Dasar-dasar pekerjaan kantor dan dokumen mengalir secara singkat. Landasan teoritis sirkulasi dokumen dan pekerjaan kantor organisasi. Apa itu pekerjaan kantor secara singkat
Aliran dokumen atau dukungan dokumentasi- ini adalah perpindahan dokumen dari pembuatan atau penerimaannya ke eksekusi atau pengiriman ke institusi lain. Berbagai sumber mendefinisikan hubungan antara alur kerja dan pekerjaan kantor yang dijelaskan dengan cara yang berbeda. Beberapa sumber mengatakan bahwa manajemen dokumen adalah bagian dari pekerjaan kantor, di tempat lain, sebaliknya, pekerjaan kantor adalah bagian dari alur kerja. Sama sekali kantor Kerja- Ini adalah pengelolaan urusan klerikal di lembaga. Dan jika kita mempertimbangkan aliran dokumen dan pekerjaan kantor, maka kita dapat menyimpulkan bahwa dalam beberapa kasus beberapa proses alur kerja dalam suatu organisasi mungkin tidak termasuk dalam persyaratan organisasi pekerjaan kantor (misalnya, korespondensi elektronik antara karyawan suatu perusahaan). Dalam makalah ini, penulis mengusulkan untuk mempertimbangkan pekerjaan kantor sebagai dasar normatif untuk manajemen dokumen dengan kemungkinan penerapan proses akuntansi dokumen yang terdesentralisasi.
Dukungan dokumentasi di lembaga merupakan kegiatan utama. Maksud dari alur kerja adalah penerapan manajemen informasi dalam pengambilan keputusan manajemen. Informasi bisa berbeda, bisa dalam pesan email, dokumen yang berasal dari unit struktural lain, perintah dari manajemen, dan lainnya. Informasi tersebut dapat mencakup pesanan, pesanan, pemberitahuan tentang perubahan tertentu dalam institusi. Informasi yang masuk ke lembaga diproses, kemudian diformalkan sesuai dengan persyaratan standar, yang dapat diabadikan dalam instruksi atau ketentuan untuk dokumentasi.
Sama sekali dokumen- ini adalah informasi yang direkam pada pembawa material dengan detail yang memungkinkannya dikenali. Ada klasifikasi multidimensi dokumen. Semua dokumen dibagi menjadi aliran dokumen berikut:
· Dokumen masuk;
· Dokumen keluar;
· Dokumen internal.
Dokumen masuk- ini adalah dokumen yang berasal dari otoritas yang lebih tinggi, dari organisasi bawahan, dari departemen lain, dari organisasi lain, dan, tentu saja, dari warga. Dokumen tersebut dapat berupa perintah, perintah, surat, pengaduan dari warga dan lain-lain. Dokumen yang masuk biasanya dicatat dan ditulis ke log dokumen yang masuk.
Dokumen keluar- ini adalah dokumen yang dikirim dari institusi. Dokumen tersebut dapat mencakup perintah, instruksi kepada organisasi bawahan, laporan, misalnya, kepada otoritas yang lebih tinggi, surat, dan lain-lain. Keluar dan masuk dicatat dan dicatat dalam log dokumen keluar.
Dokumen internal Ini adalah dokumen yang tidak keluar dari institusi. Dokumen tersebut dapat berupa perintah, perintah dari atasan kepada bawahan, catatan penjelasan, laporan, dan lain-lain.
Makalah ini mempertimbangkan klasifikasi dokumen tergantung pada aliran dokumen. Variasi dari masing-masing aliran akan dianalisis di bawah ini.
Pertama, klasifikasi dokumen masuk berikut akan dipertimbangkan:
dokumen yang tidak memerlukan tanggapan;
dokumen yang memerlukan tanggapan;
dokumen yang berasal dari lembaga dan organisasi di bawahnya;
· korespondensi pribadi;
Seruan warga.
Sekarang Anda harus menganalisis dokumen keluar. Klasifikasi dokumen keluar meliputi komponen-komponen berikut:
Menanggapi seruan warga;
· tanggapan atas dokumen masuk yang dikirim dari institusi lain.
Aliran dokumen terakhir yang belum diklasifikasikan adalah dokumen internal. Dokumen internal termasuk jenis berikut:
perintah;
perintah;
· catatan kantor;
· tugas.
Menurut bentuk penyajiannya, klasifikasi berikut dapat dipertimbangkan:
pada media elektronik, khususnya surat yang dikirim melalui email;
di kertas;
Dokumen yang dikirim dengan tanda tangan digital elektronik. Tanda tangan digital elektronik memungkinkan Anda untuk memeriksa apakah tanda tangan itu milik pemilik sertifikat kunci.
Menurut pertimbangan dan pelaksanaannya, dokumen dapat diklasifikasikan ke dalam bagian-bagian berikut:
Peraturan;
Tidak teratur.
Dokumen peraturan adalah dokumen yang harus dilaksanakan dalam jangka waktu tertentu.
Dokumen non-regulasi adalah dokumen yang tidak memiliki tenggat waktu untuk dipertimbangkan dan dieksekusi.
Berikut klasifikasi dokumen menurut ruang lingkup pelaksanaannya:
dokumen organisasi dan administrasi;
Dokumen referensi
· dokumen ilmiah dan teknis;
dokumen keuangan
Pelaporan dan dokumen statistik.
Tergantung pada strukturnya, ada dokumen-dokumen berikut:
dokumen terstruktur yang kompleks;
dokumen sederhana.
Menurut tingkat akses ke dokumen, ada dokumen-dokumen berikut:
Buka dokumen
Dokumen yang ditandai dengan pembatasan akses.
Tergantung pada asalnya, ada dokumen-dokumen berikut:
kantor atau dokumen resmi;
· dokumen pribadi.
Dokumen dinas atau dinas adalah dokumen yang dibuat oleh orang pribadi atau badan hukum dalam urutan tertentu, yang mencerminkan kepentingan lembaga.
Dokumen pribadi adalah dokumen yang mencerminkan kepentingan orang tertentu. Mereka juga disebut dokumen nominal.
Dokumen-dokumen berikut ini mengikat secara hukum:
· dokumen original;
· liburan;
salinan bersertifikat;
· duplikat;
· ekstrak.
Dokumen asli adalah dokumen yang dibuat terlebih dahulu atau dibuat rangkap satu, ditandatangani oleh penulisnya.
Salinan dokumen adalah dokumen yang berisi informasi lengkap tentang dokumen asli dan jenisnya, tetapi jenis dokumen ini tidak memiliki kekuatan hukum.
Pelepasan dokumen - salinan dokumen, yang dibuat sebagai salinan karbon selama pelaksanaan dokumen asli dan yang tetap di lembaga.
Salinan bersertifikat adalah salinan yang mengikat secara hukum.
Duplikat adalah salinan duplikat dari dokumen asli yang mempunyai kekuatan hukum yang sama dengan dokumen aslinya.
Ekstrak adalah bagian dari dokumen yang disahkan oleh pejabat dan segel yang menunjukkan dokumen dari mana ia dikeluarkan.
Dokumen-dokumen berikut disajikan dalam bentuk presentasi:
individu;
setensilan;
khas;
teladan;
bersatu.
Dokumen individual adalah dokumen yang disajikan dalam bentuk arbitrer.
Dokumen template adalah dokumen yang struktur dan sebagian isinya telah disiapkan terlebih dahulu, dan sebagian lagi diisi pada saat kompilasi.
Dokumen model adalah dokumen yang menggambarkan fenomena dan proses tertentu. Ini termasuk instruksi standar.
Dokumen contoh adalah dokumen yang digunakan dalam penyusunan dokumen berdasarkan dokumen sejenis.
Dokumen terpadu adalah dokumen yang merupakan bagian dari satu kesatuan sistem.
Dokumen-dokumen berikut tersedia untuk dieksekusi:
tanpa menentukan tenggat waktu
mendesak.
Periode retensi adalah sebagai berikut:
dokumen penyimpanan sementara (hingga 10 tahun);
Dokumen penyimpanan permanen;
dokumen penyimpanan jangka panjang (lebih dari 10 tahun).
Klasifikasi lengkap dokumen dipertimbangkan di atas.
Dokumen-dokumen yang dibahas di atas, gerakannya disebut alur kerja.
Dalam rantai teknologi pemrosesan dan pergerakan dokumen, tahapan berikut dibedakan:
Penerimaan dan pemrosesan utama dokumen yang diterima oleh organisasi;
Pertimbangan awal dan distribusi dokumen;
pendaftaran dokumen;
kontrol eksekusi;
pekerjaan informasi dan referensi;
Eksekusi dokumen, persiapannya, koordinasi, pelaksanaannya;
mengirim atau merujuk ke kasus tersebut.
Sekarang disarankan untuk mempertimbangkan setiap tahap secara lebih rinci.
Penerimaan dan pemrosesan utama dokumen yang diterima oleh organisasi dilakukan oleh pekerja kantoran. Email biasanya diterima oleh setiap karyawan, oleh karena itu pemrosesan tidak hanya dilakukan oleh pekerja kantoran, tetapi juga oleh karyawan individu.
Tahap pertimbangan awal dan pendistribusian dokumen. Tahap ini mengatur distribusi dokumen oleh masing-masing karyawan, yang yurisdiksinya memiliki masalah tertentu, atau kepada siapa dokumen tersebut ditujukan.
Pendaftaran dokumen memainkan peran penting. Tahap ini diperlukan agar dokumen apapun tidak hilang dan untuk melacak eksekusi dokumen ini.
Kontrol kinerja adalah langkah berikutnya. Ini menyiratkan kontrol atas ketepatan waktu dan kualitas pelaksanaan dokumen.
Pekerjaan informasi dan referensi menyiratkan lokasi dokumen, siapa yang memiliki dokumen ini dan dalam dokumen apa terdapat informasi tentang masalah apa pun.
Eksekusi dokumen, persiapan, koordinasi, dan pelaksanaannya adalah tahap kedua dari pemrosesan dokumen.
Pengajuan atau rujukan ke suatu kasus adalah langkah terakhir. Setelah dokumen dieksekusi, mereka melihat jangka waktu dokumen dan mengirimkannya ke kasing dengan dokumen yang diajukan tentang masalah ini.
Klasifikasi dokumen dipertimbangkan di atas. Dalam hal ini, jenis aliran dokumen berikut dibedakan:
luar;
intern.
Alur kerja eksternal adalah alur kerja di mana dokumen berasal dari institusi lain.
Alur kerja internal adalah alur kerja di mana perpindahan dokumen hanya terjadi di lembaga ini.
Bergantung pada jenis organisasi, alur kerja berikut dibedakan:
terpusat - ini adalah alur kerja di mana ada sistem tunggal untuk mendaftar dan menghitung dokumen;
terdesentralisasi - ini adalah alur kerja di mana tidak ada sistem tunggal untuk mendaftar dan menghitung dokumen;
Campuran - ini adalah alur kerja di mana alur kerja terdesentralisasi dan terpusat berlangsung. Jenis alur kerja ini digunakan di perusahaan besar di mana ada banyak dokumen.
Alur dokumen saat ini tidak ideal, meskipun banyak yang dikatakan tentangnya dan banyak yang telah ditulis dalam literatur. Di banyak organisasi, ada masalah yang belum terselesaikan yang menghambat peningkatan manajemen lembaga. Oleh karena itu, perpindahan dokumen di lembaga tidak dipikirkan dengan cukup efisien, beberapa dokumen pergi jauh ke penerima, operasi dengan dokumen ini digandakan. Seringkali jalur yang diambil dokumen jauh lebih lama daripada waktu yang dibutuhkan untuk mengerjakannya.
Dokumen sesuai dengan standar adalah bagian mendasar dari korespondensi dengan organisasi, institusi, perusahaan lain. Pekerjaan kantor saja dirancang untuk penulisan dokumen yang benar dari berbagai jenis di berbagai tempat penerimaan. Ada standar negara bagian berikut untuk dokumen:
· GOST R 7.0.8 - 2013. Dokumen dan pengarsipan. Istilah dan Definisi;
· GOST R ISO 15489-1-2007. Sistem standar informasi, kepustakawanan, dan penerbitan. Manajemen dokumen. Persyaratan Umum;
· GOST R 6.30-2003. Sistem terpadu dokumentasi organisasi dan administrasi. Persyaratan dokumen;
· GOST 7.70-2003. Sistem standar informasi, kepustakawanan, dan penerbitan. Deskripsi database dan array informasi yang dapat dibaca mesin. Komposisi dan penunjukan karakteristik.
Standar GOST R 7.0.8 - 2013. Dokumen dan pengarsipan. Istilah dan Definisi memberikan istilah dan definisi di bidang kearsipan dan pekerjaan kantor. Istilah dan definisi yang tertulis dalam standar negara bagian ini harus tercermin dalam semua jenis dokumentasi dan literatur tentang pekerjaan kantor dan pengarsipan.
GOST R ISO 15489-1-2007. Sistem standar informasi, kepustakawanan, dan penerbitan. Manajemen dokumen. Persyaratan umum berlaku untuk manajemen arsip di semua organisasi. Ini memperluas pengaruhnya ke semua format dokumen dan ke semua media. Standar tersebut memuat ketentuan tentang proses-proses yang berkaitan dengan dokumen lembaga, ketentuan mengenai tanggung jawab, prosedur, kebijakan, memuat pedoman pelaksanaan dan perancangan sistem manajemen dokumen.
Standar negara Federasi Rusia GOST 6.30-2003 "Sistem dokumentasi terpadu. Sistem terpadu dokumentasi organisasi dan administrasi. Persyaratan untuk pelaksanaan dokumen "(diadopsi dan diberlakukan oleh Keputusan Standar Negara Federasi Rusia 3 Maret 2003 N 65-st). Sistem terpadu dokumentasi organisasi dan administrasi meliputi perintah, perintah, surat, tindakan, protokol, keputusan Standar negara menyediakan: persyaratan untuk formulir dokumen, komposisi perincian dokumen dan persyaratan untuk pelaksanaannya, lokasi perincian yang benar Persyaratan standar negara ini direkomendasikan, tetapi pada saat yang sama waktu wajib, karena dokumen yang dieksekusi secara tidak benar dapat menyebabkan keterlambatan dalam pekerjaan organisasi, lembaga negara, karena dokumen yang dieksekusi secara tidak benar dapat disalahpahami dan dikirim untuk direvisi ke unit struktural tempat ia berasal. Dokumen yang benar adalah bagian penting pekerjaan organisasi, institusi dengan unit struktural lainnya, terutama yang berhubungan dengan instansi pemerintah tempat Anda bekerja atau kami ren untuk bekerja.
GOST 7.70-2003. Sistem standar informasi, kepustakawanan, dan penerbitan. Deskripsi database dan array informasi yang dapat dibaca mesin. Komposisi dan penunjukan karakteristik bersifat antarnegara bagian. Negara-negara yang telah mengadopsi standar ini: Azerbaijan, Armenia, Belarusia, Georgia, Kazakhstan, Kirgistan, Moldova, Federasi Rusia, Tajikistan, Turkmenistan, Uzbekistan, dan Ukraina. Standar ini menetapkan perincian, yaitu konten, presentasi, komposisi, sumber daya elektroniknya, yang merupakan basis data.
Pekerjaan kantor dalam suatu organisasi atau lembaga merupakan arus informasi yang harus disusun, diperhitungkan, dan diatur dengan benar.
Setiap kegiatan memiliki kelebihan dan kekurangan.
Keuntungan dari pekerjaan kantor termasuk, pertama-tama, akses cepat ke dokumen yang diperlukan. Akses cepat ke dokumen yang diperlukan mendefinisikan organisasi sebagai organisasi yang terorganisir dengan baik dan terstruktur dengan mudah untuk bekerja sama. Berikut ini adalah keuntungan bisnis:
Efisiensi kontrol atas pergerakan dokumen;
penyimpanan dokumen untuk satu jenis kegiatan di satu tempat;
pembentukan arsip dokumen.
Bisnis memiliki kelebihan dan kekurangan. Sekarang disarankan untuk mempertimbangkan kerugian pekerjaan kantor berikut:
· basis dokumen normatif yang sudah ketinggalan zaman yang mengatur kegiatan dukungan dokumenter dan penyimpanan catatan;
Sistematisasi yang lemah dalam pendekatan penerapan prosedur standar, yang tidak memungkinkan Anda untuk dengan cepat mengeksekusi atau membuat dokumen;
Peralatan yang tidak memadai dengan sarana modern teknologi komputer unit yang terkait dengan pekerjaan organisasi dan personel;
Tidak cukup atau tidak adanya jaringan komunikasi dan transportasi tunggal yang menggabungkan penyimpanan dokumen dari berbagai departemen organisasi atau institusi;
Penggunaan teknologi elektronik yang tidak sesuai dengan norma, yang mengarah pada penggunaan keputusan yang salah dalam berbagai operasi dokumen (pembuatan, pemrosesan, penyimpanan, dan kontrol eksekusi);
· efisiensi lemah dari sistem kontrol dan respon yang cepat terhadap perubahan kerangka peraturan dukungan dokumentasi.
Klasifikasi dokumen beragam dan dianggap besar dalam hal volume. Hubungan alur kerja itu aneh dan banyak sumber menentukannya dengan cara yang berbeda. Alur dokumen, seperti halnya pekerjaan kantor, merupakan bagian independen dalam sebuah institusi. Manajemen dokumen adalah perpindahan dokumen dalam suatu institusi, dan pekerjaan kantor adalah pembuatan atau pelaksanaan dokumen sesuai dengan persyaratan atau, dengan kata lain, standar. Setiap kegiatan memiliki kelebihan dan kekurangan. Adapun alur kerja, tidak ada yang ideal, tetapi ada beberapa perbaikan dalam melewati jalur dengan cepat ke penerima. Keuntungan dan kerugian dari pekerjaan kantor dipertimbangkan.
Kirim karya bagus Anda di basis pengetahuan sederhana. Gunakan formulir di bawah ini
Mahasiswa, mahasiswa pascasarjana, ilmuwan muda yang menggunakan basis pengetahuan dalam studi dan pekerjaan mereka akan sangat berterima kasih kepada Anda.
Diposting pada http://www.allbest.ru/
GAOU SPO "Sekolah Tinggi Medis dan Ekologi Volgograd"
Cabang Volga
Abstrak pada dokumentasimemastikanpengelolaan
Topik: "Manajemen dokumen"
Diselesaikan oleh: siswa tahun ke-2
Kopats A.V.
pengantar
1. Konsep alur kerja
2. Struktur umum dukungan dokumentasi untuk manajemen
3. Klasifikasi dokumen
4. Kerangka peraturan untuk pekerjaan kantor
5. Otomatisasi alur kerja.
6. Fitur organisasi alur kerja dalam akuntansi LLC "Pabrik teh Ryazan"
Kesimpulan
Daftar literatur yang digunakan
pengantar
Dokumen adalah sumber informasi utama perusahaan, pekerjaan yang membutuhkan organisasi yang tepat. Dokumen memberikan dukungan informasi untuk membuat keputusan manajerial di semua tingkatan dan menyertai pelaksanaan semua proses bisnis. Dalam kaitannya dengan akuntansi, kita dapat mengatakan bahwa dokumen adalah pesan informasi (sertifikat) yang dikodekan dengan cara tertentu dan ditetapkan pada media khusus, yang menyatakan bahwa fakta kehidupan ekonomi ada, atau berkomitmen, atau harus dilakukan. adalah cara mendaftarkan transaksi bisnis dengan menggunakan dokumen pada saat penyelesaiannya.Peredaran dokumen adalah proses pemindahan dokumen yang berkelanjutan yang secara objektif mencerminkan aktivitas perusahaan dan memungkinkan Anda untuk mengelolanya dengan cepat. Pencarian panjang untuk dokumen yang tepat, kehilangan, duplikat dokumen, keterlambatan pengiriman dan penerimaan, kesalahan personel dapat sangat memperlambat, atau bahkan melumpuhkan, pekerjaan suatu perusahaan, terutama jika ia memiliki divisi yang jauh secara teritorial - untuk mengatur end-to- aliran dokumen akhir, dan karenanya manajemen operasional terpusat dalam hal ini, sangat sulit.
Manajemen dokumen yang efisien adalah komponen wajib dari manajemen perusahaan yang efektif. Aliran dokumen sangat penting untuk organisasi yang tepat dari akuntansi keuangan dan manajemen; itu tidak dapat dianggap terpisah dari proses bisnis tertentu dari perusahaan tertentu. Itulah mengapa topik ini sangat penting untuk dipelajari. Dalam pekerjaan kontrol, kami akan mempertimbangkan konsep alur kerja, daftar dokumen yang digunakan di perusahaan, skema pergerakannya, pendekatan yang memungkinkan kami untuk mengoptimalkan alur kerja, menghilangkan duplikasi dokumen dan operasi, dan mempercepat pekerjaan pada dokumen.
aliran dokumen akuntansi pekerjaan kantor
1. Konsep alur kerja
Aliran dokumen - pergerakan dokumen dari saat diterima atau dibuat hingga penyelesaian eksekusi atau pengiriman. Peredaran dokumen merupakan mata rantai penting dalam pekerjaan kantor, hal ini menentukan instans dan kecepatan pergerakan ini. Aturan utama alur kerja adalah pergerakan dokumen yang cepat di sepanjang jalur yang paling menjanjikan dengan waktu dan tenaga yang minimal. Dasar alur kerja disediakan oleh dokumen organisasi: Piagam, peraturan tentang divisi struktural, peraturan tentang layanan lembaga pendidikan prasekolah, perintah untuk pembagian tugas, instruksi untuk bekerja dengan dokumen, instruksi untuk pekerjaan kantor, skema alur dokumen , cara melewati jenis dokumen tertentu. Alur kerja sebagai proses teknologi dibagi menjadi beberapa bagian - aliran. Mereka melakukan langsung dan umpan balik dalam manajemen. Mereka berbeda dalam arah dan dalam kaitannya dengan objek manajemen.
Terhadap:
Horizontal - menghubungkan organisasi pada tingkat yang sama
Vertikal - turun, naik - menghubungkan organisasi dari berbagai tingkatan (naik - masukan, memasuki organisasi yang lebih tinggi dari organisasi bawahan. Turun - dikirim oleh otoritas yang lebih tinggi ke organisasi bawahan).
Dalam kaitannya dengan objek manajemen, alur kerja dibentuk oleh aliran dokumen masuk (berasal dari organisasi lain), keluar (dikirim ke organisasi lain) dan internal (dibuat dan beroperasi di dalam organisasi).
Tugas utama yang dihadapi layanan akuntansi organisasi mana pun adalah:
pembentukan informasi yang lengkap dan andal tentang proses bisnis dan hasil keuangan kegiatan organisasi, yang diperlukan untuk manajemen operasional, serta untuk digunakan oleh investor, kreditur, otoritas pajak dan keuangan, bank dan pihak berkepentingan lainnya;
memastikan kontrol atas ketersediaan dan pergerakan properti, penggunaan material, tenaga kerja dan sumber daya keuangan sesuai dengan norma, standar dan perkiraan yang disetujui;
pencegahan tepat waktu dari fenomena negatif dalam kegiatan keuangan dan ekonomi, identifikasi dan mobilisasi cadangan on-farm.
Pemenuhan tugas-tugas ini secara langsung tergantung pada kelengkapan dan ketepatan waktu refleksi pada akun akuntansi transaksi bisnis yang dilakukan oleh organisasi selama kegiatannya, yang, pada gilirannya, merupakan konsekuensi dari pendokumentasian transaksi yang dilakukan. Keandalan informasi akuntansi yang diberikan oleh departemen akuntansi organisasi kepada penggunanya tergantung pada kebenaran implementasinya.
Saat menghitung volume sirkulasi dokumen, hanya dokumen asli atau salinan resminya yang diperhitungkan.
2. Struktur umum dukungan dokumentasi manajemen
Manajemen perusahaan apa pun adalah proses informasi di mana informasi diterima, diproses, keputusan dibuat, keputusan dikomunikasikan kepada pelaksana, yang tindakannya dikendalikan (Gbr. 1).
Gambar 1. Skema Dokumentasi Manajemen
Manajemen dokumen adalah masalah organisasi utama dari pekerjaan layanan pekerjaan kantor dan masalah teknologi proses dokumenter, oleh karena itu menggantikan tautan nodal dari setiap sistem kerja kantor.Proses pengorganisasian pekerjaan dengan dokumen, termasuk mereka penciptaan, pendaftaran, pengendalian, promosi, sistematisasi dan penyimpanan, disebut pekerjaan kantor.
Setiap dokumen yang dikirimkan ke organisasi harus didaftarkan dan diproses. Pemrosesan dokumen yang masuk harus mencakup pencatatan. Setelah dipertimbangkan oleh kepala dan pendaftaran, dokumen ditransfer ke pemain. Dokumen tersebut bersama kontraktor hingga penyelesaian akhir masalah tersebut. Setelah eksekusi, dokumen harus diajukan dengan kasing. Kasus adalah kumpulan dokumen yang berkaitan dengan masalah tertentu (folder atau lemari arsip, di mana dokumen diatur dalam urutan tertentu.
Setelah berakhirnya periode yang ditentukan, kasing dipindahkan ke arsip untuk disimpan.
Alur kerja adalah pergerakan dokumen dari saat dibuat hingga akhir pekerjaan dengannya.
Beras. 2. Aliran dokumen di perusahaan
Organisasi alur kerja memiliki banyak kesamaan dengan organisasi konveyor mekanis (Gbr. 2). Pada suatu waktu, pengenalan perakitan konveyor, bersama dengan pengetikan produk dan standarisasi suku cadang, menyebabkan peningkatan yang signifikan dalam produktivitas tenaga kerja, penurunan biaya proses produksi dan menandai dimulainya produksi massal. Benar, pada saat yang sama, ritme yang diatur oleh konveyor menyebabkan peningkatan intensitas kerja dan ketegangan saraf pekerja.
Organisasi alur kerja didasarkan pada prinsip yang sama dengan konveyor mekanis: pemindahan dokumen harus memiliki pengembalian minimal ke tahap sebelumnya, dokumen harus dikirim ke pelaksana sesuai dengan tugasnya untuk menghindari duplikasi operasi.
Ada kontur eksternal dan internal alur kerja (Gbr. 3) Kontur eksternal dimulai dengan dokumen masuk (eksternal) yang masuk ke perusahaan dari luar. Ini bisa berupa perintah dari otoritas yang lebih tinggi, perintah, resolusi, surat dari mitra dan pelanggan, dll. Dokumen yang diterima didaftarkan oleh sekretaris dan kemudian diserahkan untuk dieksekusi.
Dokumentasi masuk adalah dokumentasi yang diterima oleh perusahaan dari organisasi lain. Dokumen keluar adalah dokumen yang dikirim oleh suatu perusahaan (organisasi) ke perusahaan lain. Dokumentasi keluar - ini adalah dokumen yang membawa informasi yang dikembangkan di perusahaan untuk mentransfernya ke organisasi lain: surat, sertifikat, laporan, pesanan, telegram, pesan telepon, dll.
Beras. 3. Skema alur kerja
Jika dokumen dibuat di organisasi itu sendiri, maka ada loop internal dari bagian dokumen (inisiasi - eksekusi - persetujuan - persetujuan - pendaftaran). Pada kontur bagian dalam dari bagian dokumen yang sering terjadi versinya (yaitu, dokumen ada dalam versi yang berbeda). Misalnya, pada tahap persetujuan, ketika komentar dari orang yang berbeda muncul. Tugas penting pekerjaan kantor adalah melacak, mengumpulkan, dan mengelola versi dokumen, serta mengendalikan perubahan dokumen.
Setiap dokumen dalam proses pemindahan harus melalui tiga operasi: pendaftaran, kontrol, pengiriman ke kasing. Untuk menghindari kebingungan dengan dokumen, setiap operasi harus dilakukan sekali.
3. Klasifikasi dokumen
Ada sejumlah opsi untuk mengklasifikasikan dokumen.
Menurut asal - Resmi, pribadi
Dengan urgensi - Mendesak, tidak mendesak
Menurut publisitas - Rahasia, rahasia Soviet, untuk penggunaan resmi, tidak diklasifikasikan
Berdasarkan bentuk - Khas, individu
Berdasarkan hal penyimpanan - Penyimpanan sementara, jangka panjang, permanen
Berdasarkan sifat tautan informasi Masuk, keluar, dan internal
Berdasarkan jenis media - Kertas, elektronik
Terutama perlu untuk menyoroti kelas dokumen manajemen, yang meliputi:
dokumen organisasi (piagam perusahaan, kepegawaian, deskripsi pekerjaan karyawan);
administratif (instruksi, perintah, keputusan);
informasi dan referensi (surat, faks, memo, pesan telepon);
Dokumen kepegawaian (buku kerja, kontrak dengan karyawan, arsip pribadi karyawan).
4. Kerangka peraturan untuk pekerjaan kantor
Kerangka peraturan untuk pekerjaan kantor adalah undang-undang dan tindakan hukum lainnya yang mengatur pembuatan dan promosi dokumen, menggambarkan struktur dan fungsi layanan pekerjaan kantor. Komponen kerangka peraturan untuk pekerjaan kantor ditunjukkan pada Gambar 4. Tindakan legislatif dan hukum di bidang informasi dan dokumentasi termasuk undang-undang Federasi Rusia, keputusan dan perintah Presiden Federasi Rusia, keputusan Pemerintah dan berbagai otoritas eksekutif.
Gbr.4. Kerangka peraturan untuk pekerjaan kantor
Tindakan legislatif dan hukum di bidang informasi dan dokumentasi termasuk undang-undang Federasi Rusia, keputusan dan perintah Presiden Federasi Rusia, resolusi Pemerintah dan berbagai otoritas eksekutif.
Misalnya, KUH Perdata Federasi Rusia menetapkan jenis dokumen yang dibuat untuk mencatat tindakan hubungan sipil, mengkonfirmasi hubungan hukum, dll. Hukum Federasi Rusia "Tentang Dana Arsip dan Arsip" mengatur aturan untuk menyimpan dokumen, akuntansi mereka, penggunaan dana arsip dan pengelolaannya. Hukum Federasi Rusia "Tentang Standardisasi" menetapkan prosedur standardisasi, implementasi kontrol negara atas kepatuhan terhadap standar dan mendefinisikan tanggung jawab atas pelanggarannya.
Untuk merekam, menyimpan, dan memberikan kekuatan hukum pada dokumen yang dibuat oleh organisasi yang berbeda, perlu untuk mematuhi persyaratan tertentu tidak hanya untuk konten dokumen, tetapi juga untuk desainnya. Pendaftaran dokumen resmi diatur oleh standar.
Persyaratan seragam untuk dokumen ditetapkan dalam Standar Negara (GOST). Secara khusus, GOST R 6.30-2003 merumuskan persyaratan dasar untuk dokumen (bahan GOST dapat ditemukan di aplikasi CD-ROM).Contoh jadwal alur kerja diberikan dalam Rekomendasi tentang pembentukan kebijakan akuntansi untuk otoritas lingkungan teritorial dan organisasi anggaran Komite Negara untuk Ekologi Rusia ( Lampiran Surat Komite Negara untuk Ekologi Rusia tertanggal 26 Juli 1999 N 04-14 / 24-204).
5. Otomatisasi alur kerja
Dalam proses otomatisasi alur kerja, empat tahap dapat dibedakan secara konvensional (Gbr. 5): alur kerja kertas, alur kerja kertas menggunakan PC yang berdiri sendiri, alur kerja campuran dan tanpa kertas.
Beras. 5. Evolusi bentuk alur kerja
Alur kerja kertas berarti bahwa semua tahapan dokumen berlangsung dalam bentuk kertas. Satu setengah dekade yang lalu, jenis alur kerja ini dominan. Untuk mendaftarkan dokumen kertas, majalah besar atau lembaran format besar digunakan, di mana dokumen yang baru didaftarkan cocok. Setelah jangka waktu tertentu, majalah dan lembaran diserahkan ke arsip.
Ketika komputer muncul, mereka mengganti majalah dan lembaran, menandai awal dari alur kerja kertas menggunakan PC yang berdiri sendiri.
Alur kerja kertas menggunakan PC yang berdiri sendiri berarti bahwa PC digunakan untuk menyiapkan dan mengarsipkan dokumen. Sebenarnya pada tahap ini muncul konsep dokumen elektronik, yaitu dokumen semacam itu yang disimpan secara eksklusif di komputer, atau, seperti yang mereka katakan, "di media mesin". Namun, keuntungan dari dokumen elektronik dengan tidak adanya jaringan lokal hanya dapat direalisasikan sebagian kecil. Pemindahan, koordinasi dan persetujuan dokumen pada tahap ini dilakukan dalam bentuk kertas.
Beras. 6. Alur kerja campuran
Alur kerja campuran (Gbr. 6) mengasumsikan bahwa komputer yang terhubung ke jaringan lokal berfungsi untuk menyiapkan, mentransfer, dan menyimpan dokumen, tetapi dokumen tersebut hanya memiliki kekuatan hukum dalam bentuk kertas. Koordinasi dan persetujuan dokumen keuangan dan hukum dilakukan dalam bentuk kertas. Penyusunan draf dokumen dilakukan dalam bentuk elektronik (ayat 1), kemudian dikirim ke sekretaris, yang mendaftarkan, mencetak, dan menyerahkannya kepada kepala untuk disetujui (ayat 2). Kepala membuat perubahan dan memberikan dokumen kepada kontraktor untuk direvisi (ayat 3). Setelah dokumen disetujui, dokumen tersebut dikirim melalui jaringan lokal ke semua pemain (paragraf 4).
Aliran dokumen tanpa kertas berarti bahwa semua operasi dengan dokumen dilakukan secara elektronik.
6. Fitur organisasi manajemen dokumen dalam akuntansi LLC "Pabrik teh Ryazan"
Aliran dokumen dalam akuntansi Ryazan Tea Factory LLC dapat dicirikan sebagai campuran. Karena pabrik adalah perusahaan dengan staf kecil, tidak perlu menerapkan sistem manajemen dokumen elektronik otomatis yang rumit. Microsoft Outlook digunakan sebagai media distribusi untuk dokumen, dengan bantuan file mana yang dikirim dengan dokumen, dan program yang sama digunakan untuk mengirim gambar dokumen yang diperoleh dengan memindai kertas asli utama. Seperti yang dapat dilihat dari gambar. 6, email menyediakan kontak semua orang dengan semua orang.
Beras. 6. Organisasi alur kerja berdasarkan prinsip "masing-masing dengan masing-masing" dalam akuntansi LLC "pabrik teh Ryazan"
Dengan pendekatan ini, tidak ada direktori otomatis terpadu untuk seluruh perusahaan, dan setiap divisi, termasuk. dan akuntansi, membentuk sistem pengklasifikasi dan standarnya sendiri. Dalam hal ini, buku alamat yang sama yang berisi alamat email karyawan biasanya digunakan.
Pendaftaran dokumen di bawah skema seperti itu dilakukan secara manual, informasi tentang dokumen dimasukkan ke dalam tabel yang tidak diproses oleh sistem otomatis. Setiap dokumen dikirim sepanjang rute yang dipilih oleh pelaksana berikutnya. Dengan demikian, pabrik mengatur pekerjaan berdasarkan pertukaran email dan penyimpanan dokumen di server file, di mana setiap orang memiliki selnya sendiri. Skema kontrol ini nyaman untuk menyimpan dokumen. Misalnya, di folder "Akuntansi" ada folder "departemen keuangan", di dalamnya ada folder "perencanaan keuangan", bahkan lebih dalam - "peminimalan pajak". Hirarki semacam itu intuitif bagi pengguna - semua orang tahu selnya, tahu di mana harus meletakkan dokumen tertentu.
Pergerakan dokumen utama dalam akuntansi diatur oleh jadwal alur kerja. Jadwal alur kerja adalah jadwal atau diagram yang menggambarkan pergerakan dokumen utama dalam suatu perusahaan dari saat dibuat hingga saat dipindahkan ke penyimpanan. Tidak ada bentuk jadwal alur kerja yang seragam. Setiap perusahaan menyusun jadwal secara mandiri, berdasarkan karakteristik kegiatan.
Di pabrik teh Ryazan, jadwal alur kerja dikembangkan oleh kepala akuntan, dan disetujui oleh kepala perusahaan.
Jadwal menetapkan alur kerja yang rasional, mis. menyediakan jumlah departemen dan pelaksana yang optimal untuk pengesahan setiap dokumen utama, menentukan periode minimum masa tinggalnya di departemen Penjadwalan alur kerja yang tepat dan kepatuhannya berkontribusi pada distribusi tugas yang optimal antara karyawan, memperkuat fungsi kontrol akuntansi dan memastikan ketepatan waktu pelaporan.
Untuk setiap dokumen, termasuk akuntansi, ada cara pergerakannya sendiri, lima tahap utama:
1) membuat dokumen pada saat transaksi bisnis, dan jika ini tidak memungkinkan - segera setelah selesai sesuai dengan persyaratan untuk pelaksanaannya;
2) transfer dokumen ke departemen akuntansi, di mana ketepatan waktu dan kelengkapan pengirimannya untuk pemrosesan akuntansi dikendalikan;
3) verifikasi dokumen yang diterima oleh akuntan dalam bentuk (kelengkapan dan kebenaran pendaftaran, pengisian rincian yang diperlukan diperiksa), dalam konten (legalitas operasi yang didokumentasikan, hubungan logis dari indikator individu) dan verifikasi aritmatika;
4) pemrosesan dokumen dalam akuntansi, yang dilakukan dalam tiga tahap:
* perpajakan (tarif) - menyediakan transfer meter alam dan tenaga kerja menjadi meteran moneter umum. Misalnya, lembar waktu ditransfer, atas dasar penghitungan upah karyawan;
* pengelompokan - pemilihan dokumen yang homogen dalam konten ekonomi. Misalnya, kedatangan dan konsumsi barang inventaris;
* penugasan akun - indikasi dalam dokumen utama korespondensi akun untuk transaksi bisnis tertentu yang timbul dari isi dokumen;
5) pengiriman dokumen ke arsip untuk penyimpanan setelah kompilasi register akuntansi untuk mereka.
Aturan akuntansi menyediakan periode penyimpanan dokumen utama selama lima tahun. Undang-undang kearsipan menetapkan berbagai periode untuk penyimpanan dokumen manajemen standar (daftar tersebut disetujui oleh Arsip Federal pada 6 Desember 2000). Misalnya, daftar tersebut mewajibkan untuk menyimpan akun pribadi karyawan selama 75 tahun. Jangka waktu penyimpanan dokumen dihitung sejak tanggal 1 Januari tahun berikutnya pada tahun penerbitan dokumen.
Sesuai dengan klausul 5 Peraturan Akuntansi "Kebijakan akuntansi organisasi" (PBU 1/98) (disetujui oleh Perintah Kementerian Keuangan Rusia tertanggal 9 Desember 1998 N 60n), kebijakan akuntansi pabrik mencakup, antara lain hal, aturan aliran dokumen dan teknologi pemrosesan informasi akuntansi. Berbagai dokumen, termasuk Peraturan Akuntansi dan Akuntansi di Federasi Rusia (disetujui oleh Perintah Kementerian Keuangan Rusia tanggal 29 Juli 1998 N 34n), berulang kali menyebutkan jadwal alur kerja dan kebutuhan untuk mematuhinya. Namun, bagaimana jadwal seperti itu dibuat, persyaratan apa yang dikenakan pada pelaksanaannya, tidak dijelaskan dalam dokumen-dokumen ini.
Peraturan tentang dokumen dan alur kerja dalam akuntansi, yang disetujui oleh Kementerian Keuangan Uni Soviet pada 29 Juli 1983 N 105 sesuai dengan Biro Pusat Statistik Uni Soviet, menetapkan prosedur untuk mengatur aliran dokumen, yang dengannya pergerakan dokumen utama dalam akuntansi (pembuatan atau penerimaan dari perusahaan lain, lembaga , penerimaan akuntansi, pemrosesan, transfer ke arsip - aliran dokumen) diatur oleh jadwal.
Kepala akuntan mengatur pekerjaan menyusun jadwal alur kerja. Jadwal alur kerja disetujui atas perintah kepala pabrik.
Jadwal alur kerja dibuat dalam bentuk daftar pekerjaan tentang pembuatan, verifikasi, dan pemrosesan dokumen yang dilakukan oleh setiap divisi perusahaan, institusi, serta semua pemain, yang menunjukkan hubungan mereka dan waktu pekerjaan.
Pekerja pabrik (kepala bengkel, mandor, pencatat waktu, karyawan perencanaan dan ekonomi, departemen keuangan, departemen tenaga kerja dan upah, persediaan, penjaga toko, orang yang bertanggung jawab, akuntan, dll.) membuat dan menyerahkan dokumen yang terkait dengan bidang kegiatan mereka, sesuai dengan jadwal alur kerja. Untuk melakukan ini, setiap pemain diberikan ekstrak dari jadwal. Ini mencantumkan dokumen-dokumen yang berkaitan dengan bidang kegiatan kontraktor, tenggat waktu untuk penyerahannya dan divisi perusahaan yang menjadi tujuan penyerahan dokumen-dokumen ini.
Tanggung jawab untuk mematuhi jadwal alur kerja, serta tanggung jawab untuk pembuatan dokumen yang tepat waktu dan berkualitas tinggi, transfer tepat waktu mereka untuk refleksi dalam akuntansi dan pelaporan, untuk keakuratan data yang terkandung dalam dokumen ditanggung oleh orang yang membuat dan menandatangani dokumen-dokumen ini.
Kepala akuntan bertanggung jawab untuk memantau kepatuhan terhadap jadwal alur kerja oleh para pelaksana di pabrik.
Dokumen utama, register akuntansi, laporan akuntansi, dan neraca tunduk pada transfer wajib ke arsip, dan sebelum itu disimpan di departemen akuntansi di lemari yang dapat dikunci di bawah tanggung jawab wakil kepala akuntan. Bentuk pelaporan yang ketat disimpan di brankas.
Dokumen utama bulan berjalan yang diproses secara manual, terkait dengan register akuntansi tertentu, diselesaikan dalam urutan kronologis dan diikat. Perintah kerja, laporan shift, dan dokumen lainnya disimpan tidak terikat tetapi terikat dalam folder untuk mencegah kehilangan atau penyalahgunaannya.
Sesuai dengan Pasal 17 Undang-Undang Federal 21 November 1996 N 129-FZ "Tentang Akuntansi" (sebagaimana diubah pada 23 Juli 1998), dokumen akuntansi utama, register akuntansi, dan laporan keuangan disimpan untuk periode yang ditetapkan sesuai dengan aturan organisasi arsip negara, tetapi tidak kurang dari lima tahun. Bagan kerja akun akuntansi, dokumen kebijakan akuntansi lainnya, prosedur pengkodean, program pemrosesan data komputer (menunjukkan ketentuan penggunaannya) disimpan setidaknya selama lima tahun setelah tahun di mana mereka digunakan untuk penyusunan laporan keuangan untuk terakhir kali.
Kepala organisasi bertanggung jawab untuk mengatur penyimpanan dokumen akuntansi, register akuntansi, dan laporan keuangan.
Keamanan dokumen utama, register akuntansi, laporan akuntansi dan neraca, pelaksanaan dan transfernya ke arsip dijamin oleh kepala akuntan.
Penerbitan dokumen utama, register akuntansi, laporan akuntansi, dan neraca dari departemen akuntansi dan dari arsip pabrik ke karyawan divisi struktural lainnya tidak diperbolehkan, dan dalam beberapa kasus hanya dapat dilakukan atas perintah kepala akuntan.
Dalam hal kehilangan atau kehancuran dokumen-dokumen utama, kepala perusahaan, lembaga menunjuk dengan perintah komisi untuk menyelidiki penyebab kehilangan, kematian. Dalam kasus-kasus yang diperlukan, perwakilan dari otoritas investigasi, keamanan dan pengawasan kebakaran negara diundang untuk berpartisipasi dalam pekerjaan komisi. Hasil kerja komisi diformalkan oleh suatu tindakan, yang disetujui oleh kepala perusahaan, lembaga. Salinan undang-undang tersebut dikirim ke organisasi yang lebih tinggi.
Alur dokumen akuntansi di Ryazan Tea Factory LLC umumnya terdefinisi dengan baik. Namun, terkadang karyawan menghabiskan cukup banyak waktu untuk mencari data yang diperlukan. Situasi yang khas adalah ketika teks asli kontrak disimpan oleh pengacara dalam bentuk elektronik (seringkali tanpa riwayat perubahan); entri akuntansi untuk dokumen yang menyertai pelaksanaan kontrak dibuat dalam sistem akuntansi; catatan kontrak dan dokumen terkait disimpan dalam spreadsheet; faktur dan tindakan disimpan dalam bentuk kertas di departemen keuangan, dan korespondensi terkini mengenai pekerjaan kontrak disimpan di kotak surat elektronik karyawan. Dengan data dan dokumen yang "tersebar" seperti itu, sulit untuk memastikan integritas, konsistensi, dan keamanannya. Sistem manajemen dokumen elektronik akan memungkinkan untuk mengatur interaksi apa pun antara karyawan suatu perusahaan berdasarkan dokumen, memastikan pembuatan dan pergerakan dokumen di seluruh organisasi, kontrol atas pelaksanaan dokumen dan proses yang dijelaskan dengan bantuan mereka, serta penyimpanan.
Pada saat yang sama, jadwal alur kerja di Ryazan Tea Factory LLC jelas, karyawan berusaha untuk memenuhinya secara akurat, yang membantu meningkatkan semua pekerjaan akuntansi di perusahaan, meningkatkan tingkat otomatisasi pekerjaan akuntansi, distribusi tanggung jawab pekerjaan yang optimal antara karyawan , memperkuat fungsi kontrol akuntansi dan memastikan pelaporan tepat waktu.
Kesimpulan
Dokumentasi adalah cara mendaftarkan transaksi bisnis menggunakan dokumen pada saat penyelesaiannya. Dokumentasi transaksi bisnis adalah salah satu fitur pembeda akuntansi, karena memungkinkan pemantauan proses bisnis yang berkelanjutan. Dasar untuk mencerminkan informasi tentang transaksi bisnis yang diselesaikan dalam akuntansi register adalah dokumen utama. Dokumen primer mencatat fakta transaksi bisnis.
Aliran dokumen harus dipahami sebagai pembuatan atau penerimaan dokumen utama dari organisasi lain, penerimaan mereka untuk akuntansi, pemrosesan, dan transfer ke arsip.Alur dokumen di perusahaan diatur oleh jadwal. Jadwal alur kerja disusun oleh kepala akuntan dan ditandatangani oleh kepala.
Untuk setiap dokumen dalam akuntansi Ryazan Tea Factory LLC, ada cara pergerakannya sendiri, mis. dokumen Anda.
Kerugian dari organisasi alur kerja di Ryazan Tea Factory LLC adalah bahwa karyawan perusahaan menghabiskan banyak waktu untuk mencari data yang diperlukan atau membuat ulang dokumen yang sudah ada, keuntungannya adalah implementasi yang tepat dari jadwal alur kerja, keinginan untuk mematuhi dasar-dasar ilmiah alur kerja, pengelolaan dokumen peraturan dalam pelaksanaannya.
Daftar literatur yang digunakan
1. Barkhatnova A. Ketentuan penyimpanan dokumen dan konsekuensi kehilangannya // Koran keuangan. - 2004. - No. 44.
2. Bertyakov A., Sumin A. Otomatisasi alur kerja // Direktur keuangan. - 2004. - No. 7-8.
3. Laporan akuntansi (keuangan): Proc. tunjangan / Ed. prof. V.D. Novodvorsky. - M.: INFRA-M, 2003. - 254 hal.
4. Kozlova E.P., Babchenko T.N., Galanina E.N. Akuntansi dalam organisasi. - M., 2005. - 720 hal.
5. Elgina E.B. Dokumen sumber. - M.: Status-quo, 2004. - 452 hal.
6. Kondrakov N.P. Akuntansi: Buku teks. - M.: INFRA - M, 2004. - hlm. 645.
7. Kuznetsova T.V. Mempertahankan kontrol atas tenggat waktu adalah tugas paling penting dari sekretaris // Urusan sekretaris 2000. No. 1. 3-5.
8. Kuznetsova T. V. "Pekerjaan kantor (dukungan dokumenter manajemen)" - M .: CJSC "Sekolah Bisnis "Intel-Sintez", 2003.
9. Kuznetsova T.V. urusan sekretaris. M .: CJSC "Sekolah Bisnis -" Intel-sintez "2001 - 324 hal.
10. Khramtsovskaya N.A. Apa itu "dokumen"? /Manajemen kantor dan aliran dokumen di perusahaan/ N7, Juli 2004
11. Tumasyan R.Z. Akuntansi: Buku teks. Edisi ke-2 - M.: OOO "NITARALLYANS", 2003.- 895s.
13. Undang-Undang Federal 20 Februari 1995 No. 24-FZ “Tentang Informasi, Informatisasi, dan Perlindungan Informasi”
14. Peraturan tentang akuntansi "Kebijakan akuntansi organisasi" PBU 1/98. Disetujui atas perintah Kementerian Keuangan Federasi Rusia tanggal 09 Desember 1998 No. 60n.
15. Peraturan tentang akuntansi "Laporan akuntansi organisasi" PBU 4/99. Disetujui atas perintah Kementerian Keuangan Federasi Rusia tertanggal 06.07.99 No. 43n.
16. Instruksi khas untuk pekerjaan kantor di otoritas eksekutif Federal, disetujui atas perintah Layanan Arsip Federal Rusia tertanggal 27 November 2000 / No. 68
17. GOST R 51141-98 Pekerjaan kantor dan pengarsipan Istilah dan definisi (disetujui oleh Keputusan Standar Negara Rusia tanggal 27 Februari 1998 No. 28)
Diselenggarakan di Allbest.ru
...Dokumen serupa
Aspek teoritis organisasi dukungan dokumentasi untuk manajemen di fasilitas kesehatan. Perbedaan antara pekerjaan kantor dan manajemen dokumen. Sistem otomatisasi kantor Barat di Rusia. Analisis omset dokumenter rumah sakit.
tesis, ditambahkan 01/06/2013
Analisis sistem otomasi kantor modern dalam organisasi dan manajemen dokumen elektronik, fitur klasifikasinya. Masalah otomatisasi manajemen dokumen elektronik. Manfaat penerapan sistem manajemen dokumen elektronik.
makalah, ditambahkan 15/01/2013
Komposisi dokumenter yang mengatur kegiatan Administrasi Veteriner Wilayah Tyumen. Sistem bisnis modern. Maksud dan tujuan mengotomatisasi proses pekerjaan kantor dan sirkulasi dokumen. Pemilihan sistem manajemen dokumen elektronik.
tesis, ditambahkan 27/11/2013
Struktur organisasi ZAO Atomenergo. Prinsip dasar otomatisasi manajemen dokumentasi. Fungsi otomatisasi kantor dan sistem manajemen dokumen. Arsitektur sistem AtomDoc dan struktur dokumen elektronik.
tesis, ditambahkan 29/01/2013
Otomatisasi pekerjaan kantor dan aliran dokumen di perusahaan. Keuntungan dari sistem manajemen dokumen elektronik. Tujuan, jenis dan fungsi utama perangkat lunak manajemen dokumen elektronik. Kekhususan dan filosofi standar ITIL dan COBIT.
makalah, ditambahkan 02/05/2016
Analisis dokumen normatif yang mengatur organisasi pekerjaan kantor. Evaluasi layanan manajemen dokumen di perusahaan. Pengembangan proposal untuk otomatisasi pekerjaan kantor departemen personalia di lingkungan "KADRY SB" LLC "ADSK".
tesis, ditambahkan 12/12/2011
Konsep dan pentingnya pekerjaan kantor dalam kegiatan perusahaan, prinsip dan peran otomatisasi. Tugas layanan manajemen dokumen. Teknologi untuk implementasi sistem manajemen dokumen elektronik, perangkat lunak yang digunakan.
makalah, ditambahkan 01/10/2015
Sistem manajemen dokumentasi, tempatnya dalam sistem manajemen personalia. Analisis aliran dokumen OAO TsTD "Diascan". Rencana efektivitas organisasi dan manajerial untuk meningkatkan sistem dukungan dokumenter untuk manajemen.
tesis, ditambahkan 13/02/2015
Nilai dukungan dokumentasi dalam kegiatan manajemen. Penyatuan dan standarisasi dokumen sebagai dasar pengelolaan dokumen elektronik. Pengaruh sistem manajemen dokumen pada efisiensi institusi medis.
tesis, ditambahkan 19/12/2013
Studi tentang jenis dan fungsi alur kerja. Karakteristik organisasi dan ekonomi organisasi OOO "Rayzhivsoyuz". Analisis sistem manajemen dokumen saat ini. Proses pengenalan manajemen dokumen elektronik ke dalam struktur manajemen organisasi ini.
Tugas untuk menyimpan catatan biasanya diberikan kepada sekretaris. Posisi ini tidak memerlukan pendidikan khusus, dan seringkali pelamar dengan pengalaman kerja minimal diterima untuk itu. Tetapi manajemen dokumen adalah masalah yang bertanggung jawab dan penting, keberhasilan operasi perusahaan sangat tergantung pada keakuratan dan kebenarannya.
Bisnis dapat berupa:
- umum - berkaitan dengan kegiatan utama perusahaan,
- personel - untuk dokumentasi personel, dikelola oleh departemen personalia,
- rahasia - ditemukan di beberapa struktur negara dan memiliki standar perilaku,
- elektronik - ketika bagian dari informasi ditransmisikan dalam format digital.
Tidak sulit untuk menguasai dasar-dasar pekerjaan kantor sendiri. Lebih baik memulai dengan dokumen paling penting dan mendasar - nomenklatur kasus.
Nomenklatur kasus
Ini adalah dokumen dengan daftar semua "kasus" dalam organisasi. Di bawah "kasus" dalam hal ini berarti satu set surat-surat bisnis dari jenis atau arah yang sama.
Nomenklatur adalah sistem yang memungkinkan Anda menganalisis aktivitas dokumenter suatu perusahaan. Untuk mengompilasinya, Anda perlu menentukan daftar semua jenis dokumen yang tersedia. Kemudian gabungkan dalam arah Setiap jenis diberi nomor - kode, dapat terdiri dari beberapa angka atau huruf, misalnya, nomor, tahun atau bahkan bulan publikasi, jika volume dokumen signifikan.
Contoh: 01/BU/2017, dimana 01 adalah nomor urut, BU adalah akuntansi, 2017 adalah tahun. Ini juga menunjukkan periode penyimpanan dan tempat di arsip ketika kasus akan diserahkan ke sana. Anda dapat menyetujui nomenklatur untuk periode tertentu - selama satu tahun, 3 tahun atau 5 tahun, jika tidak ada perubahan yang diharapkan. Sebelum disetujui, isi nomenklatur harus diperiksa oleh kepala departemen dalam hal pekerjaan mereka.
Nomenklatur disusun untuk tujuan pengarsipan makalah yang nyaman, serta untuk membawa kasus ke dalam sistem. Ini membantu untuk menguraikan secara singkat dasar-dasar pekerjaan kantor, mencerminkan jenis utama surat kabar bisnis, dengan mempertimbangkan karakteristik perusahaan. Biasanya dikompilasi dalam bentuk tabel - nama kasing, kode (nomor), tempat di arsip, periode penyimpanan. Kasus paling baik dikelompokkan berdasarkan jenis, departemen publikasi mereka.
Jenis dokumen dalam organisasi
Banyaknya kasus dan jenis dokumen berkaitan langsung dengan kekhususan kegiatan perusahaan. Seringkali, alur kerja dibagi menjadi beberapa blok, yang dilakukan oleh spesialis di bidang pekerjaan. Tetapi ada daftar yang khas untuk perusahaan mana pun, baik itu komersial atau negara bagian:
Masuk - masuk ke organisasi dari luar - segala sesuatu yang datang melalui surat, dengan kurir, dikirim secara pribadi oleh perwakilan organisasi lain.
Keluar - dikirim dari organisasi - semuanya ditujukan kepada badan hukum lain, serta individu (jawaban, surat, keputusan).
Internal - jangan melampaui organisasi, mengatur pekerjaan perusahaan (perintah, perintah, peraturan, peraturan, dll.).
Sebagai aturan, jurnal pendaftaran terpisah disimpan untuk setiap jenis, di mana nomor seri, tanggal, nama, dari mana dokumen itu berasal atau ke mana dikirim, dan nama orang yang bertanggung jawab dicatat.
Jika jurnal mencatat dokumen yang diserahkan kepada karyawan, bidang tanda tangan ditinggalkan di tanda terima. Juga, catatan dapat dibuat dalam jurnal di mana, menurut nomenklatur, salinan diajukan untuk penyimpanan.
Organisasi juga dapat menyimpan catatan perjalanan bisnis internal, menghitung pengiriman kunci, waktu kedatangan di tempat kerja, dan bahkan panggilan telepon. Terkadang jumlah buku registrasi mengarah pada pembentukan register jurnal. Itu semua tergantung pada kebutuhan dan praktik yang berlaku di perusahaan.
Majalah perlu diberi nomor, dijahit dan disegel, ini dilakukan untuk mengecualikan kemungkinan penggantian lembaran.
Akuntansi adalah dasar dari pekerjaan kantor dan aliran dokumen. Jumlah jurnal dan kasus tergantung pada kebutuhan perusahaan dan keinginan untuk mencatat semua makalah yang tersedia.
Regulasi aliran dokumen
Setelah mengembangkan nomenklatur kasus dan daftar jurnal yang diperlukan, masuk akal untuk menyusun Peraturan tentang alur kerja organisasi. Ini adalah peraturan yang menjelaskan aturan untuk menyusun, mentransfer, mengarsipkan semua kertas yang tersedia. Ini menjelaskan prosedur untuk setiap aliran dokumentasi dan menetapkan waktu transfer dari satu departemen ke departemen lain.
Contoh Peraturan
Ketentuan ini akan membantu menghindari kebingungan, pengalihan tanggung jawab, dan hilangnya surat-surat bisnis yang penting. Untuk setiap aliran, rute ditentukan - misalnya: publikasi, persetujuan, pendaftaran, pengiriman ke penerima, pengarsipan.
Stempel dan stempel
Seringkali, pemula, dan bukan hanya mereka, tidak dapat mengetahui dalam kasus mana segel organisasi diperlukan, dan di mana tidak. Jawabannya sangat sederhana: formulir keluar disertifikasi dengan segel, karena. kehadiran segel menyatakan asal surat itu. Kertas bagian dalam tidak memerlukan segel, karena tanda tangan pengurus dalam hal ini sudah cukup.
Dokumen yang masuk setelah pendaftaran mereka ditransfer ke kepala untuk pengambilan keputusan dan penunjukan orang yang bertanggung jawab untuk pelaksanaan atau tanggapan. Mereka juga tidak memerlukan pencetakan. Jangan bingung antara segel dan cap. Perangko bisa sangat berbeda, dari "Nomor masuk ..." hingga "Salinan benar", dan tidak memiliki kekuatan hukum. Ini hanyalah alat bantu untuk pekerjaan seorang sekretaris.
Dasar-dasar pekerjaan kantor digunakan ketika mengatur badan hukum jenis apa pun. Ini adalah proses yang agak melelahkan di mana benar-benar semua karyawan aparat administrasi ambil bagian. Bagaimanapun, satu departemen terlibat dalam pengisian dan pemrosesan dokumentasi, yang lain bertanggung jawab atas pemindahan tepat waktu dokumen-dokumen ini melalui otoritas, dan untuk departemen ketiga informasi ini adalah panduan visual dalam pekerjaan rutin.
Dasar-dasar pekerjaan kantor memiliki pembenaran legislatif, dan dengan demikian, seseorang dapat memilih sistem negara kesatuan pekerjaan kantor, yang dengan jelas mencerminkan aturan dasar, rekomendasi, dan pedoman. Selain itu, seluruh jalur yang dilalui dokumen dari saat pembuatannya hingga tanggal penyerahannya ke arsip dikendalikan. Mungkin, setiap orang yang bekerja mengetahui hal seperti itu sebagai standar negara dari satu jenis atau lainnya. Standar-standar ini adalah contoh utama dari ketentuan utama sistem.
Tentu saja, sebelum membuat sistem terpadu, para spesialis harus melakukan pekerjaan yang melelahkan untuk mempelajari prinsip-prinsip terpenting dalam bekerja dengan kertas. Untuk waktu yang lama, dasar-dasar pekerjaan kantor dipelajari dengan pembagian ke dalam tahap pendaftaran, perpindahan melalui departemen, aplikasi, dan pengarsipan. Sebagai hasil dari pemrosesan informasi yang diterima, dimungkinkan untuk mengidentifikasi tren umum yang sesuai dengan kegiatan produksi perusahaan dalam bentuk organisasi dan hukum apa pun.
Dasar-dasar pekerjaan kantoran ditujukan untuk menyatukan sistem pengisian dokumen sejenis untuk memastikan komparabilitas data dalam satu negara bahkan di tingkat internasional. Selain itu, standardisasi dan penyatuan dapat menghemat waktu bagi pengguna pelaporan, karena mempercepat proses pengenalan dokumen. Contohnya adalah formulir, yaitu dokumen dengan detail pra-cetak di atasnya. Mereka dapat dikembangkan dan digunakan dalam satu perusahaan, dalam skala nasional secara keseluruhan, atau bersifat internasional. Selain itu, harus dipahami bahwa formulir tidak hanya merupakan dokumen kerja yang nyaman yang memfasilitasi kegiatan produksi, tetapi juga mencerminkan reputasi perusahaan, tingkat tanggung jawabnya. Sebelum memberikan misa, Anda harus hati-hati memeriksa ejaan setiap penyangga dan kebenaran desain keseluruhan.
Dasar-dasar manajemen dokumen mencatat kebutuhan untuk mendaftarkan setiap dokumen yang melewati area tertentu selama kegiatan produksi. Keaksaraan seorang spesialis terletak pada distribusi semua dokumen yang bijaksana, pendaftarannya yang tepat waktu serta dalam pengelompokan informasi yang rasional sesuai dengan skema yang dikembangkan.
Saat ini banyak diadakan seminar yang mengungkap teknik utama dan rahasia kegiatan ini. Dasar-dasar manajemen catatan personalia sangat populer, karena area akuntansi untuk karyawan dan pelamar untuk suatu posisi dibedakan oleh sejumlah besar dokumen. Dalam aspek ini, spesialis melakukan pekerjaan skala besar untuk memprediksi jumlah lowongan yang akan datang, dengan mempertimbangkan peningkatan tingkat kualifikasi karyawan, acara sertifikasi dan hal-hal lain. Selain itu, semua pekerjaan analitis yang terkait dengan personel perusahaan juga merupakan elemen manajemen catatan personel.
Karyawan departemen akuntansi personalia setiap tahun harus melengkapi dan mengklarifikasi materi yang sudah ada. Pada saat yang sama, perlu untuk memantau kepatuhan dokumen dengan norma hukum saat ini. Spesialis diminta untuk mengirim dokumentasi usang ke arsip tepat waktu, di mana ia akan disimpan untuk jangka waktu tertentu, biasanya setidaknya lima tahun. Tugas yang paling penting dari departemen ini termasuk penyusunan kuesioner khusus yang digunakan serta persiapan daftar pertanyaan yang membantu selama wawancara.
Setiap organisasi membuat dokumen yang mencerminkan berbagai aspek kegiatannya: manajemen (perencanaan, peraturan, pengendalian, dll.), Menyediakan sumber daya yang diperlukan (manusia, keuangan, bahan mentah, bahan, peralatan, dll.), kegiatan utama, atau produksi. (perdagangan, jasa transportasi, asuransi, jasa perbankan, dll). Setiap organisasi melakukan pertukaran informasi dengan organisasi lain, menerima berbagai dokumen (surat bisnis, kontrak, protokol, tindakan, dll.). Agar kegiatan organisasi menjadi efektif, dan bekerja dengan dokumen yang tertata dan terorganisir, maka sistem kerja kantor dibuat dalam organisasi.
Mari kita definisikan istilah
Di bawah sistem kerja kantor, yang kami maksud adalah seperangkat tindakan organisasi, informasi, teknis, teknologi yang menyediakan dokumentasi kegiatan organisasi (pembuatan dokumen), penerimaan atau pengiriman dokumen, pemrosesan, penyimpanan, dan penggunaannya.
Pekerjaan kantor adalah sistem yang kompleks, oleh karena itu, untuk organisasi kerja yang efektif, tidak cukup hanya mengatur dokumen ke dalam folder dan menyimpannya di lemari atau di atas meja. Dokumen harus disistematisasikan, didaftarkan, dipantau pelaksanaannya, ditentukan masa penyimpanannya, diarsipkan, diarsipkan, atau dimusnahkan setelah kehilangan nilainya dan masa penyimpanan yang ditetapkan oleh peraturan perundang-undangan telah berakhir. Dan semua itu harus dilakukan dengan berpedoman pada asas-asas tertentu, menurut kaidah-kaidah tertentu, sehingga sewaktu-waktu dapat ditemukan dokumen yang diperlukan dan agar dokumen tersebut dapat digunakan sebagai dasar hukum untuk pengambilan keputusan manajemen, sebagai alat bukti di pengadilan atau untuk keperluan lain. tujuan.
Menurut definisi yang ditetapkan dalam klausa 2.1 GOST R 51141-98 “Pekerjaan kantor dan pengarsipan. Istilah dan definisi”, pekerjaan kantor (dukungan dokumenter manajemen) adalah cabang kegiatan yang menyediakan dokumentasi dan organisasi kerja dengan dokumen resmi. Definisi yang hampir serupa diabadikan dalam GOST R ISO 15489-1-2007 “Sistem standar untuk informasi, kepustakawanan, dan penerbitan. Manajemen dokumen. Persyaratan umum ”: manajemen arsip adalah serangkaian tindakan sistematis dan efektif untuk membuat, menggunakan, menyimpan, dan memusnahkan dokumen dalam organisasi untuk membuktikan operasi bisnis (manajemen)” (klausul 3.20).
Mendokumentasikan kegiatan organisasi (membuat dokumen) adalah kegiatan yang melibatkan hampir semua karyawan organisasi sampai tingkat tertentu. Organisasi kerja dengan dokumen (pemrosesan dokumen, penyimpanannya, penggunaannya) - ini adalah jenis kegiatan yang dilakukan oleh divisi khusus organisasi atau, jika organisasinya kecil, oleh seorang karyawan (spesialis dokumen, juru tulis) yang bertindak sebagai penyelenggara pekerjaan dengan dokumen atau pengelola dokumen.
catatanMenurut pendapat kami, dapat dikatakan bahwa suatu organisasi memiliki sistem alur kerja jika:
|
Organisasi pekerjaan kantor
Jika kita berbicara tentang organisasi pekerjaan kantor sebagai urutan tindakan yang harus dilakukan dalam organisasi, maka langkah pertama adalah membuat unit terpisah (sebut saja departemen pekerjaan kantor) atau, dengan sedikit alur kerja. , penunjukan seorang karyawan yang tugasnya akan mencakup pengorganisasian pekerjaan dengan dokumen. Dalam organisasi kecil, ini mungkin sekretaris kepala, yang selain fungsi informasi, dokumentasi, dan layanan organisasi dan teknis untuk kepala, dipercayakan dengan fungsi pengorganisasian pekerjaan dengan dokumen.
Penciptaan unit kerja kantor khusus - departemen kerja kantor - disertai dengan sejumlah tindakan berurutan.
Langkah 1: pengembangan dan persetujuan peraturan tentang pekerjaan kantor departemen dan deskripsi pekerjaan untuk karyawan departemen.
Peraturan departemen pembukuan menentukan status unit ini (status hukumnya), tugas, fungsi, hak, tanggung jawab, serta sifat hubungan dengan unit lain.
Uraian pekerjaan menetapkan distribusi seluruh volume pekerjaan yang dilakukan oleh unit antara karyawan, dengan mempertimbangkan kualifikasi mereka, teknologi untuk melakukan pekerjaan kantor, dan volume mereka.
Langkah 2: penunjukan karyawan yang bertanggung jawab atas pencatatan di divisi struktural organisasi.
Prasyarat untuk berhasil bekerja dengan dokumen adalah penunjukan karyawan yang tugasnya mencakup pencatatan di divisi struktural.
Tidak setiap unit struktural organisasi dapat mengklaim memiliki karyawan yang hanya akan menangani pencatatan (sekretaris atau juru tulis). Jika ukuran unit kecil, volume dokumen juga kecil, pekerjaan kantor unit struktural dapat dipercayakan kepada salah satu karyawan unit, sebagai aturan, menempati posisi spesialis paling junior, yang akan melaksanakan tugas pekerjaan kantor beserta tugas jabatannya. Pengangkatan karyawan yang bertanggung jawab atas pencatatan di divisi struktural dilakukan atas perintah kepala organisasi.
Langkah 3: pengembangan dan persetujuan instruksi untuk dukungan dokumenter (pekerjaan administrasi) organisasi (selanjutnya - Instruksi untuk DOW).
Instruksi DOW adalah dokumen peraturan utama yang mengatur prosedur dan teknologi untuk bekerja dengan dokumen sejak dibuat atau diterima oleh organisasi dan hingga dikirim ke koresponden atau dipindahkan ke penyimpanan. Instruksi untuk DOW harus mendefinisikan proses dan prosedur untuk memproses dokumen pada semua tahap siklus hidupnya. Instruksi adalah dokumen peraturan organisasi, disetujui oleh kepala organisasi dan wajib untuk semua karyawan.
Saat ini, satu-satunya dokumen metodologis yang menentukan prosedur untuk mengembangkan Instruksi untuk lembaga pendidikan prasekolah adalah Pedoman untuk pengembangan instruksi untuk pekerjaan kantor di otoritas eksekutif federal (disetujui atas perintah Arsip Federal 23 Desember 2009 No. 76). Pedoman ini ditujukan untuk otoritas eksekutif federal, namun, dokumen ini dapat digunakan oleh otoritas lain, organisasi negara bagian dan non-negara bagian, tetapi dengan penyesuaian yang sesuai.
Terlepas dari adanya Rekomendasi Metodologis, pengembang instruksi perlu melakukan banyak pekerjaan awal untuk memilih konfigurasi spesifik dari sistem alur kerja kantor yang mencerminkan kekhasan bekerja dengan dokumen di organisasi khusus ini.
Pengembangan Instruksi untuk DOW adalah tugas departemen manajemen arsip (karyawan yang bertanggung jawab untuk bekerja dengan dokumen). Tujuan pengembangan Instruksi untuk DOW adalah untuk menetapkan teknologi untuk bekerja dengan dokumen dalam organisasi.
- Aturan untuk mendokumentasikan kegiatan manajemen organisasi(penyusunan dan pelaksanaan set utama dokumen manajemen, termasuk persyaratan untuk formulir, komposisi rincian dan pelaksanaannya);
- Aturan untuk mengatur alur kerja organisasi(pemindahan dokumen dalam proses pembuatan dan pelaksanaannya, penerimaan dan pengiriman dokumen, termasuk pendaftaran dokumen, kontrol atas pelaksanaan dokumen, pekerjaan referensi pada dokumen);
- Aturan untuk mengatur penyimpanan dokumen(sistematisasi dokumen yang dieksekusi sesuai dengan nomenklatur kasus, pembentukan kasus, penyimpanan kasus, pemindahan dokumen untuk penyimpanan arsip, pemusnahan dokumen dengan masa penyimpanan yang kedaluwarsa).
Saat mengembangkan Instruksi untuk DOW, perlu didasarkan pada ketentuan legislatif dan tindakan hukum pengaturan lainnya yang mengatur dukungan dan pengarsipan dokumenter, pada ketentuan dokumen konstituen organisasi, khususnya piagam atau peraturan (dalam dokumen yang kompetensi manajemen ditentukan, hak kepala untuk mengeluarkan dokumen tertentu ditetapkan) , mengidentifikasi dan menganalisis serangkaian tindakan hukum pengaturan, dokumen administratif tentang berbagai masalah kegiatan manajemen dan organisasi kerja dengan dokumen (untuk misalnya, perintah organisasi tentang pembagian tanggung jawab antara manajemen atau pendelegasian hak untuk menandatangani, perintah tentang prosedur akuntansi, penyimpanan dan pemusnahan formulir, stempel dan stempel organisasi, dll.). Identifikasi kumpulan dokumen ini diperlukan tidak hanya untuk analisis norma-norma dan aturan-aturan dalam bekerja dengan dokumen-dokumen yang sudah ditetapkan dalam organisasi, tetapi juga agar setelah persetujuan instruksi (dan beberapa ketentuan dari dokumen-dokumen ini dapat dimasukkan dalam Instruksi untuk DOW) dapat dikeluarkan perintah untuk mengakui beberapa dokumen ini sebagai tidak sah.
Langkah 4: pengembangan nomenklatur kasus, yang berfungsi sebagai dasar untuk mensistematisasikan dokumen ke dalam kasus, membentuk kasus dan melakukan pekerjaan pencarian informasi pada dokumen.
Nomenklatur kasus adalah daftar sistematis dari judul kasus yang dibentuk dalam organisasi, yang menunjukkan persyaratan penyimpanannya. Nomenklatur kasus diperlukan untuk pembentukan kualitatif dana dokumenter organisasi. Dana dokumen organisasi terdiri dari dokumen-dokumen yang dibentuk dalam kegiatannya, baik yang dibuat dalam organisasi maupun yang diterima dari organisasi lain. Nomenklatur kasus memungkinkan Anda untuk membentuk dokumen menjadi kasus sedemikian rupa sehingga di masa depan Anda dapat secara efektif mencari dokumen jika ada kebutuhan untuk menggunakannya. Selain itu, nomenklatur kasus melakukan fungsi penting lainnya - ini menetapkan persyaratan untuk menyimpan dokumen.
Dalam perkembangan nomenklatur kasus, selain departemen kerja kantor, semua divisi struktural organisasi ambil bagian. Lebih tepatnya, pertama divisi struktural organisasi mengembangkan nomenklatur urusan divisi, kemudian departemen pekerjaan kantor membentuk apa yang disebut nomenklatur kasus terkonsolidasi, yaitu. nomenklatur urusan organisasi. Lebih baik menerapkan nomenklatur kasus mulai 1 Januari tahun ini, karena pekerjaan kantor di organisasi dilakukan dari tahun ke tahun.
Nomenklatur kasus adalah dasar untuk sistematisasi dokumen dan organisasi penyimpanan selanjutnya sebelum dipindahkan ke arsip organisasi atau penghancuran setelah berakhirnya periode penyimpanan yang ditetapkan.
Karena pengembangan Instruksi untuk DOW adalah tugas yang agak sulit, dan untuk pertama kalinya mungkin tidak menjadi versi Instruksi yang memuaskan dari semua sudut pandang, dapat disarankan untuk terlebih dahulu mengembangkan dan menyetujui Instruksi sementara. untuk DOW. Bekerja dengan Instruksi sementara akan memungkinkan Anda untuk memeriksa ketentuannya, mengidentifikasi kelemahan, dan setelah revisi yang sesuai, Instruksi di lembaga pendidikan prasekolah sudah dapat disetujui sebagai permanen.