Contoh pengisian formulir kepegawaian t 3. Kepegawaian. Nuansa pendaftaran dan perubahan tabel kepegawaian

kepegawaian- ini adalah dokumen yang berisi informasi tentang posisi, jumlah unit staf, dan tarif, dengan mempertimbangkan berbagai tunjangan divisi struktural organisasi.

Cara membuat meja kepegawaian

Sebagai formulir kepegawaian, formulir terpadu No. T-3 digunakan, disetujui oleh Keputusan Komite Statistik Negara Federasi Rusia tertanggal 05.01.2004 No. 1.

Tabel kepegawaian disusun menurut divisi struktural organisasi dalam urutan subordinasi karyawan. Formulir kepegawaian diisi oleh petugas personalia, ekonom tenaga kerja atau akuntan. Tabel kepegawaian disetujui atas perintah kepala organisasi.

Kepegawaian organisasi: instruksi untuk mengisi formulir T-3

Kami mengisi bidang "nama perusahaan" sesuai dengan data dalam dokumen penyusun organisasi.

Kami meletakkan kode OKPO organisasi.

Kami mencantumkan nomor, tanggal tabel kepegawaian (dalam format hari, bulan, tahun) dan masa berlakunya.

Di kolom "Disetujui" kami menunjukkan tanggal dan nomor pesanan kepala organisasi pada persetujuan tabel kepegawaian, jumlah total unit staf.

Mari kita mulai mengisi tabel.

Pada kolom pertama dan kedua menunjukkan nama dan kode unit struktural organisasi, masing-masing.

Pada kolom ketiga, kami menunjukkan posisi sesuai dengan Penggolongan Jabatan untuk setiap unit struktural dalam urutan subordinasi.

Di kolom keempat, kami menunjukkan jumlah unit staf untuk setiap posisi.

Di kolom kelima kami meletakkan tarif (gaji) dalam rubel untuk setiap posisi.

Kolom keenam-kedelapan "Biaya tambahan" diisi jika ada pembayaran tambahan (dalam rubel) kepada karyawan dari posisi tertentu untuk kondisi kerja khusus, jam kerja, pengetahuan khusus, atau bonus insentif.

Nilai pada kolom kesembilan dihitung dengan menjumlahkan angka pada kolom 5-8 dan dikalikan dengan jumlah postingan pada kolom keempat untuk setiap posisi.

Kami menghilangkan jumlah total unit staf (jumlah nilai di kolom keempat) dan total dana penggajian bulanan (jumlah nilai di kolom kesembilan).

Kami membubuhkan tanda tangan kepala departemen personalia, kepala akuntan.

Perubahan dapat dilakukan pada tabel kepegawaian sehubungan dengan pengenalan posisi baru, penggantian nama, transfer ke departemen lain, perubahan tarif, dll. berdasarkan perintah pimpinan organisasi.

Selain undang-undang, aktivitas perusahaan Rusia diatur oleh dokumen internal mereka. Beberapa dari mereka harus dilakukan tanpa gagal sesuai dengan bentuk yang ditetapkan secara ketat. Lainnya dikembangkan oleh organisasi secara independen sesuai kebutuhan.

Dokumen lokal mencakup semua jenis instruksi, peraturan, aturan, kontrak, dll.

Pembaca yang budiman! Artikel tersebut berbicara tentang cara-cara khas untuk menyelesaikan masalah hukum, tetapi setiap kasus bersifat individual. Jika Anda ingin tahu caranya selesaikan masalah Anda dengan tepat- hubungi konsultan:

APLIKASI DAN PANGGILAN DITERIMA 24/7 dan 7 hari seminggu.

Ini cepat dan GRATIS!

Mereka berbeda dari tindakan lain:

• persetujuan dilakukan oleh manajemen perusahaan;
• beroperasi hanya dalam satu organisasi;
• konten tidak bertentangan dengan undang-undang, tidak memperburuk posisi karyawan;
• memiliki masa berlaku tertentu.

Dokumentasi semacam itu termasuk tabel kepegawaian, yang dibentuk di sebagian besar organisasi modern. Ia melakukan beberapa fungsi sekaligus.

Apa itu meja kepegawaian?

Untuk membentuk kepegawaian dan jumlah total personel perusahaan, tabel kepegawaian disusun. Ini adalah dokumen lokal yang mencerminkan struktur perusahaan dan mencakup daftar posisi, posisi staf, dan jumlah total karyawan. Tabel kepegawaian juga mencerminkan informasi tentang gaji, upah dan tunjangan saat ini.

Tidak ada konsensus tentang apakah organisasi harus memelihara meja kepegawaian. Itu ditentukan oleh posisi.

Basis normatif

Konsolidasi legislatif dari definisi "staf" hanya ditemukan dalam KUHP Federasi Rusia. Di bagian 2 pasal 57, itu ditafsirkan sebagai dokumen organisasi dan administrasi yang menetapkan komposisi numerik dan resmi perusahaan dan mencerminkan penggajian.

Formulir kepegawaian (formulir T-3) ditetapkan oleh Komite Statistik Negara. Ketepatan pengisiannya ditetapkan dengan Keputusan No. 1 05/01/2004 yang sifatnya imbauan, sehingga dapat diubah dalam organisasi sesuai dengan kebutuhan. Anda dapat mengunduh formulir asli secara gratis dari sistem hukum apa pun.

Undang-undang menetapkan bahwa ketika hanya spesialisasi atau posisi karyawan yang disebutkan dalam kontrak kerja, perilaku itu wajib. Itu harus dibuat sesuai dengan semua aturan yang ditetapkan.

Dalam hal uraian terperinci tentang tugas tenaga kerja dalam kontrak dengan karyawan perusahaan, jadwal tidak diperlukan.

Selain itu, undang-undang tersebut membebaskan pengusaha perorangan dari pembentukannya, yaitu itu disediakan hanya untuk badan hukum. Namun, pada kenyataannya, inspektur mengenakan denda kepada majikan dalam jumlah 50.000 rubel karena melanggar Kode Perburuhan.

Mengapa menulis dokumen?

Kepegawaian memiliki pengaruh yang signifikan terhadap perusahaan. Pertama, memfasilitasi analisis komposisi personel. Kedua, menunjukkan gambaran lengkap tentang remunerasi staf.

Berdasarkan jadwal, masalah berikut diselesaikan:

• mempekerjakan dan memecat pekerja;
• perselisihan perburuhan yudisial;
• kompilasi .

Dokumen ini juga diperlukan saat melakukan pemeriksaan oleh Dana Asuransi Sosial dan kantor pajak. Terlepas dari kenyataan bahwa pemeliharaannya tidak diperlukan, auditor perlu merekonsiliasi perhitungan akrual tunai yang dibuat untuk karyawan perusahaan.

Jika perlu untuk memberikan informasi dari daftar staf kepada pihak ketiga dalam jumlah terbatas, ekstrak dari itu dibuat. Tidak ada persyaratan untuk desainnya.

Siapa yang bertanggung jawab untuk kompilasi?

Undang-undang tidak menetapkan siapa yang harus membentuk daftar staf. Dalam praktiknya, ini disusun oleh spesialis di departemen personalia atau akuntan. Namun, masalah ini dapat dipercayakan kepada spesialis lain: kepala perusahaan, kelompok yang diorganisir secara khusus, karyawan departemen hukum atau ekonomi.

Direktori pekerjaan yang memenuhi syarat menunjukkan bahwa penjadwalan berada dalam kompetensi ekonom tenaga kerja. Oleh karena itu, setidaknya ada satu orang spesialis di bidang ekonomi yang harus ikut mengisinya.

Aturan pengisian dan contoh formulir terpadu T-3

Algoritma pengisian langkah demi langkah, dikompilasi sesuai dengan aturan yang ditetapkan, adalah sebagai berikut:

Nama perusahaan	Hal ini ditunjukkan secara penuh sesuai dengan dokumentasi konstituen. Jika ada nama lengkap dan singkatan, Anda dapat mendaftarkan salah satunya. Untuk mencegah situasi yang dapat disengketakan, lebih baik menyetujui satu opsi dalam instruksi untuk mengisi perincian perusahaan.
Nomor dan tanggal	Penting untuk mempertimbangkan bahwa dokumen tersebut mungkin tidak segera berlaku, tetapi di masa depan. Berdasarkan ini, tanggal harus dibubuhkan sesuai. Jadi, jika jadwal itu rencananya akan dioperasikan mulai 1 Januari 2019, maka tanggal tersebut harus dicantumkan.
Nama unit struktural	Jika perusahaan itu bukan milik negara, maka itu dapat diwakili oleh departemen mana pun. Aturan utamanya adalah asal dalam negeri, yaitu. dalam bahasa Rusia. Perusahaan negara bagian dan kota harus mematuhi peraturan. Karena unit individu digunakan sebagai indikator saat menghitung pensiun (pekerja dalam produksi berbahaya, spesialis pendidikan, staf medis).
Kode departemen	Itu harus sesuai dengan struktur hierarki organisasi.
Posisi	Kolom ini harus benar-benar mematuhi kontrak kerja dan pembukuan. Kategori, spesialisasi dan kategori personel ditunjukkan sesuai dengan OKP dan Panduan Kualifikasi. Daftar posisi disusun sesuai dengan hierarki: pertama-tama, manajemen, kemudian wakilnya, spesialis, dan pekerja biasa.
Jumlah unit staf	Ini tidak mencerminkan jumlah personel yang sebenarnya pada suatu titik waktu tertentu, tetapi jumlah karyawan yang dibutuhkan. Dalam hal ini, informasi dalam kolom ini dapat dimasukkan secara relatif: saham. Dalam hal ini, indikator yang sama dengan 0,25 diambil untuk 1 langkah. Perusahaan komersial secara mandiri menentukan setiap nilai berdasarkan kebutuhan mereka. Dalam organisasi anggaran, jumlah unit staf dihitung dengan cara khusus.
Tarif tarif	Harus melebihi upah minimum. Tidak mungkin untuk menuliskan, misalnya, 25 - 30.000 rubel. Anda perlu menunjukkan gaji tertentu. Jika diubah di bawah pengaruh kondisi apa pun, kolom dokumen berikut diperlukan.
Tiga kolom untuk tunjangan	Mereka diisi berdasarkan norma yang ditetapkan secara legislatif, sistem bonus yang ditentukan oleh organisasi secara independen, jam kerja, dan adanya kondisi berbahaya. Jumlah dapat ditunjukkan baik dalam satuan absolut (rubel) dan dalam satuan relatif (persentase).
Gaji umum	Dihitung dengan menjumlahkan jumlah yang ditunjukkan pada kolom 5-8.
Catatan	Untuk diselesaikan jika tersedia.
Total	Jumlah indikator kolom di sepanjang vertikal tercermin: berapa banyak unit staf yang ada di perusahaan, jumlah total gaji, tunjangan dan penggajian.

Dari contoh di atas, dapat dilihat bahwa staf Alisa LLC disetujui untuk 2019 dalam jumlah 9 unit berdasarkan pesanan No. 74 tanggal 24 Desember 2017. Tingkat tarif adalah 306.000 rubel, gaji bulanan adalah 340.850 rubel.

Persetujuan Pesanan

Persetujuan kepegawaian perusahaan dilakukan dengan pesanan khusus, yang dicatat dalam teksnya.

Contoh teks pesanan sesuai dengan model di atas: "Setujui tabel kepegawaian 24 Desember 2019 No. 74 dengan kekuatan 9 unit staf dengan gaji bulanan 4.090.200 rubel."

Dalam contoh ini, penggajian dihitung sebagai berikut: 340850 * 12 = 4090200 (rubel).

Jadwal ditandatangani oleh kepala perusahaan dan kepala akuntannya. Ketika itu mencakup beberapa lembar, Anda dapat membubuhkan tanda tangan pada setiap lembar. Untuk tujuan ini, bidang khusus disediakan dalam dokumen. Sertifikasi semacam itu diperlukan di perusahaan yang awalnya menyetujui jadwal di cabang, dan kemudian di kantor pusat.

Stamping meja kepegawaian yang disetujui diperbolehkan, meskipun tidak wajib. Itu disusun, sebagai suatu peraturan, untuk jangka waktu satu tahun.

Contoh pengisian formulir T-3:

Perubahan

Selama pengoperasian meja kepegawaian, mungkin perlu untuk membuat perubahan dalam kasus-kasus berikut:

• komposisi staf berubah;
• divisi baru dibuat;
• posisi lama dihilangkan atau posisi baru diperkenalkan.

Anda dapat membuat perubahan dengan salah satu dari dua cara: mengganti dokumen sepenuhnya atau membuat penyesuaian dengan urutan terpisah.

Jika ada tambahan yang dipesan, alasannya harus diberikan:

• perluasan atau penyusutan kegiatan perusahaan;
• penghapusan fungsi berulang;
• hal-hal baru legislatif yang membutuhkan perubahan seperti itu;
• meningkatkan efisiensi manajemen;
• reorganisasi perusahaan.

Saat mengubah meja kepegawaian, penyesuaian juga harus dilakukan pada dokumentasi pribadi karyawan perusahaan: kartu pribadi, buku kerja.

Karyawan diberitahukan secara tertulis tentang perubahan gaji (bonus, tunjangan) 2 bulan sebelum selesainya acara ini. Penyesuaian seperti itu harus dilakukan tidak hanya pada jadwal, tetapi juga pada kontrak utama dengan karyawan dengan membuat perjanjian tambahan.

Menurut Instruksi No. 69, pertama, staf diberitahu tentang perubahan yang dilakukan pada tabel kepegawaian, dan setelah itu, kontrak kerja disesuaikan berdasarkan perintah, perintah atau keputusan lain.

Umur simpan dan kemungkinan hukuman

Tabel kepegawaian harus disimpan dalam arsip organisasi selama tiga tahun sejak tanggal kedaluwarsa.

Kode Pelanggaran Administratif Federasi Rusia memberikan hukuman untuk pelanggaran di tabel kepegawaian. Sesuai dengan Pasal 5.27, denda sebesar 2–5 ribu rubel dikenakan pada pejabat dan pengusaha perorangan, dan 50–80 ribu rubel pada perusahaan.

Tabel kepegawaian adalah dokumen peraturan yang menunjukkan data tentang komposisi struktural, jumlah lowongan, daftar posisi, kualifikasi karyawan yang diperlukan, jumlah gaji, bonus untuk kondisi kerja khusus, dan informasi lain tentang staf organisasi. .

Pembaca yang budiman! Artikel tersebut berbicara tentang cara-cara khas untuk menyelesaikan masalah hukum, tetapi setiap kasus bersifat individual. Jika Anda ingin tahu caranya selesaikan masalah Anda dengan tepat- hubungi konsultan:

APLIKASI DAN PANGGILAN DITERIMA 24/7 dan 7 hari seminggu.

Ini cepat dan GRATIS!

Hal ini diperlukan untuk pembentukan normal staf dan ukuran perusahaan.

Apa dokumen ini?

Ini adalah teks normatif, atas dasar yang struktur, divisi dibentuk, ukuran perusahaan disetujui, dan tingkat upah tergantung pada posisi yang dipegang.

Anda dapat mengembangkan tabel untuk kompilasi sendiri, berdasarkan kebutuhan perusahaan, atau mengunduh formulir yang sudah jadi di excel dari formulir standar secara gratis.

Basis normatif

Resolusi Komite Statistik Negara tertanggal 5 Januari 2004 No. 1 menyetujui "Bentuk terpadu dokumentasi akuntansi utama untuk akuntansi tenaga kerja dan pembayarannya" No. T-3, dimaksudkan untuk menyusun tabel kepegawaian.

Kode Perburuhan Federasi Rusia tidak menyatakan di mana pun bahwa organisasi diharuskan untuk membuat dokumen, tetapi ditetapkan bahwa fungsi kerja seorang karyawan ditentukan oleh posisi sesuai dengan tabel kepegawaian.

Apa yang dibutuhkan?

Melakukan beberapa fungsi penting yang memungkinkan Anda untuk mengoptimalkan pekerjaan perusahaan, menyusun pekerjaan seluruh organisasi dan divisi individualnya.

Kalau ada jadwal selalu jelas apakah semua lowongan terisi, rekrutmen disederhanakan.

Format yang cukup nyaman yang melakukan beberapa tugas secara bersamaan, berkat itu Anda dapat:

• mudah untuk melacak struktur perusahaan;
• selalu ada meja di mana ada jumlah total lowongan, serta perincian berdasarkan departemen dan bengkel;
• melacak sistem penghargaan materi;
• menetapkan besaran insentif finansial;
• cepat melacak lowongan terbuka.

Wajib atau tidak?

Dalam kontrak kerja apa pun, termasuk saat mempekerjakan seorang karyawan, ditunjukkan bahwa ia diterima sesuai dengan tabel kepegawaian.

Apalagi, selama inspeksi di tempat, pekerja asuransi sosial dan pajak selalu meminta dokumen. Tidak adanya hal tersebut sering dianggap sebagai pelanggaran terhadap Kode Perburuhan Federasi Rusia, di mana perusahaan dapat didenda.

Bagaimanapun, untuk menghindari masalah, lebih baik membuat tabel kepegawaian.

Alasan kompilasi

Alasan untuk menyusun tabel kepegawaian adalah:

• pembentukan organisasi baru;
• reorganisasi perusahaan sehubungan dengan perluasan atau pengurangan produksi.

Kepala mengeluarkan perintah untuk membuat tabel kepegawaian, kepala akuntan dan kepala departemen personalia berkenalan dengannya, berdasarkan pesanan, SR baru dibuat dan ditandatangani.

Perbedaan dari pengaturan standar

Di banyak perusahaan, bersama dengan jadwal utama, apa yang disebut formulir kerja digunakan - kepegawaian.

Ini adalah formulir yang disederhanakan, di mana daftar profesi dan posisi yang akan diisi ditunjukkan.

Tidak seperti bentuk T-3, ini bersifat operasional, berubah secara dinamis tergantung pada transformasi numerik atau kualitatif dan tidak memerlukan perintah terpisah untuk mengubah atau menyetujuinya.

Biasanya, daftar pekerjaan menunjukkan informasi tentang karyawan tertentu yang memegang posisi atau status lowongan tertentu (bekerja atau bebas), berbeda dengan yang utama, yang hanya menunjukkan jumlah lowongan.

SR tidak memungkinkan untuk memahami karyawan mana yang mengisi posisi mana dan apakah ada lowongan tertentu yang ditempati atau tidak.

Dokumen itu tidak wajib, tetapi cukup nyaman untuk pekerjaan personel operasional, terutama di perusahaan besar, sering digunakan untuk mengontrol pengisian lowongan dengan cepat.

Kepegawaian tahun 2019

Kapan dan untuk periode berapa disusun dan disetujui?

Dokumen tersebut secara inheren direncanakan, yang berarti harus diperbarui setiap tahun.

Undang-undang tidak menetapkan periode validitas tertentu, periode perubahan atau nomor, di setiap organisasi masalah tersebut diatur secara independen, sebagaimana diperlukan.

Itu dibuat pada tanggal tertentu, disetujui dan disertifikasi, biasanya setiap tahun pada tanggal 1 Januari, selanjutnya dapat diedit sepanjang tahun.

Jika sepanjang tahun jadwal telah berulang kali dan berubah secara signifikan, maka pada awal tahun kalender berikutnya, dokumen baru yang diperbarui dibuat.

Bentuk, bagian, dan konten

Formulir T-3, yang dikembangkan oleh Komite Statistik Negara, paling sering digunakan sebagai dasar, tetapi perusahaan memiliki hak untuk menambahkan kolom dan baris mereka sendiri jika perlu.

Ini terdiri dari tiga bagian, yang masing-masing membawa beban informasinya sendiri:

• daftar divisi struktural;
• nama jabatan, profesi, spesialisasi yang dipekerjakan di perusahaan;
• besaran dan bentuk remunerasi untuk setiap spesialisasi atau jabatan.

Aturan dan algoritma pengisian langkah demi langkah

Untuk menyusun SHR secara kompeten untuk organisasi negara atau perusahaan komersial, Anda harus menggunakan formulir T-3:

• Pertama-tama, apa yang disebut "topi" dari formulir terpadu diisi, di mana nama, kode OKPO, dan data lainnya diperbaiki. Pastikan untuk mencatat tanggal kompilasi dan nomornya.
• Berikutnya adalah konten, yang merupakan tabel dengan 10 kolom bernomor. Semua harus diisi.
• Nama. Di sini nama-nama semua unit struktural perusahaan dicatat sesuai dengan struktur hierarkis.
• Kode. Kepala perusahaan memberikan kode unik untuk setiap unit struktural, yang ditampilkan dalam paragraf ini.
• Sesuai dengan data pengklasifikasi profesi, kode jabatan ditulis setiap karyawan perusahaan, kategorinya, kategori kualifikasi. Harus diingat bahwa judul jabatan yang tepat dalam jadwal, kontrak dan buku kerja harus sama.
• Jumlah total unit untuk setiap pos yang tersedia dicatat. Bila ada unit untuk setengah tarif atau lowongan paruh waktu lainnya, mereka harus ditulis dalam bilangan pecahan, sebagai pecahan dari tarif penuh. Lowongan dan posisi yang direncanakan untuk diperkenalkan juga dicatat di sini.
• Tergantung pada skema remunerasi yang diterima, gaji dicatat di sini, persentase dari pendapatan karyawan, bagian keuntungan yang disepakati, yaitu, jumlah bulanan apa pun yang diperlukan untuk lowongan tertentu dalam rubel. Harus diingat bahwa besaran tunjangan tunai bulanan tidak boleh lebih rendah dari upah minimum yang berlaku di wilayah tersebut.
• Di kolom 6, 7 dan 8 tunjangan kompensasi dicatat pembayaran insentif dan bonus yang diberikan untuk situasi tertentu. Mereka baik tetap atau sebagai persentase dari tarif atau gaji.
• Butir 9 berfungsi untuk meringkas indikator yang dimasukkan dalam kolom lima sampai delapan. Dengan tunjangan tetap, semua jumlah hanya ditambahkan dan jumlah total dalam rubel dicatat, dalam persentase, rasio total semua tunjangan sebagai persentase dari gaji atau tarif dihitung.
• Kolom terakhir adalah untuk catatan khusus., komentar dan catatan.

Setelah mengisi semua poin, Anda perlu mendapatkan jumlah total untuk semua divisi struktural perusahaan dan secara terpisah untuk organisasi. Untuk melakukan ini, indikator setiap kolom ditambahkan di baris terakhir.

Daftar staf disetujui dan ditandatangani oleh kepala departemen personalia dan kepala akuntan. Tidak perlu membubuhkan stempel.

Prosedur persetujuan

Ini dibahas dan disetujui oleh kepala semua divisi struktural perusahaan, setelah itu dipelajari dengan cermat oleh petugas personalia dan kepala akuntan.

Penampakan kertas oleh dua orang ini adalah faktor penentu untuk penerimaan.

Setelah penampakan, kepala organisasi mengeluarkan perintah untuk menyetujui SHR baru perusahaan, dan hanya setelah tanggal itu ditetapkan, sebuah nomor diberikan.

Perintah itu ditandatangani sendiri oleh kepala atau orang yang menggantikannya yang berhak menandatangani surat-surat yang bersangkutan.

Hak untuk melihat semua surat-surat penting, dan ini khususnya, ditentukan dalam dokumen konstituen dan undang-undang.

Pesanan persetujuan (sampel terisi):

Siapa yang menandatangani?

Menurut Aturan untuk mengisi formulir T-3, itu harus disertifikasi oleh kepala departemen personalia dan kepala akuntan organisasi pada lembar terakhir.

Selain kedua posisi tersebut, tanda tangan karyawan lain diperbolehkan, tetapi jika ini disediakan, maka formulir harus ditambahkan.

Formulir T-3 paling sering menempati lebih dari satu lembar, oleh karena itu, setelah dikompilasi, dijahit, dan halaman diberi nomor. Jika perlu untuk menandatangani setiap lembar, garis tanda tangan ditambahkan di bagian bawah setiap halaman.

Ada segelnya?

Dokumen tidak perlu dicap.

Contoh dokumen

Contoh tabel kepegawaian yang dikompilasi:

Tabel kepegawaian perusahaan diisi pada formulir T-3 standar, yang dapat diunduh secara gratis di situs web kami:

Saat mengisi formulir, Anda harus mengikuti petunjuk dan aturan pendaftaran, yaitu:

1. Nama-nama semua divisi struktural dicatat secara ketat sesuai dengan yang disetujui. Pada saat yang sama, organisasi komersial mana pun dapat memberi nama divisi mereka atas kebijaksanaan mereka sendiri, dan lembaga pemerintah harus dipandu oleh pengklasifikasi, direktori, dan dokumen peraturan lainnya.
2. Divisi struktural dikodekan oleh organisasi secara independen, kode dimaksudkan hanya untuk manajemen dokumen dan penunjukan tempat unit dalam organisasi dan tidak memainkan peran khusus.
3. Untuk menentukan nama-nama posisi, disarankan untuk dipandu oleh pengklasifikasi profesi dan jabatan, yang selain nama itu sendiri, juga memuat kode sebutannya. Lowongan ditandai di catatan atau dipindahkan ke bagian bawah halaman.
4. Jumlah posisi staf yang disetujui sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan berdasarkan kelayakan ekonomi.
5. Indikator biaya sesuai dengan aturan manajemen dokumen ditunjukkan dalam rubel dengan dua tempat desimal setelah titik desimal. Juga, dalam dokumen yang disetujui, diperbolehkan untuk menunjukkan gaji tidak dalam jumlah tertentu, tetapi dalam batas-batas tertentu, misalnya: 5.000 - 7.000 rubel. Hal ini memungkinkan karyawan dibayar tanpa menyamakan semua orang, tetapi sesuai dengan kontribusi atau kualifikasi masing-masing.
6. Semua tunjangan, bonus, pembayaran insentif digabungkan dalam satu subbagian, di mana catatan dibuat untuk apa sebenarnya biaya tambahan yang ditetapkan.

Untuk IP

Menurut norma-norma undang-undang perburuhan, organisasi dalam bentuk kepemilikan apa pun diharuskan memiliki meja kepegawaian. Tetapi tidak ada indikasi langsung tentang kebutuhannya akan IP.

Dalam praktiknya, tidak semua pengusaha perorangan memiliki dokumen. Paling sering dikompilasi jika jumlah karyawan lebih dari tiga.

Banyak IP benar-benar mengabaikan desainnya. Namun, menyusun dokumen di hadapan beberapa karyawan sangat diinginkan.

Untuk lembaga anggaran

Selain pendanaan negara, organisasi anggaran dapat mengumpulkan dana dari sumber lain, misalnya, untuk penyediaan layanan berbayar atau berbagai subsidi untuk pelaksanaan tugas kota atau negara bagian.

Dalam hal ini, remunerasi masing-masing karyawan dapat berasal dari sumber yang berbeda. Oleh karena itu, beberapa organisasi mempraktikkan pembentukan dua, dan dalam beberapa kasus, tiga tabel staf.

Namun, undang-undang tidak mengatur pembagian SDM seperti itu menjadi beberapa bagian, itu ditentukan untuk membentuk satu dokumen untuk semua karyawan.

Waktu retensi organisasi

Dalam hal ini, hukumannya adalah:

• untuk seorang pejabat dari satu hingga lima ribu rubel;
• pengusaha individu dari satu hingga lima ribu rubel;
• untuk badan hukum dari tiga puluh hingga lima puluh ribu rubel.

Perubahan

Ada dua cara untuk mengubah:

• mengganti dokumen itu sendiri, dengan kata lain, membuat yang baru, dengan nomor seri berikutnya;
• mengubah yang sekarang dengan mengoreksi entri, menambahkan yang baru atau menghapus unit staf yang tidak valid lagi.

Semua perubahan dikonfirmasi oleh pesanan hanya setelah pesanan dikeluarkan dan ditandatangani untuk mengubah tabel kepegawaian. Kemudian Anda dapat melakukan koreksi atau penyesuaian.

Pesanan harus menunjukkan alasan perubahan.

Dokumen diterbitkan dalam bentuk bebas dengan indikasi wajib:

• Nama Perusahaan;
• tipe dokumen;
• tanggal dan nomor registrasi.

Persetujuan oleh kepala adalah wajib, selain itu, pesanan tersebut disetujui oleh kepala akuntan dan kepala departemen personalia.

Contoh pesanan:

Alasan dan alasan

Mungkin ada beberapa alasan untuk perubahan, termasuk:

• perubahan komposisi pegawai;
• pembentukan departemen baru;
• pengecualian posting lama;
• pengenalan posisi baru.

Selain itu, perintah perubahan dapat mencakup alasan berikut:

• reorganisasi perusahaan atau optimalisasi kegiatan;
• pengurangan atau penambahan staf.

Ganti nama pekerjaan

Saat mengganti nama posisi salah satu karyawan organisasi, Anda harus:

• buat entri di baris yang sesuai di kolom 10 "Catatan";
• hapus posisi yang tidak perlu dan perkenalkan yang baru dan tunjukkan atas dasar apa posisi tersebut diganti namanya, dari tanggal berapa dan bagaimana akan dipanggil dalam edisi baru.

Tidak perlu menghapus atau menambahkan apa pun di kolom yang tersisa, entri di kolom kesepuluh sudah cukup.

Perubahan gaji

Ada banyak alasan untuk mengubah gaji karyawan perusahaan: itu bisa berupa peningkatan kualifikasi karyawan, dan penunjukan gaji pribadi.

Bagaimanapun, perubahan seperti itu harus ditunjukkan dalam tabel kepegawaian dengan cara yang sama seperti saat mengganti nama posisi.

Sehubungan dengan pengoptimalan

Dalam perusahaan yang aktif, tidak jarang terjadi perubahan jadwal staf.

Alasannya bermacam-macam:

• redistribusi tugas antar karyawan;
• pengenalan kombinasi internal;
• pembukaan fasilitas produksi baru atau re-profiling yang lama;
• kasus lain yang terkait dengan optimalisasi produksi.

Semua perubahan memerlukan penerbitan perintah yang sesuai dan konsolidasi dalam dokumen tentang divisi struktural dan unit staf.

Pengenalan posisi baru

Setelah beberapa tahun bekerja, sebagian besar perusahaan berkembang, cabang baru dibuka.

Tentu, ini membutuhkan peningkatan jumlah karyawan, penambahan lowongan baru.

Untuk memperkenalkan posisi baru, Anda harus:

• mengeluarkan perintah tentang perubahan negara;
• membuat perubahan pada catatan;
• menyusun deskripsi pekerjaan.

Penghapusan (pengurangan) tarif

Pengurangan tarif menyiratkan pengecualian posisi, sementara karyawan yang posisinya dikurangi dapat diberhentikan.

Tetapi karena prasyarat untuk pengurangan adalah peringatan selambat-lambatnya dua bulan sebelumnya, jadwal baru mulai beroperasi hanya setelah berakhirnya periode ini.

Membuat yang baru dapat dilakukan terlebih dahulu, terutama karena kehadiran meja kepegawaian baru yang disetujui dapat berfungsi sebagai konfirmasi legalitas pemecatan karyawan.

Perubahan upah minimum

Jika gaji resmi dalam SHR diatur sesuai dengan upah minimum, maka dengan adanya perubahan upah minimum, tabel kepegawaian juga harus diubah.

Perintah dikeluarkan dalam bentuk sewenang-wenang, di mana ditentukan atas dasar apa dan kepada karyawan mana gaji berubah, kemudian perubahan dilakukan pada SHR itu sendiri. Proses perubahan dijelaskan di atas.

Bagaimana cara melakukan amandemen?

Ketika membuat perubahan jadwal, perusahaan harus dipandu oleh dan, di mana ada indikasi bahwa setiap amandemen kontrak kerja hanya dimungkinkan dengan persetujuan para pihak.

Pada saat yang sama, organisasi harus memberi tahu karyawan bahwa perubahan direncanakan selambat-lambatnya dua bulan sebelumnya.

Ada prosedur tertentu untuk melakukan perubahan yang harus diikuti oleh semua pemberi kerja, langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengeluarkan memo yang berisi alasan untuk melakukan perubahan. Majikan kemudian diminta untuk memberi tahu secara tertulis semua karyawan yang terpengaruh oleh perubahan tersebut.

Karyawan berhak untuk menyetujui inovasi yang diusulkan dengan menandatangani pemberitahuan, atau menolak.

Jika posisi yang akan diubah kosong, tenggat waktu dua bulan tidak diperlukan. Posisi tersebut dapat dikurangi setiap saat.

Kapan dokumen baru diperlukan?

Tidak ada standar untuk frekuensi kompilasi, hanya dapat disetujui satu kali dan berlaku untuk waktu yang lama jika tidak ada perubahan besar dalam komposisi organisasi.

Dengan perubahan kecil, pesanan dan catatan dalam jadwal saat ini sudah cukup.

Ekstrak dari dokumen

Setiap karyawan dapat menerima ekstrak dari jadwal, yang akan mencerminkan bagian dari informasi yang berhubungan dengan karyawan ini, data lain (tentang karyawan lain, departemen) tidak boleh direkam dalam ekstrak.

Siapa yang membutuhkannya dan dalam kasus apa?

Ekstrak mungkin diperlukan bagi karyawan organisasi untuk berpartisipasi dalam pelelangan, serta untuk diserahkan ke:

• Dana pensiun;
• ke inspektorat pajak atau ketenagakerjaan;
• ke Dana Jaminan Sosial.

Untuk mendapatkan ekstrak, Anda harus mengirimkan aplikasi dengan permintaan, di mana harus menunjukkan untuk tujuan apa ekstrak diperlukan.

Bagaimana cara menulis?

Algoritma untuk mengkompilasi ekstrak adalah sebagai berikut:

• Nama lengkap dan singkat organisasi.
• Judul, yang menunjukkan tanggal kompilasi dan rincian pesanan yang menyetujui jadwal.
• Masa berlakunya biasanya ditunjukkan sebagai berikut: "Mulai berlaku sejak ...".
• Bagian konten, di mana jumlah total karyawan ditunjukkan, kemudian tabel dalam formulir T-3, di mana hanya data pelamar yang dimasukkan.
• Tanda tangan. Ditandatangani oleh kontraktor dan kepala departemen personalia.

Sampel:

Nuansa

Apakah pembulatan diperbolehkan?

Semua posisi staf diisi sesuai dengan tarif, jika jadwal menunjukkan bahwa posisi ditentukan setengah tarif, maka pembulatan ke bilangan bulat tidak diperbolehkan.

Bagaimana cara mengembalikan jika hilang atau rusak?

Restorasi akan membutuhkan beberapa langkah yang harus dilakukan, yaitu:

• Periksa semua dokumen yang tersedia di perusahaan.
• Periksa ketersediaan dokumen kepegawaian, kelengkapannya.
• Menganalisis isi dari semua kontrak kerja yang tersedia untuk departemen personalia.
• Memeriksa dan menganalisa semua buku kerja di personalia.
• Berdasarkan analisis, buatlah lembar kerja, tempat memasukkan semua karyawan perusahaan, posisi mereka, dan data lain yang tersedia.
• Sistematisasi lembar kerja dan, atas dasar itu, buat tabel kepegawaian baru, setujui sesuai dengan aturan.

Seberapa sering Anda bisa berubah?

Seberapa sering dan untuk periode apa, undang-undang tidak menyebutkan, tetapi mengingat bahwa dokumen tersebut direncanakan secara inheren, diasumsikan bahwa itu harus diperbarui setiap tahun, bersama dengan dokumentasi akuntansi lainnya.

Namun, jika tidak ada perubahan besar dalam kebijakan personel organisasi, maka, dikeluarkan sekali, mungkin berlaku lebih dari satu tahun, itu akan cukup untuk mengeluarkan daftar perubahan.

Bagaimana cara menampilkan gaji per jam?

Di kolom 5 tabel kepegawaian, standar remunerasi per jam ditunjukkan, kemudian di kolom 10 dibuat catatan: "Pembayaran per jam" dan referensi dibuat untuk ketentuan yang mengatur urutan remunerasi seperti itu.

Bagaimana cara mencerminkan setengah tarif dalam dokumen?

Itu dapat menyimpulkan kontrak sipil dan perburuhan dengan karyawannya. Pasal 57 Kode Perburuhan Federasi Rusia menyebut indikasi "bekerja sesuai dengan posisi sesuai dengan daftar staf" sebagai syarat wajib kontrak kerja. Saat menyusun tabel kepegawaian untuk pengusaha perorangan secara sederhana, contoh yang akan kami pertimbangkan di bawah ini, kami sarankan untuk menggunakan formulir terpadu No. T-3, disetujui oleh Keputusan Komite Statistik Negara Rusia tertanggal 05.01.2004 No 1.

Apa itu staf dan mengapa itu dibutuhkan?

Tabel kepegawaian adalah dokumen internal di mana seorang pengusaha perorangan menyetujui struktur, jumlah karyawan tetapnya dan upah mereka sesuai dengan posisi yang dipegang.

Pengusaha dapat mengembangkan sendiri formulir dokumen, tetapi lebih mudah menggunakan formulir terpadu No. T-3. Bagian utamanya meliputi:

• nama unit struktural (departemen, toko, dll.),
• posisi karyawan (posisi yang ditentukan dalam kontrak kerja harus sesuai dengan posisi dalam daftar staf),
• jumlah posisi staf yang diperkirakan untuk setiap posisi,
• gaji atau tarif (tergantung pada bentuk remunerasi yang diterima),
• tanggal efektif jadwal.

Nama-nama karyawan yang mengisi posisi tidak dicantumkan dalam jadwal, mereka diangkat atas perintah setelah mendapat persetujuan dari staf. IP tidak boleh memasukkan dirinya dalam daftar staf, karena menurut Kode Perburuhan dia bukan karyawan. Jadwal tersebut disetujui dan diberlakukan dengan perintah yang ditandatangani oleh pengusaha.

Undang-undang tidak memuat persyaratan langsung bagi semua pemberi kerja untuk membuat tabel kepegawaian, tetapi dalam praktiknya lebih baik untuk tidak mengabaikan dokumen kepegawaian yang penting ini. Dan itulah kenapa:

• tanpa meja kepegawaian yang disetujui, tidak mungkin untuk melakukan pengurangan staf dan pemecatan karyawan berdasarkan paragraf 2 Seni. 81 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia;
• daftar staf atau kutipan darinya sering diminta selama audit oleh otoritas pajak dan dana ekstra-anggaran, inspektorat tenaga kerja;
• tidak adanya meja kepegawaian mengancam pengusaha dengan peringatan atau denda.

Contoh tabel kepegawaian 2018

Mari kita pertimbangkan cara mengisi tabel kepegawaian untuk pengusaha perorangan secara sederhana. Contoh jadwal yang diadopsi dan berlaku pada tahun 2018 ditunjukkan di bawah ini.

Untuk mengetahui profesi apa yang ada dan berapa banyak yang diterima oleh karyawan yang dipekerjakan di dalamnya, Anda perlu melihat tabel kepegawaian. Dokumen ini adalah salah satu yang utama di perusahaan, tidak hanya memperbaiki gaji, tetapi juga jumlah karyawan yang diperlukan untuk kegiatan tersebut. Karena pentingnya dokumen tersebut, kami menyusun tabel kepegawaian untuk tahun 2019 sesuai dengan semua aturan.

Tabel kepegawaian dalam formulir T-3 adalah tindakan peraturan lokal yang memperbaiki struktur organisasinya di perusahaan.

Serta daftar profesi yang ada di perusahaan, menunjukkan jumlah orang yang dibutuhkan untuk kegiatan tersebut. Bahkan, dokumen tersebut seluruhnya terdiri dari tabel dimana data dikelompokkan berdasarkan departemen.

Gaji di dalamnya tercermin untuk bulan kalender, dengan penguraian bagian-bagian penyusunnya. Berdasarkan indikator-indikator ini, biaya perusahaan untuk menarik tenaga kerja ditentukan, berbagai rencana disusun, dan keputusan terpenting di bidang manajemen perusahaan dibuat.

Tabel kepegawaian dipandu saat memasukkan data ke karyawan - perjanjian ini harus berisi nama profesi karyawan, sesuai dengan tabel kepegawaian yang disetujui secara ketat, serta gaji tertentu.

Berdasarkan dokumen ini, spesialis personalia juga dapat menentukan ketersediaan lowongan. Untuk melakukan ini, mereka perlu membandingkan informasi dari tabel kepegawaian dengan jumlah sebenarnya dari karyawan yang dipekerjakan. Jika ada kebutuhan di perusahaan, inspektur SDM mengajukan aplikasi ke layanan ketenagakerjaan.

Perhatian! Peraturan perundang-undangan tidak menetapkan undang-undang lokal ini sebagai bagian dari standar wajib yang harus ada di setiap perusahaan. Namun, jika perusahaan memutuskan untuk melakukan prosedur yang ditetapkan oleh negara (misalnya, pemecatan karena pengurangan staf), maka tabel kepegawaian harus ada.

Selain itu, tindakan lokal perusahaan lainnya dapat mengatur kehadiran wajib itu di perusahaan. Ini berlaku untuk mereka pertama-tama. Dan juga perlunya keberadaan meja kepegawaian di perusahaan dapat ditetapkan dengan tautan dalam kontrak kerja dengan karyawan itu.

Pada saat yang sama, setiap manajer harus ingat bahwa perusahaannya dapat dimintai pertanggungjawaban bukan karena tidak adanya meja kepegawaian, tetapi karena pelaksanaannya yang salah.

LLC dan IP - siapa yang harus menjadi staf?

Kode Perburuhan Federasi Rusia, dalam hal mengatur persyaratan wajib, menetapkan kebutuhan akan profesi yang ditentukan dalam kontrak dan gaji yang sesuai dengannya agar sesuai dengan tabel kepegawaian entitas bisnis.

Dari sini kita dapat menyimpulkan bahwa kepegawaian harus di perusahaan atau pengusaha jika mereka memiliki kontrak kerja.

Jadi, jika seorang pengusaha perorangan bekerja secara mandiri tanpa melibatkan karyawan yang dipekerjakan, ia tidak boleh membuat tabel kepegawaian. Keterlibatan pemain di bawah kontrak sipil juga tidak memerlukan pelaksanaan tindakan lokal ini.

LLC dan bentuk organisasi lain dari badan hukum yang setidaknya memiliki perjanjian dengan direktur perusahaan harus sudah mengembangkan dan menggunakan tabel kepegawaian.

Pembuatan tabel kepegawaian di perusahaan terutama dipercayakan kepada spesialis dari perusahaan personalia yang melakukan sejumlah tindakan untuk menentukan biaya tenaga kerja untuk setiap profesi yang ditentukan dalam undang-undang ini. Berdasarkan temuan tersebut, ditentukan jumlah karyawan yang dibutuhkan agar perusahaan dapat menjalankan kegiatannya.

Jika jumlah karyawan di perusahaan tidak signifikan, tugas ini dapat diberikan kepada akuntan, ekonom, pengacara atau manajer itu sendiri.

Persyaratan Dokumen

Undang-undang tidak memerlukan aturan khusus tentang meja kepegawaian, kecuali bahwa posisi atau profesi yang ditunjukkan di dalamnya harus sesuai dengan posisi dan profesi yang ditulis oleh majikan dalam perjanjian kerja yang dibuat dengan setiap karyawan.

• Disarankan untuk mematuhi formulir kepegawaian, yang ditetapkan oleh Rosstat (formulir T-3).
• Tindakan lokal harus disetujui atas perintah kepala.
• Diperbolehkan untuk menyusun meja staf di beberapa lembar, sementara tidak perlu mengikat dan menyegelnya dengan tanda tangan dan segel. Anda cukup mengencangkan lembaran dengan klip kertas.
• Dalam beberapa situasi, profesi yang tercermin dalam daftar staf tentu harus sesuai dengan direktori profesi dan posisi, dan selain nama, kode mereka juga harus tercermin dalam dokumen (Misalnya, keberadaan profesi dengan bahaya dan bahaya faktor).
• Kehadiran stempel perusahaan pada daftar staf tidak wajib.
• Saat mengubah tabel kepegawaian, jika tidak signifikan, Anda cukup mengeluarkan perintah untuk penyesuaian ini, dan membiarkan kepegawaian itu sendiri apa adanya.

Selanjutnya, jumlah staf saat ini ditempelkan. Itu harus ditetapkan berdasarkan jumlah dokumen yang sebelumnya digunakan tahun ini. Di sebelahnya adalah tanggal ketika jadwal ini dibuat.

Tanggal di mana dokumen menjadi valid ditulis berikutnya. Itu bisa mirip dengan tanggal kompilasi, atau datang nanti. Namun, tidak dapat diterima bahwa hari dimulainya tindakan lebih awal dari hari dokumen diterbitkan.

Di sebelah kanan bidang ini adalah kolom yang mencatat informasi tentang pesanan yang menyetujui dokumen (nomor dan tanggalnya), serta jumlah total unit staf di dalamnya.

Dokumen itu sendiri terlihat seperti meja besar.

Menghitung tabel "Unit struktural" harus memuat nama departemen, sesuai dengan struktur organisasi yang dikembangkan. Dalam hal penunjukan digital juga dimasukkan bersama dengan penunjukan tertulis dari departemen, itu harus ditunjukkan pada kolom berikutnya.

Sebagai aturan, kode dibentuk dari angka atau huruf pertama dari nama departemen. Namun, jika perusahaan memiliki beberapa cabang atau divisi yang terpisah, maka kode kota, kode wilayah, dan lain-lain juga dapat dimasukkan dalam kode departemen.

DI DALAM kolom "Posisi" perlu untuk menuliskan judul posisi yang ada di perusahaan. Sangat penting untuk mengatur struktur dokumen sedemikian rupa sehingga setelah menunjukkan nama unit di kolom sebelumnya, posisi yang termasuk di dalamnya tercantum dalam kolom.

Disarankan dalam menentukan nama jabatan, berpedoman pada buku referensi OKPDTR. Namun bagi perusahaan komersial, aturan ini tidak wajib. Pada saat yang sama, lembaga anggaran diharuskan memasukkan posisi hanya dari direktori ini dalam daftar staf, dan juga menunjukkan kategori atau kelas karyawan.

buchproffi

Penting! Perusahaan komersial wajib menunjukkan kategori dan kelas posisi yang merugikan atau berbahaya. Fakta ini penting ketika menetapkan masa kerja preferensial dan waktu pensiun dini.

DI DALAM kolom "Jumlah unit staf" jumlah karyawan yang akan dipekerjakan untuk posisi ini dimasukkan. Jika itu juga menyediakan penerimaan pekerja paruh waktu, maka nomor mereka ditulis dalam ekspresi pecahan yang sesuai dengan jumlah tarif yang dibayarkan - misalnya, 0,5.

DI DALAM kolom "Gaji" gaji yang akan diterima karyawan saat bekerja di posisi ini dicatat. Harus diingat bahwa gaji yang sama dicatat dalam perjanjian kerja dengan karyawan.

Anda juga harus mempertimbangkan:

• Jika bentuk pembayaran borongan diadopsi di perusahaan atau sehubungan dengan posisi ini, maka kolom ini mencatat jumlah pendapatan yang diperoleh dengan mengalikan tingkat tarif dengan volume produk yang dibuat per bulan.
• Jika upah per jam dimasukkan untuk posisi ini, maka pada kolom ini Anda dapat mencatat jumlah upah selama satu jam. Setelah itu, di baris yang sama, tetapi di kolom "Catatan", Anda harus menunjukkan - "Upah per jam", serta membuat referensi ke dokumen administrasi yang menetapkan fitur ini.

Ini diikuti oleh beberapa kolom, disatukan oleh satu subpos "Biaya tambahan". Di sini Anda perlu mencatat informasi tentang berbagai pembayaran insentif, jika ada dan ditetapkan oleh Peraturan Gaji, Peraturan Bonus atau tindakan internal lainnya. Jumlah premi dapat ditulis tidak hanya sebagai jumlah tetap, tetapi juga sebagai persentase, koefisien, dll.

Di kolom "Total" total dana gaji untuk posisi ini dicatat. Ini dihitung sebagai perkalian gaji dengan jumlah posisi staf.

DI DALAM kolom "Catatan" diperlukan berbagai catatan penjelasan. Misalnya, jika pada saat pendaftaran meja kepegawaian baru ada lowongan untuk posisi apa pun, maka fakta ini harus tercermin dalam kolom ini.

Penyusunan dokumen diselesaikan dengan menghitung dan menunjukkan jumlah unit staf dan total dana upah.

Setelah itu, dokumen yang dibuat lengkap harus ditandatangani oleh kepala akuntan dan petugas personalia yang bertanggung jawab untuk pelaksanaannya.

Prosedur untuk menyetujui tabel kepegawaian

Langkah 1. Rancang dokumen

Pertama-tama, perlu untuk mengidentifikasi semua kebutuhan organisasi di unit staf untuk menyusun bentuk kepegawaian yang diusulkan untuk dipertimbangkan.

Jika diterima di perusahaan bahwa setiap tahun penomoran semua dokumen penting dimulai dari awal, maka Anda dapat memberi nomor meja kepegawaian sesuai dengan prinsip yang sama. Selain itu, ini akan menjadi yang paling bijaksana jika perubahan staf setiap tahun sangat besar - ini akan menyelamatkan Anda dari jumlah dokumen yang besar di masa depan.

Perhatian! Jika tabel kepegawaian baru diberlakukan, maka disarankan untuk memasukkan klausul tentang penghapusan yang lama, yang dipandu oleh layanan personalia sampai saat itu.

Langkah 3. Biasakan karyawan perusahaan dengan dokumen yang diadopsi

Semua karyawan yang diterima di perusahaan harus mengetahui peraturan daerah yang berlaku di dalamnya yang mempengaruhi aktivitas tenaga kerja. Dokumen ini tidak secara langsung mempengaruhi aktivitas tenaga kerja dan, menurut Rostrud, tidak perlu membiasakan karyawan dengannya.

Perhatian! Jika dalam kontrak kerja atau kesepakatan bersama gaji karyawan ditetapkan berdasarkan tabel kepegawaian yang disetujui oleh perusahaan, maka semua karyawan harus dibiasakan dengan itu. Untuk ini Anda bisa melamar.

Prosedur untuk membuat perubahan pada tabel kepegawaian

Dokumen ini harus tetap terkini setiap saat. Karena negara secara berkala diminta selama inspeksi oleh badan-badan negara, maka perlu untuk membuat semua perubahan yang muncul di dalamnya tepat waktu.

Prosedur untuk membuat perubahan pada tabel kepegawaian akan secara langsung bergantung pada berapa banyak perubahan yang perlu dicerminkan dalam dokumen:

• Jika ada banyak dari mereka, maka lebih mudah untuk sepenuhnya membatalkan tabel kepegawaian lama dan memberlakukan dokumen baru yang memperhitungkan semua perubahan yang diperlukan.
• Jika jumlah perubahan yang perlu dilakukan pada kepegawaian kecil, maka yang terbaik bagi karyawan yang bertanggung jawab untuk membuat perintah untuk melakukan perubahan pada tabel kepegawaian.

Biasanya, situasi berikut dapat dibedakan di mana Anda perlu membuat perubahan pada dokumen:

• Pembentukan departemen atau subdivisi baru;
• Organisasi posisi baru;
• Mengubah judul jabatan yang ada;
• Perubahan gaji atau tarif karyawan;
• Penutupan departemen, subdivisi, unit staf.

Jika perubahan kepegawaian menyebabkan perubahan kondisi kerja seorang karyawan (perubahan gaji, posisi, dll.), Maka persetujuan tertulis darinya harus terlebih dahulu diperoleh. Dan setelah dokumen baru diberlakukan, perjanjian tambahan untuk kontrak dibuat dengan karyawan, yang memperhitungkan semua perubahan yang dibuat.

Dengan pesanan baru, Anda perlu memberi tahu semua karyawan yang akan terus memproses dokumen yang diperlukan. Anda juga dapat menambahkan ke daftar pengenalan karyawan yang akan terpengaruh secara langsung oleh perubahan yang dibuat.

Jika pesanan memperkenalkan posisi baru, maka Anda perlu menunjukkan nama mereka, serta berapa banyak unit staf yang diatur. Dokumen ini diterima segera jika tidak mempengaruhi kepentingan salah satu karyawan yang sudah dipekerjakan.

Perhatian! Jika jumlah unit berkurang, maka dalam dokumen yang dibuat perlu dicatat nama, jumlah unit staf yang ditarik, dan tanggal mulai berlakunya perintah. Pada saat yang sama, harus diingat bahwa proses pengurangan adalah proses yang panjang di mana perlu untuk memberi tahu karyawan itu sendiri dan otoritas yang kompeten secara tepat waktu.

Periode pemberitahuan bisa 2-3 bulan, tergantung pada jumlah orang yang diberhentikan. Juga, undang-undang mendefinisikan jenis karyawan yang tidak dapat diberhentikan.

Periodisitas periode persiapan dan penyimpanan dokumen

Biasanya, tabel kepegawaian dibuat untuk jangka waktu satu tahun, dan berlaku untuk seluruh periode. Namun, jika organisasinya kecil, dan pergerakan staf di dalamnya sangat jarang, Anda dapat mengadopsi dokumen ini selama beberapa tahun sebelumnya.

Setelah perubahan dilakukan pada tabel kepegawaian, dokumen sebelumnya tidak lagi berlaku dan kehilangan kekuatan hukumnya. Namun, itu harus disimpan di perusahaan untuk beberapa periode lagi, oleh karena itu, seperti biasa, cek mempengaruhi beberapa periode sebelumnya. Dan ini biasanya sampai 2-3 tahun.

Perhatian! Ada aturan bahwa kepegawaian yang tidak valid harus diarsipkan setidaknya selama 3 tahun lagi sejak tanggal penyelesaian tindakan. Aturan yang sama berlaku untuk dokumen dengan bantuan yang membuat perubahan dalam tabel kepegawaian.