इसके अलावा, कंपनी के अन्य स्थानीय कार्य कंपनी में इसकी अनिवार्य उपस्थिति प्रदान कर सकते हैं। यह सबसे पहले उन पर लागू होता है। और उद्यम में एक स्टाफिंग टेबल के अस्तित्व की आवश्यकता को कर्मचारी के साथ श्रम अनुबंध में एक लिंक द्वारा स्थापित किया जा सकता है।

उसी समय, प्रत्येक प्रबंधक को यह याद रखना चाहिए कि उसकी कंपनी को स्टाफिंग टेबल की कमी के लिए नहीं, बल्कि उसके गलत निष्पादन के लिए उत्तरदायी ठहराया जा सकता है।

एलएलसी और आईपी - स्टाफ किसे बनाना चाहिए?

रूसी संघ का श्रम संहिता, अनिवार्य शर्तों को विनियमित करने के संदर्भ में, अनुबंध में निर्दिष्ट पेशे की आवश्यकता और उसके अनुरूप वेतन को व्यवसाय इकाई के स्टाफिंग टेबल के अनुरूप स्थापित करता है।

इससे हम यह निष्कर्ष निकाल सकते हैं कि कर्मचारी किसी कंपनी या उद्यमी में होना चाहिए यदि उनके पास श्रम अनुबंध हैं।

इस प्रकार, यदि कोई व्यक्तिगत उद्यमी किराए के कर्मचारियों की भागीदारी के बिना स्वतंत्र रूप से काम करता है, तो उसे स्टाफिंग टेबल नहीं बनानी चाहिए। सिविल अनुबंधों के तहत कलाकारों की भागीदारी के लिए भी इस स्थानीय अधिनियम के निष्पादन की आवश्यकता नहीं होगी।

एलएलसी और एक कानूनी इकाई के संगठन के अन्य रूप जिनका कंपनी के निदेशक के साथ कम से कम एक समझौता है, उन्हें पहले से ही स्टाफिंग टेबल का विकास और उपयोग करना चाहिए।

कंपनियों में एक स्टाफिंग टेबल का निर्माण मुख्य रूप से एक कार्मिक फर्म के विशेषज्ञों को सौंपा जाता है जो इस अधिनियम में निर्दिष्ट प्रत्येक पेशे के लिए श्रम लागत निर्धारित करने के लिए कई उपाय करते हैं। निष्कर्षों के आधार पर, कर्मचारियों की आवश्यक संख्या निर्धारित की जाती है ताकि उद्यम अपनी गतिविधियों को अंजाम दे सके।

यदि उद्यम में कर्मचारियों की संख्या नगण्य है, तो यह कर्तव्य एक लेखाकार, अर्थशास्त्री, वकील या स्वयं प्रबंधक को सौंपा जा सकता है।

दस्तावेज़ आवश्यकताएँ

स्टाफिंग टेबल के संबंध में कानून को किसी विशेष नियम की आवश्यकता नहीं है, सिवाय इसके कि इसमें इंगित स्थिति या पेशा उन पदों और व्यवसायों के अनुरूप होना चाहिए जो नियोक्ता प्रत्येक कर्मचारी के साथ तैयार किए गए श्रम समझौतों में लिखते हैं।

• स्टाफिंग फॉर्म का पालन करने की सिफारिश की जाती है, जिसे रोस्टैट (टी -3 फॉर्म) द्वारा स्थापित किया गया है।
• स्थानीय अधिनियम को मुखिया के आदेश से अनुमोदित किया जाना चाहिए।
• इसे कई शीटों पर एक स्टाफिंग टेबल बनाने की अनुमति है, जबकि उन्हें हस्ताक्षर और मुहर के साथ फीता और सील करना आवश्यक नहीं है। आप बस एक पेपर क्लिप के साथ चादरें जकड़ सकते हैं।
• कुछ स्थितियों में, कर्मचारियों की सूची में परिलक्षित व्यवसायों को व्यवसायों और पदों की निर्देशिकाओं के अनुरूप होना चाहिए, और नाम के अलावा, उनके कोड भी दस्तावेजों में परिलक्षित होने चाहिए (उदाहरण के लिए, खतरनाक और हानिकारक व्यवसायों की उपस्थिति कारक)।
• कर्मचारियों की सूची पर कंपनी की मुहर की उपस्थिति अनिवार्य नहीं है।
• स्टाफिंग टेबल को बदलते समय, यदि वे महत्वहीन हैं, तो आप बस इन समायोजनों के लिए एक आदेश जारी कर सकते हैं, और स्टाफिंग को वैसे ही छोड़ सकते हैं जैसे वह था।

इसके बाद, वर्तमान स्टाफ की संख्या चिपका दी गई है। इसे इस वर्ष पहले उपयोग किए गए दस्तावेज़ों की संख्या के आधार पर असाइन किया जाना चाहिए। इसके आगे वह तारीख है जब यह कार्यक्रम तैयार किया गया था।

दस्तावेज़ के वैध होने की तिथि आगे लिखी जाती है। यह संकलन की तारीख के समान हो सकता है, या बाद में आ सकता है। हालांकि, यह अस्वीकार्य है कि कार्रवाई की शुरुआत का दिन दस्तावेज़ जारी किए जाने के दिन से पहले का हो।

इस फ़ील्ड के दाईं ओर कॉलम हैं जिसमें दस्तावेज़ (इसकी संख्या और तिथि) को मंजूरी देने वाले आदेश के साथ-साथ इसमें स्टाफ इकाइयों की कुल संख्या के बारे में जानकारी दर्ज की गई है।

दस्तावेज़ स्वयं एक बड़ी तालिका की तरह दिखता है।

गिनती टेबल "संरचनात्मक इकाई"विकसित संगठनात्मक संरचना के अनुसार विभाग का नाम शामिल होना चाहिए। इस घटना में कि विभाग के लिखित पदनाम के साथ एक डिजिटल पदनाम भी दर्ज किया गया है, इसे अगले कॉलम में दर्शाया जाना चाहिए।

एक नियम के रूप में, कोड संख्याओं या विभाग के नाम के पहले अक्षर से बनता है। हालाँकि, यदि कंपनी की कई शाखाएँ या अलग-अलग विभाग हैं, तो शहर कोड, क्षेत्र कोड आदि को भी विभाग कोड में शामिल किया जा सकता है।

में कॉलम "स्थिति"कंपनी में मौजूद पदों का शीर्षक लिखना आवश्यक है। दस्तावेज़ की संरचना को इस तरह से व्यवस्थित करना बहुत महत्वपूर्ण है कि पिछले कॉलम में इकाई का नाम इंगित करने के बाद, इसमें शामिल पदों को एक कॉलम में सूचीबद्ध किया जाए।

यह अनुशंसा की जाती है कि पदों के नाम निर्दिष्ट करते समय, OKPDTR संदर्भ पुस्तक द्वारा निर्देशित किया जाए। लेकिन कमर्शियल कंपनियों के लिए यह नियम अनिवार्य नहीं है। साथ ही, बजटीय संस्थानों को कर्मचारियों की सूची में केवल इस निर्देशिका से पदों को दर्ज करने की आवश्यकता होती है, और इसके अतिरिक्त कर्मचारी की श्रेणी या वर्ग का संकेत मिलता है।

बुचप्रोफी

जरूरी!एक वाणिज्यिक कंपनी उन पदों की श्रेणी और वर्ग को इंगित करने के लिए बाध्य है जो हानिकारक या खतरनाक हैं। सेवा की तरजीही लंबाई और प्रारंभिक सेवानिवृत्ति के समय की स्थापना करते समय यह तथ्य महत्वपूर्ण है।

में कॉलम "स्टाफ इकाइयों की संख्या"इस पद के लिए काम पर रखे जाने वाले कर्मचारियों की संख्या दर्ज की गई है। यदि यह अंशकालिक श्रमिकों की स्वीकृति के लिए भी प्रदान करता है, तो उनकी संख्या देय दर की राशि के अनुरूप भिन्नात्मक अभिव्यक्ति में लिखी जाती है - उदाहरण के लिए, 0.5।

में कॉलम "वेतन"इस पद पर काम करने के दौरान कर्मचारी को मिलने वाला वेतन दर्ज किया जाता है। यह याद रखना चाहिए कि कर्मचारी के साथ रोजगार समझौते में बिल्कुल वही वेतन दर्ज किया जाता है।

आपको भी विचार करना चाहिए:

• यदि उद्यम में या इस स्थिति के संबंध में भुगतान का एक टुकड़ा रूप अपनाया जाता है, तो यह कॉलम प्रति माह बनाए गए उत्पादों की मात्रा से टैरिफ दर को गुणा करके प्राप्त आय की मात्रा को रिकॉर्ड करता है।
• यदि इस पद के लिए प्रति घंटा वेतन दर्ज किया जाता है, तो इस कॉलम में आप एक घंटे के लिए मजदूरी की राशि दर्ज कर सकते हैं। उसके बाद, उसी पंक्ति में, लेकिन "नोट" कॉलम में, आपको इंगित करना होगा - "प्रति घंटा मजदूरी", साथ ही इस सुविधा को स्थापित करने वाले प्रशासनिक दस्तावेज़ का संदर्भ भी दें।

इसके बाद कई कॉलम हैं, जो एक उपशीर्षक "अधिभार" द्वारा एकजुट हैं। यहां आपको विभिन्न प्रोत्साहन भुगतानों के बारे में जानकारी दर्ज करने की आवश्यकता है, यदि कोई हो और वेतन पर विनियमों, बोनस पर विनियमों या अन्य आंतरिक कृत्यों द्वारा स्थापित किया गया हो। प्रीमियम की राशि न केवल एक निश्चित राशि के रूप में लिखी जा सकती है, बल्कि प्रतिशत, गुणांक आदि के रूप में भी लिखी जा सकती है।

कॉलम "कुल" में इस पद के लिए कुल वेतन निधि दर्ज की गई है। इसकी गणना कर्मचारियों के पदों की संख्या से वेतन के गुणन के रूप में की जाती है।

में कॉलम "नोट"विभिन्न व्याख्यात्मक नोटों की आवश्यकता है। उदाहरण के लिए, यदि नई स्टाफिंग टेबल के पंजीकरण के समय किसी पद के लिए कोई रिक्ति है, तो यह तथ्य इस कॉलम में परिलक्षित होना चाहिए।

दस्तावेज़ का संकलन स्टाफ इकाइयों की कुल संख्या और कुल वेतन निधि को गिनकर और इंगित करके पूरा किया जाता है।

उसके बाद, पूरी तरह से तैयार किए गए दस्तावेज़ को मुख्य लेखाकार और इसके निष्पादन के लिए जिम्मेदार कार्मिक अधिकारी द्वारा हस्ताक्षरित किया जाना चाहिए।

स्टाफिंग टेबल को मंजूरी देने की प्रक्रिया

चरण 1. दस्तावेज़ को डिज़ाइन करें

सबसे पहले, विचार के लिए प्रस्तावित स्टाफिंग का एक रूप तैयार करने के लिए स्टाफ इकाइयों में संगठन की सभी जरूरतों की पहचान करना आवश्यक है।

यदि कंपनी में यह स्वीकार किया जाता है कि हर साल सभी महत्वपूर्ण दस्तावेजों की संख्या शुरुआत से शुरू होती है, तो आप उसी सिद्धांत के अनुसार स्टाफिंग टेबल को नंबर दे सकते हैं। इसके अलावा, यह सबसे अधिक समीचीन होगा यदि हर साल स्टाफिंग टेबल में बड़े पैमाने पर बदलाव होते हैं - यह आपको भविष्य में बड़ी दस्तावेज़ संख्या से बचाएगा।

ध्यान!यदि एक नया स्टाफिंग टेबल लागू किया जाता है, तो पुराने के उन्मूलन पर एक खंड शामिल करना उचित है, जो उस समय तक कार्मिक सेवा द्वारा निर्देशित था।

चरण 3. कंपनी के कर्मचारियों को अपनाए गए दस्तावेज़ से परिचित कराएं

कंपनी में भर्ती सभी कर्मचारियों को उसमें लागू स्थानीय नियमों से परिचित होना चाहिए जो श्रम गतिविधि को प्रभावित करते हैं। यह दस्तावेज़ सीधे श्रम गतिविधि को प्रभावित नहीं करता है और, रोस्ट्रुड के अनुसार, कर्मचारियों को इससे परिचित करना आवश्यक नहीं है।

ध्यान!यदि श्रम अनुबंध या सामूहिक समझौते में कर्मचारियों का वेतन कंपनी द्वारा अनुमोदित स्टाफिंग टेबल के आधार पर स्थापित किया जाता है, तो सभी कर्मचारियों को इससे परिचित होना चाहिए। इसके लिए आप आवेदन कर सकते हैं।

स्टाफिंग टेबल में बदलाव करने की प्रक्रिया

यह दस्तावेज़ हर समय चालू रहना चाहिए। चूंकि राज्य निकायों द्वारा निरीक्षण के दौरान राज्य से समय-समय पर अनुरोध किया जाता है, इसलिए इसमें होने वाले सभी परिवर्तनों को समय पर करना आवश्यक है।

स्टाफिंग टेबल में परिवर्तन करने की प्रक्रिया सीधे इस बात पर निर्भर करेगी कि दस्तावेज़ में कितने परिवर्तनों को प्रतिबिंबित करने की आवश्यकता है:

• यदि उनमें से बड़ी संख्या में हैं, तो पुरानी स्टाफिंग तालिका को पूरी तरह से रद्द करना और सभी आवश्यक परिवर्तनों को ध्यान में रखते हुए एक नया दस्तावेज़ लागू करना आसान है।
• यदि स्टाफिंग में किए जाने वाले परिवर्तनों की संख्या कम है, तो जिम्मेदार कर्मचारी के लिए स्टाफिंग टेबल में बदलाव करने के लिए एक आदेश तैयार करना सबसे अच्छा है।

आमतौर पर, निम्नलिखित स्थितियों में अंतर किया जा सकता है जिसमें आपको दस्तावेज़ में परिवर्तन करने की आवश्यकता होती है:

• नए विभागों या उपखंडों का निर्माण;
• नए पदों का संगठन;
• मौजूदा पदों का शीर्षक बदलना;
• कर्मचारियों के वेतन या दरों में परिवर्तन;
• एक विभाग, उपखंड, कर्मचारी इकाई को बंद करना।

यदि स्टाफिंग में बदलाव से किसी कर्मचारी की काम करने की स्थिति में बदलाव (वेतन, स्थिति आदि में बदलाव) होता है, तो उससे पहले से लिखित सहमति प्राप्त करना अनिवार्य है। और नए दस्तावेज़ को लागू करने के बाद, कर्मचारी के साथ अनुबंध के लिए एक अतिरिक्त समझौता किया जाता है, जो किए गए सभी परिवर्तनों को ध्यान में रखता है।

नए आदेश के साथ, आपको उन सभी कर्मचारियों से परिचित होना होगा जो आवश्यक दस्तावेजों को संसाधित करना जारी रखेंगे। आप परिचित सूची में उन कर्मचारियों को भी जोड़ सकते हैं जो किए जा रहे परिवर्तनों से सीधे प्रभावित होंगे।

यदि आदेश नए पदों का परिचय देता है, तो आपको उनका नाम बताना होगा, साथ ही कितनी कर्मचारी इकाइयों का आयोजन किया जा रहा है। यह दस्तावेज़ तुरंत स्वीकार कर लिया जाता है यदि यह पहले से काम पर रखे गए किसी भी कर्मचारी के हितों को प्रभावित नहीं करता है।

ध्यान!यदि इकाइयों की संख्या कम की जा रही है, तो तैयार किए गए दस्तावेज़ में नाम, वापस ली जा रही स्टाफ इकाइयों की संख्या और आदेश को लागू करने की तारीख दर्ज करना आवश्यक है। साथ ही, यह याद रखना चाहिए कि कटौती की प्रक्रिया एक लंबी प्रक्रिया है जिसमें कर्मचारियों और सक्षम अधिकारियों दोनों को समय पर सूचित करना आवश्यक है।

निकाले जाने वाले लोगों की संख्या के आधार पर नोटिस की अवधि 2-3 महीने हो सकती है। साथ ही, कानून उन कर्मचारियों के प्रकारों को परिभाषित करता है जिन्हें बंद नहीं किया जा सकता है।

दस्तावेज़ तैयार करने और प्रतिधारण अवधियों की आवधिकता

आमतौर पर, स्टाफिंग टेबल एक वर्ष की अवधि के लिए तैयार की जाती है, और पूरी अवधि के लिए मान्य होती है। हालाँकि, यदि संगठन छोटा है, और इसमें कर्मचारियों की आवाजाही बहुत कम है, तो आप इस दस्तावेज़ को कई वर्षों के लिए अग्रिम रूप से अपना सकते हैं।

स्टाफिंग टेबल में परिवर्तन किए जाने के बाद, पिछला दस्तावेज़ वैध नहीं रह जाता है और अपनी कानूनी शक्ति खो देता है। हालांकि, इसे कुछ और अवधि के लिए उद्यम में रखा जाना चाहिए, इसलिए, हमेशा की तरह, चेक कई पिछली अवधियों को प्रभावित करते हैं। और यह आमतौर पर 2-3 साल तक होता है।

ध्यान!एक नियम है कि अवैध स्टाफिंग को कार्रवाई पूरी होने की तारीख से कम से कम 3 और वर्षों के लिए संग्रहीत किया जाना चाहिए। यही नियम उन दस्तावेजों पर भी लागू होता है जिनकी मदद से स्टाफिंग टेबल में बदलाव किए गए थे।