Un exemplu de completare a formularului de personal t 3. Staffing. Nuanțele de înregistrare și modificări în tabelul de personal
personal- acesta este un document care conține informații despre posturi, numărul de unități de personal și tarifele, ținând cont de diferitele indemnizații ale diviziilor structurale ale organizației.
Cum să faci un tabel de personal
Ca formular de personal, se utilizează un formular unificat nr. T-3, aprobat prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 05.01.2004 nr. 1.
Tabelul de personal este alcătuit în funcție de diviziile structurale ale organizației în ordinea subordonării angajaților. Formularul de angajare este completat de un ofițer de personal, un economist de muncă sau un contabil. Tabloul de personal se aprobă prin ordin al șefului organizației.
Personal organizație: instrucțiuni pentru completarea formularului T-3
Completam campul „numele companiei” conform datelor din actele constitutive ale organizatiei.
Am pus codul OKPO al organizației.
Punem numarul, data tabelului de personal (in formatul zi, luna, an) si perioada de valabilitate a acestuia.
În rubrica „Aprobat” indicăm data și numărul ordinului șefului organizației privind aprobarea tabloului de personal, numărul total de unități de personal.
Să începem să completăm tabelul.
În prima și a doua coloană indicați numele și codul unității structurale a organizației.
În coloana a treia, indicăm poziţia conform Clasificatorului Ocupaţiilor pentru fiecare unitate structurală în ordinea subordonării.
În coloana a patra, indicăm numărul de unități de personal pentru fiecare post.
În coloana a cincea punem în jos rata tarifară (salariul) în ruble pentru fiecare poziție.
Coloanele a șasea-a opta „Taxe suplimentare” sunt completate dacă există plăți suplimentare (în ruble) către angajații din anumite posturi pentru condiții speciale de muncă, ore de lucru, cunoștințe speciale sau bonusuri de stimulare.
Valorile din coloana a noua sunt calculate prin însumarea numerelor din coloanele 5-8 și înmulțirea cu numărul de posturi din coloana a patra pentru fiecare poziție.
Scoatem numărul total de unități de personal (suma valorilor din coloana a patra) și fondul total de salarii lunar (suma valorilor din coloana a noua).
Punem semnăturile șefului departamentului de personal, contabilul șef.
Se pot face modificări în tabloul de personal în legătură cu introducerea unui nou post, redenumirea acestuia, transferul la un alt departament, modificarea tarifului etc. pe baza ordinului conducătorului organizaţiei.
Pe lângă legi, activitățile întreprinderilor rusești sunt reglementate de documentele lor interne. Unele dintre ele trebuie efectuate fără greșeală după forme strict stabilite. Altele sunt dezvoltate de organizații în mod independent, pe măsură ce sunt necesare.
Documentele locale includ tot felul de instrucțiuni, regulamente, reguli, contracte etc.
Dragi cititori! Articolul vorbește despre modalități tipice de a rezolva problemele juridice, dar fiecare caz este individual. Daca vrei sa stii cum rezolva exact problema ta- contactati un consultant:
APLICAȚIILE ȘI APELURILE SUNT ACCEPTATE 24/7 și 7 zile pe săptămână.
Este rapid și ESTE GRATUIT!
Ele diferă de alte acte:
- aprobarea este efectuată de conducerea întreprinderii;
- operează doar în cadrul unei singure organizații;
- continutul nu contravine legilor, nu inrautateste pozitia angajatilor;
- au o anumită perioadă de valabilitate.
O astfel de documentație include tabelul de personal, care este format în majoritatea organizațiilor moderne. Îndeplinește mai multe funcții simultan.
Ce este un tabel de personal?
Pentru a forma personalul și numărul total de personal al întreprinderii se întocmește un tabel de personal. Este un document local care reflectă structura companiei și include o listă de posturi, posturi de personal și numărul total de angajați. Tabelul de personal reflectă, de asemenea, informații despre salarii, salarii și indemnizații curente.
Nu există un consens dacă organizația ar trebui să mențină un tabel de personal. Este determinat de poziție.
Baza normativă
Consolidarea legislativă a definiției „efectuării de personal” se găsește numai în Codul penal al Federației Ruse. În partea 2 a articolului 57, acesta este interpretat ca un document organizatoric și administrativ care stabilește componența numerică și oficială a întreprinderii și reflectă statul de plată.
Formularul de personal (formular T-3) este stabilit de Comitetul de Stat pentru Statistică. Corectitudinea completarii acestuia este stabilita prin Rezolutia nr.1 din 01/05/2004.Este de natura consultativa, prin urmare poate fi schimbata in organizatie in functie de necesitati. Puteți descărca gratuit formularul original din orice sistem juridic.
Legea stabileste ca atunci cand in contractul de munca este mentionata doar specialitatea sau functia salariatului, conduita este obligatorie. Acesta trebuie întocmit conform tuturor regulilor stabilite.
În cazul unei descrieri detaliate a sarcinilor de muncă într-un contract cu un angajat al întreprinderii, programul nu este necesar.
În plus, legislația scutește întreprinzătorii individuali de la formarea sa, adică. este prevăzută numai pentru persoane juridice. Cu toate acestea, în realitate, inspectorii impun amenzi angajatorilor în valoare de 50.000 de ruble pentru încălcarea Codului Muncii.
De ce scrie un document?
Personalul are un efect semnificativ asupra întreprinderii. În primul rând, facilitează analiza compoziției personalului. În al doilea rând, arată o imagine completă a remunerației personalului.
Pe baza programului, se rezolvă următoarele probleme:
- angajarea și concedierea lucrătorilor;
- litigii judiciare de muncă;
- compilare .
Acest document este necesar și la efectuarea controalelor de către Fondul de Asigurări Sociale și fisc. În ciuda faptului că întreținerea acestuia nu este necesară, auditorii au nevoie de el pentru a reconcilia calculele pentru acumularea de numerar făcută angajaților întreprinderii.
Dacă este necesar să se furnizeze informații din lista de personal către terți într-o cantitate limitată, se face un extras din aceasta. Nu există cerințe pentru designul său.
Cine este responsabil de compilare
Legea nu stabilește cine trebuie să formeze lista de personal. În practică, este întocmit de un specialist în departamentul de personal sau de un contabil. Cu toate acestea, puteți încredința această problemă oricărui alt specialist: șefului companiei, unui grup special organizat, angajaților departamentului juridic sau economic.
Un director de locuri de muncă calificat indică faptul că programarea este de competența unui economist de muncă. Prin urmare, la completarea acestuia ar trebui să ia parte cel puțin un specialist în domeniul economiei.
Reguli de completare și un eșantion al formularului unificat T-3
Algoritmul de umplere pas cu pas, compilat în conformitate cu regulile stabilite, este următorul:
| Numele companiei | Se indică în deplină conformitate cu documentația constitutivă. Dacă există un nume complet și prescurtat, îl puteți înregistra pe oricare dintre ele. Pentru a preveni situațiile discutabile, este mai bine să aprobați o singură opțiune în instrucțiunile pentru completarea detaliilor întreprinderii. |
| Numărul și data | Este important de luat în considerare că documentul poate să nu intre în vigoare imediat, ci în viitor. Pe baza acestui fapt, data ar trebui să fie aplicată corespunzător. Deci, dacă programul este planificat a fi pus în funcțiune de la 1 ianuarie 2019, atunci trebuie indicată această dată. |
| Denumirea unității structurale |
|
| Cod departament | Ar trebui să corespundă structurii ierarhice a organizației. |
| Poziţie | Această coloană trebuie să respecte cu strictețe contractele și cărțile de muncă. Categoria, specialitatea și categoriile de personal sunt indicate în conformitate cu OKP și Ghidul de calificare. Lista posturilor este întocmită în funcție de ierarhie: în primul rând, conducerea, apoi adjuncții săi, specialiștii și muncitorii de rând. |
| Numărul de unități de personal |
|
| Rata tarifară | Trebuie să depășească salariul minim. Este imposibil să scrieți, de exemplu, 25 - 30.000 de ruble. Trebuie să arăți un anumit salariu. Dacă se modifică sub influența oricăror condiții, sunt necesare următoarele coloane ale documentului. |
| Trei coloane pentru indemnizații | Acestea sunt completate pe baza normelor statutare, a sistemelor de bonusuri determinate de organizație în mod independent, a orelor de lucru și a prezenței condițiilor dăunătoare. Sumele pot fi indicate atât în unități absolute (ruble), cât și în unități relative (procente). |
| Salariul general | Se calculează prin adăugarea sumelor prezentate în coloanele 5-8. |
| Note | De completat dacă este disponibil. |
| Total | Se reflectă suma indicatorilor coloanelor de-a lungul verticalei: câte unități de personal există în întreprindere, suma totală a salariilor, indemnizațiilor și salariilor. |
Din exemplul de mai sus, se poate observa că personalul Alisa LLC a fost aprobat pentru 2019 în valoare de 9 unități prin ordinul nr. 74 din 24 decembrie 2017. Tariful este de 306.000 de ruble, salariul lunar este de 340.850 de ruble.
Ordin de aprobare
Aprobarea personalului întreprinderii se realizează prin ordin special, care este menționat în textul acesteia.
Un exemplu de text al unui ordin conform modelului de mai sus: „Aprobați tabelul de personal din 24 decembrie 2019 nr. 74 cu o putere de 9 unități de personal, cu un salariu lunar de 4.090.200 de ruble”.
În acest exemplu, statul de plată este calculat după cum urmează: 340850 * 12 = 4090200 (ruble).
Orarul este semnat de șeful întreprinderii și de contabilul său șef. Când include mai multe foi, puteți pune semnături pe fiecare foaie. În acest scop, în document sunt prevăzute câmpuri speciale. O astfel de certificare este necesară în companiile care aprobă inițial programul în sucursale, iar apoi la sediul central.
Ștampilarea tabloului de personal aprobat este permisă, deși nu este obligatorie. Se intocmeste, de regula, pe o perioada de un an.
Exemplu de formular de completare T-3:
Modificare
În timpul funcționării tabelului de personal, poate fi necesar să se facă modificări la acesta în următoarele cazuri:
- se modifică componența personalului;
- se creează noi divizii;
- pozițiile vechi sunt eliminate sau sunt introduse poziții noi.
Puteți face modificări într-unul din două moduri: înlocuiți complet documentul sau faceți ajustări printr-o comandă separată.
Dacă se comandă o adăugare, trebuie să se precizeze motivul:
- extinderea sau contracția activităților companiei;
- eliminarea funcțiilor repetitive;
- noutăți legislative care necesită o astfel de modificare;
- îmbunătățirea eficienței managementului;
- reorganizarea întreprinderii.
La schimbarea tabelului de personal trebuie facute modificari si la documentatia personala a angajatilor firmei: carnet personal, carnet de munca.
Angajatului i se anunță în scris o modificare a salariului (bonusuri, indemnizații) cu 2 luni înainte de finalizarea acestui eveniment. Astfel de ajustări ar trebui făcute nu numai programului, ci și contractului principal cu angajatul prin încheierea unui acord suplimentar.
Conform Instrucțiunii nr. 69, în primul rând, personalul este informat cu privire la modificările aduse tabloului de personal, iar ulterior, contractele de muncă sunt ajustate în baza unui ordin, ordin sau altă decizie.
Perioada de valabilitate și posibile penalități
Tabelul de personal trebuie păstrat în arhiva organizației timp de trei ani de la data expirării acestuia.
Codul de infracțiuni administrative al Federației Ruse prevede sancțiuni pentru încălcări în tabelul de personal. În conformitate cu articolul 5.27, o amendă în valoare de 2-5 mii de ruble este aplicată unui funcționar și unui antreprenor individual și 50-80 mii de ruble întreprinderilor.
Tabelul de personal este un document de reglementare care indică date privind componența structurală, numărul de posturi vacante, lista de posturi, calificările cerute ale angajaților, valoarea salariilor, bonusurile pentru condiții speciale de muncă și alte informații despre personalul organizației. .
Dragi cititori! Articolul vorbește despre modalități tipice de a rezolva problemele juridice, dar fiecare caz este individual. Daca vrei sa stii cum rezolva exact problema ta- contactati un consultant:
APLICAȚIILE ȘI APELURILE SUNT ACCEPTATE 24/7 și 7 zile pe săptămână.
Este rapid și ESTE GRATUIT!
Este necesar pentru formarea normală a personalului și dimensiunea companiei.
Ce este acest document?
Acesta este un text de reglementare, pe baza căruia se formează structura, diviziunile, se aprobă numărul de angajați ai companiei, iar rata salarială depinde de funcția deținută.
Puteți elabora un tabel pentru compilarea dvs., în funcție de nevoile companiei, sau puteți descărca gratuit un formular gata făcut în excel al unui formular standard.
Baza normativă
Hotărârea Comitetului de Stat de Statistică din 5 ianuarie 2004 nr. 1 a aprobat „Forma unificată de documentație contabilă primară pentru contabilizarea muncii și plata acesteia” nr. T-3, destinată întocmirii tabloului de personal.
Codul Muncii al Federației Ruse nu prevede nicăieri că organizațiile sunt obligate să întocmească un document, dar prevede că funcțiile de muncă ale unui angajat sunt determinate de funcție, în conformitate cu tabelul de personal.
Ceea ce este necesar?
Îndeplinește câteva funcții importante care vă permit să optimizați activitatea întreprinderii, să structurați activitatea întregii organizații și a diviziilor sale individuale.
Dacă există un program, este întotdeauna clar dacă toate posturile vacante sunt ocupate, recrutarea este simplificată.
Un format destul de convenabil care îndeplinește mai multe sarcini în același timp, datorită căruia puteți:
- ușor de urmărit structura companiei;
- aveți întotdeauna la îndemână un tabel în care există un număr total de posturi vacante, precum și o defalcare pe departamente și ateliere;
- urmărirea sistemului de recompense materiale;
- stabilirea cuantumului stimulentelor financiare;
- urmăriți rapid posturile vacante.
Obligatoriu sau nu?
In orice contract de munca, inclusiv la angajarea unui salariat, se indica ca acesta a fost acceptat conform tabelului de personal.
Mai mult, în timpul inspecțiilor la fața locului, lucrătorii de asigurări sociale și fiscali solicită întotdeauna un document. Absența acestora este adesea considerată o încălcare a Codului Muncii al Federației Ruse, pentru care întreprinderea poate fi amendată.
În orice caz, pentru a evita probleme, este mai bine să întocmești un tabel de personal.
Motive pentru compilare
Motivele pentru întocmirea tabelului de personal sunt:
- crearea unei noi organizații;
- reorganizarea întreprinderii în legătură cu extinderea sau reducerea producţiei.
Șeful emite un ordin de creare a unui tabel de personal, contabilul-șef și șeful departamentului de personal se familiarizează cu acesta, pe baza ordinului se creează și se semnează un nou SR.
Diferență față de aranjamentul standard
În multe întreprinderi, împreună cu programul principal, se utilizează așa-numita formă de muncă - personal.
Acesta este un formular simplificat, unde este indicată lista profesiilor și posturilor de ocupat.
Spre deosebire de formularul T-3, este de natură operațională, se modifică dinamic în funcție de transformările numerice sau calitative și nu necesită un ordin separat pentru modificarea sau aprobarea acestuia.
De obicei, lista de locuri de muncă indică informații despre anumiți angajați care dețin o anumită funcție sau un anumit statut de post vacant (angajat sau liber), spre deosebire de cea principală, care arată doar numărul de posturi vacante.
RS-ul nu permite să înțelegem care dintre angajați ocupă ce post și dacă un anumit post vacant este sau nu ocupat.
Documentul nu este obligatoriu, dar este destul de convenabil pentru munca personalului operațional, în special în companiile mari; este adesea folosit pentru a controla rapid ocuparea posturilor vacante.
Personal în 2019
Când și pentru ce perioadă este întocmit și aprobat?
Documentul este planificat în mod inerent, ceea ce înseamnă că ar trebui să fie actualizat anual.
Legea nu stabilește anumite perioade de valabilitate, perioade de schimbare sau număr, în fiecare organizație astfel de probleme sunt reglementate în mod independent, după caz.
Se intocmeste la o data anume, aprobata si certificata, de regula in fiecare an la 1 ianuarie, ulterior putand fi editata in cursul anului.
Dacă în cursul anului programul s-a schimbat în mod repetat și semnificativ, atunci la începutul următorului an calendaristic se întocmește un nou document actualizat.
Forma, secțiuni și conținut
Formularul T-3, dezvoltat de Comitetul de Stat de Statistică, este cel mai adesea luat ca bază, dar companiile au dreptul să adauge propriile coloane și linii dacă este necesar.
Este format din trei secțiuni, fiecare având propria sa încărcătură de informații:
- lista diviziilor structurale;
- numele posturilor, profesiilor, specialităților angajate în companie;
- cuantumul și forma remunerației pentru fiecare specialitate sau funcție.
Reguli și algoritm de umplere pas cu pas
Pentru a elabora în mod competent un SHR pentru o organizație de stat sau o firmă comercială, ar trebui să utilizați formularul T-3:
- În primul rând, se completează așa-numitul „cap” al unui formular unificat, unde numele, codul OKPO și alte date sunt fixate. Asigurați-vă că notați data compilării și numărul.
- Urmează conținutul, care este un tabel cu 10 coloane numerotate. Toate trebuie completate.
- Nume. Aici sunt înregistrate numele tuturor unităților structurale ale companiei conform structurii ierarhice.
- Codul.Șeful întreprinderii atribuie un cod unic fiecărei unități structurale, care este afișat în acest paragraf.
- În conformitate cu datele clasificatorului de profesii, se scrie codul postului fiecare angajat al întreprinderii, categoria sa, categoria de calificare. Trebuie reținut că titlul exact al postului din program, contract și carte de muncă trebuie să se potrivească.
- Se înregistrează numărul total de unități pentru fiecare dintre posturile disponibile. Atunci când există unități pentru jumătate din tarif sau alte posturi vacante cu normă parțială, acestea trebuie scrise în numere fracționale, ca fracțiuni din rata completă. Aici sunt menționate și posturile vacante și posturile planificate pentru introducere.
- În funcție de schema de remunerare acceptată, aici se înregistrează salariul, un procent din veniturile angajatului, o parte convenită a profitului, adică orice sumă lunară necesară pentru un anumit post vacant în ruble. Trebuie reținut că cuantumul prestației lunare în numerar nu poate fi mai mic decât salariul minim adoptat în regiune.
- În coloanele 6, 7 și 8 se înregistrează indemnizațiile compensatorii plăți de stimulente și bonusuri prevăzute pentru anumite situații. Acestea sunt fie fixe, fie ca procent din rată sau salariu.
- Punctul 9 servește la rezumarea indicatorilor introduși în coloanele cinci până la opt. Cu indemnizațiile fixe, toate sumele sunt pur și simplu adunate și suma totală în ruble este înregistrată, în termeni procentuali, se calculează raportul total al tuturor indemnizațiilor ca procent din salariu sau rata.
- Ultima coloană este pentru note speciale., comentarii și note.
După completarea tuturor punctelor, trebuie să obțineți suma totală pentru toate diviziile structurale ale întreprinderii și separat pentru organizație. Pentru a face acest lucru, indicatorii fiecărei coloane sunt adăugați în linia finală.
Lista de personal este aprobată și semnată de șeful departamentului de personal și de contabilul șef. Nu este necesară aplicarea unei ștampile.
Procedura de aprobare
Este discutat și aprobat de șefii tuturor diviziilor structurale ale întreprinderii, după care este studiat cu atenție de ofițerul de personal și contabilul șef.
Vederea lucrării de către aceste două persoane este factorul decisiv pentru acceptare.
După observare, șeful organizației emite un ordin de aprobare a noului SHR al întreprinderii și abia după aceea se notează data, se atribuie un număr.
Ordinul este semnat personal de șeful sau de o persoană care îl înlocuiește, care are dreptul să semneze actele relevante.
Drepturile de vizualizare a tuturor documentelor importante, și aceasta în special, sunt prevăzute în actele constitutive și statutare.
Ordin de aprobare (probă completată):
Cine semneaza?
Conform Regulilor de completare a formularului T-3, acesta trebuie certificat de șeful departamentului de personal și de contabilul șef al organizației pe ultima foaie.
Pe lângă aceste două posturi, sunt permise semnăturile altor angajați, dar dacă acest lucru este prevăzut, atunci trebuie făcută o completare la formular.
Forma T-3 ocupă cel mai adesea mai mult de o foaie, prin urmare, după ce este compilată, este cusată, iar paginile sunt numerotate. Dacă este necesară semnarea fiecărei foi, se adaugă o linie de semnătură în partea de jos a fiecărei pagini.
Există un sigiliu?
Documentul nu trebuie ștampilat.
Exemplu de document
Un exemplu de tabel de personal compilat:
Tabelul de personal al companiei este completat pe un formular standard T-3, care poate fi descărcat gratuit de pe site-ul nostru:
La completarea formularului, trebuie să urmați instrucțiunile și regulile de înregistrare și anume:
- Numele tuturor diviziilor structurale sunt înregistrate strict în conformitate cu cele aprobate.În același timp, orice organizație comercială își poate numi diviziile la discreția lor, iar agențiile guvernamentale trebuie să fie ghidate de clasificatoare, directoare și alte documente de reglementare.
- Diviziunile structurale sunt codificate de organizație în mod independent, codurile sunt destinate doar gestiunii documentelor și desemnării locului unității în organizație și nu joacă un rol deosebit.
- Pentru a determina denumirile posturilor, se recomandă să vă ghidați de clasificatori profesii și funcții, care, pe lângă denumirile în sine, conțin și denumirile lor de cod. Posturile vacante sunt fie marcate în note, fie mutate în partea de jos a paginii.
- Numărul de posturi de personal este aprobat în conformitate cu nevoile companieiși pe baza fezabilității economice.
- Indicatorii de cost în conformitate cu regulile de gestionare a documentelor sunt indicați în ruble cu două zecimale după virgulă. De asemenea, în documentul aprobat, este permisă indicarea salariului nu într-o anumită sumă, ci în anumite limite, de exemplu: 5.000 - 7.000 de ruble. Acest lucru permite salariaților să fie plătiți fără a egaliza pe toți, dar în conformitate cu contribuția sau calificările fiecăruia.
- Toate indemnizațiile, bonusurile și plățile de stimulente sunt combinate într-o singură subsecțiune, unde se notează exact pentru ce este stabilită suprataxa.
Pentru IP
Conform normelor legislației muncii, o organizație de orice formă de proprietate este obligată să aibă un tablou de personal. Dar nu există nicio indicație directă a necesității sale de IP.
În practică, nu toți întreprinzătorii individuali au un document. Cel mai adesea este compilat dacă numărul de angajați este mai mare de trei.
Multe IP-uri ignoră complet designul său. Cu toate acestea, întocmirea unui document în prezența mai multor angajați este de dorit.
Pentru instituţiile bugetare
Pe lângă finanțarea de la stat, organizațiile bugetare pot strânge fonduri din alte surse, de exemplu, pentru furnizarea de servicii plătite sau diverse subvenții pentru realizarea unei sarcini municipale sau de stat.
În acest caz, remunerarea angajaților individuali poate proveni din surse diferite. Prin urmare, unele organizații practică formarea a două și, în unele cazuri, a trei mese de personal.
Cu toate acestea, legislația nu prevede o astfel de împărțire a resurselor umane în părți; este prescris să se formeze un singur document pentru toți angajații.
Timpii de păstrare a organizației
În acest caz, sancțiunile sunt:
- pentru un funcționar de la una la cinci mii de ruble;
- antreprenor individual de la una la cinci mii de ruble;
- pentru o persoană juridică de la treizeci la cincizeci de mii de ruble.
Modificare
Există două moduri de a schimba:
- înlocuirea documentului în sine, cu alte cuvinte, crearea unuia nou, cu următorul număr de serie;
- modificarea celei curente prin corectarea înregistrării, adăugarea uneia noi sau ștergerea unei unități de personal care nu mai este valabilă.
Toate modificările sunt confirmate prin comenzi numai după ce a fost emisă și semnată o comandă pentru modificarea tabelului de personal. Apoi puteți face corecții sau ajustări.
Comanda trebuie să indice motivul modificării.
Documentul este publicat în formă liberă cu mențiunea obligatorie:
- Numele Companiei;
- Tipul documentului;
- data și numărul de înregistrare.
Aprobarea de către șef este obligatorie, în plus, ordinul este convenit cu contabilul-șef și șeful departamentului de personal.
Exemplu de comandă:
Motive și temeiuri
Pot exista mai multe motive pentru schimbare, inclusiv:
- modificarea componenței angajaților;
- formarea de noi departamente;
- excluderea posturilor vechi;
- introducerea de noi posturi.
În plus, ordinul de modificare poate include următoarele motive:
- reorganizarea companiei sau optimizarea activităților;
- reducerea sau creșterea personalului.
Redenumirea jobului
Atunci când redenumești poziția oricăruia dintre angajații organizației, trebuie să:
- faceți o înregistrare în rândul corespunzător în coloana 10 „Note”;
- eliminați posturile inutile și introduceți altele noi și indicați pe ce bază postul este redenumit, de la ce dată și cum va fi numit în noua ediție.
Nu este necesar să ștergeți sau să adăugați nimic în coloanele rămase, este suficientă o intrare în a zecea coloană.
Modificarea salariului
Există multe motive pentru modificarea salariului angajaților companiei: poate fi o creștere a calificărilor unui angajat și numirea unui salariu personal.
În orice caz, o astfel de modificare trebuie să fie indicată în tabelul de personal în același mod ca la redenumirea unui post.
În legătură cu optimizarea
Într-o companie activă, nu este neobișnuit să apară modificări în programul personalului.
Motivele sunt diverse:
- redistribuirea sarcinilor între angajați;
- introducerea combinației interne;
- deschiderea de noi unități de producție sau reprofilarea celor vechi;
- alte cazuri legate de optimizarea producţiei.
Toate modificările necesită emiterea unei comenzi corespunzătoare și consolidarea în documentul privind diviziile structurale și unitățile de personal.
Introducerea unui nou post
După câțiva ani de muncă, majoritatea companiilor se extind, se deschid noi filiale.
Desigur, acest lucru necesită o creștere a numărului de angajați, adăugarea de noi posturi vacante.
Pentru a introduce o nouă poziție, trebuie să:
- emite un ordin cu privire la schimbările de stat;
- face modificări în înregistrări;
- întocmește o fișă a postului.
Eliminarea (reducerea) ratei
Reducerea cotei implică excluderea posturilor, în timp ce salariații cărora le sunt reduse funcțiile sunt supuși concedierii.
Dar, deoarece o condiție prealabilă pentru o reducere este un avertisment cu cel puțin două luni înainte, noul program începe să funcționeze abia după expirarea acestei perioade.
Întocmirea unuia nou se poate face în prealabil, mai ales că prezența unui nou tablou de personal aprobat poate servi drept confirmare a legalității concedierii salariaților.
Modificarea salariului minim
Dacă salariul oficial în SHR este stabilit în conformitate cu salariul minim, atunci cu orice modificare a salariului minim trebuie schimbat și tabloul de personal.
Un ordin este emis într-o formă arbitrară, unde este prescris pe ce bază și la ce angajați se modifică salariul, apoi se fac modificări în SHR însuși. Procesul de schimbare este descris mai sus.
Cum se fac amendamente?
La efectuarea oricăror modificări ale orarului, societatea trebuie să fie ghidată de și, acolo unde se indică faptul că orice modificare a contractului de muncă este posibilă numai cu acordul părților.
În același timp, organizația trebuie să notifice angajații că schimbările sunt planificate cu cel puțin două luni înainte.
Există o anumită procedură de efectuare a modificărilor pe care toți angajatorii sunt obligați să o urmeze, primul pas ar trebui să fie emiterea unui memoriu care să cuprindă motivele pentru care se efectuează modificări. Apoi, angajatorul este obligat să notifice în scris toți angajații care sunt afectați de modificări.
Angajații au dreptul fie să fie de acord cu inovațiile propuse prin semnarea unui anunț, fie să refuze.
În cazul în care posturile de schimbat sunt vacante, termenul de două luni nu este necesar. Astfel de poziții pot fi reduse oricând.
Când este necesar un nou document?
Nu există standarde pentru frecvența de compilare; aceasta poate fi aprobată o singură dată și poate fi valabilă pentru o perioadă lungă de timp dacă nu există modificări majore în componența organizației.
Cu modificări minore, o comandă și note în programul curent sunt suficiente.
Extras din document
Fiecare angajat poate primi un extras din program, care va reflecta o parte din informațiile care se referă la acest angajat, orice alte date (despre alți angajați, departamente) nu pot fi înregistrate în extras.
Cine are nevoie și în ce cazuri?
Un extras poate fi necesar pentru ca un angajat al organizației să participe la licitație, precum și pentru depunerea la:
- Fond de pensie;
- la inspectoratul fiscal sau de muncă;
- la Fondul de Asigurări Sociale.
Pentru a obține un extras, trebuie să depuneți o cerere cu o cerere, unde să indicați în ce scopuri este solicitat extrasul.
Cum să compun?
Algoritmul pentru compilarea unui extras este următorul:
- Numele complet și scurt al organizației.
- Titlul, care indică data întocmirii și detaliile ordinului care a aprobat orarul.
- Perioada de valabilitate este de obicei indicată astfel: „Intrat în vigoare de la...”.
- Partea de conținut, unde este indicat numărul total de angajați, apoi un tabel în formularul T-3, în care sunt introduse doar datele solicitantului.
- Semnături. Semnat de antreprenor și de șeful departamentului de personal.
Probă:
Nuanțe
Este permisă rotunjirea?
Toate posturile de personal sunt ocupate în conformitate cu rata, dacă programul indică faptul că postul este determinat la jumătate din rata, atunci rotunjirea la un număr întreg nu este permisă.
Cum să restabiliți dacă a fost pierdut sau deteriorat?
Restaurarea va necesita parcurgerea mai multor pași și anume:
- Examinați toate documentele disponibile la întreprindere.
- Verificați disponibilitatea documentelor de personal, caracterul complet al acestora.
- Analizați conținutul tuturor contractelor de muncă disponibile departamentului de personal.
- Verificați și analizați toate registrele de muncă din personal.
- Pe baza analizei, întocmește o fișă de lucru, în care să introduci toți angajații întreprinderii, pozițiile acestora și alte date disponibile.
- Sistematizează fișa de lucru și, pe baza acesteia, întocmește un nou tabel de personal, aprobă-l în conformitate cu regulile.
Cât de des te poți schimba?
Cât de des și pentru ce perioadă legislația nu denumește, dar având în vedere că documentul este planificat în mod inerent, se presupune că ar trebui actualizat anual, împreună cu alte documentații contabile.
Cu toate acestea, dacă nu există modificări majore în politica de personal a organizației, atunci, emisă o singură dată, poate fi valabilă mai mult de un an, va fi suficient să se emită o listă de modificări.
Cum se afișează plata orară?
În coloana 5 din tabelul de personal este indicat standardul de remunerare pe oră, apoi în coloana 10 se notează: „Plata orară” și se face trimitere la prevederea care reglementează o astfel de ordine de remunerare.
Cum să reflectați jumătate din rata în document?
Poate încheia atât contracte civile, cât și contracte de muncă cu angajații săi. Articolul 57 din Codul Muncii al Federației Ruse numește indicarea „muncă în funcție de poziție în conformitate cu lista de personal” o condiție obligatorie a contractului de muncă. La compilarea tabelului de personal pentru întreprinzătorii individuali pe o bază simplificată, un exemplu din care vom lua în considerare mai jos, vă recomandăm să utilizați formularul unificat nr. T-3, aprobat prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 05.01.2004 nr. 1.
Ce este personalul și de ce este necesar?
Tabelul de personal este un document intern prin care un antreprenor individual aprobă structura, numărul angajaților săi cu normă întreagă și salariul acestora în conformitate cu funcția deținută.
Antreprenorul poate dezvolta el însuși forma documentului, dar este mai ușor să se utilizeze formularul unificat nr. T-3. Secțiunile sale principale includ:
- denumirea unității structurale (departament, magazin etc.),
- funcția angajatului (poziția specificată în contractul de muncă trebuie să corespundă cu postul din lista de personal),
- numărul de posturi de personal prevăzute pentru fiecare post,
- salariu sau tarif (depinde de forma acceptată de remunerare),
- data intrării în vigoare a programului.
Numele salariaților care ocupă posturi nu sunt indicate în grafic, aceștia sunt numiți prin ordin după aprobarea personalului. IP nu ar trebui să se înscrie în lista personalului, deoarece conform Codului Muncii nu este angajat. Programul este aprobat și pus în aplicare printr-un ordin semnat de întreprinzător.
Legea nu conține o cerință directă ca toți angajatorii să întocmească un tabel de personal, dar în practică este mai bine să nu neglijăm acest document important de personal. Si de aceea:
- fără un tablou de personal aprobat, este imposibil să se efectueze o reducere a personalului și concedierea angajaților în temeiul alin.2 al art. 81 din Codul Muncii al Federației Ruse;
- lista de personal sau extrase din aceasta sunt solicitate adesea în cadrul auditului de către organele fiscale și fondurile extrabugetare, inspectoratul de muncă;
- absența unui tablou de personal amenință antreprenorul cu avertisment sau amendă.
Exemplu de tabel de personal 2018
Să luăm în considerare cum să completam tabelul de personal pentru antreprenorii individuali pe o bază simplificată. Un exemplu de orar adoptat și valabil în 2018 este prezentat mai jos.
Pentru a afla ce profesii există și cât primesc angajații angajați în acestea, trebuie să te uiți la tabelul de personal. Acest document este unul dintre cele principale din întreprindere, fixează nu numai salariul, ci și numărul de angajați necesari activității. Datorită importanței documentului, întocmim tabelul de personal pentru anul 2019 în conformitate cu toate regulile.
Tabelul de personal în formularul T-3 este un act de reglementare local care își fixează structura organizatorică la întreprindere.
Precum si o lista a profesiilor care exista in companie, cu indicarea numarului de persoane necesare activitatii. De fapt, documentul constă în întregime dintr-un tabel în care datele sunt grupate pe departamente.
Salariul din acesta este reflectat pentru luna calendaristică, cu o decodare a părților sale constitutive. Pe baza acestor indicatori se determină cheltuielile companiei pentru atragerea forței de muncă angajate, se întocmesc diverse planuri și se iau cele mai importante decizii în domeniul managementului companiei.
Tabelul de personal este ghidat la introducerea datelor în angajați - acest acord trebuie să conțină denumirea profesiei angajatului, corespunzătoare tabelului de personal strict aprobat, precum și un anumit salariu.
Pe baza acestui document, un specialist de personal poate determina și disponibilitatea posturilor vacante. Pentru a face acest lucru, trebuie să compare informațiile din tabelul de personal cu numărul real de angajați angajați. Dacă este nevoie la întreprindere, inspectorul de resurse umane depune o cerere la serviciul de ocupare a forței de muncă.
Atenţie! Legislația nu fixează acest act local ca parte a standardelor obligatorii care ar trebui să fie în fiecare companie. Cu toate acestea, dacă întreprinderea decide să efectueze procedurile stabilite de stat (de exemplu, concedierea din cauza reducerii personalului), atunci masa de personal trebuie să existe.
În plus, alte acte locale ale companiei pot prevedea prezența obligatorie a acesteia în societate. Se aplică lor în primul rând. Și, de asemenea, necesitatea existenței unui tablou de personal la întreprindere poate fi stabilită printr-o legătură în contractul de muncă cu angajatul la aceasta.
În același timp, fiecare manager ar trebui să-și amintească că societatea sa poate fi trasă la răspundere nu pentru lipsa unui tablou de personal, ci pentru executarea incorectă a acestuia.
SRL și IP - cine ar trebui să alcătuiască personalul?
Codul Muncii al Federației Ruse, în ceea ce privește reglementarea condițiilor obligatorii, stabilește necesitatea ca profesia specificată în contract și salariul corespunzător acesteia să corespundă cu tabloul de personal al entității comerciale.
Din aceasta putem concluziona că personalul trebuie să fie într-o firmă sau un antreprenor dacă au contracte de muncă.
Astfel, dacă un antreprenor individual lucrează independent, fără implicarea angajaților angajați, nu ar trebui să întocmească un tabel de personal. Implicarea artiștilor interpreți sau executanți în temeiul contractelor civile, de asemenea, nu va necesita executarea acestui act local.
SRL și alte forme de organizare a unei persoane juridice care au cel puțin un acord cu directorul companiei trebuie deja să elaboreze și să utilizeze tabelul de personal.
Crearea unui tablou de personal în companii este încredințată în principal unor specialiști dintr-o firmă de personal care efectuează o serie de măsuri de determinare a costurilor cu forța de muncă pentru fiecare profesie specificată în prezentul act. Pe baza constatărilor, se determină numărul necesar de angajați pentru ca întreprinderea să își poată desfășura activitățile.
Dacă numărul de angajați din întreprindere este nesemnificativ, această îndatorire poate fi atribuită unui contabil, economist, avocat sau managerului însuși.
Cerințe pentru documente
Legislația nu impune reguli speciale privind tabloul de personal, cu excepția faptului că funcția sau profesia indicată în acesta trebuie să corespundă posturilor și profesiilor pe care angajatorul le consemnează în contractele de muncă întocmite cu fiecare salariat.
- Se recomandă aderarea la formularul de personal, care este stabilit de Rosstat (formular T-3).
- Actul local trebuie aprobat prin ordin al șefului.
- Este permisă întocmirea unui tabel de personal pe mai multe foi, în timp ce nu este necesară dantelă și sigilarea acestora cu semnătură și sigiliu. Puteți fixa pur și simplu foile cu o agrafă.
- În unele situații, profesiile reflectate în lista de personal trebuie să corespundă neapărat directoarelor de profesii și funcții, iar pe lângă denumire, codurile acestora trebuie să se reflecte și în documente (De exemplu, prezența unor profesii cu riscuri periculoase și nocive). factori).
- Prezența unui sigiliu al companiei pe lista personalului nu este obligatorie.
- Când schimbați tabelul de personal, dacă acestea sunt nesemnificative, puteți pur și simplu să emiteți o comandă pentru aceste ajustări și să lăsați personalul în sine așa cum era.
În continuare, se fixează numărul personalului actual. Acesta trebuie atribuit în funcție de numărul de documente care au fost utilizate anterior în acest an. Alături este data la care a fost întocmit acest grafic.
În continuare se scrie data la care documentul devine valabil. Poate fi similar cu data compilarii sau poate veni mai tarziu. Cu toate acestea, este inacceptabil ca ziua începerii acțiunii să fie anterioară datei emiterii documentului.
În dreapta acestui câmp sunt coloane care înregistrează informații despre ordinul care a aprobat documentul (numărul și data acestuia), precum și numărul total de unități de personal din acesta.
Documentul în sine arată ca o masă mare.
Numara tabele „Unitate structurală” trebuie să conțină denumirea departamentului, conform structurii organizatorice dezvoltate. În cazul în care se introduce și o desemnare digitală împreună cu desemnarea scrisă a departamentului, aceasta trebuie indicată în coloana următoare.
De regulă, codul este format din numere sau din primele litere ale numelui departamentului. Totuși, dacă firma are mai multe sucursale sau divizii separate, atunci în codul departamentului pot fi incluse și codul orașului, codul regiunii etc.
ÎN coloana „Poziție” este necesar să se noteze titlul posturilor care sunt prezente în firmă. Este foarte important să aranjați structura documentului în așa fel încât după indicarea numelui unității în coloana anterioară, pozițiile incluse în acesta să fie enumerate într-o coloană.
Se recomandă ca atunci când specificați denumirile posturilor, să vă ghidați după cartea de referință OKPDTR. Dar pentru companiile comerciale, această regulă nu este obligatorie. Totodată, instituțiile bugetare sunt obligate să introducă în lista personalului posturi numai din acest director și să indice suplimentar categoria sau clasa salariatului.
buchproffi
Important! O societate comercială este obligată să indice categoria și clasa acelor posturi care sunt dăunătoare sau periculoase. Acest fapt este important la stabilirea unei vechimi preferenţiale şi a perioadei de pensionare anticipată.
ÎN coloana „Numărul de unități de personal” se înscrie numărul de angajați care urmează a fi angajați pentru acest post. Dacă prevede și acceptarea lucrătorilor cu fracțiune de normă, atunci numărul acestora este scris într-o expresie fracțională corespunzătoare cuantumului ratei de plătit - de exemplu, 0,5.
ÎN coloana „Salariu” se înregistrează salariul pe care salariatul îl va primi în timpul lucrului în acest post. Trebuie retinut ca exact acelasi salariu este consemnat in contractul de munca cu salariatul.
De asemenea, ar trebui să luați în considerare:
- Dacă la întreprindere sau în raport cu această poziție se adoptă o formă de plată la bucată, atunci în această coloană se înregistrează suma câștigurilor obținute prin înmulțirea tarifului cu volumul de produse create pe lună.
- Dacă este introdus un salariu orar pentru această poziție, atunci în această coloană puteți înregistra suma salariului pentru o oră. După aceea, în același rând, dar în coloana „Notă”, trebuie să indicați - „Salariu orar”, precum și să faceți o referire la documentul administrativ care a stabilit această caracteristică.
Acesta este urmat de mai multe coloane, unite printr-o subtitlu „Taxe suplimentare”. Aici trebuie să înregistrați informații despre diverse plăți de stimulente, dacă există și stabilite prin Regulamentul salarial, Regulamentul cu privire la bonusuri sau alte acte interne. Suma primei poate fi scrisă nu numai ca sumă fixă, ci și ca procent, coeficient etc.
În coloana „Total” se înregistrează fondul total de salarii pentru acest post. Se calculează ca înmulțirea salariului cu numărul de posturi de personal.
ÎN coloana „Notă” sunt necesare diverse note explicative. De exemplu, dacă la momentul înregistrării unui nou tabel de personal există un post vacant pentru orice post, atunci acest fapt trebuie reflectat în această coloană.
Întocmirea documentului se finalizează prin numărarea și indicarea numărului total de unități de personal și a fondului total de salarii.
După aceea, documentul întocmit integral trebuie semnat de contabilul-șef și de ofițerul de personal responsabil cu executarea acestuia.
Procedura de aprobare a tabloului de personal
Pasul 1. Proiectați documentul
În primul rând, este necesar să se identifice toate nevoile organizației în unitățile de personal pentru a elabora o formă de personal propusă spre considerare.
Dacă în companie se acceptă ca în fiecare an numerotarea tuturor documentelor semnificative să înceapă de la început, atunci puteți numerota tabelul de personal după același principiu. În plus, acest lucru va fi cel mai convenabil dacă schimbările de personal în fiecare an sunt masive - acest lucru vă va scuti de un număr mare de documente în viitor.
Atenţie! Dacă se pune în aplicare un nou tabel de personal, atunci este recomandabil să se includă o clauză privind desființarea celui vechi, care a fost ghidat de serviciul de personal până la acel moment.
Pasul 3. Familiarizați angajații companiei cu documentul adoptat
Toți angajații admiși în companie trebuie să cunoască reglementările locale în vigoare în aceasta care afectează activitatea de muncă. Acest document nu afectează în mod direct activitatea de muncă și, potrivit lui Rostrud, nu este necesară familiarizarea angajaților cu el.
Atenţie! Dacă în contractul de muncă sau contractul colectiv de muncă salariul angajaților este stabilit pe baza tabloului de personal aprobat de companie, atunci toți angajații trebuie să fie familiarizați cu acesta. Pentru aceasta puteți aplica.
Procedura de efectuare a modificărilor în tabloul de personal
Acest document trebuie să rămână actual în orice moment. Întrucât statul este solicitat periodic în timpul controalelor de către organele de stat, este necesar să se facă toate modificările care apar în el în timp util.
Procedura de modificare a tabelului de personal va depinde direct de câte modificări trebuie reflectate în document:
- Dacă există un număr mare de ei, atunci este mai ușor să anulați complet vechiul tabel de personal și să puneți în aplicare un nou document care ia în considerare toate modificările necesare.
- Dacă numărul de modificări care trebuie făcute asupra personalului este mic, atunci cel mai bine este ca angajatul responsabil să întocmească un ordin pentru a face modificări la tabelul de personal.
De obicei, se pot distinge următoarele situații în care trebuie să faceți modificări documentului:
- Crearea de noi departamente sau subdiviziuni;
- Organizarea de noi posturi;
- Schimbarea titlului posturilor existente;
- Modificări ale salariului sau ratelor angajaților;
- Închiderea unui departament, subdiviziune, unitate de personal.
Dacă o modificare a personalului implică o modificare a condițiilor de muncă ale unui angajat (modificare a salariului, a funcției etc.), atunci este imperativ să obțineți în prealabil acordul scris de la acesta. Iar după ce noul document intră în vigoare, se întocmește un acord suplimentar cu angajatul la contract, care ia în considerare toate modificările efectuate.
Cu noua comandă, trebuie să faceți cunoștință cu toți acei angajați care vor continua să proceseze documentele necesare. De asemenea, puteți adăuga la lista de familiarizare acei angajați care vor fi direct afectați de modificările efectuate.
Dacă ordinul introduce noi posturi, atunci trebuie să indicați numele acestora, precum și câte unități de personal sunt organizate. Acest document este acceptat imediat dacă nu afectează interesele vreunuia dintre angajații deja angajați.
Atenţie!În cazul în care se reduce numărul de unități, atunci în documentul întocmit este necesar să se consemneze denumirea, numărul de unități de personal retras și data punerii în vigoare a ordinului. Totodată, trebuie amintit că procesul de reducere este un proces îndelungat în care este necesară sesizarea în timp util atât a angajaților înșiși, cât și a autorităților competente.
Perioada de preaviz poate fi de 2-3 luni, în funcție de numărul de persoane disponibilizate. De asemenea, legea definește tipurile de angajați care nu pot fi disponibilizați.
Periodicitatea perioadelor de pregătire și păstrare a documentelor
De regulă, tabelul de personal este întocmit pe o perioadă de un an, și este valabil pe toată perioada. Cu toate acestea, dacă organizația este mică, iar mișcarea personalului în ea este foarte rară, puteți adopta acest document cu câțiva ani înainte.
După efectuarea modificărilor în tabloul de personal, documentul anterior își încetează valabilitatea și își pierde puterea juridică. Cu toate acestea, trebuie păstrat la întreprindere pentru o perioadă mai mult, prin urmare, ca de obicei, verificările afectează câteva perioade anterioare. Și aceasta este de obicei până la 2-3 ani.
Atenţie! Există o regulă conform căreia personalul invalid trebuie arhivat pentru cel puțin încă 3 ani de la data finalizării acțiunii. Aceeași regulă se aplică documentelor cu ajutorul cărora s-au făcut modificări în tabelul de personal.